mẹ VINATRANS và các cơng ty con
2.2.1. Mối quan hệ về hoạt động kinh doanh
Cơng ty mẹ VINATRANS, các cơng ty con và các cơng ty liên kết đã hình thành nên một chuỗi các cơng ty được gọi chung là VINATRANS Group, kinh doanh chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế với tổng nguồn vốn gần 1.000 tỷ đồng.
VINATRANS Group đã tạo nên một mạng lưới kinh doanh phủ kín thị trường trong nước và là đối tác của hàng trăm hãng giao nhận của hơn 100 quốc gia trên thế
BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN QUẢN LÝ BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN CHĂM SĨC KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
giới trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ cĩ liên quan đến giao nhận vận tải hàng hĩa xuất nhập khẩu.
Trong hệ thống các cơng ty nĩi trên, VINATRANS đã và đang giữ vai trị chủ đạo với tư cách là chủ đầu tư, cĩ thành viên tham gia vào hội đồng quản trị, hội đồng thành viên của tất cả các cơng ty cịn lại trong nhĩm. Với kinh nghiệm và uy tín thương hiệu gần 35 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải, đội ngũ lãnh đạo và nhân viên thành thạo chuyên mơn nghiệp vụ, cĩ hệ thống đại lý rộng khắp, VINATRANS đã tạo nên một sự phối hợp khai thác lợi thế kinh doanh của từng đơn vị thành viên để đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Các cơng ty con và các cơng ty liên kết tuy thời gian thành lập sớm muộn khác nhau nhưng đều đã hình thành nên những thương hiệu cĩ tiếng trên thị trường với các mạng lưới hoạt động tương đối độc lập với nhau. Các cơng ty này đều cĩ phạm vi kinh doanh chủ yếu, cĩ thế mạnh và lĩnh vực hoạt động chuyên biệt: vận tải hàng khơng, đường biển, vận chuyển nội địa, kinh doanh kho hàng, bến bãi…
Sự hợp tác giữa cơng ty mẹ, cơng ty con và cơng ty liên kết dựa trên cơ sở kinh tế, vì mục tiêu phát triển chung của cả hệ thống và của riêng từng đơn vị thành viên. Bên cạnh cơ chế tự chủ trong hoạt động kinh doanh, các cơng ty luơn cĩ sự phối hợp chặt chẽ với nhau, tạo nên một hệ thống kinh doanh đa dạng, tích tụ vốn, nguồn nhân lực, cơ sở kho tàng, bến bãi, phương tiện vận chuyển… tạo thuận lợi cho việc cung cấp các dịch vụ cĩ chất lượng cao, giải quyết cĩ kết quả những dự án lớn, triển khai cơng nghệ, phương thức kinh doanh tiên tiến của thế giới mà riêng mỗi đơn vị khơng cĩ điều kiện để thực hiện được. Bên cạnh đĩ, cơ chế tham khảo thơng tin và phối hợp xử lý thơng tin kinh doanh của cả hệ thống lãnh đạo các cơng ty, tạo nên sự thống nhất, kịp thời và hiệu quả trong lãnh đạo và khai thác khả năng của các đơn vị trong hệ thống, từ đĩ đã tạo nên thế và lực tương xứng trong việc cạnh tranh với các tập đồn giao nhận vận tải trên thế giới, đặc biệt kể từ sau khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO.
2.2.2. Mối quan hệ về tài chính, kế tốn
Trong hệ thống VINATRANS, tùy theo loại hình sở hữu mà các cơng ty hoạt động dưới sự chi phối của các điều luật khác nhau, trong đĩ cơng ty mẹ VINATRANS hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nước, các cơng ty con và các cơng ty liên kết hoạt động theo luật doanh nghiệp hoặc luật đầu tư (đối với các doanh nghiệp cĩ vốn đầu tư nước ngồi). Các cơng ty đều cĩ tư cách pháp nhân riêng, cĩ con dấu riêng, hạch tốn kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính.
Ở cơng ty mẹ VINATRANS, quy chế quản lý tài chính được thực hiện theo nghị định số 09/2009/NĐ-CP ngày 05 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ ban hành
quy chế quản lý tài chính của cơng ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác (Nghị định 09/2009/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 199/2004/NĐ-
CP, ngày 03 tháng 12 năm 2004), cụ thể:
Quản lý và sử dụng vốn: theo kết quả định giá doanh nghiệp nhằm mục đích
cổ phần hĩa, giá trị phần vốn Nhà nước tại VINATRANS là 255 tỉ đồng, cơng ty được quyền chủ động sử dụng nguồn vốn được giao, chịu trách nhiệm trước đại diện chủ sở hữu về bảo tồn, phát triển vốn, hiệu quả sử dụng vốn; đảm bảo quyền lợi của những người cĩ liên quan đến cơng ty nhà nước như các chủ nợ, khách hàng, người lao động theo các hợp đồng đã giao kết.
Đối với các khoản vốn gĩp vào các cơng ty con luơn tuân thủ theo quy định của pháp luật, phù hợp với chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của cơng ty, khơng làm ảnh hưởng đến việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của cơng ty được nhà nước giao và đảm bảo nguyên tắc cĩ hiệu quả, bảo tồn và phát triển vốn, tăng thu nhập.
Cơng ty mẹ trực tiếp quản lý cổ phần, vốn gĩp chi phối ở cơng ty con, cĩ quyền và nghĩa vụ đối với cổ phần và vốn gĩp chi phối theo quy định hiện hành. Cơng ty mẹ cử đại diện tham gia vào hội đồng thành viên của cơng ty con và cĩ quyền chi phối căn cứ vào tỉ lệ vốn đầu tư của mình. Vào đầu niên độ kế tốn, trên cơ
sở kết quả hoạt động kinh doanh thực hiện năm trước, đánh giá năng lực thực tế và các tác nhân ảnh hưởng, hội đồng thành viên sẽ giao kế hoạch cho cơng ty con thực hiện trong năm hiện hành, đồng thời ban hành quy chế khen thưởng và trích lập các quỹ căn cứ vào kết quả thực hiện kế hoạch được giao và phần chênh lệch giữa kết quả thực tế so với kế hoạch.
Căn cứ vào kế hoạch được giao, cơng ty con sẽ chủ động triển khai thực hiện các kế hoạch kinh doanh của mình. Định kỳ hàng tháng, các cơng ty con cĩ trách nhiệm lập các báo cáo nhanh gửi về cho cơng ty mẹ để báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh thực tế tại đơn vị.
Khi các cơng ty con cĩ nhu cầu tăng vốn để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, ban giám đốc cơng ty con sẽ lập đề án tăng vốn và trình cho hội đồng thành viên, nếu đề án được hội đồng thành viên đánh giá khả thi và thơng qua, cơng ty mẹ sẽ gĩp vốn bổ sung theo tỉ lệ vốn gĩp ban đầu của mình.
Quản lý cơng nợ: các khoản phải thu phải trả đều được cơng ty mẹ và các cơng ty con mở sổ theo dõi theo từng đối tượng, thường xuyên phân loại các khoản nợ để đáp ứng khả năng thanh tốn kịp thời cho nhà cung cấp, đồng thời đơn đốc thu địi cơng nợ khách hàng, hạn chế đến mức thấp nhất các khoản tín dụng xấu.
Đối với các khoản cơng nợ nội bộ giữa cơng ty mẹ và cơng ty con, trước thời điểm tháng 4/ 2008, các khoản cơng nợ này được kế tốn tập hợp và tự động cấn trừ trong tháng, phần chênh lệch cịn lại sau khi đã cấn trừ sẽ thực hiện thanh tốn giữa hai bên mỗi tháng một lần. Tuy nhiên do đặc thù của ngành giao nhận, các khoản cơng nợ phát sinh tương đối lớn, đặc biệt các khoản cước vận tải quốc tế, do đĩ để đảm bảo tính thanh khoản và tạo điều kiện luân chuyển dịng tiền, từ tháng 4/2008, cơng ty mẹ VINATRANS quyết định bỏ chính sách cấn trừ cơng nợ, theo đĩ, các khoản cơng nợ sẽ được thanh tốn trực tiếp, đồng thời kế tốn cơng ty mẹ và các cơng ty con sẽ mở sổ theo dõi các khoản cơng nợ này như một khách hàng độc lập khác.
Quản lý tài sản: các cơng ty con cĩ trách nhiệm quản lý tài sản của cơng ty
mình và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên nếu để tình trạng thất thốt tài sản xảy ra.
Phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ: Việc phân phối lợi nhuận và trích
lập các quỹ ở cơng ty mẹ được thực hiện theo nghị định số 09/2009/NĐ-CP ngày 05
tháng 02 năm 2009 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý tài chính của cơng ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác (trước đây thực
hiện theo quy định tại nghị định 199/2004/NĐ-CP, ngày 03 tháng 12 năm 2004), cụ thể như sau: Bù đắp khoản lỗ của các năm trước đã hết thời hạn được trừ vào lợi nhuận trước thuế; Trích 10% vào quỹ dự phịng tài chính; hiện nay số dư quỹ đã bằng 25% vốn điều lệ nên khơng tiếp tục trích nữa; trích tối đa khơng quá 3 tháng lương thực hiện cho hai quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi; phần cịn lại được bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh.
Tại các cơng ty con, việc phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ được thực hiện theo quyết định của Hội đồng thành viên, theo đĩ khoản lợi nhuận sau thuế được trích 10% vào quỹ dự phịng tài chính, trích 15% vào quỹ phúc lợi và chi lương tháng 13, phần lợi nhuận cịn lại sau khi trích lập được chia cho các chủ đầu tư theo tỉ lệ gĩp vốn.
2.2.3. Quan hệ trao đổi thơng tin giữa các cơng ty trong hệ thống
Quan hệ trao đổi thơng tin qua lại giữa các cơng ty trong hệ thống VINATRANS vừa được duy trì theo chiều dọc giữa cơng ty mẹ với các cơng ty con vừa được duy trì theo chiều ngang giữa các cơng ty con với nhau.
Xét về quan hệ chiều dọc, đĩ là việc cơng ty mẹ thơng qua đại diện trong hội đồng thành việc giao các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và lợi nhuận cho các cơng ty con, cũng như việc ban hành các chính sách kế tốn và các văn bản hướng dẫn thực hiện để làm cơ sở áp dụng thống nhất chung trong tồn hệ thống. Bên cạnh đĩ, với uy tín, sự ảnh hưởng thương hiệu và tiềm lực tài chính, cơng ty mẹ cịn đứng ra mở các chứng thư bảo lãnh cho các cơng ty con khi cần thiết để ký kết các hợp đồng giao dịch
với các đối tác nước ngồi. Ngược lại, hàng tháng các cơng ty con cĩ trách nhiệm báo cáo nhanh các thơng tin về kết quả hoạt động kinh doanh cũng như các thơng tin về tài chính, kế tốn của mình cho cơng ty mẹ. Cuối mỗi quý, các cơng ty con phải lập BCTC và nộp về cơng ty mẹ.
Xét về quan hệ chiều ngang giữa các cơng ty con với nhau, mặc dù hồn tồn độc lập nhau trong việc tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như hạch tốn kế tốn, nhưng các cơng ty con luơn duy trì mối quan hệ hợp tác và hỗ trợ nhau rất chặt chẽ. Việc trao đổi thơng tin được thực hiện qua lại giữa các cơng ty này khơng chỉ dừng lại ở việc chia sẻ kinh nghiệm trong việc phát triển hoạt động kinh doanh, phương thức hạch tốn kế tốn, mà cịn chia sẻ thơng tin về khách hàng trên cơ sở đơi bên cùng cĩ lợi.
Do mỗi cơng ty trong hệ thống cĩ một thế mạnh riêng trong lĩnh vực giao nhận vận tải, nên việc trao đổi thơng tin và liên kết các cơng ty này lại với nhau tạo thành một quy trình cung cấp dịch vụ khép kín cĩ khả năng đáp ứng tối ưu nhu cầu của khách hàng, đồng thời cắt giảm được một số chi phí trung gian, gia tăng lợi nhuận cho các bên, tạo nên lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
2.3. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty mẹ VINATRANS và tại các Cơng ty con