nhân viên cĩ năng lực và giàu kinh nghiệm của phịng kế tốn cơng ty mẹ. Cĩ thể nĩi phịng kế tốn cơng ty mẹ ngồi việc thực hiện cơng tác chuyên mơn cịn đảm nhiệm chức năng là cái nơi đào tạo nhân sự kế tốn, cung cấp cho các cơng ty con và các cơng ty thành viên. Chính điều này đã tạo ra sự tương đồng trong việc tổ chức cơng tác kế tốn giữa cơng ty mẹ và các cơng ty con và giữa các cơng ty con với nhau, đồng thời tạo ra sự hỗ trợ chặt chẽ của bộ máy kế tốn của các cơng ty trong cùng hệ thống.
Bên cạnh đĩ, tùy vào yêu cầu cơng việc và đặc điểm kinh doanh riêng của mình, các cơng ty con chủ động trong việc tuyển chọn các nhân viên kế tốn hồn thiện bộ máy kế tốn của mình. Các nhân viên mới được tuyển chọn cũng đều cĩ trình độ đại học, cao đẳng trong lĩnh vực tài chính, kế tốn.
2.3.7. Ưu điểm và những hạn chế cịn tồn tại trong hệ thống kế tốn tại VINATRANS VINATRANS
2.3.7.1. Ưu điểm
Cùng với truyền thống gần 35 năm hình thành và phát triển chung của cả cơng ty, hệ thống kế tốn của VINATRANS được xây dựng và phát triển trên một nền tảng vững chắc trên cơ sở tuân thủ luật, các chuẩn mực kế tốn và các chế độ kế tốn hiện hành.
Hệ thống kế tốn vận hành ổn định, các chính sách kế tốn ngày càng hồn thiện, đội ngũ nhân viên kế tốn luơn cĩ sự học hỏi và kế thừa kinh nghiệm của những người đi trước, cĩ khả năng thích ứng và nắm bắt cơng nghệ nhanh, vận dụng linh hoạt để thích ứng với các sự thay đổi của các chế độ, chính sách theo quy định của nhà nước.
Đạo đức nghề nghiệp của người làm kế tốn được đưa lên hàng đầu, trong suốt mấy chục năm qua chưa từng xảy ra một trường hợp gian lận nào trong lĩnh vực tài chính kế tốn ở cơng ty mẹ nĩi riêng cũng như trong tồn hệ thống nĩi chung.
Các bộ máy kế tốn của các cơng ty trong cùng hệ thống cĩ mối quan hệ hỗ trợ qua lại rất chặt chẽ, thường xuyên trao đổi học hỏi lẫn nhau trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh. Bên cạnh đĩ, với tư cách là thành viên tích cực của Hiệp hội Giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS), Hiệp hội Đại lý và mơi giới Hàng hải Việt Nam (VISABA); Liên đồn Giao nhận quốc tế (FIATA), Hiệp hội Vận tải hàng khơng quốc tế (IATA) nên VINATRANS và các cơng ty con, các cơng ty liên kết luơn nhận được sự hỗ trợ tích cực của các hiệp hội trong việc giải quyết các vướng mắc trong lĩnh vực tài chính kế tốn, cũng như gửi các kiến nghị, đề xuất với các cơ quan chức năng nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các thành viên trong hiệp hội.
2.3.7.2. Những hạn chế cịn tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật như đã trình bày, hệ thống kế tốn của VINATRANS và các cơng ty con vẫn cịn tồn tại những hạn chế, cụ thể:
Hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn lỏng lẻo, chưa cĩ bộ phận kiểm tốn nội bộ: trước đây VINATRANS cĩ thành lập bộ phận kiểm sốt nội bộ, tuy nhiên do hoạt động khơng hiệu quả nên đến năm 2005, Ban Giám đốc cơng ty quyết định giải tán bộ phận này. Từ đĩ đến nay hệ thống kiểm tốn nội bộ trong cơng ty vẫn chưa được thiết lập lại. Đây là một hạn chế lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá tính trung thực và hợp lý của BCTC, đặc biệt khi thực hiện BCTC hợp nhất và cơng bố thơng tin ra bên ngồi theo quy định đối với cơng ty cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khốn.
Trong chính sách kế tốn chưa chú trọng vào việc lập dự phịng, điều này sẽ gây ra nhiều rủi ro tiềm tàng cho doanh nghiệp.
Vẫn cịn những bất cập trong phần mềm kế tốn KTVNT: mặc dù là phần mềm kế tốn được viết riêng trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm ngành nghề và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của cơng ty, nhưng do được nghiên cứu và phát triển từ năm 2001,
đến nay phần mềm kế tốn KTVNT đã bộc lộ những hạn chế, khơng kịp với tốc độ phát triển của cơng ty cả về quy mơ tổ chức và cả việc đa dạng hĩa các lĩnh vực kinh doanh. Phần mềm kế tốn này khơng cho phép kết nối dữ liệu kế tốn giữa các phịng kinh doanh nghiệp vụ với phịng kế tốn tổng hợp. Hiện tại mỗi phịng nghiệp vụ, đặc biệt các phịng làm đại lý cho các hãng tàu nước ngồi đều sử dụng chương trình kế tốn riêng của hãng tàu đĩ. Giữa phần mềm KTVNT và phần mềm của các hãng tàu khơng cĩ sự kết nối trực tiếp mà phải truy xuất qua các cơng cụ hỗ trợ như Microsoft Excel, Microsoft Access. Tuy nhiên, cĩ một số chương trình của hãng tàu khơng cho phép truy xuất, kế tốn tại phịng nghiệp vụ phải lập lại báo cáo bằng file Excel để chuyển về cho phịng KTTV xử lý. Như vậy, cùng với một nghiệp vụ, kế tốn đã phải nhập liệu hai lần hoặc cĩ thể hơn! Trong hệ báo cáo, khơng cĩ chức năng hỗ trợ lập BCTC hợp nhất. Chính hạn chế này đã làm cho cơng việc nhập liệu tốn rất nhiều thời gian và khơng đáp ứng được tính kịp thời, dễ dẫn đến khả năng phát sinh sai sĩt. Thực tế, những hạn chế trong việc nhập liệu cũng như những hạn chế của phần mềm đã được phản ảnh với nhà cung cấp nhiều lần, tuy nhiên nhà cung cấp cũng chỉ khắc phục được một phần, cĩ những vấn đề nằm ngồi khả năng của nhà cung cấp. Ngồi ra phần mềm KTVNT được viết bằng trên cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, đến nay Microsoft đã ngừng cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho phiên bản này.
Chưa cĩ sự tách bạch giữa bộ phận quản trị tài chính và kế tốn cũng như kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Tại các doanh nghiệp lớn, bộ phận quản trị tài chính và kế tốn quản trị được tách rời với cơng tác kế tốn tài chính. Mỗi bộ phận đều cĩ chức năng và nhiệm vụ riêng, bộ phận quản trị tài chính sẽ dựa vào các báo cáo kế tốn kết hợp với những yếu tố khách quan để tiến hành phân loại, tổng hợp, phân tích và đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đĩ hoạch định chiến lược và đưa ra những quyết định tài chính ngắn và dài hạn của doanh nghiệp: chiến lược tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khốn… Trong khi đĩ, cũng dựa vào các báo cáo kế tốn, nhưng bộ phận kế tốn quản trị lại cĩ vai trị thu thập và
cung cấp thơng tin thích hợp và nhanh chĩng cho các nhà quản lý để họ thực hiện việc điều hành, kiểm sốt hoạt động của tổ chức và ra quyết định kinh doanh phù hợp. Tuy nhiên, tại VINATRANS hiện nay, vai trị Giám đốc tài chính và Kế tốn trưởng được giao cho một người đảm nhiệm, tất cả các phần việc liên quan đến cơng tác tài chính, kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đều do phịng kế tốn thực hiện, chính điều này đã tạo ra áp lực lớn cho bộ phận kế tốn phải làm thế nào để cĩ thể hồn tất hết tất cả các trọng trách này, vì thế cũng đã ít nhiều làm giảm mức độ tập trung cho cơng tác kế tốn.
Một số chính sách kế tốn và phương pháp hạch tốn chưa thống nhất giữa cơng ty mẹ và các cơng ty con, chưa chú trọng tách bạch các khoản giao dịch nội bộ, thời gian hồn thành và nộp BCTC vẫn cịn chậm, đây chính là những trở ngại khơng nhỏ cho cơng tác lập BCTC hợp nhất.
Kết luận chương 2
VINATRANS là doanh nghiệp nhà nước hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Từ một doanh nghiệp ban đầu được thành lập vào năm 1975, đến nay VINATRANS đã phát triển thành một hệ thống bao gồm 14 cơng ty thành viên, liên quan mật thiết với nhau về quan hệ tài chính, tổ chức điều hành và các tổ chức đồn thể.
Hệ thống VINATRANS là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận ở Việt Nam, cĩ phạm vi hoạt động rộng khắp ba miền đất nước, cĩ quan hệ đại lý với hàng trăm hãng giao nhận, vận tải đường biển và hàng khơng của hàng trăm quốc gia trên tồn thế giới. Cùng với chủ trương của nhà nước về việc hình thành các tập đồn kinh tế lớn, chuyển đổi các doanh nghiệp nhà nước sang mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con, năm 2006, VINATRANS đã được phép chuyển sang hoạt động theo mơ hình này.
Do mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty cịn cịn khá mới mẻ ở Việt Nam, nên việc áp dụng các quy định của chuẩn mực kế tốn và các văn bản pháp lý hiện hành về hợp nhất BCTC ở VINATRANS cho đến nay vẫn chưa được thực hiện. Việc cơng bố thơng tin chỉ dựa vào BCTC riêng của cơng ty mẹ và các cơng ty con.
Từ thực trạng cơng tác tổ chức kế tốn ở hệ thống VINATRANS và trước yêu cầu hợp nhất BCTC, đặc biệt khi cơng ty mẹ VINATRANS chuyển sang hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần, việc xác lập một mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp nhằm phục vụ cho việc lập BCTC hợp nhất là một yêu cầu trở nên cấp thiết. Vấn đề này sẽ được trình bày cụ thể trong chương 3.
Chương 3
XÁC LẬP MƠ HÌNH TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY VINATRANS ĐỂ PHỤC VỤ YÊU CẦU LẬP
BÁO CÁO TÀI CHÍNH HỢP NHẤT