Mặc dù đã chuyển sang hoạt động theo mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con được 3 năm, nhưng đến thời điểm hiện nay hệ thống báo cáo kế tốn tài chính của cơng ty mẹ VINATRANS và các cơng ty con vẫn chưa được tiến hành hợp nhất. Bên cạnh đĩ cơng ty mẹ VINATRANS hiện đang trong giai đoạn kết thúc quá trình cổ phần hĩa, và trong khoảng thời gian ngắn sắp tới sẽ tổ chức đại hội đồng cổ đơng phiên đầu tiên để chính thức chuyển từ một doanh nghiệp nhà nước sang mơ hình cơng ty cổ phần. Khi đĩ việc lập BCTC hợp nhất khơng chỉ nhằm thực hiện đúng theo quy định của luật kế tốn và chuẩn mực kế tốn Việt Nam, mà cịn để đáp ứng yêu cầu được cung cấp thơng tin cho các nhà đầu tư bên ngồi doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác lập mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn để phục vụ yêu cầu lập BCTC hợp nhất là một yêu cầu cấp thiết hiện nay ở VINATRANS.
Việc xác lập mơ hình phải đáp ứng được các mục tiêu sau:
3.1.1. Phù hợp với đặc điểm về tổ chức quản lý và ngành nghề hoạt động của cơng ty của cơng ty
VINATRANS Group là một hệ thống các cơng ty thuộc các loại hình sở hữu khác nhau, chịu sự chi phối của các hệ thống luật khác nhau, trong đĩ cơng ty mẹ hiện tại vẫn chịu sự chi phối của Luật doanh nghiệp nhà nước, các cơng ty con chịu sự chi phối của Luật doanh nghiệp, trong khi đĩ các cơng ty liên kết hoặc chịu sự chi phối của Luật doanh nghiệp hoặc của Luật đầu tư. Ngồi ra, VINATRANS cịn làm đại lý cho một số hãng tàu nước ngồi, nên ngồi việc tuân thủ hệ thống pháp luật Việt Nam, các phịng đại lý này cịn phải đáp ứng được các yêu cầu về hệ thống báo cáo
cho cơng ty mẹ ở nước ngồi… những điều này địi hỏi mơ hình tổ chức và hoạt động kế tốn của các cơng ty trong hệ thống cũng ít nhiều khác nhau, tuy nhiên dù đa dạng hình thức sở hữu, cĩ các đối tác đầu tư trong hay ngồi nước nhưng một khi đã kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam thì đều phải tuân thủ theo hệ thống pháp luật hiện hành của Việt Nam trong các hoạt động kinh doanh.
Là hệ thống doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, kho vận, sản phẩm cung cấp cho thị trường chủ yếu là các loại hình dịch vụ phi vật chất, phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi hộ cho các đối tác trong và ngồi nước, tiềm ẩn nhiều rủi ro do đĩ việc xây dựng nội dung tổ chức cơng tác kế tốn nĩi chung và các chính sách kế tốn nĩi riêng phải đáp ứng được đặc điểm này.
Trong điều kiện mới chuyển đổi sang mơ hình mới, cơng tác kế tốn phải được hồn thiện dần từng bước để phù hợp với quy mơ, điều kiện, khả năng và trình độ quản lý của từng đơn vị, tránh sự áp đặt đột ngột và cứng nhắc.
3.1.2. Gắn kết được hoạt động kế tốn trong tồn bộ hệ thống dưới sự chỉ đạo tập trung của cơng ty mẹ
Cơng ty mẹ, cơng ty con và các cơng ty liên kết đều là các pháp nhân riêng rẽ, đều tự chủ trong các chiến lược kinh doanh và hoạt động của đơn vị mình. Hệ thống kế tốn của mỗi đơn vị được xem là cơng cụ quan trọng phục vụ cho bộ máy quản lý trong việc quản trị kinh doanh và điều hành doanh nghiệp, vì vậy cơng tác kế tốn của các cơng mẹ và các cơng ty con sẽ được tổ chức để phù hợp với đặc thù kinh doanh riêng của mình.
Tuy nhiên, xét trên tồn bộ hệ thống, với việc nắm giữ tỉ lệ cổ phần chi phối, cơng ty mẹ cĩ trách nhiệm chỉ đạo vì sự phát triển chung của cả hệ thống. Mặc dù cơng ty mẹ khơng can thiệp cụ thể vào hoạt động của các cơng ty con, nhưng vẫn phải cĩ các cơ chế quản lý và kiểm sốt ở gĩc độ tổng thể. Cơng tác kế tốn cũng khơng nằm ngồi yêu cầu đĩ.
Dù cĩ cơ chế hạch tốn độc lập, nhưng cơng tác kế tốn của các cơng ty trong hệ thống phải luơn cĩ sự gắn kết chặt chẽ với nhau, tương đồng nhau trong nội dung tổ chức và xây dựng các chính sách kế tốn phù hợp với sự chỉ đạo chung của cơng ty mẹ. Các cơng ty con và các cơng ty liên kết phải cung cấp các BCTC, các thơng tin cần thiết về cho cơng ty mẹ khi cĩ yêu cầu.
Định kỳ, bộ máy kế tốn cơng ty mẹ sẽ phân cơng bộ phận đi kiểm tra kiểm sốt việc thực hiện cơng tác kế tốn tài chính tại các cơng ty con.
3.1.3. Tăng cường tính chủ động của các đơn vị cấp dưới khi thực hiện cơng tác kế tốn cụ thể phù hợp với chính sách kế tốn chung của cơng ty cơng tác kế tốn cụ thể phù hợp với chính sách kế tốn chung của cơng ty
Trên cơ sở chính sách kế tốn chung của hệ thống, các cơng ty con sẽ chủ động xây dựng các nội dung cụ thể trong cơng tác kế tốn, sắp xếp tổ chức bộ máy kế tốn để phù hợp với mục tiêu và chiến lược quản trị doanh nghiệp của đơn vị mình.
Các cơng ty con và các cơng ty liên kết đều thực hiện hạch tốn độc lập theo chế độ kế tốn đặc thù và phù hợp với quy chế tài chính riêng của đối với từng loại hình doanh nghiệp. Các cơng ty phải tổ chức bộ máy kế tốn riêng và lập hệ thống BCTC theo luật định, bao gồm: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh BCTC.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giữa các cơng ty thành viên trong hệ thống sẽ được kế tốn mỗi cơng ty thu thập xử lý và theo dõi hạch tốn kế tốn như các pháp nhân bên ngồi hệ thống. Việc hạch tốn phải cụ thể theo từng đối tượng riêng rẽ để tạo sự thuận lợi cho cơng ty mẹ trong việc loại bỏ các giao dịch nội bộ khi tiến hành lập BCTC hợp nhất.
Định kỳ, ngồi việc gửi BCTC đến các cơ quan chủ quản theo luật định, các cơng ty con và các cơng ty liên kết cĩ trách nhiệm chuyển BCTC riêng và các tài liệu chứng từ cần thiết liên quan đến các nghiệp vụ giao dịch nội bộ về cho cơng ty mẹ để cơng ty mẹ lập BCTC hợp nhất cho cả hệ thống.
3.1.4. Nâng cao khả năng kiểm sốt nội bộ để đảm bảo thơng tin thu thập cung cấp đạt được tính xác thực ở mức độ cao cung cấp đạt được tính xác thực ở mức độ cao
Một mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn được xem là hoạt động cĩ hiệu quả khi nĩ cung cấp ra sản phẩm là các BCTC được đánh giá trung thực và hợp lý, phản ảnh thực chất về tình tài chính của doanh nghiệp, giúp cho các nhà quản lý cĩ cơ sở để thực hiện các chiến lược phát triển kinh doanh, giúp cho các nhà đầu tư đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn và giúp cho các cơ quan hữu quan thực hiện được chức năng quản lý của mình.
Một trong những nhân tố quan trọng quyết định điều này chính là khả năng hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Điều này địi hỏi các cơng ty trong hệ thống, đặc biệt là cơng ty mẹ phải củng cố lại hệ thống kiểm sốt nội bộ của mình, cơ cấu lại các bộ phận hợp thành nhằm nâng cao khả năng kiểm sốt nội bộ, để đảm bảo việc thu thập và cung cấp thơng tin cĩ độ xác thực cao.
Tuy nhiên, khi tổ chức bộ máy kế tốn và xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ phải luơn bảo đảm tính hiệu quả và tính kinh tế, điều này được thể hiện qua việc xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Mặt khác mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn vẫn phải bảo đảm khả năng quản lý một cách tốt nhất các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính kế tốn của đơn vị, hạn chế các rủi ro, ngăn ngừa các hiện tượng gây thất thốt, lãng phí và các gian lận cĩ thể nảy sinh.