2. Nếu yêu cầu của khách hàng phù hợp với các yêu cầu của Vietcombank thì Vietcombank s ẽ kiểm tra điều kiện tác nghiệp.
3.2.2.3 Một số kiến nghị về xây dựng quy trình ngăn ngừa và xử lý tranh
chấp trong hoạt động BTT.
Các tranh chấp liên quan đến các khoản phải thu trong nghiệp vụ BTT cĩ thể khiến các bên tốn nhiều cơng sức, chi phí, khiến các đơn vị BTT gặp nhiều rủi ro hơn và nĩ cịn làm tổn hại đến mối quan hệ của tất cả các bên hơn bất kỳ tranh chấp nào khác trong nghiệp vụ BTT. Khơng những vậy, vấn đề sẽ càng tồi tệ hơn khi người bán phá sản, mối quan hệ giữa người bán và người mua cũng như mọi thiện chí tốt đẹp của hai bên cũng chấm dứt. Người mua lúc đĩ sẽ chẳng cịn thiện chí cũng nhưđộng lực để thanh tốn các khoản nợ. Chính trong những tình huống này, đơn vị BTT càng phải chứng tỏ được tính chuyên nghiệp, sự khéo léo, bản lĩnh trong giải quyết vấn đề. Do đĩ, việc xây dựng quy trình ngăn ngừa và xử lý tranh chấp trong hoạt động BTT là rất cần thiết. Quy trình nên bao gồm các nội dung cơ bản sau:
Thứ nhất, xác định các nguyên nhân cĩ thể dẫn đến tranh chấp trong hoạt động BTT. Các nguyên nhân này cĩ thể là:
• Nguyên nhân phát sinh từ nội dung hợp đồng mua bán
- Từ các điều khoản trong hợp đồng mua bán như: điều khoản thanh tốn, chiết khấu, ngày giao hàng, phân định quyền hạn và rủi ro, trách nhiệm bảo hiểm.
- Các điều kiện gây khĩ khăn cho đơn vị BTT như: hàng hĩa ký gửi, thanh tốn theo tiến độ, chiết khấu doanh số mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định, hỗ trợ hoạt động kinh doanh.
• Ngun nhân phát sinh từ hình thức hợp đồng mua bán
• Nguyên nhân phát sinh từ quyền lực của người mua: thường thì những người mua, nhất là những người mua lớn muốn các điều kiện của họ trở thành cơ sở
của hợp đồng giữa họ và người bán. Các điều kiện này sẽ cĩ lợi cho người mua và cĩ thể sẽ mâu thuẫn với những điều kiện của người bán. Một sốđiều kiện mà người mua thường đưa ra là:
- Phạt chậm giao hàng và quyền hủy hợp đồng - Chuyển giao rủi ro
- Cấm chỉ định người khác thực hiện nghĩa vụ: người bán khơng được chỉ định hoặc ký một hợp đồng phụ với bất kỳ bên nào để thực hiện nghĩa vụ với bên mua khi chưa được sự cho phép của bên mua.
- Trách nhiệm của bên thứ ba và những tổn thất nếu cĩ - Bảo hành sản phẩm
- Điều khoản thanh tốn
• Nguyên nhân phát sinh từ luật quốc gia
Một nhân tố quan trọng khác ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp đồng giữa người bán và người mua đĩ là các quy tắc và luật pháp của một quốc gia. người bán cố hạn chế thời hạn bảo hành sản phẩm xuống, chẳng hạn cịn 3 tháng, trong khi Luật lại quy định sản phẩm loại đĩ phải được bảo hành trong thời hạn 12 tháng. Luật quốc gia cĩ giá trị cao hơn và người mua cĩ thể dựa vào đĩ mà kiện người bán.
Ngày nay, vấn đề mơi trường đang được sự quan tâm của tất cả mọi người. Pháp luật ban hành các quy định cấm một số loại nguyên liệu khơng được phép sử dụng để sản xuất và đĩng gĩi sản phẩm. Ngồi ra, cũng cĩ một số quy định về việc tái chế nguyên vật liệu. Tất cả các quy định về pháp luật này cĩ thểảnh hưởng đến người bán và liên quan đến vấn đề chi phí.
• Nguyên nhân phát sinh từ vấn đề quản lý của người bán:
- Tính chính xác trong việc lập hố đơn - Hiểu rõ quy trình thanh tốn của người mua - Hiểu rõ tập quán thương mại của nước người mua - Thu xếp giao hàng hiệu quả
- Quy định về trách nhiệm kiểm tra hàng hố của người mua - Vấn đề liên quan đến thay đổi nhân sự
• Nguyên nhân phát sinh từ ngành nghề kinh doanh
• Nguyân nhân phát sinh từ đại lý
• Ngun nhân phát sinh từ quy trình BTT:
Tranh chấp cĩ thể phát sinh đơn giản chỉ vì một hoặc nhiều bên cĩ liên quan khơng tuân thủ quy trình tổ chức nghiệp vụ BTT hoặc vì cĩ một số trở ngại về mặt pháp lý khiến cho việc thực hiện BTT gặp khĩ khăn hay thậm chí khơng thể thực hiện được. Nếu khơng cĩ nghiệp vụ BTT, những vấn đề như thế sẽ khơng phát sinh. Một vài khĩ khăn thường gặp:
- Khơng thể hiện chỉ thị thanh tốn hay thể hiện sai trên hố đơn - Thanh tốn gián tiếp qua người bán
- Khơng truy tìm nguồn gốc của khoản tiền thanh tốn
- Điều khoản quyền bảo lưu quyền sở hữu trong hợp đồng mua bán • Các nguyên nhân khác …
Thứ hai: xây dựng các biện pháp nhằm tránh tranh chấp trong hoạt động BTT
• Nên chọn những người bán tốt, uy tín trước khi ký hợp đồng BTT
giải pháp tốt nhất là “phịng ngừa sẽ tốt hơn chữa trị”, nghĩa là đơn vị BTT nên chọn lựa những người bán ít cĩ khả năng gây ra tranh chấp. Các yếu tố cần xem xét khi kiểm tra sổ sách kế tốn của những người bán tiềm năng
Đơn vị BTT cần tìm hiểu …
Phiếu đổi hàng Thanh tốn chậm Thanh tốn từng phần Phát sinh do … Hàng hố bị từ chối Sai hố đơn Giao hàng muộn Khơng đáp ứng theo yêu cầu hợp đồng Bù trừ với các khoản phải trả Là kết quả của …
Hàng kém chất lượng Quản lý kém Các điều kiện của hợp đồng mua bán Mua bán hai chiều
Mỗi DN cĩ đặc thù kinh doanh riêng và khơng phải lúc nào cũng phù hợp với lợi ích của đơn vị BTT. Do đĩ, đơn vị BTT cần tìm hiểu kỹ về người bán mà mình dựđịnh BTT trước khi quyết định ký hợp đồng BTT.
• Sau khi ký hợp đồng BTT: đơn vị BTT nhất thiết phải thực hiện các biện pháp sau:
- Kiểm tra nội dung chi tiết của các hố đơn: bạn cần kiểm tra những hàng hố đã xuất hố đơn và các điều khoản thanh tốn phù hợp với điều kiện kinh doanh bình thường của người bán và các điều khoản tín dụng áp dụng cho người mua đĩ.
- Yêu cầu người mua xác nhận đặt hàng - Tiến hành địi tiền sớm
Thứ ba: xây dựng các biện pháp hạn chế sự tác động tranh chấp trong hoạt động BTT.
• Những yêu cầu nhằm giảm tác động tranh chấp:
- Tốc độ: Yêu cầu đầu tiên là tốc độ, nghĩa là đơn vị BTT khơng chỉ thơng báo nhanh những tranh cãi cho bên kia mà cịn phải nhanh chĩng phát hiện ra chúng.
Hầu hết người mua khơng nêu ra những tranh cãi cho đến khi đơn vị BTT ép họ thanh tốn. Vì thế, dẫn đến việc đơn vị BTT thực hiện tiến trình thu tiền khơng chỉ thu được nợ nhanh mà nĩ dường như cịn “phát giác” nhanh những tranh cãi nếu cĩ.
- Thơng tin: Nếu đơn vị BTT hoặc đơn vị BTT nhập khẩu chỉ gửi thơng báo tranh cãi cho người bán hoặc đơn vị BTT xuất khẩu và nghĩ “tơi khơng cĩ rủi ro, vì thế chẳng cần làm gì hơn”, điều đĩ chưa đủ. Đĩ khơng phải chuyên nghiệp và chắc chắn khơng đúng. Đương nhiên, hầu hết những tranh cãi được gây ra bởi trục trặc trong quan hệ giữa người mua và người bán. Tuy nhiên, đơn vị BTT (và đơn vị
BTT nhập khẩu) cũng cĩ liên quan chặt chẽ với người bán / đơn vị BTT xuất khẩu đến nỗi vị thế của họ cũng bị thiệt hại, nhưđã bàn ở phần trước.
Đơn vị BTT hoặc đơn vị BTT nhập khẩu phải nắm được càng nhiều thơng tin càng tốt từ người mua để trả lời cho những vấn đề sau:
+ Tranh cãi cĩ chính xác khơng hay chỉ là lý do để trì hõan thanh tốn? + Bản chất của việc tranh cãi là gì?
+ Chúng ta cĩ đủ thơng tin để giúp người bán giải quyết tranh cãi nhanh chĩng khơng?
Các thơng tin này phải được kiểm tra với người bán nhằm xác định tính xác thực của thơng tin tranh chấp. Người bán cĩ thể chấp nhận khiếu nại của người mua trong trường hợp tranh cãi cĩ thểđược giải quyết nhanh. Nếu người bán khơng chấp nhận, thì phải thuyết phục người bán liên lạc với người mua để thảo luận cần làm gì. Nếu cĩ đại lý BTT đáng tin cậy, thì sẽ nhờ đại lý BTT giúp. Việc người bán hợp tác sẽ rất quan trọng đối với việc tranh cãi cĩ thể giải quyết nhanh hay khơng.
• Giải quyết tranh chấp
- Đối với những tranh chấp rõ ràng và cĩ thể hồ giải được: Nhiều tranh chấp được giải quyết rất ơn hồ, thân thiện: Người bán nhận biết vấn đề và đổi hàng hoặc lập phiếu trừ tiền cho số tiền tranh chấp.
Mặc dù khơng cĩ tranh luận trong những trường hợp như thế, nhưng người bán thường sẽ thực hiện rất chậm. Cĩ vài lý do như sau: người bán khơng cĩ hàng thay thế trong kho, hoặc sẽ lập phiếu trừ tiền khi nào nhận được hàng bị lỗi trả về. Cho dù lý do gì, việc tranh chấp vẫn tồn tại và cĩ những ảnh hưởng tiêu cực cho đến khi thực hiện xong những việc cần làm Đơn vị BTT phải đứng ra thúc giục các bên sớm cĩ biện pháp để kết thúc vấn đề
- Đối với những tranh chấp căng thẳng khơng thể hồ giải: đa phần người bán và người mua khơng bên nào chịu bên nào khi cĩ tranh chấp xảy ra. Khi hai bên khơng đạt đến thoả thuận ngay cả trong trường hợp đơn vị BTT đã cố gắng hết sức. Đơn vị BTT cĩ thể áp dụng các giải pháp sau:
+ Người thẩm định/giám định độc lập: hai bên mua và bán sẽ chọn thuê các tổ chức giám định độc lập cĩ kỹ năng chuyên mơn nghiệp vụ về lĩnh vực kinh doanh của các bên để kiểm tra xem tranh chấp cĩ hợp lệ hay khơng rồi đánh giá. Đây là hình thức rất hữu ích đối với những tranh chấp cĩ giá trị lớn, cho kết quả nhanh hơn với chi phí rẻ hơn so với việc nhờ pháp luật can thiệp.
+ Trọng tài: nhiều ngành thương mại và cơng nghiệp cĩ những hiệp hội chuyên cung cấp trọng tài để giải quyết tranh cãi. Nếu một hoặc hai bên là thành viên của hiệp hội thì họ cĩ thể nhờ đến dịch vụ này. Phịng thương mại cũng cung cấp dịch vụ trọng tài. Trong trường hợp khơng nêu rõ trong hợp đồng giữa người bán và người mua, người ta sẽ dùng dịch vụ trọng tài của phịng thương mại nơi người mua cư ngụ.
+ Pháp luật can thiệp: đây là phương án cuối cùng mà đơn vị BTT cĩ thể áp dụng để thu lại các khoản tiền từ người mua. Tuy nhiên, đơn vị BTT cần tiến hành xem xét kỹ lưỡng những chi phí dự kiến phát sinh cũng như cơ hội thành cơng khi áp dụng phương án này vì sẽ tốn nhiều chi phí và thời gian