CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
3.3. Các điều kiện để vận dụng kế tốn trách nhiệm tại cơng ty
3.3.2. Về nhân sự
Công ty chưa phân công nhân sự đảm nhiệm cơng tác kế tốn quản trị mà công việc này do nhân viên kế toán tài chính kiêm nhiệm, nên khi xây dựng hệ thống kế tốn trách nhiệm cơng ty phải bố trí lại nhân sự để đảm nhiệm các công việc liên quan. Nhân viên được phân cơng phải có chun môn, nghiệp vụ vững vàng, nắm rõ đặc điểm hoạt động của công ty và phải đảm bảo thông tin được bảo mật khi cần thiết.
Với lực lượng nhân viên của phịng Kế tốn – tài vụ hiện nay thì hồn tồn có thể thực hiện cơng tác kế tốn đánh giá trách nhiệm quản lý mà không cần tăng cường thêm nhân viên. Hiện nay, tại xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9 mỗi xí nghiệp có một nhân viên phụ trách kế tốn, nhưng vì ba xí nghiệp này có đặc điểm hoạt động giống nhau, vì vậy khi triển khai ứng dụng kế toán trách nhiệm, bộ phận kế tốn của cơng ty có thể phân cơng lại cơng việc cho nhân viên như sau:
Chỉ phân công một nhân viên đảm nhận công tác kế tốn của 3 xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9. Chuyển hai nhân viên kế tốn cịn lại về phịng Kế tốn – tài vụ, tổ chức sắp xếp lại nhân sự cho phù hợp và phân công 2 nhân viên đảm nhận công tác kế toán trách nhiệm. Khi phân công nhân sự thực hiện cơng tác kế tốn trách nhiệm phải đảm bảo rằng nhân viên có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ để đảm nhận công việc.
Một nhân viên chuyên phụ trách về lập báo cáo dự tốn với các cơng việc cụ thể như sau:
- Tổng hợp ý kiến phản hồi từ các trung tâm trách nhiệm về việc điều chỉnh dự toán.
- Nhắc nhở các trung tâm hồn thành dự tốn theo đúng thời hạn. - Tổng hợp báo cáo dự toán của các trung tâm trách nhiệm.
- Sắp xếp dữ liệu một cách hợp lý, thuận tiện nhằm hỗ trợ cho quá trình lập các báo cáo trách nhiệm.
Một nhân viên đảm nhiệm việc lập báo cáo thực hiện và báo cáo phân tích với các cơng việc:
- Tổng hợp các báo cáo thực hiện của các trung tâm trách nhiệm.
- Lập báo cáo so sánh các số liệu thực tế phát sinh và số liệu của dự tốn, phân tích các nguyên nhân gây biến động.
- Lập báo cáo trách nhiệm đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo.
3.3.3. Hồn thiện hệ thống dự tốn cho các trung tâm trách nhiệm.
Hồn thiện hệ thống dự tốn là cơ sở để nhà quản lý các cấp trong công ty kiểm soát hoạt động của các bộ phận trực thuộc, sự thành cơng của hệ thống kế tốn trách nhiệm chủ yếu được quyết định bởi hệ thống dự toán ngân sách (Noreen và
cộng sự, 2008). Để khuyến khích các nhà quản trị bộ phận hồn thành nhiệm vụ thì
hệ thống dự tốn ngân sách cho các trung tâm trách nhiệm phải thể hiện mục tiêu rõ ràng và khả thi cho các trung tâm trong từng giai đoạn cụ thể, phải bao gồm những chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả trong suốt quá trình hoạt động của trung tâm.
Bên cạnh đó, q trình lập dự tốn phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của các nhà quản trị bộ phận vì họ là những người trực tiếp thực hiện dự toán, điều này đảm bảo số liệu trên các bảng dự tốn bám sát tình hình thực tế và thể hiện tính dân chủ trong q trình lập dự tốn. Hơn nữa, việc tham khảo ý kiến của các nhà quản trị bộ phận cũng là tiền đề để nhà quản lý cấp cao giao nhiệm vụ thực hiện kế hoạch phù hợp với từng trung tâm trách nhiệm, giúp nhà quản trị bộ phận linh hoạt hơn khi thực hiện nhiệm vụ.
Để đảm bảo hệ thống dự toán thực sự phát huy vai trị là cơng cụ truyền đạt và phân công trách nhiệm cho từng trung tâm trách nhiệm, cơng ty phải thiết lập qui trình
lập dự toán một cách chặt chẽ dựa vào mục tiêu chung của cơng ty. Q trình lập dự tốn dự toán được thực hiện theo hướng từ thấp lên cao, bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách
Đây là bước đầu tiên, quan trọng và chi phối tồn bộ q trình lập dự tốn ngân sách cho các trung tâm trách nhiệm, Ban giám đốc xác định mục tiêu chung của tồn cơng ty cho năm kế hoạch và sẽ phổ biến cho các cấp quản trị trong công ty. Tiếp theo là phân công nhân sự của các trung tâm trách nhiệm để tiến hành lập dự toán, mỗi trung tâm trách nhiệm sẽ tiến hành lập dự tốn cho bộ phận của mình, nhân viên kế tốn quản trị của phịng Kế tốn – tài vụ là người tổng hợp tất cả các bảng dự toán của các trung tâm.
Bước 2: Soạn thảo dự toán ngân sách
Nhân sự được phân cơng lập dự tốn sẽ tiến hành thu thập thông tin bên trong, bên ngoài và dựa vào kế hoạch được giao từ cấp trên để soạn thảo dự toán cho bộ phận của mình. Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp cung cấp thơng tin cho bộ phận lập dự tốn.
Sau khi hồn thành các bảng dự toán ngân sách, Ban giám đốc và đại diện của các trung tâm trách nhiệm sẽ thảo luận để thống nhất dự toán ngân sách cho tồn cơng ty. Thơng qua ý kiến được phản hồi từ các trung tâm trách nhiệm, có thể sẽ có sự điều chỉnh về kế hoạch được giao cho các trung tâm và điều chỉnh dự toán.
Bước 3: Theo dõi việc thực hiện dự tốn
Trong q trình thực hiện các dự tốn đã được thống nhất ở bước 2 cần phải có sự kiểm tra, đánh giá thơng qua việc so sánh, phân tích các biến động giữa báo cáo thực hiện và báo cáo dự tốn. Nếu có những thay đổi về môi trường và điều kiện hoạt động thì các nhà quản lý của các trung tâm trách nhiệm cần phải thơng tin kịp thời để có sự điều chỉnh dự toán cho phù hợp.
3.3.3.1 Lập dự toán cho trung tâm chi phí
a) Dự tốn chi phí sản xuất
Các xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9 sản xuất cá fillet xuất khẩu, bao gồm fillet trắng và fillet đỏ, kích cỡ và chất lượng phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Xí nghiệp AGF 360 sản xuất hàng giá trị gia tăng từ phụ phẩm và cá nguyên liệu không đạt chuẩn, sản phẩm của xí nghiệp này rất đa dạng. Dự tốn cho trung tâm chi phí này là dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí sản xuất chi tiết cho từng khoản mục chi phí và dự toán giá thành sản phẩm. Dù yêu cầu của khách hàng về sản phẩm có thể thay đổi, nhưng dựa vào bảng dự tốn chuẩn cơng ty có thể điều chỉnh dự tốn.
Xí nghiệp lập dự tốn sản xuất dựa vào dự toán tiêu thụ, số lượng thành phẩm tồn kho đầu kỳ, kế hoạch tồn kho thành phẩm cuối kỳ và năng lực sản xuất của xí nghiệp.
Nhu cầu sản xuất = SL tiêu thụ kế hoạch + SL tồn cuối kỳ - SL tồn đầu kỳ
Dự toán sản xuất (Phụ lục 2.22)
Thông qua số liệu báo cáo của các kỳ trước, công ty xây dựng chi phí định mức cho từng loại sản phẩm theo từng khoản mục chi phí sản xuất, cùng với thơng tin từ dự tốn sản xuất, xí nghiệp sẽ lập dự tốn chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm.
CPSX dự toán = CP định mức x Số lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp (Phụ lục 2.23) Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp (Phụ lục 2.24) Dự tốn chi phí sản xuất chung (Phụ lục 2.25) Dự tốn giá thành sản phẩm (Phụ lục 2.26)
Nhóm 2: Xí nghiệp dịch vụ thủy sản, xí nghiệp Kho vận Mỹ Thới
Hoạt động chính của Xí nghiệp Dịch vụ thủy sản là quản lý các vùng nuôi, căn cứ vào diện tích ni, các dự tốn của xí nghiệp là dự tốn chi phí thức ăn, hóa chất, nhân cơng và dự toán giá thành cá thành phẩm xuất ao. Dự toán giá vốn hàng bán đối với các sản phẩm mua ngồi.
Dự tốn giá thành cá ngun liệu (Phụ lục 2.27)
Xí nghiệp Kho vận Mỹ Thới sẵn sàng cung cấp dịch vụ trữ hàng, bảo quản sản phẩm cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ của cơng ty, chi phí. Dựa vào cơng
năng của các kho chứa, sử dụng phương pháp thống kê thực tế để lập dự tốn chi phí phát sinh tại xí nghiệp theo cơng dụng kinh tế.
b) Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Những khoản chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ, dự trữ và bảo quản sản phẩm được hạch tốn vào chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp của cơng ty. Các khoản chi phí này bao gồm tiền lương, các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, nhân viên văn phòng, khấu hao các tài sản cố định,…
Căn cứ để lập dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp là số liệu thực tế phát sinh của các kỳ trước, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và dự tính phát triển kinh doanh của công ty.
Khi lập dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, công ty nên phân loại chi phí theo cách ứng xử, tức là có tách biệt giữa biến phí và định phí, trong đó:
- Biến phí: là những khoản chi phí biến động theo khối lượng hàng tiêu thụ như chi phí cước của các phương tiện vận chuyển, bao bì đóng gói sản phẩm, tiền lương nhân viên bán hàng trả theo sản phẩm (nếu có), chi phí bảo hiểm hàng hóa,…
- Định phí: là những chi phí khơng biến động theo khối lượng hàng tiêu thụ như: chi phí khấu hao tài sản cố định bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp, chi phí văn phịng phẩm, phí điện thoại, tiền lương nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý trả theo thời gian,…
Dự tốn chi phí bán hàng (Phụ lục 2.28)
Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp (Phụ lục 2.29)
3.3.3.2 Lập dự toán cho trung tâm doanh thu
Sản phẩm của công ty vừa xuất khẩu, vừa tiêu thụ nội địa, ngồi ra cơng ty cịn có hoạt động cung cấp dịch vụ, nên dự tốn doanh thu được lập phải tách ra thành doanh thu của hàng xuất khẩu, doanh thu hàng tiêu thụ nội địa và doanh thu cung cấp dịch vụ. Trong đó, doanh thu xuất khẩu được lập chi tiết theo từng
khu vực thị trường, doanh thu nội địa được theo dõi theo từng loại sản phẩm, doanh thu cung cấp dịch vụ được chi tiết cho từng loại dịch vụ cung cấp.
Dự tốn doanh thu giữ vị trí quan trọng, chi phối các bảng dự tốn cịn lại, do đó để lập dự tốn doanh thu cơng ty phải tổng hợp thông tin từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp làm căn cứ lập. Dự toán doanh thu được lập dựa vào các hợp đồng đã ký với khách hàng, dự đốn khả năng tiêu thụ của thị trường. Ngồi ra, doanh thu xuất khẩu của cơng ty cịn chịu ảnh hưởng bởi một số yếu khác như: các vụ kiện chống bán phá giá, các rào cản thương mại, tình hình kinh tế ở các nước nhập khẩu,…Vì vậy, cần phải xem xét các yếu tố này khi lập dự toán doanh thu.
Các chỉ tiêu trên bảng dự toán doanh thu bao gồm: số lượng sản phẩm tiêu thụ, dịch vụ cung cấp, đơn giá và giá trị.
Dự toán doanh thu (Phụ lục 2.30)
3.3.3.3 Lập dự toán cho trung tâm lợi nhuận
Dự toán tại trung tâm lợi nhuận của cơng ty bao gồm dự tốn giá vốn hàng bán và dự toán lợi nhuận. Căn cứ vào dự toán tiêu thụ của trung tâm doanh thu và dự tốn chi phí sản xuất của trung tâm chi phí, dự toán giá vốn hàng bán và dự toán lợi nhuận của trung tâm lợi nhuận được lập chi tiết cho hàng xuất khẩu, hàng tiêu thụ nội địa, dịch vụ cung cấp.
Dựa vào dự toán lợi nhuận được lập theo phương pháp trực tiếp, cơng ty có thể đánh giá được khả năng thực hiện lợi nhuận kế hoạch và mức độ đóng góp vào lợi nhuận chung công ty của hàng xuất khẩu, hàng tiêu thụ nội địavà dịch vụ.
Dự toán giá vốn hàng bán (Phụ lục 2.31) Dự toán lợi nhuận (Phụ lục 2.32a, 2.32b)
3.3.3.4 Lập dự toán cho trung tâm đầu tư
Đại diện trung tâm đầu tư là Ban giám đốc cơng ty, đây là trung tâm có thẩm quyền cao nhất, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty để thực thi kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt. Nhiệm vụ của trung tâm đầu tư là làm sao sử dụng vốn một cách có hiệu quả, dự tốn tại trung tâm đầu tư bao gồm:
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh (Phụ lục 2.33) Dự toán hiệu quả sử dụng vốn đầu tư (Phụ lục 2.34) Dự toán cân đối tài sản - nguồn vốn (Phụ lục 2.35)
Agifish là công ty niêm yết nên ngồi các bảng dự tốn đã nêu thì trung tâm đầu tư cần có thêm bảng dự tốn liên quan đến các chỉ số cổ phiếu để có thêm cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý của Ban giám đốc.
Dự toán các chỉ số cổ phiếu (Phụ lục 2.36)
Căn cứ để lập dự toán tại trung tâm đầu tư là tồn bộ báo cáo dự tốn của các trung tâm trách nhiệm còn lại.
3.3.4. Về sự hỗ trợ của cơng nghệ thơng tin
Ngồi các kỹ năng nghiệp vụ chun mơn của nhân viên kế tốn, để tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn thực sự hữu ích và kịp thời trong việc hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các chức năng của mình thì cần có sự hỗ trợ của phân mềm chun dụng. Hiện tại, phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng chỉ đáp ứng yêu cầu thông tin để lập báo cáo kế tốn tài chính, chưa có sự hỗ trợ dữ liệu để lập báo cáo kế toán quản trị, các báo cáo kế tốn quản trị cơng ty vẫn cịn lập thủ công trên Excel, điều này ảnh hưởng đến tính kịp thời của thơng tin.
Để ứng dụng mơ hình quản lý kế tốn trách nhiệm thì phần mềm kế tốn phải có sự liên kết giữa dữ liệu để lập báo cáo kế tốn tài chính, dữ liệu để lập báo cáo kế toán quản trị và phục vụ yêu cầu của báo cáo kế toán trách nhiệm, phần mềm kế tốn cơng ty sử dụng phải đảm bảo thông tin được bảo mật, nhất là các dữ liệu để lập báo cáo kế tốn quản trị. Vì vậy, cơng ty có thể nâng cao hiệu quả cả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn như sau:
Cách 1: Nâng cấp phần mềm kế tốn hiện tại của cơng ty, bổ sung thêm các chức năng tổ chức, xử lý thơng tin cho kế tốn quản trị.
Cách 2: Đặt hàng một phần mềm mới có đầy đủ các chức năng tạo cơ sở dữ liệu cung cấp cho kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Tất nhiên, khi lựa chọn phương án công ty cần phải chú ý tính cân đối giữa lợi ích và chi phí.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Căn cứ vào tình hình thực hiện kế tốn trách nhiệm tại cơng ty đã được trình bày ở chương 2, nội dung chương 3 nêu các giải pháp tổ chức kế toán trách nhiệm hồn chỉnh tại cơng ty bao gồm:
- Quan điểm đề xuất giải pháp tổ chức kế toán trách nhiệm tại công tytổ chức kế tốn trách nhiệm phải phù hợp với mơ hình quản lý, cơ cấu tổ chức của công ty, phù hợp với trình độ quản lý của cơng ty. Bên cạnh đó, các báo cáo trách nhiệm phải được thiết kế một cách dễ hiểu, dễ sử dụng và phù hợp với hệ thống báo cáo hiện có của công ty.
- Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trách nhiệm: phân chia cơ cấu tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, xác định các chỉ tiêu đánh giá và xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm.
- Các điều kiện để ứng dụng kế toán trách nhiệm tại công ty: xác lập nhận thức của các nhà quản trị công ty về tầm quan trọng của kế toán trách nhiệm, chuẩn bị