Cơ cấu tổ chức ở xí nghiệp được phân thành 3 cấp quản lý:
Cấp 1: quản lý cấp cao nhất là Ban giám đốc Xí nghiệp. Sau khi nhận được
bảng kế hoạch gửi từ phòng Kế hoạch – điều độ sản xuất, Ban giám đốc sẽ lên kế hoạch sản xuất và triển khai cho tổ nghiệp vụ. Ban giám đốc tiến hành tổ chức, theo dõi và kiểm tra tiến độ sản xuất, hiệu quả sản xuất của tồn xí nghiệp. Bên cạnh đó, Ban giám đốc còn chịu trách nhiệm về việc kiểm tra, sửa chữa máy móc thiết bị, nhà xưởng đảm bảo phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất. Tóm lại, Ban giám đốc xí nghiệp sẽ quản lý tồn bộ các hoạt động của xí nghiệp báo cáo trước Phó tổng giám đốc sản xuất.
Giám đốc
Tổ nghiệp vụ Phó Giám đốc
Đội II
Cấp 2: Tổ trưởng tổ nghiệp vụ có trách nhiệm quản lý nhân sự trong tổ, kiểm
tra, theo dõi các hoạt động của đội sản xuất, tổng hợp và phân tích các số liệu, thống kê vật tư sử dụng ở phân xưởng sản xuất.
Cấp 3: Đội trưởng các đội sản xuất chịu trách nhiệm quản lý hoạt động
chuyên môn của đội, tổ chức và điều động nhân sự của đội.
Các báo cáo về tình hình sản xuất ở phân xưởng được lập từ cấp dưới lên, Giám đốc xí nghiệp là người chịu trách nhiệm báo cáo trước Phó tổng giám đốc sản xuất về các hoạt động ở xí nghiệp.
Qui trình sản xuất chung tại xí nghiệp
Ngun liệu ngâm rửa fillet rửa lạn da sửa cá ngâm rửa kiểm tra phân loại cỡ cân rửa xếp khuôn chờ đông
cấp đông tách khuôn mạ băng bao gói bảo quản (kho lạnh). Nguyên liệu thủy sản đưa đến khu tiếp nhận để kiểm tra chất lượng và được
rửa sạch, phân loại, chế biến. Sau đó, nguyên liệu được kiểm tra chất lượng lần cuối trước khi xếp vào khuôn, trọng lượng mỗi khuôn theo tiêu chuẩn: tôm 2kg, cá 5kg, thịt 12kg.
Trữ lạnh (tiền đông) sản phẩm trong khi chờ cấp đông được trữ lạnh trong kho tiền đông -20C. Thời gian trữ lạnh không quá 8 giờ để chất lượng sản phẩm không bị giảm sút.
Cấp đông sản phẩm đưa vào khuôn (khay), được chất vào các ngăn vĩ trong tủ ở nhiệt độ -450C. Sau khi sản phẩm đông lạnh (đông đặc) được mang ra đóng gói và đựng vào bao bì cẩn thận.
Trữ đông thành phẩm đưa vào kho trữ đông để bảo quản chờ tiêu thụ ở nhiệt độ thấp hơn -180C để bảo quản lâu.
Vận chuyển bằng xe lạnh trọng tải 5 đến 10 tấn, nhiệt độ trong xe như ở kho.
Cách tổ chức thu thập thông tin
Việc tổ chức ghi sổ, hạch toán chi phí ở xí nghiệp được đảm nhiệm bởi kế tốn xí nghiệp. Kế tốn xí nghiệp lập sổ theo dõi lại các chi phí phát sinh trong quá
tiếp, chi phí sản xuất chung, sau đó phân bổ các chi phí này đúng bộ phận phát sinh và kết chuyển sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, tính giá thành sản phẩm. Đặc thù của ngành sản xuất các sản phẩm thủy sản của công ty là: nguyên liệu được đưa vào sản xuất liên tục đến khi tạo ra thành phẩm, không để tồn đọng được, vì dễ bị hư nên khơng có sản phẩm dở dang, chỉ có phụ phẩm thu hồi.
Phương pháp phân bổ chi phí sản xuất cho các đối tượng sản phẩm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp được ghi nhận trực tiếp cho từng loại sản phẩm, riêng chi phí sản xuất chung sẽ được tập hợp cho toàn phân xưởng, sau đó phân bổ cho từng loại sản phẩm dựa trên số lượng hoàn thành.
Chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm và các báo cáo có liên quan
Giám đốc xí nghiệp quản lý tồn bộ hoạt động sản xuất của xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất về hiệu quả sản xuất. Các Xí nghiệp tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng dựa trên kế hoạch sản xuất được lập sẵn. Khi nhận được đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán được ký kết, phòng Kế hoạch – điều độ sản xuất chịu trách nhiệm khâu triển khai thực hiện, lập kế hoạch và chuyển cho Xí nghiệp. Vì vậy, khi đánh giá trách nhiệm của Giám đốc xí nghiệp thì dựa vào mức độ hồn thành kế hoạch và hiệu quả thơng qua các chỉ tiêu sau:
- Tiến độ thực hiện kế hoạch. - Tỷ lệ hoàn thành sản phẩm. - Số lượng sản phẩm hoàn thành. - Qui cách, chất lượng sản phẩm.
- Sự phù hợp của mức chi phí phát sinh với tỷ lệ hồn thành sản phẩm hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành.
Sản phẩm được sản xuất theo đúng mẫu mã, kích thước và chất lượng khách hàng yêu cầu, hơn nữa yêu cầu của khách hàng rất đa dạng, thay đổi theo từng đơn đặt hàng, vì thế cơng ty khơng xây dựng định mức chí phí sản xuất cho từng sản phẩm cũng như khơng lập dự tốn chi phí sản xuất đối với các xí nghiệp này. Thành quả hoạt động của các xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9 chỉ được đánh giá dựa trên báo cáo thực hiện bao gồm: báo cáo tổng hợp kết quả chế biến và báo cáo thành
phẩm, nơi trực tiếp nhận các báo cáo này là phịng Kế hoạch – điều độ sản xuất và Phó tổng giám đốc sản xuất. Khi nào phát hiện dấu hiệu bất thường, phòng Kế hoạch – điều độ sản xuất sẽ trình với Ban giám đốc.
Báo cáo tổng hợp kết quả chế biến của AGF9 (Phụ lục 1.1) Báo cáo thành phẩm của AGF9 (Phụ lục 1.2)
Ban giám đốc xí nghiệp chỉ dừng lại ở việc quản lý và đảm bảo các chi phí phát sinh phải phù hợp với số lượng sản phẩm hồn thành. Trong suốt q trình sản xuất, hàng ngày xí nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả chế biến và báo cáo thành phẩm, dựa vào đó phịng Kế hoạch – điều độ sản xuất sẽ kiểm tra sự phù hợp của chi phí sản xuất phát sinh cũng như theo dõi thành phẩm tồn. Phịng Kế tốn tài vụ cập nhật dữ liệu về giá thành sản xuất để ghi nhận giá vốn hàng bán.
Ngồi ra, xí nghiệp cịn phải lập bảng phân tích biến động của các khoản mục giá thành đơn vị sản phẩm qua các tháng để so sánh, kiểm sốt chi phí ở mức hợp lý, kịp thời phát hiện những biến động bất thường và có cách xử lý.
Bảng phân tích giá thành (Phụ lục 1.3)
b) Xí nghiệp AGF360, Dịch vụ thủy sản, Kho vận Mỹ Thới
Xí nghiệp AGF360: sản xuất các sản phẩm giá trị gia tăng từ nguyên liệu cá
tra và cá basa như: cá viên chiên, chạo cá, ốc nhồi cá basa, basa muối sả ớt, kho tộ, … Khi cá nguyên liệu từ vùng nuôi không đáp ứng tiêu chuẩn để sản xuất fillet xuất khẩu ở xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9 thì sẽ được chuyển sang xí nghiệp AGF360 để sản xuất hàng giá trị gia tăng, những sản phẩm này chủ yếu tiêu thụ ở thị trường nội địa, kênh phân phối chính là hệ thống các siêu thị trên cả nước, sản lượng xuất khẩu vẫn cịn thấp.
Cơ cấu tổ chức của xí nghiệp cũng được chia thành 3 cấp quản lý giống như các xí nghiệp sản xuất cá fillet: Ban giám đốc, tổ trưởng tổ kinh doanh hàng nội địa và tổ nghiệp vụ, đội trưởng các đội sản xuất. Trong đó, tổ nghiệp vụ chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất sản phẩm, vấn đề xúc tiến tiêu thụ sản phẩm sẽ do tổ kinh doanh hàng nội địa thực hiện. Chất lượng sản phẩm được sản xuất bởi xí nghiệp sẽ được phịng Quản lý chất lượng kiểm định.