2.2. Mô tả q trình kiểm sốt
2.2.2.6. Các hoạt động kiểm soát
2.2.2.6.1. Quản trị hoạt động
Ban lãnh đạo trung tâm ln coi trọng việc quản lý bởi vì quản lý tốt nhất là xây dựng được ngôi nhà chung Viettel tại trung tâm nói riêng và cơng ty nói chung ngày một lớn mạnh; tạo ra giá trị tăng thêm và tạo ra nhiều của cải vật chất, cán bộ cơng nhân viên đồn kết thân ái, trung thành với sự phát triển của trung tâm, công ty.
Mặt khác, trung tâm luôn quan niệm việc quản lý tốt đầu tiên là nhiệm vụ của người chỉ huy đơn vị. Người đứng đầu phải nắm vững mọi chức năng quản lý,
của đơn vị mình. Việc chỉ đạo, điều hành, triển khai cơng việc của các cấp quản lý phải đảm bảo khoa học, nhanh chóng, linh hoạt. Bộ máy quản lý phải tinh giảm, gọn nhẹ. Đảm bảo đơn vị hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất, năng suất lao động cao nhất, quản lý vốn, tài sản và hàng hố đảm bảo an tồn, khơng để thất thốt, lãng phí. Đồng thời phải làm tốt và làm đúng với các quy định của pháp luật, quy định của Tập đồn, cơng ty và trung tâm.
Ở trung tâm ngoài việc quản trị kinh doanh tốt, nhiệm vụ song song và không kém phần quan trọng là các cán bộ quản lý phải xây dựng Đảng bộ, chi bộ trong sạch vững mạnh, 80% đảng viên đạt loại tốt. Duy trì dân chủ, phát huy sức mạnh của tổ chức Đảng, tổ chức quần chúng, khuyến khích sáng tạo, lấy đồn kết, nhân hoà là tiền đề cho sự phát triển. Quản lý chặt chẽ cán bộ, công nhân viên, hạn chế thấp nhất tình trạng vi phạm kỷ luật.
Cơng cụ quản lý tốt và hiệu quả mà trung tâm đã thực hiện là tăng cường ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, trang thiết bị, công nghệ mới, tiên tiến vào công tác quản lý. Xây dựng phần mềm bán hàng đảm bảo tiện ích, dễ sử dụng, dễ quản lý, đáp ứng được cơng tác tổng hợp, phân tích và dự báo.
Bên cạnh đó Cơng ty cịn phân cấp uỷ quyền cho Ban giám đốc trung tâm, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm. Căn cứ vào đó trung tâm đã xây dựng mơ hình tổ chức của phòng ban trung tâm bán lẻ cụ thể như sau:
Phịng chiến lược kinh doanh: Nghiên cứu, phân tích đánh giá thị trường và
thị hiếu tiêu dùng của khách hàng từ đó đưa ra quyết định nhập hàng. Đàm phán với nhà cung cấp về giá cả, các chương trình ưu đãi cho khách hàng và ưu đãi cho nhân viên bán hàng. Định giá bán ra của các sản phẩm hoặc các gói sản phẩm đảm bảo phù hợp với thị trường và đảm bảo cạnh tranh với đối thủ. Kết hợp với phịng marketing xây dựng các chính sách bán hàng cho người tiêu dùng nhằm đạt được mục tiêu về doanh số và lợi nhuận cho từng ngành hàng, đồng thời đánh giá để loại bỏ những sản phẩm không phù hợp, không hiệu quả ra kênh; xử lý tồn kho lâu ngày, hàng khó bán.
Phịng bán hàng: Phân bổ chỉ tiêu doanh thu đến các siêu thị và lên kế hoạch
nguyên nhân tăng/giảm và đề xuất giải pháp khắc phục kịp thời đến từng siêu thị. Lên kế hoạch trưng bày, đáp ứng đủ hàng hoá và phải phù hợp với từng thị trường theo từng thời điểm để phân bổ và điều phối hàng. Theo dõi chỉ tiêu hàng tồn, điều chuyển hàng hoá thừa, hàng tồn quá hạn trên hệ thống đảm bảo chỉ tiêu hàng tồn hiệu quả.
Phòng marketing: Lập kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động
truyền thông trên báo chí, truyền hình, phát thanh, nhắn tin, website, diễn đàn online,…, cho các chương trình hỗ trợ bán hàng và các chương trình quảng bá thương hiệu. Chủ trì, kết hợp với phịng chiến lược kinh doanh và phịng bán hàng xây dựng các chính sách bán hàng đến người tiêu dùng.
Phịng tài chính: Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc TTBL thực hiện đúng các
quy định, nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế tốn theo quy định của Bộ tài chính, cơng ty và TTBL ban hành. Bên cạnh đó hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đề xuất xử lý vi phạm trong công tác quản lý, thu nộp tiền hàng, quản lý hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế tốn tồn hệ thống siêu thị. Lập báo cáo quyết toán quý, năm theo đúng theo quy định của công ty, quản lý lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán theo đúng quy định.
Ngồi ra các phịng ban khác thực hiện theo chức năng nhiệm vụ mà giám đốc trung tâm đã quy định và phê duyệt.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về việc “quản trị hoạt động” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Với 83% người khảo sát trả lời “Không” cho câu hỏi số (64), về việc khi
thiết lập mục tiêu, trung tâm khơng u cầu các phịng ban, siêu thị cam kết việc thực hiện, do đó chưa có biện pháp chế tài nếu không thực hiện đúng mục tiêu đề ra.
- Trong quá trình thực hiện mục tiêu đề ra, trung tâm không sử dụng thông
tin phản hồi của các phòng ban, siêu thị để làm rõ kỳ vọng, điều chỉnh độ khó của mục tiêu. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (65), có đến 96% ý kiến trả lời
“Khơng” cho câu hỏi này. Bên cạnh đó với kết quả trả lời ở câu hỏi số (66), có 86%
người trả lời “Không”, cho việc trung tâm không áp dụng mức thưởng cho các mục tiêu khó mà siêu thị đạt được.
- Với kết quả khảo sát ở câu hỏi số (67), có 89% đối tượng khảo sát trả lời
“Có”, cho việc nhân viên tổng hợp siêu thị cịn kiêm nhiệm rất nhiều cơng việc như
làm giao dịch, quản lý kho hàng hóa, thủ quỹ, kế tốn tổng hợp tại siêu thị. Điều này dẫn đến chất lượng hiệu quả công việc không cao, lại dễ xảy ra rủi ro.
- Cũng với câu hỏi số (68), có 83% đối tượng trả lời “Có”, về việc bàn
giao ca ở siêu thị diễn ra rất lỏng lẻo, do nhân viên còn cả nể và tin tưởng lẫn nhau dẫn đến tình trạng thất thốt hàng hóa, chỉ đến khi ban kiểm sốt kiểm tra mới phát hiện và khơng biết đã mất từ khi nào.
2.2.2.6.2. Kiểm sốt q trình xử lý thông tin
Khi bước chân vào ngôi nhà chung Viettel, để bảo mật thơng tin Tập đồn sẽ cung cấp cho nhân viên một địa chỉ mail riêng và mỗi quý phải có nhiệm vụ thay đổi password. Mail chỉ sử dụng cho mục đích cơng việc, phịng IT của Tập đồn sẽ chỉ cho CBCNV nhận và chuyển những mail cơng việc, ngồi ra các vấn đề khác khơng nhằm mục đích phục vụ cho cơng việc sẽ bị chặn lại. CBCNV không được sử dụng massenger, mail yahoo, gmail,…. Bên cạnh đó CNBCN khơng được mang máy tính cá nhân, USB vào công ty, trung tâm khi chưa được phép của Ban lãnh đạo. Khi nhân viên nghỉ việc mail sẽ tự động bị huỷ bỏ, cán bộ công nhân viên không thể truy cập để tránh tình trạng sử dụng mail sai mục đích ảnh hưởng đến trung tâm, cơng ty và Tập đồn.
Đối với phần mềm quản lý bán hàng trung tâm cấp cho mỗi đồng chí có liên quan một user name và chỉ cho phép người sử dụng tiếp cận với những ứng dụng cần thiết cho cơng việc của mình. Các ứng dụng của phần mềm quy định rõ ràng từ khi hàng có trên hệ thống đến khi hàng xuất ra cho khách hàng phải theo những công đoạn nào và ai là người triển khai các cơng đoạn đó. Ví dụ như khi hàng về, bộ phận Kho có nhiệm vụ đẩy imei của máy ĐTDĐ lên hệ thống, phòng kinh doanh đẩy giá bán, phòng bán hàng sẽ điều chuyển hàng về siêu thị, phòng marketing sẽ đẩy hàng khuyến mại kèm theo (nếu có), khi bán hàng nhân viên bán hàng có nhiệm vụ in phiếu bán hàng, sau đó khi thu tiền kế tốn siêu thị có nhiệm vụ in hoá đơn,….Hàng trên hệ thống và hàng thực tế ở siêu thị phải khớp với nhau về chủng
loại và màu sắc, imei và khi hội đủ các yếu tố đó thì siêu thị mới có thể giao dịch, bán hàng cho khách.
Phịng cơng nghệ thơng tin có nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng, hồn thiện và mở rộng các ứng dụng cần thiết của hệ thống phần mềm quản lý bán hàng của trung tâm, có nhiệm vụ hướng dẫn các đơn vị sử dụng phần mềm và hỗ trợ khắc phục sự cố.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về việc “Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Hệ thống siêu thị trải dài trên 64 tỉnh thành với hơn 100 siêu thị, vì vậy
phần mềm đơi khi chạy rất chậm do đường truyền và do nhiều người truy cập cùng
một thời điểm. Theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (69), có 96% đối tượng trả lời
“Có”, cho câu hỏi này.
Bên cạnh đó, qua tổng hợp kết quả khảo sát ở câu hỏi số (70), (71), (72),
(73), (74), trên 80% đối tượng khảo sát đều trả lời “Có” cho thấy:
- Việc truy cập và sửa chữa các lỗi trên phần mềm vẫn còn quản lý lỏng lẻo
(như việc sửa chữa hay truy xuất dữ liệu chưa được lưu lại trên nhật ký, khi có vấn đề xảy ra khó có thể xác minh được nguồn gốc của sự việc).
- Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán chưa báo lỗi
khi nhập liệu bị trùng lắp, trình tự nhập liệu về thời gian bị đảo lộn,…
- Phần mềm bán hàng còn thiếu rất nhiều ứng dụng để phục vụ cho công
tác báo cáo kế tốn, phịng kế tốn có nhiệm vụ truy xuất số liệu ra và nhập vào phầm mềm kế tốn DSS, cơng việc này tốn rất nhiều thời gian của kế toán, lại dễ dẫn đến sai sót trong q trình thao tác cơng việc.
- Trưởng siêu thị đôi khi lạm dụng quyền hạn của mình q giới hạn cho
phép ví dụ như yêu cầu nhân viên tổng hợp cung cấp user và password để đăng
nhập vào tài khoản của tổng hợp để làm những việc sai trái như biển thủ hàng hoá, tiền hàng,….
2.2.2.6.3. Kiểm sốt vật chất
Hàng tháng siêu thị có nhiệm vụ kiểm kê quỹ tiền mặt, tài sản, công cụ dụng cụ, hàng hoá, phụ kiện,…, từ thực tế so với hệ thống và phải giải thích được những nguyên nhân chênh lệch, đề ra biện pháp xử lý để cân bằng, sau đó gửi biên bản kiểm kê về cho kế toán chuyên quản. Hàng hoá tồn kho lâu ngày đề xuất với phịng bán hàng xử lý. Tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ sẽ có sổ theo dõi và được giao trách nhiệm cho từng cá nhân sử dụng.
Hàng ngày nhân viên ngân hàng sẽ đến thu tiền của siêu thị, kế toán căn cứ vào phần mềm của ngân hàng và phần mềm bán hàng để kiểm tra siêu thị đã thu nộp tiền hàng đầy đủ về trung tâm hay chưa.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về việc “Kiểm soát vật chất” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Với câu hỏi khảo sát số (75), có 86%, câu hỏi số (76), có 91% người trả
lời “Có”, cho rằng công cụ dụng cụ, tài sản siêu thị vẫn còn một số nơi sử dụng lãng phí (như một siêu thị đến 2 két sắt). Bên cạnh đó tài sản hư hỏng khơng được sửa chữa kịp thời, dẫn đến tình trạng hư hỏng nặng khơng thể sử dụng được nữa.
- Qua kết quả khảo sát ở câu hỏi số (77), có 81% đối tượng khảo sát đều
trả lời “Có”, cho thấy hệ thống siêu thị của trung tâm quá lớn nên việc theo dõi
bằng camera quan sát không thể sát sao, tỉ mỉ từng siêu thị, hơn nữa dữ liệu chỉ lưu được thông tin trong 2 hoặc 3 ngày.
- Có 100% ý kiến trả lời “Khơng” cho câu hỏi số (78), về việc trung tâm
không lắp đặt hệ thống báo động khi có kẻ gian đột nhập vào trung tâm, kho vận và hệ thống siêu thị trên cả nước.
- Có đến 83% ý kiến trả lời “Có” cho câu hỏi số (79), cho rằng nhiều siêu
thị vẫn cho nhân viên bảo vệ vào bên trong siêu thị ngủ, dẫn đến tình trạng mất mát hàng hố trong siêu thị.
2.2.2.7. Thơng tin và truyền thông 2.2.2.7.1. Thông tin 2.2.2.7.1. Thông tin
Hoạt động kinh doanh hàng ngày của siêu thị được cập nhật vào hệ thống phần mềm bán hàng do đó số liệu sẽ được các bộ phận liên quan theo dõi, kiểm tra và lấy số liệu một cách kịp thời và nhanh chóng.
Trung tâm đã sử dụng các phần mềm để thơng tin đến các phịng ban, siêu thị nắm rõ như các cơng văn, tờ trình, kế hoạch,… sẽ được chuyển lên phần mềm Vis quản lý cơng văn. Các phịng ban, siêu thị sẽ tự động truy cập để nhận thông tin cho mình. Cơng tác đào tạo, kiểm tra kiến thức sẽ được thông báo qua phần mềm đào tạo trực tuyến earling. Công tác bán hàng, quản lý doanh thu, hàng hóa sẽ được quản lý bằng phần mềm bán hàng. Cơng tác tài chính sẽ được quản lý bằng phần mềm DSS. Về nhân sự như chấm cơng, lý lịch trích ngang của CNBCN,…., sẽ được quản lý bằng phần mềm quản lý nhân sự. Ngoài ra nhân viên sẽ được cấp địa chỉ mail riêng để gửi và nhận thơng tin phục vụ cho cơng việc của mình.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về vấn đề “Thông tin” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
Qua tổng hợp kết quả khảo sát ở câu hỏi số (80), (81), (82) có trên 86% đối tượng khảo sát đều trả lời “Không” cho thấy:
- Cơng tác kế tốn chỉ tập trung vào việc thu thập, xử lý số liệu và cung cấp thơng tin về kế tốn tài chính, trung tâm khơng có bộ phận chun trách phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh.
- Chưa có bộ phận quản lý để tiếp nhận và phản hồi thông tin của nhân viên, siêu thị cũng như của khách hàng về mức độ hài lòng cũng như tham gia ý kiến về các hoạt động kinh doanh của từng siêu thị mình quản lý.
- Các báo cáo sai phạm và yếu kém của nhân viên không được thông tin rộng rãi đến tồn trung tâm, cơng ty một cách cơng khai.
2.2.2.7.2. Truyền thông
Ban thương mại điện tử đã xây dựng các chính sách bán hàng và các chương trình marketing online nhằm đảm bảo mở rộng tìm kiếm khách hàng. Giới thiệu các dịch vụ, sản phẩm, giá cả, thơng số kỹ thuật, thơng tin tính năng sản phẩm, thiết kế các banner quảng cáo, các thông tin khuyến mại của siêu thị trên website
phù hợp để tiến hành quảng cáo trực tuyến phù hợp với từng đối tượng khách hàng qua từng chiến dịch bán hàng khác nhau.
Tuần đầu tiên của tháng, trung tâm bán lẻ có cuộc họp với các phòng ban trung tâm và siêu thị trên cả nước thơng qua cầu truyền hình để truyền thơng về tình hình kinh doanh trong tháng trước và phương hướng nhiệm vụ cần phải thực hiện trong tháng này đến từng nhân viên nắm rõ.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về vấn đề “Truyền thơng” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Việc truyền đạt thông tin bằng hệ thống phần mềm, email đôi khi chưa
được mọi người cập nhật thường xuyên và kịp thời, do đó dẫn đến việc triển khai công việc không đúng thời hạn, bên cạnh đó vẫn cịn trường hợp hiểu sai vấn đề truyền đạt, những việc cầu cần phải làm mà trung tâm yêu cầu. Và theo kết quả khảo sát ở câu hỏi số (83), có đến 80% ý kiến trả lời “Khơng”, cho câu hỏi này.
- Với câu hỏi số (84), có 93% đối tượng khảo sát trả lời “Không”, cho thấy