- Để thực hiện tốt giải pháp mỗi cá nhân trong trung tâm phải nâng cao tầm quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ, tự kiểm sốt cơng việc của mình, nhận thức đúng đắn về sự sai phạm của mình gây ra sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu chung của cả đơn vị. Người quản lý cũng phải đảm bảo rằng thông tin thường xuyên được truyền tải tới mọi người về hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như kết quả phải được thực thi ở tất cả các cấp của tổ chức để đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu đầy đủ các nguyên tắc kiểm soát và được áp dụng bởi tất cả. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể hiệu quả khi chúng được hiểu rõ ràng và được thực hiện bởi những người tham gia trong tổ chức. Vì vậy, kiểm sốt khơng nên ghi chép và truyền đạt trong sự cơ lập, nó phải được tích hợp vào mơi trường mà đơn vị đang hoạt động, bao gồm cả mục tiêu hoạt động, quy trình, hệ thống, rủi ro và trách nhiệm.
- Thuê chuyên gia đào tạo bài bản cho cán bộ công nhân viên trong ban kiểm sốt, ngồi ra còn tập huấn, đào tạo trực tuyến cho các phòng ban, trung tâm về quy trình kiểm sốt nội bộ và quản trị rủi ro đối với ngành nghề kinh doanh của đơn vị. Tài liệu và thơng tin truyền đạt chính xác là rất quan trọng để kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, tài liệu về các thủ tục kiểm soát phải dễ hiểu, dễ áp dụng cho các chuyên môn nghiệp vụ khác nhau, nhưng cũng phải dễ hiểu cho những người không chuyên trong lĩnh vực này.
- Người quản lý và người tham gia trong hệ thống quản trị của tổ chức phải có đầy đủ thẩm quyền để thực hiện trách nhiệm kiểm soát nội bộ liên quan đến vai trò của họ. Ngồi ra cịn phải nắm rõ các mục tiêu của tổ chức, mơi trường bên ngồi cũng như bên trong, các hoạt động, quy trình, và hệ thống, cũng như những rủi ro xảy ra và các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau.
- Ban kiểm soát phải đảm bảo có đủ nguồn lực để có thể kiểm sốt các hoạt động của đơn vị. Có khả năng phán xét, thực thi, đánh giá và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức.
- Lập kế hoạch thực hiện việc giám sát và kiểm soát phải được thực thi đúng đắn để có thể giám sát hiệu quả các rủi ro liên quan đến kế hoạch kinh doanh của tổ chức. Nếu có q ít sự quan tâm đến kiểm sốt nội bộ thì mục tiêu kinh doanh sẽ không thể đạt được, mặt khác, quá nhiều sự chú ý đến kiểm sốt có thể làm tê liệt tổ chức lúc đó kiểm sốt nội bộ sẽ trở thành mục tiêu của riêng mình. Xác định việc giám sát là công việc được thiết kế theo đúng cách để làm việc, tài liệu luôn luôn được sửa chữa cho phù hợp với tình hình hoạt động và được truyền thông đến tất cả mọi người trong tổ chức.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho trung tâm nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý, nâng cao chất lượng dịch vụ, đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh, xây dựng trung tâm ngày càng phát triển, được người tiêu dùng tín nhiệm và trở thành nhà bán lẻ thiết bị viễn thơng có kênh phân phối lớn nhất Việt Nam.
Trên quan điểm tiếp cận về rủi ro và quản lý rủi do giúp đơn vị nhìn nhận đầy đủ hơn các rủi ro liên quan đến trung tâm, để từ đó đối phó với rủi ro, điều chỉnh hướng kinh doanh để thích ứng với sự phát triển của thị trường, tạo bước phát triển bền vững và hiệu quả của hệ thống bán lẻ trong cả nước.
Từ việc nghiên cứu cơ sở lý luận và khảo sát thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ và quan điểm về rủi ro cũng như cách thức quản trị rủi ro, nhằm đánh giá những mặt tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ và cách thức quản trị rủi ro của trung tâm, từ đó đưa ra các giải pháp cần có để khắc phục các tồn tại, giúp hệ thống kiểm soát nội bộ của trung tâm hoạt động hiệu quả hơn. Các giải pháp chỉ có tính hạn chế các rủi ro, gian lận, và sai sót trong hoạt động của trung tâm, tác giả không thể bao quát hết tất cả các rủi ro mà trung tâm gặp phải. Các giải pháp đưa ra giúp cho hoạt động kinh doanh của trung tâm có hiệu quả, đạt được mục tiêu đã đề ra.
Qua quá trình nghiên cứu, tác giả cũng mong muốn rằng những giải pháp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là tiền đề, gợi ý cho việc ứng dụng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp trung tâm kiểm soát hiệu quả hơn các rủi ro liên quan đến quá trình hoạt động.
KẾT LUẬN
Các doanh nghiệp liên tục thay đổi và phát triển để có thể đứng vững trong môi trường kinh doanh hiện đại. Sự phức tạp trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với điều kiện môi trường là một sự kiện khơng thể dự đốn được với một xác suất chính xác. Khả năng ngăn chặn các sự kiện, rủi ro hay bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, hoặc sử dụng những sự kiện này làm tăng giá trị cho doanh nghiệp là một trong những yếu tố quyết định chính cho sự thành công trong kinh doanh. Cơ chế góp phần đáng kể vào việc tăng hiệu quả của quá trình quản lý rủi ro là hệ thống kiểm sốt nội bộ. Xây dựng và hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ được xem là biện pháp giúp doanh nghiệp phát hiện và cải tiến những điểm yếu kém trong hệ thống quản lý, ngăn chặn các hoạt động bất hợp pháp, gian lận, và sai sót, giảm thiểu rủi ro, giám sát việc tn thủ các chính sách, quy định và quy trình hoạt động. Thiết kế, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện đúng đắn mục tiêu đề ra được xem là một công cụ không thể thiếu cho việc quản lý rủi ro doanh nghiệp.
Hệ thống KSNB tại trung tâm bán lẻ thuộc công ty TM & XNK Viettel đã hình thành và đạt được số mặt tích cực. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế nhất định, chưa phát huy hết hiệu quả. Dựa trên cơ sở lý luận cơ bản cùng với việc phân tích thực tế về hệ thống kiểm sốt nội bộ hướng tới quản trị rủi ro doanh nghiệp, tác giả đã khảo sát thực tế và đưa ra được những ưu điểm và những tồn tại đang hiện hữu trong các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm sốt nội bộ. Qua đó, đề xuất đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống KSNB và quản trị rủi ro, phù hợp với định hướng chiến lược của trung tâm.
Hồn thiện và phát triển hệ thống kiểm sốt nội bộ là nhiệm vụ chủ yếu của trung tâm, tuy nhiên cũng cần sự hỗ trợ của cán bộ cơng nhân viên, các phịng ban cơng ty, Tập đồn để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả hơn.
Mặc dù đã cố gắng hết sức để hoàn thiện luận văn, song cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong những ý kiến đóng góp của Hội đồng khoa học, quý Thầy, Cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn.
PHỤ LỤC 01
BẢNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI TRUNG TÂM BÁN LẺ THUỘC CÔNG TY TM & XNK VIETTEL
Tác giả đã tiến hành khảo sát tại các phòng ban trung tâm, các siêu thị với mẫu khảo sát là 87 người, kết quả thu được 70 phiếu trả lời khảo sát như sau:
1. Mơi trƣờng kiểm sốt
STT CÂU HỎI TRẢ LỜI Số
ngƣời trả lời khảo sát Có Khơng Khác
I Tính trung thực và các giá trị đạo đức
1
Trung tâm có xây dựng mơi trường văn hóa của tổ chức nhằm nâng cao tính trung thực và phẩm chất đạo đức của nhân viên không?
70 0 0 70/87
2
Trung tâm có ban hành những quy tắc quy định về tính trung thực, đạo đức nghề nghiệp và những nguyên tắc làm việc đối với nhân viên và các nhà quản lý không?
0 64 0 70/87
3
Trung tâm có những biện pháp để hạn chế hay loại bỏ những sức ép, những cám dỗ nhân viên có hành vi trái đạo đức không?
0 64 0 70/87
4
Việc xử lý vi phạm của nhân viên cấp dưới có khách quan và thích đáng khơng?
65 14 0 70/87
5
Nhân viên vẫn còn vi phạm nội quy quy định của trung tâm. Trung tâm có giao trách nhiệm cho bộ phận nào kiểm tra, nhắc nhở và xử phạt không?
2 67 1 70/78
6 Trung tâm có phương thức kiểm sốt,
quản lý trong việc chấm công không? 4 66 0 70/87
7
Có phải người quản lý đôi khi vẫn cịn độc đốn trong việc ra quyết định?
58 11 2 70/87
8
Để đạt được mục tiêu đã đề ra có tồn tại áp lực và cơ hội nào khiến cho nhân viên trong trung tâm có những việc làm trái quy định khơng?
cơng việc vẫn cịn khoảng cách rõ ràng giữa người quản lý và nhân viên?
II Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên
10
Nhân viên có bảng mơ tả cơng việc trong đó quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng vị trí khơng?
70 0 0 70/87
11 Việc tuyển dụng nhân viên ở tỉnh có
gặp khó khăn khơng? 58 9 3 70/87
12
Nhân viên có phải kiêm nhiệm 2 công việc khác nhau trong cùng một phịng ban, siêu thị khơng?
64 5 1 70/87
13
Trung tâm có gặp khó khăn trong việc đào tạo và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào trong mỗi công việc của nhân viên không?
66 4 0 70/87
14 Việc luân chuyển nhân viên đi làm
việc xa có gây tâm lý chán nản cho nhân viên không?
63 5 2 70/87
15
Khi làm trái với chun mơn mình được đào tạo, nhân viên có gặp khó khăn trong cơng việc khơng?
62 7 1 70/87
16
Khi phân công cơng việc, nhà quản lý có phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc phù hợp không?
8 62 0 70/87
17
Định kỳ trung tâm có đánh giá năng lực của nhân viên để luân chuyển công việc và đề bạt lên vị trí cao hơn khơng?
9 58 3 70/87
18
Khi phần mềm được nâng cấp hoặc thay đổi trung tâm có mở lớp đào tạo về việc sử dụng phần mềm quản lý cho nhân viên không?
2 67 1 70/87
19 Trung tâm có thường xuyên mở các
khóa đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên không?
70 0 0 70/87
20
Trung tâm có tổ chức các cuộc thi chuyên môn nghiệp vụ, các bài thi về các loại luật cho nhân viên không?
70 0 0 70/87
21 Trung tâm có thường xuyên tổ chức
các phong trào thi đua không? 70 0 0 70/87
hành của nhà quản lý
22
Các nhà quản lý khi được luân chuyển đi nhận nhiệm vụ mới trong một thời gian nhất định, họ có trú tâm vào công việc được giao không?
8 58 4 70/87
23
Trung tâm áp dụng chiến lược kinh doanh cho cả một hệ thống chuỗi siêu thị, điều này có gặp khó khăn cho việc đạt được chỉ tiêu không?
61 7 2 70/87
24
Các nhà quản lý có giám sát một cách chặt chẽ các rủi ro gây ra bởi lỗi, gian lận của nhân viên không?
9 59 2 70/87
25
Các nhà quản lý có quan tâm, chú trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ không?
11 58 1 70/87
26
Ban lãnh đạo có giao quyền hạn và trách nhiệm cho ban kiểm soát nội bộ để xử lý các sai phạm không?
12 58 0 70/87
IV Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm cho từng nhân viên
27 Trung tâm có sở đồ cơ cấu tổ chức
không? 70 0 0 70/87
28
Cơ cấu tổ chức của trung tâm có phù hợp với quy mô và bản chất hoạt động của trung tâm không?
70 0 0 70/87
29 Trong cơng tác quản lý có sự chồng
chéo không? 66 3 1 70/87
30 Các phịng ban có phối hợp trong
việc giải quyết các công việc không? 16 50 4 70/87
31
Nhân viên có ý thức tự giác trong việc kiểm tra, sửa chữa những sai sót trong cơng việc khơng?
12 55 3 70/87
32
Nhân viên trong khi thực hiện công việc được giao vẫn cịn tính ù lì, ỷ lại?
56 12 2 70/87
33 Nguồn nhân lực hiện tại có đủ để đáp
ứng u cầu cơng việc không? 8 58 4 70/87
34
Trung tâm có ban hành bản mơ tả các thủ tục kiểm soát đối với từng chu trình kinh doanh, trong đó nêu rõ trách nhiệm của nhà quản lý và giám sát không?
phải làm thêm giờ quá mức và phải hoàn thành những nhiệm vụ vượt mức mà một người có thể đảm đương khơng?
36
Trung tâm có ủy quyền cho những nhân viên ở cấp bậc thích hợp để giải quyết các vấn đề phát sinh và thực hiện các công việc cấp bách không?
0 70 0 70/87
V Ban giám đốc và ban kiểm sốt
37 Ban giám đốc có đánh giá cao vai trị
của ban kiểm sốt nội bộ khơng? 12 56 2 70/87
38
Ban giám đốc có được cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để giúp cho việc giám sát các mục tiêu và chiến lược kinh doanh, tình hình tài chính, kết quả hoạt động của trung tâm không?
15 52 3 70/87
39
Các thông tin nhạy cảm hay các hành động sai trái có được cung cấp đầy đủ và kịp thời cho Ban giám đốc không?
5 63 2 70/87
40
Nguồn nhân lực của ban kiểm sốt có đủ để đáp ứng cho nhiệm vụ giám sát không?
4 65 1 70/87
41
Ban kiểm sốt có đủ năng lực và trình độ chuyên môn để thực hiện công việc được giao không?
11 58 1 70/87
42
Ban giám sát có xây dựng quy trình để kiểm tra giám sát tình hình hoạt động của trung tâm không?
4 64 2 70/87
43 Trung tâm có thành lập ban kiểm
tốn khơng? 0 70 0 70/87
44
Ban kiểm tốn tập đồn có cung cấp thơng tin cho ban kiểm sốt nội bộ về tình hình hoạt động, tài chính cũng như rủi ro trong kinh doanh không?
0 67 3 70/87
2. Thiết lập mục tiêu
45
Các nhà lãnh đạo cơng ty có thiết lập mục tiêu chung cho tồn trung tâm khơng?
70 0 0 70/87
46 Trung tâm có xây dựng mục tiêu cụ
phận, siêu thị không? 47
Khi thiết lập mục tiêu, trung tâm có xem xét đến nguồn lực để thực hiện mục tiêu đề ra không?
12 58 0 70/87
48
Mục tiêu chung của trung tâm có được truyền đạt và thông báo rộng rãi đến toàn thể CB-CNV trong toàn trung tâm không?
10 57 3 70/87
49
Trung tâm có xem xét đến việc đạt được mục tiêu đề ra của từng phịng ban, bộ phận, siêu thị khơng?
7 63 0 70/87
50
Trung tâm có quy định mức rủi ro nào chấp nhận được để đạt được mục tiêu, chiến lược không?
5 62 3 70/87
3. Nhận dạng sự kiện tiềm tàng
51
Trung tâm có đội ngũ để đánh giá sự kiện tiềm tàng ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu dưới bất kỳ hình thức nào không?
7 60 3 70/87
52
Trung tâm có xây dựng cơ chế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể tác động đến khả năng đạt được mục tiêu phát sinh từ những thay đổi của các yếu tố bên ngoài (như thay đổi nhu cầu của người tiêu dùng, thay đổi của các đối thủ cạnh tranh, biến động kinh tế, nguồn cung cấp hàng hóa, sự kiện thiên nhiên như mưa bão…) không?
7 61 2 70/87
53
Trung tâm có xây dựng cơ chế để nhận dạng sự kiện tiềm tàng có thể