2.2. Mô tả q trình kiểm sốt
2.2.2.6.3. Kiểm soát vật chất
Hàng tháng siêu thị có nhiệm vụ kiểm kê quỹ tiền mặt, tài sản, cơng cụ dụng cụ, hàng hố, phụ kiện,…, từ thực tế so với hệ thống và phải giải thích được những nguyên nhân chênh lệch, đề ra biện pháp xử lý để cân bằng, sau đó gửi biên bản kiểm kê về cho kế toán chuyên quản. Hàng hoá tồn kho lâu ngày đề xuất với phòng bán hàng xử lý. Tài sản cố định, công cụ dụng cụ sẽ có sổ theo dõi và được giao trách nhiệm cho từng cá nhân sử dụng.
Hàng ngày nhân viên ngân hàng sẽ đến thu tiền của siêu thị, kế toán căn cứ vào phần mềm của ngân hàng và phần mềm bán hàng để kiểm tra siêu thị đã thu nộp tiền hàng đầy đủ về trung tâm hay chưa.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về việc “Kiểm soát vật chất” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
- Với câu hỏi khảo sát số (75), có 86%, câu hỏi số (76), có 91% người trả
lời “Có”, cho rằng cơng cụ dụng cụ, tài sản siêu thị vẫn còn một số nơi sử dụng lãng phí (như một siêu thị đến 2 két sắt). Bên cạnh đó tài sản hư hỏng không được sửa chữa kịp thời, dẫn đến tình trạng hư hỏng nặng khơng thể sử dụng được nữa.
- Qua kết quả khảo sát ở câu hỏi số (77), có 81% đối tượng khảo sát đều
trả lời “Có”, cho thấy hệ thống siêu thị của trung tâm quá lớn nên việc theo dõi
bằng camera quan sát không thể sát sao, tỉ mỉ từng siêu thị, hơn nữa dữ liệu chỉ lưu được thơng tin trong 2 hoặc 3 ngày.
- Có 100% ý kiến trả lời “Không” cho câu hỏi số (78), về việc trung tâm
không lắp đặt hệ thống báo động khi có kẻ gian đột nhập vào trung tâm, kho vận và hệ thống siêu thị trên cả nước.
- Có đến 83% ý kiến trả lời “Có” cho câu hỏi số (79), cho rằng nhiều siêu
thị vẫn cho nhân viên bảo vệ vào bên trong siêu thị ngủ, dẫn đến tình trạng mất mát hàng hố trong siêu thị.
2.2.2.7. Thơng tin và truyền thông 2.2.2.7.1. Thông tin 2.2.2.7.1. Thông tin
Hoạt động kinh doanh hàng ngày của siêu thị được cập nhật vào hệ thống phần mềm bán hàng do đó số liệu sẽ được các bộ phận liên quan theo dõi, kiểm tra và lấy số liệu một cách kịp thời và nhanh chóng.
Trung tâm đã sử dụng các phần mềm để thơng tin đến các phịng ban, siêu thị nắm rõ như các công văn, tờ trình, kế hoạch,… sẽ được chuyển lên phần mềm Vis quản lý cơng văn. Các phịng ban, siêu thị sẽ tự động truy cập để nhận thơng tin cho mình. Cơng tác đào tạo, kiểm tra kiến thức sẽ được thông báo qua phần mềm đào tạo trực tuyến earling. Công tác bán hàng, quản lý doanh thu, hàng hóa sẽ được quản lý bằng phần mềm bán hàng. Công tác tài chính sẽ được quản lý bằng phần mềm DSS. Về nhân sự như chấm cơng, lý lịch trích ngang của CNBCN,…., sẽ được quản lý bằng phần mềm quản lý nhân sự. Ngoài ra nhân viên sẽ được cấp địa chỉ mail riêng để gửi và nhận thông tin phục vụ cho cơng việc của mình.
Tuy nhiên theo kết quả khảo sát về vấn đề “Thông tin” được thể hiện ở phụ lục 01, có những tồn tại mà trung tâm gặp phải như sau:
Qua tổng hợp kết quả khảo sát ở câu hỏi số (80), (81), (82) có trên 86% đối tượng khảo sát đều trả lời “Không” cho thấy:
- Cơng tác kế tốn chỉ tập trung vào việc thu thập, xử lý số liệu và cung cấp thơng tin về kế tốn tài chính, trung tâm khơng có bộ phận chun trách phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh.
- Chưa có bộ phận quản lý để tiếp nhận và phản hồi thông tin của nhân viên, siêu thị cũng như của khách hàng về mức độ hài lòng cũng như tham gia ý kiến về các hoạt động kinh doanh của từng siêu thị mình quản lý.
- Các báo cáo sai phạm và yếu kém của nhân viên không được thông tin rộng rãi đến tồn trung tâm, cơng ty một cách cơng khai.