CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.3 Các đề xuất và giải pháp hoàn thiện
3.3.2.6 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong một số chu trình cụ
Chu trình bán hàng – thu tiền
- Giải quyết dứt điểm tình trạng kiêm nhiệm giữa người bán hàng, người thu
tiền, người ghi chép sổ sách.
Giải pháp này xuất phát từ thực trạng số lượng nhân viên cho bộ phận bán hàng còn bị hạn chế, nên việc kiêm nhiệm đã xảy ra. Đặc biệt là khi bán hàng vào những
ngày cuối tuần, chỉ có vài người thay phiên nhau làm việc. Những nhân viên này vừa kiêm việc thu tiền và xuất hóa đơn cho khách hàng, thủ kho căn cứ trên hóa đơn để tiến hành thủ tục xuất hàng hóa cho khách hàng.
- Đối với các đơn đặt hàng từ các Tổng Đại lý (bán sỉ): cần phải được ký duyệt trước khi tiến hành xuất hóa đơn bán hàng để đảm bảo đơn đặt hàng đã được kiểm tra nội dung, điều kiện và hàng hóa trong kho đủ cung cấp cho khách hàng.
- Phiếu xuất kho hàng hóa (sim, thẻ cào, thiết bị đầu cuối…) cần được bộ phận
bảo vệ đóng dấu khi đã ra khỏi cổng để kiểm soát việc xuất hàng ra khỏi doanh nghiệp. - Bổ sung thêm điều khoản ràng buộc, yêu cầu ngân hàng cam kết không hủy giao dịch trên hệ thống Internet Banking. Nếu ngân hàng muốn hủy giao dịch trên mạng thì phải được sự đồng ý của doanh nghiệp bằng văn bản.
Hiện nay, tại các doanh nghiệp viễn thơng đang áp dụng hình thức bán hàng (án sỉ) – thu tiền thông qua chuyển khoản qua ngân hàng. Những trường hợp bán hàng trả ngay, khi khách hàng chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng, nhân viên phụ trách bán hàng sẽ theo dõi tài khoản ngân hàng trên mạng Internet Banking. Khi thấy tiền đã vào tài khoản, tiến hành các thủ tục bán hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, ngân hàng có thể hủy giao dịch đã thực hiện với lý do chuyển nhầm hoặc có khả năng nhân viên ngân hàng thơng đồng với khách hàng. Dù với lý do gì đi nữa thì doanh nghiệp cũng sẽ gánh chịu rủi ro rất cao khi bán hàng chỉ căn cứ trên giao dịch trên hệ thống của ngân hàng.
- Cần ra quy định cụ thể hơn nữa hướng dẫn nhân viên khi tiếp nhận chứng thư bảo lãnh do ngân hàng phát hành để bảo lãnh cho Đại lý thực hiện hợp đồng hoặc cho khách hàng mua hàng. Quy định phải nêu rõ khi kiểm tra chứng thư phải yêu cầu các
đối tác cung cấp các chứng từ chứng minh thẩm quyền ký chứng thư và hạn mức được
phép ký của người ký chứng thư bảo lãnh. Tất cả các chứng từ chứng minh đều phải qua công chứng để đảm bảo tính pháp lý. Và phải được xác minh lại với ngân hàng để
đảm bảo đây là chứng thư thật, do chính ngân hàng đó phát hành.
Trong thời gian qua, trên thị trường xuất hiện rất nhiều trường hợp các doanh nghiệp móc nối với nhân viên ngân hàng lập chứng thư giả để đi lừa đảo. Hoặc một số ngân hàng phát hành chứng thư thật, tuy nhiên người ký duyệt trên chứng thư lại không
đủ thẩm quyền hoặc vi phạm thủ tục hồ sơ theo quy định của ngân hàng.. Đến khi bên
thụ hưởng yêu cầu ngân hàng thanh toán theo cam kết trên chứng thư do bên đề nghị bảo lãnh không thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng thì ngân hàng lại khơng thanh tốn
ngay như cam kết. Điều này làm cho doanh nghiệp thụ hưởng bảo lãnh rất mất thời
gian và chi phí cho việc yêu cầu ngân hàng thanh toán.
- Thực hiện nguyên tắc 1-1-1-1: một đối tác ký một hợp đồng với doanh nghiệp thì chỉ tạo một mã theo dõi bán hàng và hàng tháng ký một biên bản đối chiếu công nợ.
Thực hiện được nguyên tắc trên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm sốt được cơng nợ của khách hàng, thuận tiện trong việc đôn đốc thu hồi những khoản nợ q hạn.
Ngồi ra, sẽ giúp thuận lợi và chính xác, dễ so sánh trong việc lập báo cáo cho Lãnh
đạo doanh nghiệp về tình hình bán hàng theo từng đối tượng.
Chu trình mua hàng, dịch vụ – đấu thầu
Theo kết quả khảo sát, tại các doanh nghiệp đã có bộ phận phụ trách mua hàng nhưng chỉ phụ trách mua những tài sản lớn, còn những tài sản nhỏ thì tự mỗi phịng ban phụ trách dù số lượng hàng mua tương đối lớn. Ở cả hai trường hợp, người phụ
trách mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp và đề nghị thanh toán là cùng một người. Việc phân nhiệm này đưa đến hậu quả là tạo điều kiện cho nhân viên gian lận, thông đồng
với nhà cung cấp… Giải pháp đề xuất trong chu trình này là:
- Tách bạch người mua hàng – dịch vụ, người đề nghị mua hàng – dịch vụ và người đề nghị thanh tốn.
Khi có sự phê duyệt từ lãnh đạo, các nhân viên phụ trách mua hàng – dịch vụ sẽ
đề nghị mua hàng, chọn nhà cung cấp, nhận hàng và làm hồ sơ thanh tốn. Tuy việc
xin nguồn chi phí để mua hàng, chọn đối tác, ký hợp đồng mua bán đều có sự xét
duyệt, nhưng sự xét duyệt đó chưa được chặt chẽ, khơng có một bộ phận độc lập để
thẩm định lại tư cách nhà cung cấp, số lượng – chất lượng hàng hóa – dịch vụ. Đối với những gói hàng– dịch vụ lớn thì có một bộ phận mua hàng phụ trách từ việc thẩm định hồ sơ mời thầu đến chọn nhà cung cấp. Mặc dù vậy, việc nhận hàng – dịch vụ cũng do người mua hàng kiêm người đề nghị mua – người đề nghị thanh tốn phụ trách. Vì thế, doanh nghiệp đang chịu rủi ro rất cao trong chu trình này. Nếu không thay đổi, sẽ tạo điều kiện cho nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, thơng đồng với nhà
cung cấp để xuất hóa đơn khống hợp lý hóa việc mua hàng, hoặc có thể ăn chia hoa
hồng với nhà cung cấp.
- Nên có một bộ phận chuyên về soạn thảo hợp đồng được đào tạo chuyên sâu về nội dung trong hợp đồng để đảm bảo hạn chế tối đa các rủi ro do ký kết hợp đồng
như: đối tác khơng có chứng năng kinh doanh phù hợp, khả năng tài chính yếu kém,
các điều khoản trong hợp đồng khơng đầy đủ, không thể hiện hết nội dung cần ký
kết…
- Tất cả các yêu cầu về vật tư – hàng hóa phải do doanh nghiệp lập đơn đặt hàng theo tình hình thực tế tồn kho và bán hàng tại doanh nghiệp để đảm bảo vật tư – hàng hóa được dự trữ hợp lý: vừa đáp ứng được những yêu cầu mua hàng từ khách hàng,
vừa đảm bảo an toàn trong vấn đề lưu trữ.
- Trong cùng một thời điểm, cùng một nhu cầu về hàng – dịch vụ thì nên chọn một đối tác đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách sản phẩm và giá cả thấp nhất.
Chu trình mua và sử dụng tài sản cố định - công cụ dụng cụ
Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh dịch vụ viễn thông di động, các doanh
nghiệp có rất nhiều tài sản cố định – công cụ dụng cụ, và các tài sản này lại được phân tán trên diện rộng, trong đó các tài sản có giá trị rất lớn như thiết bị tổng đài, thiết bị tin học rất dễ bị mất cấp hoặc bị đánh tráo và khó bị phát hiện. Do đó các giải pháp cần
thực hiện, đó là:
- Xây dựng chương trình quản lý và theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ. Tại các doanh nghiệp viễn thơng có khối lượng tài sản và công cụ dụng cụ rất lớn và phân tán. Việc quản lý hiện nay chưa có một chương trình thống nhất để hỗ trợ việc theo dõi. Việc theo dõi chủ yếu thực hiện một cách thủ công trên excel và việc đặt mã là do quy ước của riêng nhân viên phụ trách. Khi có nhân viên mới thay thế thì quy
việc đối chiếu giữa sổ sách và thực tế, thực hiện các báo cáo về tình hình sử dụng tài sản cố định – cơng cụ dụng cụ tại đơn vị mình.
Xây dựng chương trình quản lý – theo dõi tài sản cố định – công cụ dụng cụ và thiết lập hệ thống mã theo dõi là một q trình địi hỏi nhiều thời gian và cơng sức. Vì thế doanh nghiệp phải lập kế hoạch thực hiện cho từng giai đoạn kết hợp phân cơng nhiệm vụ rõ ràng để tránh tình trạng đùn đẩy nhau và ảnh hưởng đến công việc hiện tại.
- Bổ sung các báo cáo tình hình mua sắm tài sản cố định – công cụ dụng cụ, báo cáo hiệu quả sử dụng tài sản. Nhờ báo cáo này, Ban Giám đốc có kế hoạch trang bị phù hợp trong tương lai, đảm bảo tiến độ thực hiện mục tiêu và kế hoạch đặt ra của doanh nghiệp.
- Định kỳ tiến hành thanh lý những tài sản cố định – công cụ dụng cụ khơng cịn hữu ích hoặc đã quá lạc hậu.
Thực tế tại các doanh nghiệp viễn thơng,có rất nhiều tài sản cố định – công cụ dụng cụ đã hư hỏng và nhập kho rất lâu chưa được thanh lý hoặc đã hết thời gian khấu khao, vẫn còn sử dụng nhưng lỗi thời về công nghệ, thao tác chậm. Những tài sản này chiếm rất nhiều diện tích lưu trữ trong khi hệ thống kho bãi đang phải đi thuê với giá thuê ngày càng tăng. Những tài sản đã hết thời gian khấu hao, lỗi thời về cơng nghệ thì gây ra nhiều khó khăn cho nhân viên khi sử dụng: thao tác chậm, hay hỏng hóc phải sửa chữa, chờ đợi, tốn chi phí bảo trì, sửa chữa…