Biểu đồ 2 .1 Biểu đồ tăng trưởng lợi nhuận
2.5 Những vấn đề mà xí nghiệp chƣa đạt đƣợc
Ngoài ra tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà kế hoạch bán hàng của xí nghiệp chưa tập trung vào một số lĩnh vực như: Khu vực lãnh thổ, hay đất nước, Sản phẩm hay nhóm sản phẩm giống nhau, nhân viên bán hàng, loại khách hàng (Bán sỉ, bán lẻ, bán cho nhà nước), theo thời gian (tháng hay tuần), nhập khẩu và xuất khẩu....
Ngoài ra hoạt động Marketing ảnh hưởng rất nhiều đến kế hoạch bán hàng: Xí nghiệp chưa thành lập bộ phận hoặc phòng Marketing chuyên trách. Hoạt động marketing, quảng cáo tiếp thị, quảng bá thương hiệu liên quan đến sản phẩm của đơn vị trực thuộc nào do đơn vị đó trực tiếp triển khai, xí nghiệp xem xét và chấp thuận về chủ trương chưa có sự đồng bộ. Đối với các hoạt động liên quan đến chiến lược và phát triển thương hiệu xí nghiệp do phịng tổng hợp xí nghiệp trực tiếp thực hiện.
Khi so sánh chi phí định mức và doanh số thực tế với chỉ tiêu kế hoạch ta thường thấy có chênh lệch, tìm ra ngun nhân gây chênh lệch nhằm có biện pháp khắc phục kịp thời để đảm bảo hoàn thành kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch, phân tích chênh lệch là một phương tiện hoạch định và kiểm soát hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Hơn nữa xí nghiệp có giám đốc có thể khơng muốn đầu tư vào việc đào tạo nhân viên vì sẽ tăng chi phí, mất ngày cơng lao động, làm giảm lợi nhuận trước mắt dù cho rằng việc huấn luyện nhân viên sẽ tăng lợi nhuận về lâu dài. Số liệu kế tốn thường hướng theo hướng có lợi trong ngắn hạn nhằm đạt kế hoạch trong ngắn hạn...Xí nghiệp đưa ra các kế hoạch chi phí được duyệt, các trưởng bộ phận thường có xu hướng chi tiêu hết mức kế hoạch vì cho rằng nếu khơng năm tới kế hoạch chi tiêu sẽ bị cắt giảm, trong thực tế, một số phòng ban, nếu trong năm chi tiêu dưới mức cho phép, sẽ cố chi hết số tiền còn lại trong kế hoạch vào những tháng cuối năm mặc dù không cần thiết.
Và các trưởng bộ phận ở xí nghiệp AFIEX không nhận thức được việc điều khiển kế hoạch là có lợi ích cho chính bản thân của họ, quá trình điều khiển kế hoạch sẽ khơng cịn là một công cụ quản lý trong tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. Trưởng bộ phận chính là cầu nối giữa ban quản lý với nhân viên. Họ có vai trị quan trọng trong quá trình thực hiện kế hoạch cũng như đạt được mục tiêu đề ra. Khi kế hoạch từng phòng ban được kết hợp lại để xây dựng kế hoạch tổng hợp, các trưởng bộ phận thường có chiều hướng muốn giảm mức độ khó khăn của kế hoạch bằng cách đưa ra kế hoạch doanh số thấp hơn và kế hoạch chi phí cao hơn dự kiến.
Tại phân xưởng của xí nghiệp, các cơng nhân cố tình khơng cho thấy thời gian cũng như cách làm việc thực tế khi biết mình đang được nhóm nghiên cứu quan sát trong quá trình lập định mức. Bằng cách kéo dài thời gian làm việc, để tạo thời gian hoàn thành công việc tiêu chuẩn định mức lâu hơn thực tế, những công nhân này có cơ hội dấu đi những thời gian sửa chữa hư hỏng, nghỉ ngơi trong thực tế.
Mặt khác trưởng phòng nghiên cứu thị trường có thể tăng phần đệm trong kế hoạch của mình để phản ảnh một dự đoán lạc quan về tình hình doanh thu bán hàng nhằm vừa lòng cấp trên bằng cách cho thấy xu hướng tăng doanh thu.
2.5.1 Xác định định mức chi phí sản xuất sản phẩm
Xây dựng định mức chi phí sản xuất được căn cứ vào số liệu thống kê về số lượng các yếu tố đầu vào ở các kỳ trước để sản xuất một sản phẩm. Căn cứ vào định mức tiêu hao, các biện pháp quản lý sử dụng để xây dựng định mức lượng. Căn cứ vào mức độ biến động giá các kỳ trước, tình hình thị trường… để xây dựng định mức giá. Định mức chi phí sản xuất tại xí nghiệp được xây dựng qua nhiều giai đoạn. Ban đầu phòng sản xuất thiết lập định mức cơ sở dựa vào kinh nghiệm trong quá trình sản xuất, tình hình tiêu hao nguyên liệu, mức độ biến động giá…. Phịng kế tốn kiểm tra lại định mức cơ sở và bổ sung thêm thơng tin chi phí vào định mức này. Định mức cơ sở được trình lên ban giám đốc, ban giám đốc xem xét đến xu hướng và ra quyết định xây dựng định mức sản xuất cho xí nghiệp. Định mức chi phí sản xuất sẽ được thay đổi, điều chỉnh phù hợp qua các năm.
Dựa vào các yếu tố trên, xí nghiệp xây dựng định mức chi phí sản xuất sản phẩm cá tra Fillet đơng lạnh đóng gói như sau:
Bảng 2.2 Bảng định mức chi phí sản xuất sản phẩm cá tra Fillet đơng lạnh đóng gói của xí nghiệp – Năm 2010 đơng lạnh đóng gói của xí nghiệp – Năm 2010
Khoản mục chi phí Định mức
lƣợng Định mức giá
Chi phí định mức
Nguyên vật liệu trực tiếp 2,7 kg/sp 14.200 đ/kg 38.340 đ/sp
Nhân công trực tiếp 2 giờ/sp 2.300 đ/giờ 4.600 đ/sp
Chi phí sản xuất chung - - 4.122 đ/sp
Cộng chi phí định mức 1 sản phẩm (giá thành đơn vị kế hoạch) 47.062 đ/sp
(Ghi chú: 1 sản phẩm tương đương 1kg cá thành phẩm)
Định mức nguyên vật liệu trực tiếp trên là định mức nguyên liệu chính (cá sống nguyên con), các loại vật liệu phụ xí nghiệp khơng xây dựng định mức chi phí. Từ bảng định mức trên cho thấy, cứ 2,7 kg cá nguyên liệu thì chế biến ra 1 kg cá thành phẩm, định mức giá nguyên liệu đã bao gồm chi phí thu mua và trừ các khoản chiết khấu. Định mức giá trên sẽ thay đổi hàng năm vì giá cá ln biến động theo thị trường, việc thay đổi này sẽ căn cứ vào khả năng dự báo giá của xí nghiệp. Số giờ chế biến ra 1 kg cá thành phẩm là 2 giờ, định mức đơn giá lao động là 2.300 đồng/giờ.
Do đặc điểm riêng của xí nghiệp chủ yếu sử dụng lao động thủ cơng hơn việc sử dụng máy móc, cơng cụ dụng cụ chủ yếu là dao Inox, khn nhơm. Cho nên xí nghiệp khơng xây dựng định mức chi phí sản xuất chung, chỉ đề ra kế hoạch thực hiện chi phí sản xuất chung cho từng tháng. Định mức chi phí sản xuất chung ở trên là định mức kế hoạch trong tháng 03 năm 2010.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại xí nghiệp gồm tất cả chi phí về: nguyên liệu chính là cá nguyên con, vật liệu phụ là các loại hóa chất, chi phí bao bì. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tổ chức theo dõi riêng cho từng sản phẩm xí nghiệp sản xuất trong tháng.
Chứng từ sử dụng là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các số liệu khác thu thập tại phịng kế tốn tài chính. Xí nghiệp theo dõi chi phí nguyên liệu trực tiếp trên tài khoản 621 và được theo dõi riêng cho từng loại sản phẩm.
Trong kỳ xí nghiệp sản xuất được 402.320 kg fillet thành phẩm, các loại sản phẩm ở phụ lục 2.1. Qua bảng khối lượng cá fillet thành phẩm trong kỳ đã phần nào giải thích vì sao đề tài chỉ chọn phân tích sản phẩm cá tra fillet đơng lạnh đóng gói. Cá tra fillet chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng thành phẩm, đến cá basa, cá điêu hồng và cuối cùng là tơm.
Trước khi phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, ta cần xác định được giá thực tế của cá tra và khối lượng thực tế xuất dùng cho sản xuất. Dựa
vào phiếu thu mua cá để tổng hợp giá thực tế thu mua, dựa vào phiếu xuất kho để tổng hợp khối lượng cá dùng cho sản xuất trong kỳ.
Tổng hợp về giá: mỗi ngày trong tháng ban thu mua đều đi thu mua nguyên liệu. Giá cá mua mỗi đợt khác nhau, cần tính tốn được đơn giá cá tra bình qn. Cho nên ta phân tích từ bảng tổng hợp giá và khối lượng cá tra mua trong kỳ (phụ lục 2.2)
Do xí nghiệp sản xuất thực phẩm tươi sống nên cá tra nguyên liệu mua về đưa ngay lên xưởng không qua nhập kho nguyên vật liệu. Công nhân phải làm hết lượng cá mua trong ngày để bảo đảm tính tươi sống của cá. Chính vì đặc điểm này mà cá tra ngun liệu khơng có tồn kho cuối kỳ. Giá cá xuất dùng cho sản xuất được tính theo phương pháp bình qn gia quyền cuối kỳ, khơng có trị giá tồn đầu kỳ. Giá cá bình qn (bao gồm chi phí thu mua) như sau:
Đơn giá cá tra bình quân = 13.927
100 . 690 000 . 207 . 611 . 9 đồng/kg
Tổng hợp về lƣợng: từ đơn giá bình quân 13.927 đồng/kg kết hợp với khối
lượng nguyên liệu chính xuất kho từ phiếu xuất kho, ta tổng hợp chi phí nguyên liệu chính thực tế xuất dùng cho sản xuất. Mỗi ngày đều có cá lên xưởng, nếu ngày nào khơng có cá cơng nhân sẽ được nghỉ. Do đó bảng tổng hợp khối lượng cá tra xuất dùng cho sản xuất ở phụ lục 2.3.
Tất cả cá tra nguyên liệu mua trong kỳ được sử dụng hết để sản xuất 253.500 kg cá tra fillet đơng lạnh đóng gói. Dựa vào sự tổng hợp về giá và lượng nguyên liệu chính cùng với các chi phí nguyên vật liệu phụ ta có được tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ.
Từ bảng tổng hợp chi phí phụ lục 2.4 ta có thể thấy được khoản mục chi phí nguyên liệu chính là nhiều nhất, vật liệu phụ và bao bì chiếm khơng lớn so với tổng chi phí. Chúng ta có thể thơng qua biểu đồ tỷ trọng các khoản mục chi phí, nhằm thấy được khả năng ảnh hưởng của từng khoản mục chi phí, tiến hành phân tích biến động theo khoản mục chi phí nguyên liệu trực tiếp được chính xác hơn.
94%
3% 3%
Ngun liệu chính Bao bì
Vất liệu phụ - Hóa chất
Biểu đồ 2.2 Biểu đồ thể hiện tỷ trọng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Rõ ràng, từ biểu đồ trên thì vật liệu phụ - hóa chất và bao bì chiếm trọng tỷ rất thấp so với nguyên liệu chính. Như vậy ta chỉ cần phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo khoản mục chi phí nguyên liệu chính (cá tra nguyên con) là đã cho thấy mức độ biến động nguyên vật liệu trực tiếp.
2.5.2 Phân tích chênh lệch doanh số 2.5.2.1 Chênh lệch doanh số về giá bán 2.5.2.1 Chênh lệch doanh số về giá bán
Kế hoạch Thực tế Doanh số 400.210 sp 402.320 sp Giá bán 49.000 đ/sp 51.000 đ/sp
Nếu số kg bán ra thực tế được bán với giá kế hoạch, doanh số sẽ là: 402.320 x 49.000 = 19.713.680.000
Nhưng nếu doanh số thực tế theo giá bán thực tế là: 402.320 x 51.000 = 20.518.320.000
Chênh lệch có lợi 804.640.000
Do giá bán thực tế cao hơn giá bán kế hoạch, chênh lệch này là có lợi và do đó làm tăng lợi nhuận. Do tăng giá không hoạch định trước nhằm tăng thêm số lượng hàng bán ra để chiếm thị phần cao hơn. Ngồi ra cịn có một số ngun nhân gây chênh lệch doanh số về giá bán có thể là: Do giảm giá khơng hoạch định trước nhằm tăng thêm số lượng hàng bán ra để chiếm thị phần cao hơn.
2.5.2.2 Chênh lệch khối lƣợng hàng bán
Giả sử doanh nghiệp sử dụng hệ thống tính giá thành tồn bộ: Kế hoạch Thực tế Doanh số 400.210 sp 402.320 sp Giá bán 49.000 đ/sp 51.000 đ/sp Biến phí theo định mức: 47.062đ/sp Định phí kế hoạch 1.122 đ/sp Sử dụng hệ thống giá thành toàn bộ: (402.320 – 400.210) x (49.000 – 47.062 – 1.122) = 2.110 x 816 = 1.721.760 có lợi
Nếu xí nghiệp sử dụng hệ thống tính giá thành biên tế:
(402.320 - 400.210) x (49.000 – 47.062) = 4.089.180 có lợi
+ Sử dụng hệ thống tính giá thành biên tế lợi nhuận nhiều hơn so với phương pháp tính giá thành tồn bộ
Ngun nhân gây ra chênh lệch doanh số về số lượng hàng bán ra có thể là: Tăng nhu cầu do khủng hoảng thiếu không lường trước được, thỏa mãn được nhu cầu thị trường do khơng gặp khó khăn trong sản xuất.
2.5.3 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trong phân tích biến động chi phí ngun vật liệu có hai loại biến động là: (1) Biến động giá và (2) Biến động lượng. Cụ thể phân tích dựa vào bảng 2.2 như sau:
Nếu 1 đơn vị sản phẩm cá tra Fillet có giá bán 49.000 đ thì lợi nhuận định mức trên 1 sản phẩm là: 49.000 – 47.062 = 1.938 đ
Tuy nhiên, nếu nguyên vật liệu trực tiếp khi sản xuất cá tra Fillet là 37.602,9 đ/sp (với giá thực tế nguyên vật liệu là 13.927 đ/kg)
Bảng 2.3 Bảng chi phí sản xuất thực tế của sản phẩm cá tra Fillet đơng lạnh đóng gói của xí nghiệp – Năm 2010
Khoản mục chi phí Định mức lƣợng Giá thực tế Chi phí thực tế
Nguyên vật liệu trực tiếp 2,7 kg/sp 13.927 đ/kg 37.602,9 đ/sp
Nhân công trực tiếp 2 giờ/sp 2.300 đ/giờ 4.600 đ/sp
Chi phí sản xuất chung - - 4.122 đ/sp
46.324,9 đ/sp Vì khi sản phẩm được bán, lợi nhuận/ sản phẩm là 49.000 – 46.324,9 = 2.675,1. Lợi nhuận tăng lên 737,1 đ (2.675,1 – 1.938) do chi phí nguyên vật liệu thực tế (37.602,9) thấp hơn định mức (38.340) một khoản 2.675,1. Tổng chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là 2.675,1
Xí nghiệp cần sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất một loại sản phẩm:
Sản lượng đầu ra thực tế x Định mức nguyên vật liệu = Số lượng nguyên vật liệu định mức trên sản lượng thực tế
2,7 x 253.500 = 684.450 kg
Số lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng cho sản lượng đầu ra thực tế: 690.100kg. Chênh lệch sử dụng nguyên vật liệu công ty tốn thêm : 5.650 kg
5.650 x 14.200 = 80.230.000
(1) Phân tích biến động lƣợng: ta cần tổng hợp lại lượng thực tế, lượng định
mức và giá định mức.
- Giá định mức: 14.200 đồng/kg - Lượng định mức: 2,7 x 253.500 = 684.450 kg - Lượng thực tế: 690.100 kg
Từ các yếu tố đã tổng hợp, kết hợp với cơng thức (ii) tính biến động lượng nguyên liệu chính:
Biến động lượng nguyên liệu = (Lượng thực tế - Lượng định mức) x Giá định mức = (690.100 – 684.450)x 14.200 = +80.230.000 Kết quả biến động này chứng tỏ lượng cá sử dụng tăng thêm 5.650 kg (0,82%) so với định mức, điều này làm cho chi phí nguyên liệu tăng thêm 80.230.000 đồng. Đây thực sự là biến động khơng tốt vì làm lượng ngun liệu tăng, xí nghiệp phải chi thêm tiền cho khoảng biến động này.
Biến động lượng tăng do nguyên nhân cá chết, bệnh và không đạt trọng lượng. Những con cá chết, bệnh và không đạt trọng lượng này sẽ bị loại bỏ ngay trước khi vào cắt tiết. Cá chết là do quá trình vận chuyển về xí nghiệp đã ảnh hưởng đến cá, cá bị bệnh là tình hình chung của những người ni cá. Tình hình dịch bệnh do thời tiết thay đổi đã ảnh hưởng trực tiếp đến cá tra, mặc dù người nuôi đã áp dụng kỹ thuật nuôi cải tiến nhưng vẫn không hạn chế hết lượng cá bị bệnh. Cịn cá khơng đạt trọng lượng là do khi thu mua cả hồ hay bè thì sẽ lẫn cá chưa đạt trọng lượng là điều không thể tránh khỏi. Điều này cũng có thể ảnh hưởng từ việc ban thu mua đã mua một số cá giá rẻ, chất lượng chưa thật tốt.
Ngồi các ngun nhân trên cịn có ngun nhân: một số cơng nhân mới chưa thật sự thành thạo với công việc nên làm hỏng sản phẩm. Mức biến động lượng này cần điều chỉnh kịp thời để ổn định sản xuất, tiết kiệm chi phí cho xí nghiệp.
Tác động của chênh lệch sử dụng nguyên vật liệu lên lợi nhuận:
Số lượng nguyên vật liệu làm lợi nhuận giảm đi 80.230.000, nguyên vật liệu được sử dụng nhiều hơn dự tính, làm giảm lợi nhuận, dẫn đến tình trạng bất lợi.
Nguyên nhân gây ra chênh lệch sử dụng nguyên vật liệu là:
Sử dụng nguyên vật liệu dưới tiêu chuẩn: Chênh lệch sử dụng nguyên vật liệu bất lợi do số lượng hao hụt hoặc sản phẩm hỏng cao hơn khi sử dụng nguyên vật liệu không đạt chuẩn. Thay đổi trong phương pháp sản xuất như thay đổi các quá trình sản xuất hay trình tự sản xuất khơng đạt được nhu cầu. Sai sót trong q trình