Biểu đồ 2 .1 Biểu đồ tăng trưởng lợi nhuận
3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống hoạch định, điều khiển kế hoạch
3.3.2 Biện pháp kiểm soát và điều chỉnh định mức
Để các định mức luôn theo sát tình hình thực tế, ta cần theo dõi ảnh hưởng của những thay đổi thực tế đến các định mức. Ta cần phải phân tích các báo cáo chênh lệch và tìm nguyên nhân gây chênh lệch giữa kết quả thực tế so với kế hoạch. Ngoài ra để xem xét những định mức hiện tại có cịn thích hợp khơng? ta nên so sánh những điều kiện hiện tại với những điều kiện cũ. Nếu các nguyên nhân
gây chênh lệch này do những thay đổi trong điều kiện hoạt động như nêu trên, ta cần điều chỉnh định mức để phản ảnh những điều kiện hiện tại. Điều chỉnh định mức cần phải được xem xét đồng bộ vì có thể dẫn đến những thay đổi trong điều kiện hoạt động như nêu trên. Khi thay đổi trong thực tế phải điều chỉnh cho phù hợp. Những giai đoạn lạm phát cao có thể dẫn đến chênh lệch lớn về giá cả và khi lập kế hoạch có đưa vào những thay đổi vào định mức tổng hợp cho năm tới
Xí nghiệp cần phân biệt giữa kế hoạch đưa ra sẽ ảnh hưởng đến đối tượng nào và những lĩnh vực nào?…như:
Kế hoạch Nhân viên Có ảnh hưởng đến
Doanh số Nhân viên bán hàng Số lượng/giá trị hàng bán ra Chi phí sản xuất Trưởng bộ phận sản xuất Năng suất lao động
Những mục tiêu, chiến lược và chính sách cũng như dự báo và kế hoạch về doanh số là những phạm vi mà trưởng bộ phận phụ trách bộ phận sản xuất khó có thể tham gia thực tế vào trong quá trình lập kế hoạch cho khu vực trách nhiệm của mình. Định mức chi phí đưa ra với điều kiện một máy được vận hành đúng mức hay nguyên vật liệu được sử dụng đúng đắn. Những định mức này đặt ra mức độ chi phí khó khăn nhưng có thể thực hiện được và tính đến mức độ hao hụt cho phép, giờ máy hỏng, thời gian ngừng việc.
3.3.2.1. Điều chỉnh kế hoạch
Một chênh lệch có lợi liên tục không phải lúc nào cũng có nghĩa là kết quả hoạt động tốt. chênh lệch có lợi liên tục đạt được có thể là do doanh nghiệp đã lập các định mức kế hoạch thấp hơn khả năng thực tế. Nếu công nhân liên tục sản xuất nhiều hơn số sản phẩm định mức và được thưởng tăng năng suất, ta cần xem xét lại các định mức hiện tại. Cũng vậy, một chênh lệch bất lợi, dù doanh nghiệp đã tìm cách khắc phục bằng nhiều biện pháp nhưng vẫn xảy ra, có thể định mức kế hoạch đặt ra là quá cao không thể thực hiện được, nếu một dây chuyền sản xuất liên tục không đạt được kế hoạch số lượng sản phẩm định mức dù đã có chính sách thưởng tăng năng suất thì định mức đặt ra có thể là q cao.
3.3.2.2 Thực hiện điều chỉnh kế hoạch
Doanh nghiệp cần phải thực hiện điều chỉnh kế hoạch để việc đánh giá kết quả thực tế được tốt hơn, đặc biệt là khi có các chênh lệch bất lợi. Việc điều chỉnh bắt đầu bằng việc xác định các chênh lệch, có thể dựa trên kế hoạch gốc hay kế hoạch điều chỉnh. Các trưởng bộ phận thường lập ra khoảng chênh lệch cho phép. Nếu chênh lệch nằm trong khoảng cho phép, ta có thể bỏ qua. Ngược lại nếu chênh lệch vượt ra ngoài khoảng cho phép thì trưởng bộ phận đó quyết định điều chỉnh ngay lập tức để lọai bỏ những nguyên nhân và đưa hoạt động quay về theo như kế hoạch.
Các trường hợp bộ phận lập báo cáo chênh lệch ngay cả khi các chênh lệch nằm trong mức độ cho phép. Từ đó ta xem xét những chênh lệch này có liên tục nằm gần các mức tối đa và tối thiếu cho phép hay không?Nhằm sửa chữa kịp thời hay điều chỉnh kế hoạch lại. Mặt khác việc đưa ra một chính sách chung cho tất cả các loại chênh lệch chi phí có thể khơng phù hợp với xí nghiệp. Trong trường hợp này xí nghiệp cần đưa ra mức có thể chấp nhận được đối với từng hoạt động. Mức độ có thể chấp nhận được càng lớn thì việc kiểm soát những hoạt động này sẽ giảm đi. Nhiều xí nghiệp chọn những yếu tố chủ yếu làm mục tiêu kiểm sốt chênh lệch vì những yếu tố này có ảnh hưởng đến sự thành cơng của xí nghiệp. Nếu một trưởng phịng được khen thưởng vì tạo ra một chênh lệch về giá nguyên vật liệu có lợi, anh ta có thể mua loại nguyên vật liệu rẻ tiền hơn và do vậy sẽ gây ra chênh lệch sử dụng nguyên vật liệu bất lợi sau này tại phòng sản xuất.
Cần phải có những hành động điều chỉnh để đưa kết quả thực tế theo sát kế hoạch hay theo kế hoạch đã điều chỉnh. Khi có một chênh lệch bất lợi, trưởng bộ phận cần có những biện pháp khắc phục bằng kinh nghiệm và kiến thức của mình. Khi quyết định một biện pháp khắc phục, các trưởng bộ phận cần phải tham khảo ý kiến của các bộ phận có liên quan để đạt được thỏa thuận cần thiết. Các biện pháp khắc phục sẽ không đạt kết quả như ý muốn nếu các bên có liên quan không cộng tác với nhau.
3.3.3 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện các công cụ phục vụ cho tiến trình ra quyết định
3.3.3.1 Cơng cụ phân tích chênh lệch
Ta cũng đã thấy giữa các chênh lệch có tác động lẫn nhau, và do vậy trước khi ra quyết định ta cần xem xét kỹ những tác động này. Phân tích chênh lệch giúp ích rất nhiều trong q trình quản lý.
Tuy nhiên nếu các định mức kế hoạch đưa ra không phù hợp với thực tế, việc so sánh giữa kết quả thực tế với chi tiêu kế hoạch sẽ lệch lạc. Do vậy khi có những thay đổi trong thực tế, ta cần xem xét việc thay đổi kế hoạch và các định mức của nó cho phù hợp. Nếu khơng doanh nghiệp có thể đưa ra những đánh giá sai lầm về kết quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như của các trưởng bộ phận.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Giá nguyên vật liệu là biến động tốt, giá cá thực tế giảm so với định mức. Vấn đề này có thể sẽ thay đổi vào kỳ sau do ảnh hưởng giá thị trường. Xí nghiệp cần có giải pháp duy trì biến động này:
+ Xí nghiệp cần thỏa thuận với người cung ứng đến mức tốt nhất về giá cá nguyên liệu, nhưng cũng cần đảm bảo được chất lượng, chủng loại cá nguyên liệu.
+ Ban thu mua cần đảm bảo nguồn cung ứng thường xuyên cho xí nghiệp bằng cách ký hợp đồng dài hạn với người nuôi, mở rộng tìm kiếm nguồn nguyên liệu…
+ Xí nghiệp cần lập thêm ban dự báo giá nguyên liệu, nắm bắt đúng xu hướng, tình hình của thị trường giúp xí nghiệp quản lý đạt hiệu quả.
- Lượng nguyên liệu biến động khơng tốt, xí nghiệp cần điều chỉnh biến động này. Ban thu mua cá nên chú ý đến chất lượng cá hơn việc giá cá rẻ. Đối với các công nhân mới chưa thạo việc, cần tạo điều kiện đào tạo hướng dẫn họ làm việc tốt hơn nhằm giảm bớt lượng cá hỏng.
Chi phí nhân cơng trực tiếp
Năng suất là biến động tốt, xí nghiệp cần có giải pháp duy trì biến động này. Bên cạnh đó giá lao động tăng là biến động không tốt, nhưng đây là do tình hình lạm phát chung và việc thay đổi cơ cấu lao động của xí nghiệp. Việc thay đổi cơ cấu lao động làm tăng giá lao động nhưng năng suất lao động lại tăng nhiều hơn, điều này chứng tỏ năng suất lao động đã được nâng cao. Biến động này tuy không tốt nhưng suy cho cùng là động lực cho việc tăng năng suất lao động. Biến động này có thể duy trì nếu nó là nguyên nhân tăng cao năng suất lao động cho xí nghiệp. Xí nghiệp có thể thực hiện các giải pháp sau:
- Cần cân nhắc việc chuyển đổi cơ cấu lao động cho phù hợp nhằm sử dụng hiệu quả lực lượng lao động.
- Nâng cao hơn tay nghề của những công nhân mới bằng cách hướng dẫn, huấn luyện trực tiếp cho họ làm việc tốt hơn. Tuyển dụng và đào tạo thêm đội ngũ công nhân tay nghề cao, tăng hiệu quả lao động, tiết kiệm chi phí, hạn chế tốt nhất tiêu hao nguyên liệu.
- Áp dụng các chính sách khen thưởng cho công nhân tay nghề giỏi một cách phù hợp, khuyến khích cơng nhân làm việc, tạo mối quan hệ tốt giữa quản lý với cơng nhân.
- Xí nghiệp cần điều chỉnh định mức thời gian sản xuất một đơn vị sản phẩm phù hợp thực tế. Trong sản xuất đã đầu tư thêm máy móc nên đã giảm bớt lượng thời gian lao động thủ công, do đó cần rút ngắn thời gian sản xuất một đơn vị sản phẩm cá tra fillet đơng lạnh đóng gói để hợp lý hơn.
- Xí nghiệp nên đầu tư máy móc thiết bị, dây chuyền hiện đại, phù hợp với những tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Đồng thời quản lý tốt máy móc thiết bị, dụng cụ dùng trong sản xuất nhằm làm giảm chi phí cho xí nghiệp.
Xí nghiệp nên sử dụng hình thức khen thưởng có thể bằng hiện vật hoặc hiện kim, hoặc những khả năng thăng tiến trong tương lai. Trong thực tế có mâu thuẫn giữa lợi ích cá nhân với mục tiêu doanh nghiệp. Do vậy các chính sách khen
thưởng cần hướng hai mục tiêu vào nhau, sao cho lợi ích của doanh nghiệp sẽ mang đến lợi ích của nhân viên và ngược lại.
Chi phí sản xuất chung
- Biến động giảm chi phí sản xuất chung là biến động tốt, xí nghiệp cần duy trì biến động này nhưng chỉ ở mức hợp lý.
- Xí nghiệp nên thường xuyên nắm bắt thông tin về nguồn vật liệu dùng cho phân xưởng, chú ý đến các nhà cung ứng mới nhưng không quên chất lượng vật liệu tránh tình trạng giảm giá lại tăng lượng tiêu hao vật liệu.
- Xí nghiệp cần quản lý tốt các khoản chi phí phát sinh như: giảm những chi phí thật sự khơng cần thiết, bộ phận quản lý chú ý đến việc sử dụng điện nước, điện thoại nhằm giảm chi phí cho xí nghiệp.
3.3.3.2 Cơng cụ báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo số dƣ đảm phí dƣ đảm phí
Xí nghiệp chủ yếu lập báo cáo kết quả kinh doanh theo phương pháp tồn bộ rất ít sử dụng lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử chi phí bởi nó đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ cho việc hoạch định, kiểm sốt và ra quyết định. Xí nghiệp cần phải áp dụng nhiều báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử chi phí. Bởi
Thơng tin của nó phục vụ rất nhiều trong việc phân tích mối quan hệ C-V-P, xí nghiệp khơng có tồn kho mà nếu có tồn kho, thì lợi nhuận cũng không bị ảnh hưởng bởi lượng hàng tồn kho. Ngồi ra nó cịn có thể cung cấp thơng tin về biến phí, định phí thích hợp cho việc kiểm sốt chi phí. Lợi nhuận của nó thì gắn trực tiếp với dòng tiền nhiều hơn phương pháp toàn bộ.
3.4. Kiến nghị
Qua nghiên cứu thực tiễn tại xí nghiệp, nhận thấy xí nghiệp đơng lạnh thủy sản AFIEX đã quản lý tốt các khoản chi phí, tận dụng khá tốt lợi thế và tiềm năng thực hiện công tác hoạch định. Nhưng để giữ vững thành quả này, tôi xin đưa ra
- Về phía xí nghiệp: xí nghiệp đã quản lý tốt chi phí nhưng thực tế chi phí sản xuất (hay giá vốn hàng bán) vẫn tăng qua các năm, do vậy xí nghiệp cần quản lý tốt hơn nữa các khoản chi phí. Ban lãnh đạo xí nghiệp nghiên cứu về thị trường tiêu thụ nhằm mở rộng thị trường. Cần có kế hoạch nghiên cứu đa dạng hóa các loại sản phẩm phù hợp với nhu cầu của thị trường, quan hệ tốt với nhiều hiệp hội, tổ chức có liên quan đến ngành thủy sản nhằm bảo vệ được quyền lợi trong kinh doanh.
- Về phía các cơ quan chức năng: cần có biện pháp ổn định nguồn nguyên liệu đầu vào cho các doanh nghiệp, có chính sách cho vay vốn phù hợp đối với người nuôi và các doanh nghiệp. Nghiên cứu xây dựng vùng nuôi cá sạch, tập trung vùng nuôi hạn chế việc nuôi cá tự phát sẽ ảnh hưởng đến biến động về cung cầu nguyên liệu, có biện pháp xử lý tốt vấn đề về môi trường giảm bớt sự ô nhiễm.
Với những kiến nghị trên, hy vọng xí nghiệp cũng như các cơ quan chức năng xem xét thực hiện để tiếp tục phát triển ngành thủy sản ngày càng bền vững.
Kết luận chƣơng 3
Thông qua nghiên cứu thực tiễn và lập kế hoạch và phân tích biến động chi phí sản xuất tại xí nghiệp đông lạnh thủy sản AFIEX vào tháng 03 năm 2010, cho thấy xí nghiệp đang kinh doanh tốt. Tuy xí nghiệp bị ảnh bởi nhiều nguyên nhân nhưng có thể kết luận việc quản lý chi phí ở xí nghiệp là đạt hiệu quả, nhằm làm giảm giá thành, nâng cao lợi nhuận.
Xí nghiệp giải quyết tốt các vấn đề, phát huy hết tiềm năng, giữ vững kết quả đạt được là hoàn thành tốt nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh và tổng công ty giao phó. Với kết quả này, xí nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh trong nền kinh tế hội nhập quốc tế.
KẾT LUẬN CHUNG
Tại xí nghiệp việc lập kế hoạch kinh doanh là điều hết sức cần thiết, để có thể hoạch định chính xác. Làm cách nào để điều khiển được kế hoạch là điều mà ban lãnh đạo điều muốn đạt được.
Chi phí sản xuất kinh doanh là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Khi tham gia vào kinh doanh mọi doanh nghiệp đều mong muốn tối đa hóa lợi nhuận. Lợi nhuận của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã bỏ ra. Tăng doanh thu và giảm chi phí là con đường duy nhất mà các doanh nghiệp đi đến lợi nhuận trong môi trường cạnh tranh.
Tuy nhiên, việc tăng doanh thu là điều khó thực hiện vì cần phải tăng sản phẩm tiêu thụ hay giá bán sản phẩm, hoặc tăng cả hai. Điều này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quan hệ cung cầu của sản phẩm đang kinh doanh, mặt bằng giá cả, tình hình kinh doanh… do đó các doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc quản trị chi phí. Vấn đề của nhà quản lý là phải nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát sinh chi phí, xây dựng định mức chi phí sản xuất, theo dõi q trình phát sinh chi phí, đo lường và đánh giá sự phù hợp của thực tế với định mức, từ đó có biện pháp giải quyết hoặc điều chỉnh phù hợp với điều kiện kinh doanh thực tế. Việc phân tích biến động chi phí là điều mà các nhà quản lý cần thực hiện trong quản lý chi phí sản xuất.
Thơng qua phân tích biến động chi phí sản xuất, nhà quản trị xác định nguyên nhân tác động đến sự tăng giảm chi phí thực tế so tiêu chuẩn đặt ra trước đó, phải có biện pháp quản trị chi phí sản xuất. Để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn. Từ đó đề ra các biện pháp khắc phục những tồn tại, xây dựng phương án hoạt động mới để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1/ PGS.TS Phạm Văn Dược, Đặng Kim Cương (2008), Lý thuyết và Bài Tập
Kế Toán Quản Trị, NXB Thống Kê.
2/ Chủ biên: TS. Đoàn Ngọc Quế, Th.S Đào Tất Thắng, TS. Lê Đình Trực(2009), Kế Tốn Quản Trị, NXB Lao Động.
3/ Tác giả Loan Lê, Hệ thống dự báo điều khiển và ra quyết định, Kiểm toán viên cấp nhà nước, Kế tốn cơng chứng vương quốc Anh, thành viên hiệp hội ACCA (UK)
4/ Phạm Tuấn Cường, Lê Nguyễn Hậu, Tạ Chí Nhân, Phạm Ngọc Thúy (2002), Kế hoạch kinh doanh, NXB ĐHQG TPHCM.
5/ TS.Phan Đức Dũng (2008), Lý thuyết – Bài tập – Bài giải Kế toán Quản Trị, NXB thống kê.
6/ TS Võ Thị Quý (2006), Hướng dẫn lập Kế hoạch kinh doanh, NXB Đại