Biểu đồ 2 .1 Biểu đồ tăng trưởng lợi nhuận
3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống hoạch định, điều khiển kế hoạch
3.3.1 Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống hoạch định
3.3.1.1 Đối với kế hoạch bán hàng
Muốn lập được kế hoạch bán hàng phù hợp địi hỏi xí nghiệp phải quan tâm nhiều hơn đến khâu phân tích thị trường và mơi trường kinh doanh, để biết được khách hàng cần gì ở sản phẩm cá da trơn của chúng ta, nhà cung ứng có kịp thời hay khơng? Đặc biệt là các đối thủ cạnh tranh hiện tại và các đối thủ tiềm ẩn khác.
Những yếu tố cần phải xem xét thêm trong quá trình lập kế hoạch bán hàng bởi những yếu tố này có tầm quan trọng rất nhiều trong lập kế hoạch tiêu thụ cho xí
Mơi trường kinh tế, năng lực doanh nghiệp, mức độ hoạt động hiện tại, kết quả hoạt động kinh doanh năm trước, quảng cáo, biến động theo mùa, chính sách giá cả, chính sách tín dụng thương mại, các đối thủ cạnh tranh đối với sản phẩm cùng loại hoặc gần giống nhau và có thể thay thế cho nhau.
Khi lập kế hoạch bán hàng của xí nghiệp, cần xem xét tổng thị trường như thế nào? Sau đó chúng ta ước lượng thị phần mà xí nghiệp mình có thể chiếm được theo tỷ lệ phần trăm trên tổng thị trường và theo số lượng sản phẩm tại mỗi khu vực Khi lập kế hoạch bán hàng cần cân nhắc đến môi trường hoạt động của doanh nghiệp cũng như những thay đổi có thể xảy ra trong môi trường hoạt động của mình. Thơng thường các doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu thị trường đối với những khách hàng hiện có và những khách hàng tương lai để kiểm tra mức độ hài lòng đối với các sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp.
Nếu doanh số được dự báo sẽ giảm, xí nghiệp có thể có những biện pháp khác nhau như cắt giảm chi phí và tìm các nguồn thu nhập khác. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch lại các chi phí, hay gia tăng quảng cáo.
Khi doanh số được dự báo sẽ tăng, ta có kế hoạch bán hàng tăng. Một số nguyên nhân: do tăng thị phần theo dự toán hay do việc mở rộng các khu vực bán hàng hay do thêm vào các loại sản phẩm mới. Để tăng doanh số, xí nghiệp thường có những biện pháp sau:
Tung ra chiến dịch quảng cáo mạnh trên TV, radio, bảng quảng cáo dọc đường, trên xe buýt, các trung tâm mua sắm, khuyến mãi với nhiều loại giải thưởng và quà tặng. Như tặng đồ chơi nếu mua hàng thực phẩm, hay giải thưởng có thể là những chuyến du lịch.
Mở thêm những cửa hàng, chi nhánh mới tại các khu vực cần gia tăng doanh số bán hàng. Thuê thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu của các cửa hàng, chi nhánh cũng như khách hàng mới tại khu vực này.
- Tăng diện tích nhà kho để đáp ứng việc gia tăng số lượng sản phẩm hiện có cũng như những mặt hàng mới. Trang trí lại những cửa hàng, chi nhánh hiện có để có thể phục vụ thêm những loại sản phẩm mới.
- Quảng cáo trước cho những sản phẩm mới chưa từng xuất hiện trên thị trường.
Tất cả doanh nghiệp đều cố gắng giữ mức độ doanh số bán hàng kế hoạch như kỳ báo cáo trước. Đôi lúc do điều kiện thị trường thay đổi làm giảm doanh số bán ra. Nếu xí nghiệp đang trong giai đoạn doanh số giảm đáng kể. Để giữ vững mức doanh số hiện thời nhằm thỏa mãn các cổ đông cũng như đảm bảo các chi phí hoạt động, xí nghiệp cần có phương án hoạt động thêm trong các lĩnh vực khác nhằm sử dụng những tài sản hiện có của mình trong lĩnh vực này để tăng doanh thu
Xí nghiệp phải liên tục đánh giá các nguồn doanh thu để đảm bảo việc tối đa doanh thu. Nếu doanh thu thực tế cao hơn doanh thu kế hoạch ta sẽ có chênh lệch có lợi.
Tuy nhiên việc quảng cáo, mở thêm cửa hàng, chi nhánh nhằm đạt kế hoạch bán hàng cũng như có thể làm tăng chi phí và mức độ hàng tồn kho cho xí nghiệp. Vì thế chúng ta cần phải quan tâm đến yếu tố này nhiều hơn. Hơn nữa xí nghiệp nên khơng ngừng cải thiện môi trường kinh doanh trong thời gian tới. Tuy không mới, nhưng các vướng mắc cơ bản như cơ sở hạ tầng yếu kém, chất lượng nguồn nhân lực chưa đáp ứng được yêu cầu. Xí nghiệp vẫn có lợi thế về điều kiện xã hội và chính trị ổn định, nhưng chi phí đầu tư như thuê văn phòng, thuê nhà ở, phí vận tải vẫn cao, cịn gặp khó khăn trong việc mua nguyên vật liệu từ trong nước, chi phí trả lương cho nhân viên tăng lên, thị phần của đối thủ ngày càng tăng. Đối với việc phân phối sản phẩm, nhằm làm cho việc phân phối sản phẩm đạt hiệu quả cao hơn và đó cũng là phương thức hữu hiệu hơn để giúp cho các sản phẩm có giá cả dễ tiếp cận hơn với người tiêu dùng.
Các chương trình sản xuất khác nhau được trưởng phòng sản xuất thiết lập và tổng hợp lại thành kế hoạch sản xuất. Kế hoạch này sẽ được trình cho hội đồng kế hoạch.
- Thực hiện việc thuê nhân công như yêu cầu kế hoạch quản lý - Kiểm soát nguyên vật liệu trong kho
- Đo lường, đánh giá và cải tiến hiệu quả làm việc công nhân ở bộ phận sản xuất
- Kiểm sốt tín dụng thương mại.
- So sánh và đánh giá các chênh lệch giữa kết quả làm việc thực tế và kế hoạch để có biện pháp đáp ứng thích hợp.
Xí nghiệp cần phải trang bị thêm máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất. Ngồi các giải pháp trên, cịn có một vài giải pháp nhằm bảo đảm nguồn cung ứng nguyên liệu cho xí nghiệp để đảm bảo kế hoạch sản xuất đạt hiệu quả tốt nhất
+ Xí nghiệp cần có biện pháp hỗ trợ người nuôi về việc chọn con giống và việc áp dụng kỹ thuật nuôi nhằm nâng cao chất lượng cá. Tránh ảnh hưởng về giá và giảm mức tiêu hao nguyên liệu.
+ Chủ động trong việc tìm kiếm và quan hệ tốt với nhiều nhà cung ứng cá nguyên liệu có chất lượng.
+ Xí nghiệp cũng cần xây dựng vùng nuôi cá riêng cho mình nhằm giảm bớt sự biến động về giá cá và nguồn nguyên liệu.
+ Xí nghiệp thường xun theo dõi tình hình biến động giá cá, nhận định đúng tình hình, nhằm kiểm sốt tốt về giá.
+ Xí nghiệp khơng nên đi theo tình hình chung của các doanh nghiệp cùng ngành là ép giá cá nguyên liệu đối với người ni. Vì người ni khơng có lãi, họ sẽ không tiếp tục nuôi cá làm thiếu hụt nguồn cá nguyên liệu trong thời gian tới.
3.3.1.3 Đối với kế hoạch Marketing
- Thông qua hội chợ trong nước và quốc tế. - Xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu. - Thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại.
Xí nghiệp cần phải thành lập bộ phận hoặc phòng Marketing chuyên trách Cần phải xây dựng kế hoạch chi phí tiếp thị, đưa ra đề xuất về việc lập định mức để kiểm sốt chi phí: Ta cần xem xét các yếu tố sau:
Xí nghiệp cần phải xác định trách nhiệm chức năng của bộ phận tiếp thị: Ta cần xác định những hoạt động nào sẽ nằm trong khu vực bộ phận tiếp thị phụ trách. Như chi phí đóng gói có thể được xem là một phần của kế hoạch sản xuất hay là một phần kiểm sốt của bộ phận hành chính.
Xí nghiệp cần phải kết hợp giữa các kế hoạch: Chi phí bán hàng thường được lập kế hoạch dựa trên các dự báo kế hoạch. Các chi phí phân phối sản phẩm phần lớn được lập kế hoạch dựa trên doanh số bán hàng.
Kế hoạch chi phí bán hàng: kế hoạch bán hàng trung tâm sẽ được lập ra cùng với những kế hoạch chi tiết cho từng khu vực trách nhiệm như khu vực địa lý, loại hình khách hàng. Trong từng khu vực, ta cần lập các chi phí kế hoạch như chi phí quảng cáo, khuyến mãi cho từng nhóm nhân viên bán hàng.
Các định mức kiểm soát chi phí bán hàng của xí nghiệp: Khơng kể hoa hồng, được coi là một phần trăm định mức trên doanh số, chi phí bán hàng cần được tính trên những đơn vị làm việc thích hợp.
Hạng mục chi phí Đơn vị tính Thực hiện đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Chi phí cơng tác Km hay cuộc đi Kiểm sốt tín dụng Tài khoản
Những định mức có thể được phân tích thêm về khu vực hay loại hình kinh doanh để kiểm sốt có hiệu quả hơn nếu các mức độ chi phí được xác định là hợp lý trong công việc.
Các định mức kiểm sốt chi phí phân phối: những chi phí định mức trên một đơn vị có thể được thiết lập cho những hoạt động khác nhau như :
Hoạt động Đơn vị tính Phân tích thêm Đóng gói Đơn đặt hàng Cỡ đơn đặt hàng Các biện pháp về phân phối sản phẩm như:
- Đầu tư nâng cấp các loại xe chuyên dùng cho vận chuyển hàng hóa nhằm rút ngắn thời gian và chi phí vận chuyển.
- Đẩy mạnh kênh phân phối trực tiếp đến các nhà hàng siêu thị.
- Giữ vững các nhà phân phối hiện có bằng các chính sách ưu ái dành cho các nhà phân phối để tạo sự ràng buộc giữa xí nghiệp và các nhà phân phối.
- Cung cấp hàng hoá ổn định, giữ uy tín trong kinh với khách hàng, với các nhà phân phối.
- Thành lập đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp để không ngừng mở rộng hệ thống phân phối.
Ngồi ra cịn có các biện pháp liên quan đến chiêu thị:
- Thành lập các bộ phận phụ trách các dịch vụ sau bán hàng để củng cố và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng bằng các dịch vụ như: tư vấn dùng sản phẩm, tư vấn kỹ thuật chế biến, giải đáp những thắc mắc của khách hàng… Qua đó cũng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm.
- Đội ngũ nhân viên giao dịch với khách hàng phải thường xuyên được đào tạo, cập nhật trình độ chuyên môn kỹ thuật, ngoại ngữ…
- Trang bị những máy móc hiện đại cho bộ phận này để có thể đảm nhận nhiệm vụ được giao.
- Xây dựng các chương trình quảng bá sản phẩm, xúc tiến bán hàng như các chương trình tự giới thiệu về xí nghiệp, giới thiệu về phương thuốc được làm từ sản phẩm cá da trơn. Bởi ăn sản phẩm từ cá, tơm rất có lợi cho sức khỏe.
- Có các chính sách bán hàng có tặng phẩm nhân dịp các ngày lễ kỷ niệm của xí nghiệp.
- Tiến hành đưa nhân viên ra nước ngồi để trực tiếp tìm hiểu thị trường, phân phối sản phẩm hoặc phối hợp với các chuyên gia nước ngoài để thực hiện các biện pháp marketing.
3.3.1.4 Đối với kế hoạch nhân sự
Muốn lập được kế hoạch tốt địi hỏi phải có con người tốt. Vì vậy:
Chúng ta phải tiến hành đào tạo đội ngũ nhân viên lập kế hoạch có trình độ chun mơn giỏi, có đầu óc quan sát và kĩ năng phân tích nhạy bén. Vì chỉ khi nào có được những con người có năng lực thì xí nghiệp mới có thể có được những bản kế hoạch có chất lượng đáp ứng được với những yêu cầu của thị trường. Đội ngũ nhân viên này có thể được đào tạo trong hệ thống các trường đại học trong cả nước theo những đơn đặt hàng của các xí nghiệp hay là các xí nghiệp sẽ gửi nhân viên của mình đi đào tạo sau đó các nhân viên này sẽ quay trở lại doanh nghiệp nhờ đó doanh nghiệp sẽ có được một đội ngũ nhân viên có chất lượng.
- Trước tiên Ban lãnh đạo xí nghiệp cũng không ngừng phải tự nâng cao năng lực quản lý của mình, đồng thời tự nâng cao năng lực tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ, nâng cao cơng tác hạch tốn và quản lý tài chính.
- Phải có chiến lược đào tạo toàn diện và chuyên sâu nguồn nhân lực, bố trí cán bộ hợp lý, từng bước chuyên môn khâu quản lý, kết hợp với các phương tiện kỹ thuật hiện đại để ra quyết định quản trị.
- Thường xuyên đưa cán bộ trong xí nghiệp dự các buổi tập huấn, đào tạo nhằm nâng cao tay nghề. Tổ chức các lớp huấn luyện kỹ thuật cho cán bộ thuộc bộ phận kỹ thuật để nâng cao tay nghề, sử dụng thành thạo và có hiệu quả máy móc trang thiết bị.
-Thường xuyên rà soát lại lực lượng lao động hiện có, phân loại chi tiết lại lao động cần đào tạo để cho đào tạo lại. Thực hiện chính sách bổ nhiệm chức vụ có thời hạn căn cứ vào năng lực thực tế và kết quả công việc; luân chuyển nhân viên
quản lý bậc trung (trưởng trạm, trưởng kho v.v…) để tạo yếu tố cạnh tranh và áp lực nâng cao tinh thần trách nhiệm.
- Có kế hoạch tuyển dụng mới lao động quản lý, công nhân lành nghề: Hàng năm rà soát lại lực lượng lao động khơng có chức năng để thun chuyển qua bộ phận khác, hoặc cho nghỉ việc đúng theo trình tự qui định Luật lao động. Tuyển dụng mới nhân lực có chun mơn, trình độ đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp; Đặc biệt, lập kế hoạch quản lý ở xí nghiệp chủ yếu để xây dựng chính sách thu hút nhân tài, có đãi ngộ thỏa đáng, để xí nghiệp ln có một nguồn nhân lực mới thay thế một phần lao động cũ hàng năm không đáp ứng nhu cầu. Muốn đạt được hiệu quả cao cần phải cố gắng giảm giá vốn hàng bán.
3.3.1.5 Đối với kế hoạch tài chính
Xí nghiệp cần quan tâm đến sản phẩm sản xuất từng tháng, nguyên vật liệu theo từng nhà cung cấp, nhân công trực tiếp theo hạng nhân công. Lên các kế hoạch chi tiết về sự thay đổi của vốn cố định cũng như vốn lưu động, dựa trên kế hoạch hoạt động và chính sách tài chính của xí nghiệp.
Dự đốn kết quả của những dự án tiềm năng trong suốt thời gian dự án. Những dự đoán vốn cần phải được lựa chọn như thế nào? Cần sử dụng cơ sở đánh giá dự án đầu tư nào để xếp hạng các dự án? Các dự án thường được đánh giá và so sánh với nhau dựa trên giá trị hiện tại ròng, giai đoạn hoàn vốn.Việc lựa chọn dự án cần được tài trợ sẽ ảnh hưởng đến lưu lượng tiền mặt và lợi nhuận phản ánh trong kế hoạch chi phí vốn. Kết quả thực tế các dự án phải được theo dõi liên tục, ban quản lý phải xem xét các chênh lệch so với những dự toán ban đầu.