2.2.1 Quá trình hình thành
Trung tâm tác nghiệp và tài trợ thương mại được thành lập theo quyết định số 54/QĐ-HĐQT ngày 12/08/2002 nhằm mục đích hổ trợ các chi nhánh trong việc thực hiện các hoạt động tài trợ thương mại. Theo nhu cầu tập trung tất cả các hoạt động tài trợ thương mại từ các chi nhánh BIDV, trung tâm tác nghiệp và tài trợ thương mại đã được xây dựng theo quyết định số 0342/QĐ-HĐQT ngày 15/04/2009. Theo quyết định này, TFC được chia thành 3 bộ phận: trung tâm tác nghiệp tài trợ thương mại 1 và 2 (TFC1 và TFC2) tại Hà Nội, trung tâm tác nghiệp tài trợ thương mại 3 (TFC3) tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 18/1/2012 Hội đồng quản trị Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam ra Quyết định số 71/QĐ-HĐQT về việc thành lập lại Trung tâm Tác nghiệp tài trợ thương mại. Theo đó kể từ ngày 01/2/2012, số lượng cán bộ làm việc tại TFC tăng lên là 92 nhân viên và mơ hình tổ chức Trung tâm Tác nghiệp tài trợ thương mại gồm 6 phòng nghiệp vụ: phòng tác nghiệp tài trợ thương mại 1,2,3,4 tại Hà Nội được phân công thực hiện chuyên biệt các giao dịch xuất khẩu; giao dịch phát hành L/C và nhờ thu nhập khẩu; giao dịch thông báo và thanh toán bộ chứng từ theo L/C nhập khẩu; giao dịch của Định chế tài chính và bảo lãnh. Phịng tác nghiệp tài trợ thương mại 5, 6 tại TP.Hồ Chí Minh được phân cơng thực hiện chun biệt các giao dịch xuất khẩu và giao dịch nhập khẩu.
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Chức năng:
Làm cố vấn cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc kiểm soát các hoạt động tài trợ thương mại trong toàn hệ thống BIDV.
Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đào tạo tất cả các chi nhánh trong hệ thống BIDV để thực hiện các nghiệp vụ tài trợ thương mại, hỗ trợ các chi nhánh giới thiệu các sản phẩm mới cho khách hàng.
Phối hợp trong việc xây dựng, hoàn thiện và bán các sản phẩm tài trợ thương mại. Trực tiếp xử lý các hoạt động tài trợ thương mại.
Nhiệm vụ
Tư vấn cho cơng việc: TFC có trách nhiệm nghiên cứu và đề xuất chiến lược cũng như các chính sách về tài chính thương mại được yêu cầu cho phù hợp với chiến lược và mục tiêu chung của ngân hàng. Ngoài ra, Trung tâm đánh giá và đề xuất mơ hình hoạt động, đề nghị ủy quyền và phân chia trách nhiệm giữa các thành viên trong hoạt động dịch vụ tài trợ thương mại để đảm bảo an toàn, hiệu quả, và nâng cao chất lượng dịch vụ ngân hàng.
Kiểm sốt cơng việc: TFC kiểm soát và giám sát các hoạt động tài trợ thương mại cho toàn bộ hệ thống tại BIDV để các hoạt động có thể được thực hiện trong khuôn khổ luật pháp và quy định quốc tế. Nhiệm vụ này cũng giúp giữ uy tín của BIDV. Bên cạnh đó, TFC hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức các chương trình đào tạo cho nhân viên trong hệ thống để nâng cao kỹ năng làm việc của họ.
Hổ trợ hệ thống: TFC nghiên cứu và đề xuất phương pháp để hỗ trợ trong việc
xây dựng và kiểm sốt các cơng cụ quản lý cũng như các chương trình hoạt động. TFC cũng hướng dẫn và làm sáng tỏ các truy vấn cho các thành viên, nhân viên trong quá trình hoạt động.
Phát triển sản phẩm: Trong quá trình hoạt động, TFC nghiên cứu và đưa ra các
đề xuất để cải thiện và phát triển các sản phẩm tài TTTM. Hơn nữa, TFC hợp tác với các phòng ban khác để đưa các sản phẩm dịch vụ của BIDV đến với khách hàng.
Nhiệm vụ hoạt động: Xử lý các giao dịch tài trợ thương mại cụ thể:
Giao dịch khởi tạo từ chi nhánh:
- Phát hành/sửa đổi LC, kiểm tra bộ chứng từ nhập, thanh toán/chấp nhận thanh tốn bộ chứng từ có bất đồng.
- Nhập dữ liệu trên cơ sở bảo lãnh đã được chi nhánh thực hiện.
- Thông báo LC, sửa đổi LC (chi nhánh nhận bằng thư), xác nhận LC,sửa đổi LC, chuyển nhượng LC.
- Kiểm tra chứng từ theo LC xuất, gửi nhờ thu xuất khẩu, thay đổi chỉ dẫn nhờ thu. - Chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu, thu nợ, lãi trước hạn theo đề nghị của khách hàng hoặc khi khơng địi được tiền từ BCT đã chiết khấu.
- Một số giao dịch theo đề nghị của chi nhánh như: thu và giải tỏa ký quỹ, tra soát, ...
Giao dịch khởi tạo từ TFC: - Thông báo L/C, sửa đổi L/C .
- Thông báo bảo lãnh, sửa đổi bảo lãnh. - Xác nhận L/C, xác nhận sửa đổi L/C.
- Phát hành B/G: phát hành B/G, sửa đổi B/G trên cơ sở bảo lãnh đối ứng do các ĐCTC khác phát hành.
- Thanh toán L/C nhập khẩu, thanh toán nhờ thu NK mà BIDV đã cam kết thanh toán. - Thanh toán L/C xuất khẩu đã xác nhận, Thanh toán bảo lãnh đã phát hành. - Thanh toán nhờ thu xuất khẩu và thu nợ (đối với GD chiết khấu) khi được báo có. - Tra sốt định kỳ, tất toán các giao dịch đến hạn, thu các khoản phí chưa thu. - Nhiệm vụ xử lý các giao dịch tài trợ thương mại là nhiệm vụ thường xuyên và quan trọng nhất của TFC.
2.2.3 Mối liên hệ hoạt động tại Trung tâm tác nghiệp và các chi nhánh của BIDV
Mơ hình tập trung tài trợ thương mại đã được nghiên cứu và phát triển vào cuối năm 2008. Trước thời gian đó, các chi nhánh trong hệ thống xử lý giao dịch TTTM của họ phụ thuộc vào giới hạn và sự ủy quyền của Hội sở chính. Việc giới hạn được ban hành dựa trên quy mơ của chi nhánh, trình độ các nhà quản lý và nhân viên của chi nhánh. Nếu giao dịch vượt quá giới hạn sẽ được chuyển giao cho TFC phê duyệt. Tương tự, nếu yêu cầu về quy mơ và trình độ của nhân viên khơng đạt (đối với các chi nhánh ở vùng nơng thơn) thì tất cả các giao dịch của họ đều do TFC xử lý.
Theo mơ hình tập trung tài trợ thương mại, đến thời điểm hiện nay 100% các chi nhánh đều được thực hiện tập trung tại TFC. Cả chi nhánh và TFC đều liên quan đến một giao dịch, do vậy quyền và trách nhiệm phải được xác định rõ ràng. Chi nhánh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ, nguồn thanh tốn. TFC có trách nhiệm xử lý chính xác và đúng thời gian quy định của các giao dịch chi nhánh.
Về các bước xử lý giao dịch giữa chi nhánh và TFC được thể hiện thơng qua mơ hình sau:
Hình 2.6 : Mơ hình xử lý giao dịch TFC
Trao đổi với khách hàng:
Chi nhánh là đơn vị trực tiếp giao dịch và trao đổi với khách hàng, TFC chỉ thực hiện trao đổi với chi nhánh. Tuy nhiên, việc TFC trực tiếp xử lý giao dịch tài trợ thương mại của các chi nhánh cũng góp phần trực tiếp mang lại sự hài lịng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ TQTT tại BIDV.
Hình 2.7 Nguyên tắc thực hiện giao dịch tại TFC và chi nhánh
TFC Khách Hàng Chi nhánh • Khách hàng Trao đổi • Chi nhánh nguồn Trao đổi • TFC Trao đổi
2.2.4 Những lợi ích khi thực hiện tập trung hóa hoạt động tài trợ thƣơng mại tại TFC: TFC:
Việc tập trung thực hiện hoạt động TTTM tại TFC giúp giảm chi phí hoạt động và chi phí quản lý cơng nghệ mặc dù chi phí để thành lập trung tâm và đào tạo nhân viên có thể bị tăng lên và tổng các chi phí sẽ được giảm dần khi trung tâm bắt đầu hoạt động. Theo Celent, một trung tâm nghiên cứu uy tín trên thế giới, chiến lược thực hiện tập trung hoạt động tài trợ thương mại có thể giảm chi phí giao dịch của họ bằng 13% và chi phí quản lý cơng nghệ thơng tin bằng 18%.
Hình 2.8 : Chi phí tiết kiệm ƣớc tính từ việc tập trung các hoạt động TTTM
Nguồn: www.celent.com
Trong thực tế ngồi lợi ích giảm chi phí, việc thực hiện tập trung hóa cịn mang lại những lợi ích tăng hiệu quả, tăng doanh thu tài trợ thương mại, tăng phí dịch vụ…Đặc biệt, một hoạt động tập trung sẽ cải thiện dịch vụ khách hàng: các nhân viên làm việc tại chi nhánh sẽ dành được nhiều thời gian tương tác với khách hàng, thực hiện chuyên mơn hóa hơn giảm rủi ro trong quá trình tác nghiệp do việc quản lý dễ