6. Kết cấu của luận văn
2.1. Giới thiệu về công ty
2.1.2. Hệ thống tổ chức-quản lý-hoạt động tại công ty
Hiện tại cơng ty có 3 văn phịng, được đặt tại các trung tâm thương mại và cảng biển lớn của Việt Nam: Hà Nội, Hải Phịng, TP. Hồ Chí Minh. Văn phịng tại Hồ Chí Minh là văn phịng chính có chức năng hỗ trợ phát triển.
Tại văn phịng Hồ Chí Minh, cơng ty đã tổ chức thành năm bộ phận chức năng cơ bản là: SCM (Supply chain management-Quản trị chuỗi cung ứng), WND (Warehouse & Distribution-Bộ phận Kho bãi và phân phối), OCE (Ocean-Bộ phận vận tải đường biển), AIR (Bộ phận vận tải hàng không), LSS (Landside Service - Bộ phận dịch vụ nội địa). Cả 5 bộ phận này hoạt động hỗ trợ cho nhau. Ngoài ra các bộ phận này sẽ nhận được sự hỗ trợ của các bộ phận khác: Nhân sự, Tài chính, Cơng nghệ thơng tin và Quản trị văn phòng. Tất cả các bộ phận này sẽ
A.P.Moller-Maersk
Công ty TNHH Maersk Việt Nam
Maersk Line MCC Safmarine
APM-Saigon Shipping
báo cáo trực tiếp cho tổng giám đốc.
Hình 2.2: Tổ chức của cơng ty Damco Việt Nam- Văn phịng TP. Hồ Chí Minh
Nguồn : Tài liệu nội bộ
- Hoạt động chính: đây là những hoạt động tạo ra dịch vụ logistics và chuỗi cung ứng có giá trị đối với khách hàng. Các nhóm dịch vụ này có giá trị đối với khách hàng khi : giảm được chi phí cho khách hàng, nâng cao được chất lượng dịch vụ khách hàng, đáp ứng nhanh chóng được sự thay đổi của thị trường mà khách hàng đang phục vụ, và giảm được hàng tồn kho.
Tại Damco Việt Nam, các hoạt động cơ bản được phân thành năm hoạt động như sau:
SCM (Supply chain management - Quản trị chuỗi chung ứng): quản lý
các nhà cung cấp của khách hàng, quản lý và xử lý đơn hàng trên hệ thống, cung cấp sự “nhìn thấy” của chuỗi cung ứng, gởi thông tin hàng hóa và lịch trình cho
Hoạt động chính
Damco Việt Nam
OCE AIR
SCM WND LSS
Quản trị văn phòng Tài chính
Nhân sự
Cơng nghệ thông tin
Hoạt động hỗ trợ
khách hàng, kiểm tra, gởi bộ chứng từ cho khách hàng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
WND (Warehouse & Distribution - Bộ phận Kho bãi và phân phối): bao
gồm các hoạt động từ lúc nhận hàng hóa từ nhà máy cho đến khi giao hàng cho hãng vận chuyển để xuất hàng (nhận hàng tại nhà máy, vận chuyển hàng đến trung tâm phân phối hoặc kho, nhận hàng và xếp hàng trong kho, làm thủ tục xuất hàng, giao hàng cho nhà vận chuyển).
OCE (Ocean-Bộ phận vận tải đường biển): bán cước đường biển và phụ
trách những khách hàng nhỏ lẻ
AIR (Bộ phận vận tải hàng không): bán cước hàng không
LSS (Landside Service - Bộ phận dịch vụ nội địa): cung cấp dịch vụ vận tải nội địa bằng xe tải, khai thuê hải quan.
Mặc dù là năm bộ phận riêng biệt, nhưng các bộ phận này phối hợp với nhau chặt chẽ nhằm cung cấp các giá trị dịch vụ mà khách hàng cần là “ lấy đúng
nguồn sản phẩm, giao đúng sản phẩm, đến đúng nơi, vào đúng lúc, ở mức chi phí hợp lý, và đúng nhu cầu của khách hàng”.
- Hoạt động hỗ trợ: bao gồm các hoạt động không trực tiếp tạo ra sản
phẩm dịch vụ nhưng hỗ trợ đầu vào cho hoạt động cơ bản được thực hiện. Tại Damco Việt Nam, các hoạt động này bao gồm:
Tài chính: bao gồm các hoạt động liên quan đến việc quản lý những khoản phải thu, phải trả và tiền mặt; xử lý các khoản thuế với cơ quan địa phương; huy động và sử dụng nguồn vốn cho kế hoạch phát triển công ty; lên kế hoạch ngân sách hằng năm theo từng khách hàng cụ thể; lập và phân tích các báo cáo tài chính.
Nhân sự : bao gồm các hoạt động liên quan đến việc lên kế hoạch phát
triển nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, xây dựng các chế độ lương- thưởng và phúc lợi.
Công nghệ thông tin: bao gồm các hoạt động quản trị hệ thống mạng,
sử dụng cuối cùng; quản lý nguồn lực thơng tin; đảm bảo an tồn và an ninh cho toàn bộ hệ thống thơng tin; và đảm bảo các phần mềm có bản quyền hợp pháp.
Quản trị văn phòng: bao gồm các hoạt động liên quan đến việc bảo trì và
sữa chữa văn phòng, cung cấp văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện các hoạt động hậu cần cho việc đón và tiếp khách hàng, đi cơng tác nước ngồi của nhân viên, và thực hiện dịch vụ về giấy tờ.
Vậy tổ chức của Damco Việt Nam được thực hiện theo hai nhóm chức năng chính: các hoạt động cơ bản và các hoạt động hỗ trợ cho các hoạt động cơ bản. Cách tổ chức này cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc phân tích và lựa chọn chiến lược cho công ty nếu tiếp cận theo phương pháp phân tích chuỗi giá trị (cơng ty dễ dàng xác định được đâu là bộ phận tạo ra nhiều giá trị khách hàng để từ đó quyết định đầu tư hợp lý).