CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1.2 Đặc điểm và phân loại Văn phòng cho thuê
2.1.2.1 Đặc điểm Văn phòng cho thuê
a. Văn phòng cho thuê mang đầy đủ các đặc điểm của bất động sản đó là:
Thứ nhất, là hàng hóa có vị trí cố định về vị trí địa lý, về địa điểm và khơng có khả năng di dời được. Đặc điểm này là do BĐS văn phịng cho th ln gắn liền với
đất đai, mà đất đai có đặc điểm là có vị trí cố định và có giới hạn về diện tích và khơng gian. Đặc điểm này ảnh hưởng lớn đến thị trường BĐS, đến kinh doanh BĐS. Do đó, vị trí của BĐS như địa điểm cụ thể, mơi trường kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý, cảnh quan, kết cấu hạ tầng… của hàng hóa BĐS có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với giá trị và giá cả BĐS. Với chức năng là dùng để làm văn phịng cho các cơng ty, các doanh nghiệp, các tổ chức tài chính, các văn phịng giao dịch, vì vậy đối với Văn phịng cho th thì vị trí chiếm vai trị quan trọng nhất. Thường thì các Văn phịng cho th được đặt ở trung tâm thành phố, giao thông vận tải thuận lợi, khả năng tiếp cận tốt, khoảng các đến các trung tâm văn hố, chính trị, kinh tế xã hội … là gần.
Thứ hai, BĐS là loại hàng hóa có tính lâu bền. Tính lâu bền của hàng hóa BĐS
gắn liền với sự trường tồn của đất đai, loại tài sản do thiên nhiên ban tặng không thể bị tiêu hủy (trừ một số trường hợp đặc biệt như: động đất, núi lửa, sạt lở…). Những toà nhà có văn phịng cho th được đầu tư vốn rất lớn, đối với người chủ đầu tư tính lâu bền của những văn phòng cho thuê là rất quan trọng. Nó mang tính chất ổn định đối với các đối tượng thuê văn phịng và mang tính chất lợi nhuận đối với người cho thuê. Đặc điểm này ảnh hưởng lớn đến chiến lược kinh doanh, đến đầu tư BĐS cũng như công tác quản lý, sử dụng BĐS.
Thứ ba, là hàng hóa mang tính cá biệt và khan hiếm. Sở dĩ như vậy là do sự
khan hiếm và tính có hạn của diện tích bề mặt trái đất cũng như của từng vùng, từng địa phương, từng khu vực, từng thửa đất. Tính phức tạp của đất đai về địa hình, chất đất, vị trí, cảnh quan… đã tạo nên sự khan hiếm và tính cá biệt của hàng hóa BĐS. Mặt khác, chính sự đa dạng trong ý tưởng đến thiết kế xây dựng, chế tạo … của chủ đầu tư cũng như của các kiến trúc sư, các cơng trình sư và các nhà thiết kế cũng tạo nên tính cá biệt (tính dị biệt) của hàng hóa BĐS.
Thứ tư, hàng hóa BĐS Văn phịng cho thuê mang yếu tố thị hiếu và tâm lý xã hội. Nhìn chung hàng hóa đều có đặc điểm này, nhưng với hàng hóa BĐS thì đặc điểm
này nổi trội hơn. Đối với bất động sản Văn phịng cho th khơng mang tính thị hiếu cao hay tâm lý xã hội như đối với nhà ở.Tuy nhiên nó cũng là một đặc điểm không thể bỏ qua. Mỗi lĩnh vực, mỗi ngành nghề đều chọn cho mình những văn phịng cho thuê khác nhau để đáp ứng những nhu cầu cần thiết, và tâm lý chung của người đi thuê văn phịng đó là có một vị trí thuận tiện trong kinh doanh, trong giao dịch, trong các cuộc họp …
Thứ năm, hàng hóa BĐS Văn phòng cho thuê phụ thuộc nhiều vào năng lực quản lý. Vì BĐS thường có giá trị lớn và lâu bền, chịu hao mòn qua thời gian, gồm
nhiều chủng loại nên việc quản lý chúng khá phức tạp, do đó, địi hỏi người quản lý phải có năng lực cao và chi phí quản lý cũng phải cao hơn so với các hàng hóa thơng thường. Đặc biệt nguồn cung về hàng hố Văn phịng cho thuê là rất lớn, như vậy muốn cạnh tranh được trên thị trường thì năng lực của người quản lý tồ nhà có văn phịng cho thuê rất quan trọng. Điều đó tác động đến chất lượng, đến giá cả, đến khách hàng, …là rất nhiều
b. Hệ thống quản lý tòa nhà văn phòng:
Để phục vụ cho số lượng lớn con người làm việc trong một cao ốc văn phòng cho thuê, tất cả các tòa nhà đều phải có hệ thống quản lý tòa nhà BMS (Building Management System). Ngoài những hệ thống kỹ thuật tối thiểu như hệ thống điện và chiếu sáng, hệ thống cấp nước, hệ thống thơng gió và tùy vào mục đích sử dụng của các tịa nhà mà có thêm các hệ thống như:
- Hệ thống điều khiển thơng gió và điều hố khơng khí - Hệ thống điều khiển đèn chiếu sáng
- Hệ thống điều khiển đỗ ôtô
- Hệ thống điều khiển vào ra tòa nhà - Hệ thống báo động xâm nhập - Hệ thống báo cháy, báo khói - Hệ thống thơng tin nội bộ
- Hệ thống giám sát và tự động hóa tồn bộ tịa nhà. Các hệ thống này có thể chia làm ba nhóm chính: - Hệ thống giám sát và báo động,
- Hệ thống quản lý năng lượng, - Hệ thống thơng tin.
Ba nhóm này đặc trưng cho hệ thống BMS cho các tòa nhà cao tầng. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà ba nhóm hệ thống trên được trang bị cho các tịa nhà hay khơng. Trên cơ sở các hệ thống này mà chúng ta đánh giá chất lượng của các tòa nhà đạt tiêu chuẩn hay không đạt tiêu chuẩn của hệ thống BMS.
c. Sự cần thiết quản lý văn phòng cho thuê:
Hoạt động quản lý bất động sản nói chung và quản lý bất động sản văn phịng nói riêng đang ngày càng trở thành hoạt động quan trọng và là nhu cầu cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản. Trên thực tế hiện nay đang có rất nhiều khu nhà cao tầng đang được mọc lên và rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh bất động sản đang hình thành và ngày càng phát triển. Đối với mỗi doanh nghiệp hàng ngày diễn ra rất nhiều các hoạt động giao dịch, mua bán với các đối tác và khách hàng, đối với doanh nghiệp kinh doanh bất động sản văn phòng cho thuê cũng vậy. Sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê được thể hiện ở một số điểm chủ yếu sau đây:
- Ngày nay các thành phố được chuyển đổi nhanh chóng bằng việc xây dựng sử dụng khung thép và những phát minh về thang máy, điều này đã làm cho khả năng xây dựng nhiều tòa nhà cao hơn ở khu vực thành phố. Các khu ngoại ô đã phát triển ra ngoài giới hạn của thành phố. Việc xây dựng các loại văn phòng cho thuê tăng lên nhanh chóng khơng chỉ ở trong nội thành mà còn phát triển và mở rộng ra vùng ngoại ơ. Xu hướng phát triển đó càng khuấy động tăng nhu cầu các nhà quản lý được đào tạo và có kỹ năng.
Với bất động sản thương mại văn phịng cho th, rất cần người quản lý có kỹ năng và kinh nghiệm. Sự gia tăng nhanh chóng về chi phí đất đai và xây dựng đã tạo nên nhu cầu thuê văn phòng cho các doanh nghiệp và các nhu cầu tương tự về người quản lý có chất lượng
Các bất động sản văn phịng của các tổ chức có thể hoặc không thể được quản lý bởi chủ công ty. Tuy nhiên phần lớn văn phòng được cho thuê cho một hoặc nhiều cơng ty kinh doanh . Các tồ nhà văn phịng cho nhiều cơng ty th như thế rất cần được các nhà chuyên môn quản lý.
Sự phát triển của các tồ văn phịng ở các vùng ngoại ô lớn đã tạo nên nhu cầu và sự cần thiết phải quản lý sự hoạt động các tồ nhà văn phịng đó và cung cấp cho các nhà quản lý bất động sản một số cơ hội lớn và các thách thức không nhỏ.
- Hiện nay, các dự án xây dựng văn phịng cao cấp chủ yếu do các cơng ty nước ngồi đầu tư thực hiện vì vốn đầu tư trong lĩnh vực này rất lớn, xây dựng một toà nhà diện tích khiêm tốn cũng mất ít nhất 10 triệu USD. Các công ty trong nước muốn làm phải liên kết với nhau, khi đó lại nảy sinh những khó khăn về phân chia quyền lợi hay mỗi khi ra quyết định. Hoạt động quản lý trong những trường hợp này đóng vai trị hết sức quan trọng góp phần tăng thêm mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác kinh doanh. Thực tế thì ngay bản thân một số doanh nghiệp trong nước có tiềm lực về tài chính cũng muốn chuyển vào kinh doanh các toà nhà văn phòng cao cấp để được hưởng dịch vụ tốt hơn trong các dự án do các cơng ty nước ngồi đầu tư và cũng là để nâng cao vị thế của mình. Sự cần thiết phải quản lý các văn phịng khơng chỉ là trong nội bộ cơng ty mà cịn có trách nhiệm đối với các hợp đồng thoả thuận với các đối tác giúp cho cơng ty có thêm mối quan hệ với các đối tác và mối quan hệ đó ngày càng phát triển tốt đẹp.
- Ngoài ra, hiện nay người chủ sở hữu bất động sản văn phòng cho thuê hàng ngày có rất nhiều công việc phải làm từ việc lập kế hoạch đến tổ chức thực thi kế hoạch để điều hành sự hoạt động của bất động sản. Việc có một nhà quản lý bất động sản là hết sức cần thiết để giúp cho chủ sở hữu trong rất nhiều công việc như: quảng cáo và buốn bán địa điểm, sàng lọc người thuê, thoả thuận hợp đồng thuê, tư vấn an toàn, nhận bảo hiểm, trả thuế bất động sản, ghi chép chính xác và thực hiện các báo cáo định kỳ cho chủ sở hữu bất động sản…v.v.. Đó là những công việc hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản và điều đó khẳng định một lần nữa vai trị của nhà quản lý bất động sản văn phòng cho thuê là rất quan trọng và hết sức cần thiết.
- Trong quá trình hoạt động của bất động sản văn phịng cho th có rất nhiều người tham gia trong quá trình sử dụng. Do đó trải qua thời gian hoạt động của bất động sản không tránh khỏi việc phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế, xây dựng mới … các bộ phận của bất động sản. Vì vậy địi hỏi cần có nhà quản lý để quản lý các hoạt động trên. Những công việc nhà hàng ngày chính là kiểu bảo dưỡng thường xuyên dễ thấy nhất đối với những tồ nhà văn phịng. Các hoạt động kiểm soát của nhà quản lý sẽ góp phần thúc đẩy các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa hàng ngày…của công ty diễn ra thuận tiện, nhanh chóng đảm bảo việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng. Việc xây dựng mới đôi khi là rất cần thiết nhằm tăng lợi nhuận cho tòa nhà, tăng khả năng quảng bá và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Những thay đổi trong thiết kế, lắp đặt nội thất và những thay đổi theo yêu cầu khách hàng là một phần trong các chi phí bảo trì thơng thường. Khi tồ nhà được thuê thì những điều chỉnh theo tiêu chuẩn mới được thực hiện và nâng cấp theo đúng tiêu chuẩn xây dựng. Các chi phí thay đổi hoặc sửa chữa theo yêu cầu do người thuê trả. Nhà quản lý sẽ sắp xếp và xử lý để các cơng việc đó diễn ra thuận tiện hơn.
Ngoài ra, trước khi khách hàng đến thăm quan văn phòng để thuê, nhà quản lý sẽ có các biện pháp thích hợp thúc đẩy các hoạt động tu tạo lại văn phịng để tồn bộ các thay đổi điều chỉnh được hoàn thiện sao cho khách hàng khó mà nhìn ra được sự biến đổi của văn phòng sau khi tu tạo. Thậm chí có tồ nhà khơng được bảo trì và bị bỏ phí, một nhà quản lý chuyên nghiệp chuyên chịu trách nhiệm về loại hình bất động sản này hồn tồn có khả năng biến chúng thành nơi hữu ích.
- Tồ nhà văn phịng là một cơng trình lớn, đặc biệt và có rất nhiều vấn đề bởi vì mật độ người sử dụng cao trên một đơn vị diện tích. Vì thế ban quản lý phải chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp như động đất, cháy, bão, mất điện, vỡ đường nước, nổ, bom … và những chấn thương khác có thể xảy ra với người ở trong toà nhà. Hoạt động kiểm kê của nhà quản lý sẽ phát hiện ra những lỗ hổng, hỏng hóc trong hệ thống
điện, nước cũng như các hệ thống khác trang bị cho tồ nhà. Vai trị của nhà quản lý trong các hoạt động đó hết sức quan trọng vì nó khơng chỉ ảnh hưởng đến tồ nhà mà cịn ảnh hưởng đến sự hoạt động và tính mạng của mọi người trong tồ nhà. Điều đó khẳng định thêm sự cần thiết phải quản lý toà nhà văn phịng. Ngồi ra, toà nhà văn phòng cúng rất cần quản lý và bảo vệ chống trộm cướp và các tệ nạn xã hội ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty như nạn nghiện hút, rồi có những kẻ giả làm khách hàng trà trộn vào công ty gây rối loạn, mất trật tự trong cơng ty. Trong trường hợp đó các biện pháp kịp thời của nhà quản lý là rất quan trọng, giải quyết nhanh chóng và đưa các hoạt động của tồ nhà văn phịng ổn định trở lại, giúp khách hàng có cảm giác yên tâm khi hoạt động trong cơng ty và giữ uy tín của cơng ty, thu hút thêm các khách hàng mới. Do đó rất cần thiết phải quản lý văn phòng.
- Với bất kỳ loại bất động sản nào thì quá trình thoả thuận được bắt đầu khi khách hàng quan tâm đến bất động sản đó trên thị trường. Với bất động sản văn phòng cho thuê cũng vậy, việc thoả thuận bao gồm việc thương thuyết với khách hàng về các điều khoản trong hợp đồng mà có thể có lợi cho chủ sở hữu. Mục tiêu là kí kết được hợp đồng có lợi cho cả hai bên. Bởi vì việc thương lượng hợp đồng thường phải thông qua một vài bước để thống nhất các điều khoản trong hợp đồng. Bởi vậy rất cần nhà quản lý để quản lý quá trình này một cách đều đặn và liên tục. Nếu khơng có người quản lý, việc kiểm soát bị lơi lỏng thì giao dịch có thể khơng được diễn ra. Do đó vai trị của người quản lý trong đó rất quan trọng, sự tác động của nhà quản lý có thể tránh các xung đột có thể xảy ra hoặc làm gia hạn hoặc phá vỡ hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu và khách hàng tiềm năng nên tách hẳn nhau ra, ít nhất là đến lúc các thoả thuận được đưa ra và hợp đồng được ký kết. Người quản lý sẽ là người trung gian làm việc với cả hai bên để thống nhất các thoả thuận trong hợp đồng.
Mặt khác, khi hợp đồng cho thuê đã được kí kết và các thoả thuận trong hợp đã được hai bên nhất trí vẫn rất cần nhà quản lý trong việc quản lý các khách hàng xem có thực hiện theo đúng các điều khoản trong hợp đồng hay khơng. Điều đó cũng rất quan
trọng đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản vì trên thực tế có những khách hàng vẫn kí kết hợp đồng và nhất trí thoả thuận trong hợp đồng nhưng khi thực hiện hợp đồng thì khách hàng đó có những hành vi khác ngấm ngầm hoạt động ảnh hưởng đến toà nhà, ảnh hưởng đến các khách hàng khác và danh tiếng của công ty. Sự kiểm soát thường xuyên và liên tục của nhà quản lý là yếu tố có tác động mạnh mẽ ngăn chặn những hành vi bất thường của khách hàng, đảm bảo cho mọi người hoạt động trong tồ nhà ln ln n tâm và thoải mái trong khi làm việc. Điều đó góp phần khơng nhỏ vào sự phát triển lành mạnh của công ty.
Trên đây là một số yếu tố chủ yếu nói lên sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê cũng như vai trò to lớn và quan trọng của nhà quản lý đối với doanh nghiệp kinh doanh bất động sản văn phòng cho thuê. Các hoạt động quản lý không chỉ diễn ra trong một thời gian hay một chu kỳ hoạt động của tồ nhà văn phịng mà cần phải diễn