Sơ đồ 3.2 Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn đề nghị
3.4.1. Những giải pháp về phía nhà trường
3.4.1.1. Chuẩn bị nhân sự kế toán quản trị
Nguyên nhân chính là rào cản cho việc ứng dụng kế toán quản trị đối với nhà trường là nhân tố con người bao gồm cả lãnh đạo và nhân viên kế toán. Đối với nhà trường hiện nay bộ phận kế tốn khơng am hiểu về kế toán quản trị. Ban giám hiệu thì hầu như khơng quan tâm đến thơng tin kế tốn và lợi ích kế tốn quản trị mang lại. Do đó để ứng dụng kế toán quản trị vào nhà trường cần đào tạo, tuyển dụng nhân viên kế tốn có tâm huyết, trình độ chun mơn, năng lực vì việc biết kế tốn quản trị đến việc vận dụng kế toán quản trị là khoản cách khá xa. Kế tốn quản trị có u cầu khá cao về trình độ chun mơn, vì nó thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho việc ra quyết định. Một phân tích hay nhận định sai có thể đưa đến kết luận và tư vấn cho Ban giám hiệu không phù hợp dẫn đến quyết định sai lầm. Ngoài ra kế tốn viên quản trị phải có đạo đức nghề nghiệp, vì thơng tin kế tốn quản trị là thông tin mật, họ là người tiếp xúc với các thông tin về những vấn đề nhạy cảm ảnh hưởng đến tương lai của nhà trường.
3.4.1.2. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Kế toán quản trị là một bộ phận của kế tốn, sử dụng các thơng tin đầu vào của kế tốn tài chính để phân tích, xử lý số liệu theo hướng riêng phục vụ cho lãnh đạo nhà trường. Ngoài việc sử dụng các chứng từ thống nhất ban hành theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC và thông tư 185/2010/TT-BTC, nhà trường có thể thêm một số chỉ tiêu cần thiết vào mẫu chứng từ cho phù hợp (chẳng hạn như vận dụng bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương theo các phịng, khoa (phụ lục 7),…). Thiết kế mẫu chứng từ khơng có trong quy định Nhà nước để phục vụ việc thu thập thông tin và cung cấp thông tin (phiếu đề xuất xuất vật tư (phụ lục 8), bảng kê khai giờ dạy của giáo viên hàng tháng,…).
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển xử lý chứng từ là khâu quan trọng quyết định đến thơng tin kế tốn. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ trong đơn vị rõ ràng, nhanh chóng phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời,
78
tránh chồng chéo. Tăng cường công tác kiểm tra trong khâu lập chứng từ, tránh những sai sót trong các khâu tính tốn, ghi chép, đảm bảo đầy đủ thông tin trên chứng từ.
3.4.1.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế tốn
Khơng thể tổ chức bộ số liệu kế toán quản trị riêng biệt so với kế toán tài chính mà phải xây dựng một hệ thống tài khoản sao cho có thể khai thác được trong các báo cáo quản trị. Do vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị cơ bản vẫn dựa trên hệ thống tài khoản kế toán tài chính. Sau đó sẽ thêm các tiểu khoản cho phù hợp với việc thu thập thông tin. Chẳng hạn các TK 211, 214, 334, 631, 661, 643,… mở chi tiết theo từng bộ phận lớp, phòng, khoa để dễ dàng theo dõi chi phí các bộ phận. Các tài khoản chi phí cần phân loại theo định phí và biến phí để dễ dàng thu thập số liệu phân tích biến động chi phí.
3.4.1.4. Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
Ngồi việc vận dụng hệ thống sổ kế tốn theo quy định hiện hành kế tốn có thể bổ sung thêm một số chỉ tiêu trên các sổ chi tiết để việc thu thập thơng tin kế tốn quản trị dễ dàng hơn. Ngồi ra kế tốn có thể mở các sổ theo dõi biến phí, định phí theo từng lớp, hệ đào tạo để phục vụ tốt cho việc tính giá hoạt động đào tạo. (Phụ lục 9)
3.4.1.5. Một số giải pháp khác:
- Điều chỉnh kỳ kế toán trùng với năm học nhằm tạo thuận lợi cho việc tính giá thành hoạt động đào tạo.
- Xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn tự động hóa để đảm bảo tính tốn kịp thời trong việc cung cấp thông tin cho người sử dụng. Hệ thống này chứa đựng các quy trình chuyển đổi các giao dịch kế toán thành các báo cáo kế toán.
- Thanh tốn các khoản giao dịch thơng qua ngân hàng, kho bạc để các khoản chi hiện hữu và dễ dàng kiểm soát hơn.
79