1.5.1 Khái niệm phân tầng
Cụm từ này đề cập đến quy trình phát triển BSC ở từng cấp độ của tổ chức. Những Thẻ điểm này liên hệ chặt chẽ với Thẻ điểm cấp cao bằng cách đồng nhất các mục tiêu chiến lược và thước đo mà các phịng ban và nhóm cấp dưới sẽ sử dụng để theo dõi q trình đóng góp vào các mục tiêu chung. Mặc dù một số mục tiêu và thước đo có thể giống nhau trong tồn bộ tổ chức nhưng đối với hầu hết các trường hợp, Thẻ điểm ở từng cấp độ đều bao gồm các mục phản ánh cơ hội và thách thức cụ thể mà cấp độ đó phải đối mặt.
Mọi nhân viên – những người cần có cơ hội thể hiện hành động cụ thể của mình – đang tạo nên sự khác biệt và giúp tổ chức hoàn thành các mục tiêu chiến lược như thế nào? Cách tốt nhất để biết được điều này là phân tầng BSC đến tận cấp thấp nhất của công ty. Khi đưa Thẻ điểm xuống cấp dưới tức là chúng ta đã cung cấp cho tất cả các nhân viên một cách thức để nhìn thấy những hành động hàng ngày của họ có liên quan như thế nào với các mục tiêu vời vời trong bản kế hoạch chiến lược của cơng ty. Đối với họ, chiến lược sẽ khơng cịn là một luận thuyết nào đó cao siêu khó hiểu do các thành viên chóp bu trong tổ chức tạo ra nữa. Giờ đây nó đã được chuyển hóa thành những mục tiêu và thước đo cụ thể mà các nhân viên cần đạt được để đóng góp một cách có ý nghĩa cho thành cơng chung của tập thể. Đây chính xác là điều mà từng nhân viên trong tổ chức của bạn mong muốn hơn bất kì thứ gì khác: được đóng góp cho cơng ty. Q trình phân tầng khơng chỉ kết nối hành động của nhân viên với chiến lược của cơng ty mà nó cịn thường xun được coi là một yếu tố chủ chốt trong sự thành cơng của các chương trình BSC
1.5.2 Quy trình phân tầng
Một quy trình phân tầng điển hình mà phần lớn các tổ chức đang tuân theo bao gồm: BSC cấp cao nhất, thường được sử dụng để đánh giá tính hiệu quả tổng thể của tổ chức, là điểm bắt đầu của quy trình phân tầng. Sau đó, các mục tiêu và thước đo trong Bản đồ chiến lược và Thẻ điểm sẽ được đưa xuống cấp bậc tiếp theo trong bộ máy của tổ chức, thông thường bao gồm các đơn vị kinh doanh riêng lẻ. Ở cấp
độ phân tầng thức ba, các phịng ban và nhóm cụ thể sẽ phát triển các BSC dựa trên những Thẻ điểm “đứng trước”, trong trường hợp này là Thẻ điểm của đơn vị kinh doanh. Cấp độ cuối cùng là các BSC của đội và cá nhân. Những tổ chức nào phân tầng Thẻ điểm đến được cấp độ này sẽ đạt được giá trị tối đa từ BSC vì họ đã đảm bảo rằng tất cả các nhân viên, bất kể chức năng hay cấp bậc, đều đã phát triển những mục tiêu và thước đo đồng hướng với các mục tiêu chung của công ty.
Một BSC được phân tầng hiệu quả sẽ nhất quán với Thẻ điểm cấp cao nhưng khơng cần thiết phải có cùng những thước đo, không phải là một phần nhỏ của Thẻ điểm cấp cao nhất. Ngoài sự khác nhau về các thước đo hiệu quả hoạt động, BSC cấp thấp hơn có thể gồm nhiều thước đo hơn.
Các thước đo mô tả chiến lược trong BSC cấp tổ chức thường có mức độ trừu tượng rất cao (sự trung thành của khách hàng, sự hài lòng của nhân viên…) với nhiều chi tiết bị bỏ qua. Khi chuyển xuống những cấp thấp hơn của công ty, Thẻ điểm của các đơn vị kinh doanh, phịng ban và nhóm sẽ lấp đầy các chi tiết cần thiết để đạt được chỉ tiêu của các thước đo cấp công ty. Việc lấp đầy các chỗ trống này có thể cần đến nhiều hơn một thước đo cấp dưới để hoàn thành một thước đo cấp trên.
Rất ít tổ chức có thể hồn thành xuất sắc nhiệm vụ phát triển những mục đích và mục tiêu có ý nghĩa cho từng cá nhân. Đa số bảng xếp hạng thành tích thường mang tính chủ quan và chỉ dựa trên tầm nhìn hạn chế của một nhà quản lý hay giám sát về hiệu quả làm việc của cấp dưới. Việc phân tầng BSC xuống đến từng nhân viên có thể làm giảm đi, nếu khơng muốn nói là loại bỏ hồn tồn, rất nhiều vấn đề mà chúng ta đã thấy ở quy trình đánh giá hiệu suất thơng thường, cho phép các nhà quản lý có được một cái nhìn rõ nét hơn về những hành động cụ thể của nhân viên làm tăng hay giảm kết quả đạt được của toàn thể tổ chức.
Việc tạo ra các BSC cá nhân sẽ hoàn thiện chuỗi Thẻ điểm liên kết từ ban điều hành đến các cấp bậc tổ chức cuối cùng.
1.5.3 Rà soát và đánh giá lại các Thẻ điểm cân bằng được phân tầng
điểm này sẽ là vô cùng to lớn nếu chúng nhất quán với các mục tiêu chung trong chiến lược đồng hành của tổ chức. Để đảm bảo sự nhất quán này, song song với quá trình phân tầng, phải thực hiện một quy trình ra sốt lại và đánh giá nghiêm ngặt. Dưới đây là một số vấn đề cần tìm thấy trên Thẻ điểm phân tầng khi rà soát lại:
- Sự liên kết các Thẻ điểm có liên quan (Từng Thẻ điểm nên bao gồm những mục tiêu và thước đo có ảnh hưởng đến Thẻ điểm cấp tiếp theo trong chuỗi).
- Sự liên kết với chiến lược chung của tổ chức. - Các chỉ tiêu phù hợp.
- Mức độ bao phủ của các mục tiêu chủ chốt. - Các chỉ số hiệu suất và chỉ số kết quả.