Chương 1 : Tổng quan về kế toán trách nhiệm
2.2.4 Thực trạng một số vấn đề liên quan đến kế toán trách nhiệm
2.2.4.1 Lập dự tốn
Cơng tác lập kế hoạch ngân sách hoạt động của công ty và các công ty con bắt đầu từ ngày 20/01 hằng năm sau khi tiến hành đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước. Các dự tốn được lập tại cơng ty: dự tốn ngân sách thi cơng, dự toán kết quả kinh doanh.
Dự tốn ngân sách thi cơng
Sau khi trúng thầu dự án xây dựng, Phó tổng giám đốc kế hoạch giao chỉ tiêu lợi nhuận gộp của dự án cho Giám đốc dự án hoặc Chỉ huy Trưởng (nếu khơng có GĐDA). Mẫu biên bản bàn giao ngân sách được trình bày (Phụ lục 2)
Căn cứ vào BoQ và chỉ tiêu ngân sách được giao, GĐDA hoặc CHT (nếu khơng có GĐDA) kết hợp các phịng ban liên quan tiến hành xây dựng ngân sách cho cơng trình theo mẫu ngân sách của cơng ty. (Phụ lục 3)
Trong dự toán ngân sách được lập chi tiết theo các hao phí tạo nên đơn giá từng hạng mục cơng trình, có tách riêng các hạng mục cơng việc giao thầu phụ vật tư, thầu phụ nhân cơng hoặc trọn gói.
Sau khi GDDA lập xong ngân sách thi cơng cho cơng trình, sẽ chuyển lên cho Phó Tổng giám đốc phụ trách xem xét.
Sau đó, ngân sách thi công được chuyển đến cho Phó Tổng giám đốc kế hoạch phê duyệt.
Tuy nhiên, trong q trình thi cơng nhiều khi các chi tiết của hạng mục cơng trình bị thay đổi nhiều so với bảng thiết kế ban đầu dẫn đến dự tốn chi phí cũng thay đổi theo, nên GDDA cần lập và trình phê duyệt lại ngân sách thi cơng cịn lại cho phù hợp với thực tế.
Nhìn chung, dự tốn ngân sách thi cơng tại cơng trình đã được cơng ty triển khai thực hiện theo một quy trình cụ thể. Điều này giúp GDDA kiểm sốt được chi phí, và khối lượng thực hiện trong q trình thi cơng so với dự tốn.
Dự toán KQKD
Dự tốn lợi nhuận tại Cơng ty được lập căn cứ vào bảng đăng ký kế hoạch doanh thu lợi nhuận của công ty mẹ HBC và các cơng ty con. Báo cáo dự tốn kết quả kinh doanh được lập theo phương pháp toàn bộ. Mẫu đăng ký kế hoạch doanh thu lợi nhận kinh doanh (Phụ lục 4)
Các chỉ tiêu trong báo cáo lợi nhuận kinh doanh được lập như sau:
- Chỉ tiêu doanh thu cho năm tiếp theo tại công ty, được lập căn cứ vào: + Danh mục các cơng trình, hạng mục cơng trình sẽ hồn thành bàn giao trong năm kế hoạch
+ Danh mục các cơng trình, hạng mục cơng trình chuyển tiếp (gồm chuyển từ năm cũ sang và chuyển từ năm kế hoạch sang năm sau)
+ Dự kiến các cơng trình, hạng mục cơng trình sẽ nhận trong năm kế hoạch và thi cơng hồn thành bàn giao trong năm kế hoạch được cung cấp từ phòng dự thầu.
Bên cạnh đó, để lập doanh thu cho năm kế hoạch cho Công ty cần căn cứ vào doanh thu của các công ty thành viên được trình bày bảng đăng ký kế hoạch doanh thu lợi nhuận của các cơng ty thành viên, phịng tài chính lập kế hoạch doanh thu lợi nhuận của tồn cơng ty.
- Chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp: do bộ phận kế tốn cơng ty lập dựa trên tỷ lệ CP quản lý/ doanh thu của năm trước và doanh thu ước tính của năm kế tiếp để tính ra chi phí quản lý của doanh nghiệp cho năm tiếp theo.
Dự toán kết quả kinh doanh từ các công ty thành viên: căn cứ vào kết quả hoạt động của năm hiện tại, giám đốc các công ty thành viên tiến hành lập bảng đăng ký kết quả hoạt động kinh doanh và trình lên Phó tổng giám đốc phụ trách quản lý phê duyệt.
Công tác xét duyệt báo cáo dự toán doanh thu lợi nhuận của Công ty như sau:
Cấp xét duyệt thứ nhất là Giám đốc tài chính. Đối với kế hoạch doanh thu
lợi nhuận của Cơng ty, Giám đốc tài chính xem xét mục tiêu hoạt động của Công ty sao cho :
Khả thi và phù hợp với năng lực hiện tại của công ty và các công ty thành viên.
Thống nhất với mục tiêu chung của Công ty là doanh số đạt được và kiểm sốt chi phí để tối đa hố lợi nhuận
Cấp xét duyệt thứ hai là Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị. Ngày 15/2 hàng
năm, Giám đốc tài chính phải giải trình trước Tổng giám đốc và HĐQT về báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty năm trước và kế hoạch ngân sách hoạt động.
Cấp xét duyệt thứ ba là Đại hội đồng cổ đông Công ty. Tại Đại hội cổ đông
thường niên, HĐQT báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm vừa qua và trình bày kế hoạch ngân sách hoạt động năm đến để lấy ý kiến của Đại hội đồng cổ đông.
Tuy nhiên, việc lập dự tốn của cơng ty chỉ mới dừng lại ở 1 năm tài chính, và chưa lập được dự tốn cho các năm kế tiếp.
2.2.4.2 Phân bổ chi phí
Khối quản lý: Khi tính lợi nhuận riêng cho từng cơng trình, chi phí chung của khối quản lý cũng được phân bổ theo tỷ lệ doanh thu thực hiện được của các cơng trình đang thi cơng.
2.2.4.3 Phân tích biến động chi phí
Hiện tại cơng ty chưa thực hiện phân tích biến động các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm xây lắp so với dự tốn, để phân tích và xác định nguyên nhân gây nên biến động chi phí.
2.2.4.4 Cơng tác phân loại chi phí
Cơng ty thực hiện phân loại chi phí theo nội dung kinh tế của chi phí (theo yếu tố chi phí) và theo mục đích cơng dụng của chi phí (theo khoản mục chi phí) như: chi phí trực tiếp (giá vốn hàng bán) và chi phí gián tiếp (chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) nên chưa đáp ứng được yêu cầu của nhà quản trị. Tuy nhiên, cơng ty chưa áp dụng phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí.
2.2.5 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế tốn trách nhiệm tại cơng ty 2.2.5.1 Những ƣu điểm của hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty
Cơng ty đã bước đầu thực hiện sự phân cấp tương đối tốt trên nền tảng sự phân công cơng việc của các bộ phận, phịng ban. Đứng đầu mỗi bộ phận là những chuyên gia trong lĩnh vực của họ, điều này cung cấp một căn cứ tốt hơn để đánh giá hiệu quả năng lực làm việc của các trưởng bộ phận.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có sự phân cấp, ủy quyền rõ ràng và xây dựng cơ chế đánh giá trách nhiệm thông qua các phịng ban chức năng, và theo cơng trình.
Cơng ty đã bước đầu xây dựng các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm và kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận cũng như các nhà quản lý trong doanh nghiệp thơng qua các báo cáo bộ phận.
Hằng năm có tiến hành xây dựng kế hoạch hoạt động thơng qua một số dự tốn mang tính tổng qt. Cơng ty áp dụng mơ hình dự tốn tập trung, mệnh lệnh đã khẳng định được vai trị quan trọng của dự tốn vừ là cơng cụ truyển đạt mệnh lệnh, vừa là cơ sở để hướng dẫn, đánh giá trong việc thực thi nhiệm vụ của các cấp quản lý.
Cơng ty đã tiến hành tổ chức đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vào cuối năm. Đồng thời lập các báo cáo phân tích chênh lệch, đánh giá kết quả hoạt động
cụ thể là kết quả hoạt động được lập thành báo cáo của cơng ty theo từng q trong báo cáo q có chi tiêt doanh thu chi phí lợi nhuận của các cơng trình. Tuy nhiện việc phân tích chỉ dừng lại phân tích biến động chênh lệch thực tế so với kế hoạch.
2.2.5.2 Những nhƣợc điểm của hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty
Mặc dù công ty đã phân công trách nhiệm một cách rõ ràng, phù hợp theo mơ hình trực tuyến – chức năng, đã hình thành các trung tâm trách nhiệm nhưng chưa chính thức gọi tên là các trung tâm trách nhiệm. Tuy nhiên, việc quản lý các công ty thành viên được chia cho từng phó tổng giám đốc quản lý một vài cơng ty thành viên chưa thật sự phù hợp.
Bộ máy kế tốn tại cơng ty chủ yếu thực hiện chức năng tổ chức thu thập và xử lý dữ liệu để lập báo cáo tài chính, có sự tách biệt, phân công rõ ràng về nội dung, phạm vi của kế toán quản trị.
Các báo cáo của công ty chỉ mới dừng lại ở mức độ là báo cáo đánh giá thành quả hoạt động chứ chưa phải là báo cáo đánh giá thành quả quản lý.
Cơng ty khơng lập dự tốn chi phí cho các phịng ban. Để đánh giá thành quả hoạt động các phòng ban, ban giám đốc chỉ dựa vào thời hạn hồn thành cơng việc mà đưa ra các tiêu chí đánh giá trách nhiệm, chất lượng cơng việc đối với các phịng ban và chưa kiểm sốt chi phí phát sinh ở các phịng ban.
Cơng ty chưa xây dựng các báo cáo phân tích biến động chi phí thực tế so với dự tốn nhằm xác định được nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến q trình thi cơng cơng trình làm phát sinh chi phí (trọng tâm là biến phí) theo các khoản mục chi phí.
Cơng ty chưa phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí, chưa tách chi phí thành định phí và biến phí. Do đó, chưa đủ cơ sở để đánh giá hoạt động của các bộ phận theo quan điểm của kế toán quản trị.
Công ty chưa sử dụng chỉ tiêu ROI (tỷ lệ hoàn vốn đầu tư) và chỉ tiêu RI (lợi nhuận giữ lại) để đánh giá hiệu quả đầu tư tại công ty và các công ty thành viên.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Công ty cổ phần Xây dựng và Kinh doanh Địa ốc Hịa Bình là cơng ty hoạt động thi cơng xây lắp các cơng trình xây dựng. Trong những năm gần đây, quy mô công ty đang dần mở rộng và phát triển, uy tín cơng ty ngày càng nâng cao. Vì vậy, hệ thống kế tốn quản trị nói chung và hệ thống kế tốn trách nhiệm nói riêng đang chiếm vị trí quan trọng trong việc cung cấp thông tin về kết quả và hiệu quả kinh doanh xây lắp của công ty.
Chương 2 đã giới thiệu tổng quan về hoạt động của công ty Công ty CP Xây dựng và Kinh doanh Địa ốc Hịa Bình và đã trình bày thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn trách nhiệm tại cơng ty:
- Thực trạng bộ máy kế tốn và phân cấp quản lý tại cơng ty.
- Thực trạng kế toán trách nhiệm, các chỉ tiêu, báo cáo đánh giá trách nhiệm tại công ty để đo lường thành quả hoạt động của các bộ phận - Những ưu điểm và nhược điểm trong cơng tác kế tốn trách nhiệm tại
cơng ty.
Qua tìm hiểu thực trạng kế tốn trách nhiệm tại cơng ty ở chương 2 sẽ là cơ sở đề xuất giải pháp hồn thiện kế tốn trách nhiệm trong chương 3.
CHƢƠNG 3
HỒN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH ĐỊA
ỐC HỊA BÌNH
3.1 Quan điểm hồn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm
Việc xây dựng bộ máy kế toán quản trị cần xem xét các điều kiện bên trong cũng như bên ngồi của doanh nghiệp, các điều kiện có thể ảnh hưởng đến hệ thống kế tốn của doanh nghiệp để điều chỉnh. Trước tiên kế toán trách nhiệm nhất thiết phải tuân thủ một số quan điểm cơ bản sau để mang lại lợi ích kinh tế và tính khả thi cao cho doanh nghiệp.
3.1.1 Phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Hệ thống kế toán trách nhiệm phải được thiết kế phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, đây là điều tất yếu bởi vì tùy vào mơ hình hoạt động và ngành nghề kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức quản lý riêng, yêu cầu đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận cũng không giống nhau giữa các doanh nghiệp.
Cơng ty Hịa Bình là một doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng có quy mơ lớn, hoạt động theo mơ hình Cơng ty Mẹ - Cơng ty Con. Đây là là mơ hình liên kết kinh doanh tiên tiến trong cơ chế thị trường giữa các doanh nghiệp có cùng ngành nghề trên cơ sở hợp tác thông qua các tiêu chí về vốn, cơng nghệ, thị trường, thương hiệu, theo đó các doanh nghiệp có thể thực hiện sự liên kết với các doanh nghiệp khác nhằm giảm cạnh tranh, tận dụng các ưu thế cùng phối hợp chia sẻ các nguồn lực, tận dụng các thế mạnh của các cổ đông bằng các đầu tư lập các Cơng ty Con, bố trí và tái cơ cấu đầu tư vào các lĩnh vực khác nhau theo chiến lược phát triển của Công ty Mẹ thơng qua việc mua bán cổ phần của mình trong các Cơng ty con.
Do vậy để đảm bảo tính hiệu quả việc xây dựng hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty HBC phải được thiết lập phù hợp với mơ hình hoạt động theo
hình thức Cơng ty Mẹ - Cơng ty con, cụ thể trên các vấn đề sở hữu vốn, trách nhiệm quản lý và mơ hình tổ chức.
3.1.2 Phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của cơng ty xây dựng
Trình độ tổ chức, phong cách, tư duy quản lý của các tổng công ty xây ssdựng khác nhau. Một mơ hình tổ chức hệ thống kế tốn trách nhiệm dù có tốt bao nhiêu nhưng khơng phù hợp với u cầu và trình độ quản lý thì khơng thể đánh giá một cách đúng đắn, toàn diện thành quả của các bộ phận trong quá trình thực hiện mục tiêu, chiến lược đề ra. Do đó, mơ hình tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm phải phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của các công ty xây dựng, của các công ty thành viên và đội ngũ cán bộ, nhân viên trong đơn vị
3.1.3 Tính phù hợp và hài hịa giữa chi phí và lợi ích
Khi thực hiện một hệ thống kế toán trách nhiệm, nguyên tắc đặt ra là cần cân nhắc giữa chi phí bỏ ra cho hệ thống này với lợi ích mà nó mang lại. Do đó, công ty không thể xây dựng hệ thống kế tốn trách nhiệm khi mà nó khơng phát huy được hiệu quả cao hoặc là không cần thiết với nhà quản trị nói riêng và cơng ty ty nói chung.
Hệ thống kế tốn trách nhiệm ngồi việc phù hợp với mô hình, yêu cầu và trình độ quản lý trên, nó cịn phải mang lại tính hiệu quả cao cho cơng ty. Vì vậy, khi xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm, tất yếu sẽ phát sinh những khoản chi phí liên quan, liệu lợi ích do hệ thống mang lại có phù hợp với khoản chi phí bỏ ra? Cho dù các thông tin được cung cấp bởi hệ thống kế toán trách nhiệm đáp ứng được yêu cầu đánh giá, kiểm sốt của ban quản trị cơng ty nhưng chi phí vượt cao so với lợi ích nhận được thì sẽ ảnh hưởng đến tính hiệu quả khi xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm trong cơng ty. Vì vậy, phải đảm bảo hài hồi giữa lợi ích và chi phí khi tổ chức áp dụng kế tốn trách nhiệm trong cơng ty.
3.1.4 Đảm bảo tính thống nhất với hệ thống báo cáo chung của công ty
Hệ thống báo cáo đánh giá trách nhiệm bộ phận phải đảm bảo tính thống nhất với hệ thống báo cáo chung của cơng ty.
Hệ thống kế tốn trách nhiệm là một bộ phận quan trọng cảu hệ thống báo cáo kế toán quản trị và hệ thống báo cáo chung của công ty. Cho nên, báo cáo kế toán quản trị và hệ thống báo cáo chung của cơng ty có mối quan hệ mật thiết với nhau, mà các báo cáo kế tốn tài chính được trình bày tn thủ các chuẩn mực kế toán, mặc dù báo cáo kế toán quản trị được lập không cần tuân thủ các chuẩn mực này, nhưng các bộ phận quan trọng lại cần dựa vào các chuẩn mực chung để tạo ra hệ thống báo cáo kế toán thống nhất hướng đến mục tiêu chung là cung cấp thơng tin phù hợp và có ích cho nhà quản lý.