Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MARKETING SẢN PHẨM
2.2. Thực trạng hoạt động Marketing sản phẩm ván ép rơm tại công ty Minh
2.2.3. Hoạt động phân phối
Bảng 2.3: Quy trình bán hàng trực tiếp của cơng ty Minh Quyền
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Hồ sơ
1 - Phòng Kinh doanh - Tổ bán hàng - Bảng tổng hợp nhu cầu khách hàng. - Chào hàng 2 - Phịng Kinh doanh - Tổ bán hàng
- Thơng tin đặt hàng (điện thoại, văn bản, email…)
3 - Phòng Kinh doanh - Tổ bán hàng - Danh mục sản phẩm - Bảng giá sản phẩm 4 - Ban Giám Đốc - Phòng Kinh doanh - Phịng Tài chính kế tốn - Biên bản đàm phán - Bảng phân bố khối lượng,
giá bán, chiết khấu…
5 - Ban Giám Đốc - Biên bản đàm phán
- Tờ trình phê duyệt 6 - Ban Giám Đốc - Phịng Tài chính kế tốn - Hợp đồng mua bán 7 - Phòng Kinh doanh - Phịng Tài chính kế tốn - Đơn hàng bán
8 - Ban Giám Đốc - Đơn hàng được duyệt
- Lệnh sản xuất bổ sung 9 - Phòng Kinh doanh - Phịng Tài chính kế tốn - Bộ phận sản xuất - Công văn đề nghị tạm ứng 10 - Phịng Kinh doanh - Phịng Tài chính Kế toán - Tổ giao nhận (Kho vận) - Lệnh xuất hàng - Biên bản giao nhận 11 - Phòng Kinh doanh - Phịng Tài chính kế tốn - Các loại biên bản - Hợp đồng mua bán - Hồ sơ thanh quyết tốn
12
- Phịng Kinh doanh - Phịng Tài chính kế tốn
- Tất cả các hồ sơ được nêu
(Nguồn: Báo cáo nội bộ 2014) Không
duyệt
Thực hiện hợp đồng
Theo dõi, cập nhật số liệu thực hiện hợp đồng
Thanh toán hợp đồng
Kết thúc bán hàng, lưu hồ sơ
Thu thập, tổng hợp nhu cầu khách hàng
Tiếp nhận thông tin từ khách hàng Duyệt Không duyệt Phê duyệt Ký kết Hợp đồng Báo giá Đàm phán và thương thảo Hợp đồng Lập đơn hàng bán Duyệt đơn hàng Duyệt
Diễn giải quy trình bán hàng
Bước 1: Tổ bán hàng thực hiện đến các khách hàng danh mục sản phẩm đến với các khách hàng tiềm năng thông qua điện thoại, email hoặc bằng thư chào bán. Sau đó, định kỳ thực hiện việc phân tích và tổng hợp nhu cầu của khách hàng.
Bước 2: Tổ bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng bằng văn bản hoặc bằng email, điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp nhưng sau đó phải thể hiện bằng văn bản để làm cơ sở cho triển khai hợp đồng.
Bước 3: Tổ bán hàng thực hiện báo giá cho khách hàng dựa trên danh mục sản phẩm của công ty thơng qua email hoặc bằng văn bản.
Bước 4: Phịng Kinh doanh soạn thảo hợp đồng gửi khách hàng xem xét để thống nhất các điều khoản của hợp đồng. Hình thức đàm phán có thể qua điện thoại, email hoặc có thể trao đổi trực tiếp tại văn phòng, cửa hàng của khách hàng. Sau khi đã thống nhất được nội dung hợp đồng với khách hàng, Phịng Kinh doanh trình kết quả đàm phán lên Ban Giám đốc.
Bước 5: Ban Giám đốc phê duyệt kết quả. Nếu có điều chỉnh quay lại thực hiện bước 4. Không điều chỉnh, bổ sung thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 6:Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt kết quả đàm phán hợp đồng, Phòng Kinh doanh trình Ban Giám đốc hợp đồng để ký. Sau đó hợp đồng sẽ được chuyển cho khách hàng ký hoặc hai bên gặp gỡ trực tiếp để cùng ký kết tại văn phòng, cửa hàng của khách hàng.
Bước 7: Phòng kinh doanh kiểm tra lượng hàng trong kho, nếu chưa đủ sẽ làm tờ trình đề nghị sản xuất bổ sung. Nếu hàng trong kho đủ đáp ứng cho đơn hàng thì phịng Kinh doanh sẽ lập đơn hàng bán để trình giám đốc duyệt.
Bước 8: Ban Giám đốc phê duyệt kết quả. Nếu có điều chỉnh quay lại thực hiện bước 7. Không điều chỉnh, bổ sung thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 9: Căn cứ vào Hợp đồng, phụ lục Hợp đồng, Phòng Kinh doanh sẽ làm công văn đề nghị khách hàng thanh tốn tồn bộ tiền hàng hoặc thanh toán đặt cọc một phần theo điều khoản đã ký trong Hợp đồng, phụ lục Hợp đồng để tiến hành sản xuất.
Bước 10: Khi khách hàng đã thanh toán tiền hàng hoặc Bảo lãnh thanh toán của ngân hàng, đồng thời phải căn cứ vào giấy đăng ký nhận hàng, giấy giới thiệu người của khách hàng đến nhận hàng, phòng Kinh doanh lập Lệnh xuất hàng và thực hiện việc giao hàng. Ngay khi giao hàng xong theo từng đợt hoặc từng lơ hàng, Phịng Kinh doanh lập biên bản giao nhận hàng hoá thực tế với khách hàng. Lệnh giao hàng phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các Bên liên quan. Biên bản giao nhận là bằng chứng xác định khối lượng thực giao nhận để làm căn cứ làm quyết toán.
Bước 11: Dựa trên hồ sơ bán hàng và biên bản giao nhận, phịng kế tốn sẽ thực hiện quyết tốn và xuất hóa đơn bán hàng. Đồng thời phịng kế tốn cũng sẽ thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng, thanh lý hợp đồng với khách hàng .
Bước 12: Kết thúc bán hàng, lưu hồ sơ khách hàng.
Để đưa sản phẩm sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng, mỗi cơng ty đều có hình thức phân phối hợp lý để phù hợp với ngành nghề kinh doanh, cũng như đặc tính của sản phẩm. Do đặc thù của thị trường ván ép, công ty sử dụng kênh phân phối chủ yếu là kênh ngắn: trực tiếp đến khách hàng doanh nghiệp hoặc gián tiếp thông qua trung gian là các đại lý nhỏ.
Công ty Minh Quyền
Đại lý / cửa hàng bán lẻ
Khách hàng
(Nguồn: báo cáo nội bộ năm 2014)
Hình 2.3: Hệ thống phân phối sản phẩm của công ty Minh Quyền
Qua sơ đồ hệ thống kênh phân phối của công ty cho thấy khách hàng có thể tiếp cận với sản phẩm trực tiếp tại trụ sở chính của cơng ty hoặc các đại lý chính thức. Phịng kinh doanh có chức năng cụ thể như sau:
Xây dựng và quản lý triển khai thực hiện chiến lược phát công ty; các kế hoạch kinh doanh dài hạn, trung hạn; thiết lập số liệu thống kê, báo cáo.
Tổ chức và thực hiện hoạt động kinh doanh của Công ty.
Nghiên cứu, thu thập thông tin thị trường để qua đó định hướng đầu tư phát triển các sản phẩm và dịch vụ.
Tổ chức và thực hiện tất cả các công việc liên quan đến quảng cáo, tiếp thị, đăng ký và bảo vệ thương hiệu.
Hiện tại phòng kinh doanh gồm: 1 tổ bán hàng, 1 tổ truyền thông, 1 tổ thị trường. Tổ bán hàng: tổng hợp nhu cầu và giá ván ép thành phẩm trên thị trường. Khi có khách hàng có nhu cầu, phía cơng ty sẽ đề nghị họ đăng ký khối lượng đối với từng loại qua đường fax, mail, điện thoại, . . . trao đổi trực tiếp hoặc gửi thư bán hàng và tiếp nhận đề nghị mua hàng của khách hàng.
Tổ truyền thông: phối hợp với tổ thị trường thị hiện việc triển khai các chương trình quảng cáo của Cơng ty như mẫu mã mới, sản phẩm mới, lắp đặt bảng hiệu, pano trên khu vực. Xây dựng kế hoạch quảng bá, xây dựng thương hiệu cho sản phẩm.
Tổ thị trường: Có nhiệm vụ theo dõi và hỗ trợ hoạt động kinh doanh của hệ thống đại lý. Khảo sát các khu vực để phát triển thêm hệ thống đại lý của công ty.
Hiện hệ thống phân phối của cơng ty gồm có 2 đại lý ở Thành phố Hồ Chí Minh, 1 đại lý ở khu vực Bình Dương,1 đại lý ở khu vực Bình Dương, 1 đại lý ở khu vực Bình Dương, 1 đại lý ở Long An và 15 cửa hàng bán lẻ trên khu vực.
Bảng 2.4: Hệ thống đại lý của Công ty Minh Quyền, năm 2014
STT Tỉnh/Thành phố Hệ thống phân phối Đại lý Cửa hàng trực thuộc Công ty Cửa hàng bán lẻ 1 Long An 0 0 5 2 Tp.Hồ Chí Minh 1 1 15 3 Bình Dương 1 0 4
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Đối với hệ thống kho bãi, để đáp ứng được nhanh chóng kịp thời cho thị trường thì việc đầu tư xây dựng kho bãi là điều cần thiết. Hiện tại cơng ty có 2 kho tại Long
Chánh ). Việc chuyển chở sản phẩm ván cho khách hàng do phòng kho vận đảm nhiệm.