Không ít doanh nhân nước ngoài nêu lên tầm quan trọng của danh thiếp trong xã hội Nhật Bản, và các thương gia Việt Nam cũng biết điều này. Trong nền văn hóa Nhật Bản, một người thường giới thiệu bản thân cùng với tên công ty của họ, ví dụ
“Tôi là Suzuki của công ty Sony”, nên danh thiếp có một ý nghĩa quan trọng. Khi gặp
gỡ người Nhật Bản, đầu tiên nên cúi chào và bắt tay nhẹ, tránh giao tiếp bằng mắt, sau đó thì trao danh thiếp. Điều này đặc biệt quan trọng với lần gặp gỡ đầu tiên: khi làm quen lần đầu, bao giờ người Nhật cũng trao đổi danh thiếp, từ đó bắt đầu quan hệ. Một quy tắc bất di bất dịch là bạn phải luôn mang theo danh thiếp để có thể trao khi cần. Quên không mang danh thiếp ở một cuộcgặp gỡ công việc thật là một sai lầmtai hại. Nếu một người trao cho bạn danh thiếp của họ mà bạn không có để trao lại thì bạn bị coi là không quan tâm đến việc tạo dựng mối quan hệ với họ. Việc trao danh thiếp là một nghi thức trong văn hóa Nhật Bản: người Nhật trao danh thiếp của họ bằng một hoặc cả hai tay chìa ra phía trước, cầm danh thiếp giữa ngón tay cái và ngón tay trỏ sao cho tên của họ trên danh thiếp dễ nhìn từ phía người nhận danh thiếp, nếu danh thiếp có một mặt in bằng tiếng Nhật thì quay mặt đó sao cho người nhận đọc được. Người Nhật nhìn danh thiếp, nhận biết tên công ty và chức vụ của người đối thoại để
qua đó thể hiện thái độ và sử dụng kính ngữ phù hợp với địa vị của người đó.Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn danh thiếp đó cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp. Không được nhét vào túi mà phải cẩn thận cho vào sổ để danh thiếp, trong trường hợp đang nói chuyện thì người ta để danh thiếp đó lên bàn. Trong suốt cuộc gặp, nên để danh thiếp của người đối thoại ở trước mặtbạn; cất nó đi chỗ khác ngụ ý là cuộc gặp đã kết thúc. Danh thiếp nên được để cẩn thận trong ví, hộp đựng danh thiếp chứ không nên để trong túi quần.
Cùng với sự phát triển của kỹ thuật tiên tiến, rất nhiều phương tiện phục vụ cho kinh doanh như điện thoại di động, máy nhắn tin, máy tính cá nhân xách tay, sổ tay điện tử... dần dần trở nên phổ biến, xong có những thứ luôn giữ vị trí quan trọng, đó là danh thiếp và con dấu. Ở Việt Nam, chúng ta dùng con dấu song song với việc dùng