CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.1. Mục tiêu hoàn thiện VHDN tại Qũy trợ vốn CEP
Qua phân tích những ưu điểm và hạn chế của VHDN tại Qũy trợ vốn CEP hiện nay, việc xác định mục tiêu cụ thể để hoàn thiện VHDN tại Qũy trợ vốn CEP là điều kiện tiên quyết dẫn tới sự thành công của đơn vị, những mục tiêu cụ thể đó là:
- Duy trì và phát huy các ưu điểm đã đạt được trong ba cấp độ VHDN: Củng cố và hồn thiện bản sắc văn hóa truyền thống riêng biệt, mang đậm đà bản sắc nhân văn mà Qũy CEP đã và đang thực hiện. Đồng thời tiếp thu những giá trị văn hóa tinh hoa đã tơn vinh hình Qũy CEP theo thời gian, củng cố cơ sở khoa học có tác dụng tốt cho sự phát triển bền vững của Qũy CEP.
- Kiên định với viễn cảnh trở thành tổ chức tài chính vi mơ hàng đầu Việt Nam, thực hiện chuẩn hóa hoạt động để được Ngân hàng Nhà Nước thừa nhận như là một tổ chức tài chính vi mơ chun nghiệp.
- Khắc phục các hạn chế trong các cấp độ VHDN đã khảo sát bao gồm:
+ Về cấp độ thứ nhất là hoàn thiện kiến trúc, cơ sở hạ tầng; thiết kế lại Logo và đồng phục; hoàn thiện các sinh hoạt lễ nghi, hội họp; đa dạng các hoạt động văn nghệ thể thao; tăng cường sự hiểu biết của CBCNV về truyền thống, lịch sử; áp dụng tiêu chuẩn về giao tiếp.
+ Về cấp độ thứ hai là triển khai tầm nhìn, sứ mệnh và những giá trị cốt lõi. + Về cấp độ thứ ba là nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên, tăng cường ý thức hướng về khách hàng.
- Điều chỉnh mơ hình VHDN của Qũy trợ vốn CEP sao cho phù hợp với mong muốn của CBCNV trong cơng ty đó là hướng tới một mơi trường có văn hóa hợp tác là chủ đạo, tăng cường văn hóa sáng tạo, giảm bớt văn hóa cấp bậc và văn hóa cạnh tranh đang tồn tại như hiện nay.
3.2. Các giải pháp hồn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Qũy CEP
3.2.1. Các giải pháp điều chỉnh mơ hình VHDN của Qũy CEP
3.2.1.1. Giải pháp tăng cường văn hóa hợp tác
Giải pháp quản trị của tăng cường văn hóa hợp tác tập trung vào cải thiện tinh thần đồng đội, tập thể, các mối quan hệ thành viên trong tổ chức, sự hợp tác và chia sẻ, quan tâm hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
Tăng cường sự phối hợp, hỗ trợ: Hiện nay, trong công việc hàng ngày của Qũy trợ vốn CEP, mỗi nhân viên đều có cơng việc chun biệt kèm theo quyền lợi và trách nhiệm riêng. Mỗi nhân viên đều tập trung vào công việc của mình sao cho hồn thành cơng việc được giao. Tuy nhiên, có nhiều vấn đề phát sinh do đặc thù cơng việc có sự liên quan tới nhau, công việc cá nhân ảnh hưởng rất lớn tới công việc của các bộ phận khác. Đội ngũ nhân viên tín dụng có nhiệm vụ mở rộng và phát triển việc cho vay, tuy nhiên nếu họ khơng báo chính xác số tiền, số lượng thành viên, thời gian giải ngân thì bộ phận kế tốn khơng thể chuẩn bị tiền chính xác, Trưởng chi nhánh sẽ bị động trong công việc riêng mà phụ thuộc vào tiến độ của tín dụng. Nếu nhân viên tín dụng khơng đóng hồ sơ thì thủ quỹ khơng lưu kho hồ sơ được. Nếu nhân viên tín dụng khơng phối hợp với nhau khi đi giải ngân hoặc thu tiền thì dẫn tới rủi ro phát sinh, tiêu cực nảy ra.... Chính vì vậy, việc lập kế hoạch cơng tác và điều phối, hỗ trợ lẫn nhau giữa các CBCNV là quan trọng và cần thiết giúp cho các công việc chạy suôn sẻ. Hàng tuần, CBCNV sẽ lên kế hoạch cá nhân trong tuần tới sẽ làm những cơng việc gì, bận ngày nào, rảnh ngày nào, cân đối thời gian đã hợp lý chưa, sau đó Tín dụng tổng hợp sẽ tổng hợp và dựa trên lịch đó để sắp xếp nhân viên hỗ trợ nhau, tránh tình trạng mạnh ai nấy làm. Trưởng chi nhánh cũng có cơ sở để quản lý được cơng tác của nhân viên tín dụng để kịp thời nhắc nhở, đốc thúc.
Chia sẻ, quan tâm đến đời sống tinh thần: ngồi cơng việc ra thì mỗi CBCNV đều có cuộc sống riêng với những khó khăn và áp lực cũng như niềm vui, hạnh phúc.
Việc đội ngũ quản lý có cơ chế khuyến khích sự chia sẻ, những hoạt động giao lưu văn hóa như thể thao, văn nghệ sẽ giúp giảm khoảng cách của các cá nhân trong tập thể, mang tới một khơng khí hịa đồng, thân thiện. Khi môi trường làm việc trở nên thân thiện, mọi người cũng dễ dàng phối hợp, hỗ trợ nhau, giảm bớt đi những mâu thuẫn có thể phát sinh. Để thực hiện điều này, nên có chính sách hỗ trợ nhân viên khi hữu sự: quà mừng ngày cưới, quà sinh nhật, chăm lo thăm viếng gia đình.
Việc áp dụng quy tắc chuẩn mực ứng xử cũng góp phần định hướng tới sự thân thiện, gắn kết ngay từ lời nói để đi vào hành động. Một nơi mà triết lý được định hình và thực tế hành động như vậy lâu dần sẽ trở thành một thói quen và thành triết lý mà tất cả mọi người thừa nhận.
Bên cạnh đó, vấn đề có thể được giải quyết ngay từ đầu với đội ngũ nhân viên mới. Sự quan tâm, thân thiện và tạo sự thuận lợi cho nhân viên mới ngay từ khi họ gia nhập tổ chức sẽ giúp họ có ấn tượng tốt và sẽ thể hiện được tinh thần như vậy, nhân viên mới sẽ lấy những tình cảm đó để làm động lực trong làm việc, vượt qua những khó khăn trong những ngày đầu làm việc.
3.2.1.2. Giải pháp tăng cường văn hóa sáng tạo
Thúc đẩy sự sáng tạo là một trong những xu hướng chung của các doanh nghiệp hiện nay. Khác với những cơ quan mang tính Nhà nước, sự sáng tạo mang tới động lực cho sự thay đổi, giúp những sáng kiến và giải pháp được tạo ra nhiều hơn cho doanh nghiệp, giúp họ tận dụng tối đa giá trị nguồn nhân lực nội bộ. Để thúc đẩy một môi trường sáng tạo, đổi mới và linh hoạt xin được đề xuất như sau:
+ Khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo là tiền đề cho sự thay đổi trong ý thức hệ của CBCNV trong việc tạo ra một mơi trường có văn hóa sáng tạo và nó đến từ quyết định của Ban giám đốc. Trong thực tiễn hoạt động, chính CBCNV là những người áp dụng quy trình quy định để thực hiện cơng việc và chính họ là những người đánh giá được sự hiệu quả của cách làm, những bất cập. Nếu được khuyến khích họ sẽ sẵn sàng đề ra những ý tưởng, cách làm mới cũng như đóng góp ý kiến về việc chưa hồn thiện
của quy trình quy định đã ban hành.
+ Mạnh dạn áp dụng những ý tưởng mới, biến suy nghĩ thành hành động nhằm đánh giá được sự hiệu quả của giải pháp, ý tưởng. Nếu kết quả đạt được tốt hơn thì nên có cơ chế khen thưởng biểu dương nhằm khuyến khích và tăng cường sự phấn đấu, cố gắng đổi mới của toàn bộ CBCNV của CEP. Với mỗi ý tưởng xin đề xuất khen thưởng từ 200.000 đồng để động viên cho CBCNV.
3.2.1.3. Giải pháp giảm bớt văn hóa cấp bậc
Một trong những mong đợi hàng đầu của CBCNV CEP đó chính là mong muốn giảm bớt tính cấp bậc trong tổ chức. Sự quản lý chặt và gị bó dựa trên quy trình quy định q cứng nhắc đã khiến cho CBCNV cảm thấy không thoải mái và ảnh hưởng nhiều đến tâm lý của nhân viên. Bên cạnh đó, việc thay đổi quy trình quy định liên tục nhưng lại xuất phát từ ý kiến chủ quan của các phòng ban khiến cho đội ngũ nhân viên bức xúc và khơng kịp điều chỉnh, do đó cần có sự tham khảo ý kiến, dự thảo ban hành quy định trước khi thay đổi.
+ Phát triển mơi trường làm việc nhóm cũng là một trong những giải pháp giúp tăng cường khả năng hợp tác và giảm bớt đi tính cấp bậc khi cơng việc được đưa về cho nhóm, nhóm sẽ tự lên kế hoạch và phát triển các giải pháp để hồn thiện cơng việc. + Bớt mệnh lệnh trực tiếp từ đội ngũ quản lý mà thay vào đó là khi gặp vấn đề, Trưởng chi nhánh sẽ yêu cầu nhân viên phân tích và tự đề xuất giải pháp, Trưởng chi nhánh sẽ hỗ trợ ý tưởng và góp ý cho giải pháp đó.
+ Trong cuộc họp thay vì thơng tin chỉ đi một chiều từ trên xuống, nên có sự chia sẻ, phản hồi từ cấp dưới lên để có sự đa dạng trong việc xây dựng, đóng góp ý kiến.
+ Bên cạnh đó, đội ngũ quản lý cũng nên giảm bớt sự thể hiện quyền lực, nên cố gắng hòa đồng, tránh tạo ra khoảng cách và phải là tấm gương về công việc cũng như lối sống, tác phong và đạo đức.
Hiện nay, mơ hình hoạt động của Qũy CEP tương đối đặc thù và có khơng nhiều đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Tuy nhiên trong nội bộ doanh nghiệp lại đề cao thành tích giữa bộ phận phịng ban, chi nhánh và cá nhân. Điều này có lợi thế giúp nhân viên không ngừng cố gắng làm việc nhưng một phần gây áp lực lên các bộ phận, tạo ra tâm lý khơng thoải mái, ganh đua và đã có trường hợp xảy ra mất đồn kết nội bộ do tranh giành phần thưởng. Nhìn chung, để giảm bớt tính cạnh tranh căng thẳng thì những giải pháp như làm việc theo nhóm, tăng cường chia sẻ, quan tâm hỗ trợ và định hướng công tác tư tưởng của nhân viên mới như đã đề cập ở trên cũng góp phần hiệu quả. Hơn nữa, trong việc triển khai vốn xuống địa bàn hiện nay khơng nên vì thành tích, chỉ tiêu mà phát triển thành viên ồ ạt, không đảm bảo đúng đối tượng vay vốn, chất lượng thẩm định, hồ sơ thiếu chặt chẽ.
Bên cạnh đó, việc ban hành quy chế thi đua khen thưởng cần phải xác lập những tiêu chí rõ ràng, khách quan và cụ thể ; tránh tình trạng mập mờ hơn thua hay khơng phục. Ban giám đốc cần tăng cường khuyến khích khơng khí tập thể chung, tránh tư tưởng vùng miền, chi nhánh hay bộ phận phịng ban. Tránh tình trạng mỗi chi nhánh lại có một văn hóa khác nhau.
3.2.2. Giải pháp về cấp độ thứ nhất: Xây dựng, củng cố các giá trị hữu hình
3.2.2.1. Giải pháp về kiến trúc, c sở hạ tầng
Mặc dù với hệ thống 32 chi nhánh chưa có kiến trúc, diện mạo đồng nhất, nhưng theo kết quả trao đổi với Ban giám đốc thì xu hướng trong thời gian sắp tới của CEP khơng chỉ là hồn thiện về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà cịn hồn thiện về cơ sở hạ tầng nhằm tạo ra sự thống nhất và đồng bộ chung để tăng cường giá trị hình ảnh của Qũy CEP khi tham gia vào tổ chức Tài chính vi mơ của Ngân hàng nhà nước. Cụ thể, kết quả khảo sát cho thấy cần cải thiện kiến trúc và cơ sở hạ tầng như sau:
- Thiết kế một cấu trúc đa thống nhất
thì diện tích làm việc của mỗi CBCNV chỉ dao động từ 1,5-2 m2, cá biệt như chi nhánh Long Thành chưa đầy 1m2 do tận dụng kho làm việc của LĐLĐ Huyện Long Thành, mục tiêu về diện tích làm việc của Ban giám đốc trong thời gian sắp tới tối thiểu là 3m2 trên 1 nhân viên. Tác giả đề xuất lấy mẫu thiết kế mặt tiền và cấu trúc không gian của chi nhánh Biên Hòa (xây dựng mới năm 2014 – Phụ lục 8) làm chuẩn để cải tạo và nâng cấp theo chuẩn chung. Tuy nhiên do chi phí thực hiện khá lớn nên mỗi năm hồn thiện các chi nhánh theo phân bổ của phịng Tài chính –Kế tốn.
+ Cấu tạo bên trong đồng nhất: Khi thay đổi cơ sở làm việc cần thiết lập một bộ quy chuẩn chung về bài trí trong mỗi phịng làm việc, cụ thể: bàn ghế sắp đặt như thế nào, vị trí của Trưởng chi nhánh, kế tốn, thủ quỹ, tín dụng sắp xếp cho đồng nhất các chi nhánh, bên trong sẽ ghi rõ Slogan ở vị trí nào, kích cỡ kích thước cụ thể, các huân chương bằng khen thì đặt ở đâu, bàn làm việc, bàn họp và hệ thống máy in sẽ đặt ở đâu sao cho phù hợp nhất. Tác giả đề xuất sử dụng mẫu của chi nhánh Biên Hòa làm chuẩn chung (Phụ lục 8).
+ Trang bị cơ sở vật chất: Hệ thống máy móc làm việc khơng đủ và đa phần ở
các chi nhánh là hai người dùng chung 1 máy tính dẫn tới khó khăn trong q trình làm việc. Vì vậy, việc trước nhất cần trang bị đủ mỗi nhân viên một máy tính khơng chỉ đảm bảo về hiệu quả làm việc mà còn tránh xung đột, mất mát hay thông tin không được bảo mật. Bàn họp hiện nay vừa là bàn ăn, bàn làm việc, bàn họp và bàn tiếp khách và cũng khơng đủ diện tích. Với tình trạng như vậy cần khắc phục bằng các hạn chế sử dụng bàn làm việc để ăn uống, thiết kế bàn theo dạng bàn gấp để khi họp cần nhiều diện tích thì có thể dễ dàng nâng lên hạ xuống. Mỗi bàn cần trang bị số lượng ghế đủ kèm theo. Mỗi chi nhánh cũng cần có một bảng tin tức đủ lớn để vừa ghi lịch công tác, những thông báo mới và những công việc tới hạn nhằm giúp nhân viên có thể thấy một cách trực quan sinh động. Hệ thống máy in và photo còn lạc hậu, thường xuyên bị hư và bị lỗi gây khó khăn và lãng phí trong q trình làm việc cần được thay thế và bảo dưỡng định kỳ, liên tục.
- Kho lưu trữ hồ sơ: Hàng năm, CEP có một lượng lớn hồ sơ khách hàng cần lưu
trữ (Trung bình 1500 bộ/tháng/Chi nhánh) nhưng hiện tại kho lưu trữ hồ sơ rất bừa bộn, nhỏ, lộn xộn chưa được đầu tư bài bản, chống ẩm mốc, mối mọt. Việc sắp xếp hệ thống lưu trữ khơng chun nghiệp gây khó khăn khơng ít cho việc tìm kiếm, bảo quản hồ sơ. Chính vì vậy, cần áp dụng chung nhất một cách sắp xếp hồ sơ theo từng tháng, mỗi tháng một khu vực, và xếp tịnh tiến tăng theo tháng cho dễ quản lý. Việc diện tích phịng lưu trữ cũng cần được tính tới trong q trình thay đổi lại văn phịng chi nhánh.
3.2.2.2. Giải pháp về thiết kế lại hệ thống nhận diện Logo
Theo kết quả khảo sát, cả CBCNV và khách hàng đều đánh giá Logo hiện nay khá đơn điệu và rất trừu tượng, rất khó để hình dung được hết các ý nghĩa trong Logo. Chứng tỏ Logo hiện nay chưa đạt được sự tinh túy và ấn tượng mạnh cho CBCNV cũng như khách hàng của CEP. Dù vậy, thiết kế Logo là một công việc không hề đơn giản từ khâu ý tưởng cho tới thực hiện. Logo vừa phải đơn giản, không nhiều chi tiết và rườm rà nhưng lại cần thể hiện được triệt để các ý tưởng của Ban lãnh đạo. Việc này cần có sự sáng tạo rất cao, óc thẩm mỹ và một sự am hiểu về ngành nghề thiết kế và đặc trưng cơng việc của CEP. Vì vậy để có một Logo hài hịa, Qũy CEP nên thu thập ý kiến và ý tưởng của CBCNV hiện nay, khuyến khích các ý tưởng và gửi về cho Phịng Hành chính – Nhân lực tổng hợp, sau đó mơ tả lại và tư vấn, tham mưu cho Ban giám đốc thuê ngoài để triển khai việc thiết kế lại Logo với những ý tưởng được gợi ý:
- Nội dung: Thể hiện được giá trị “Trung thực – Minh bạch – Chính trực” trong Logo bởi đây là điều mà CEP tự hào về hoạt động của mình theo đánh giá của các bên hữu quan, vừa thể hiện được sự hỗ trợ chia sẻ, gắn kết với người nghèo trong Logo.
- Hình thức: Khác với hiện nay, Logo có thể nên thay thế chữ viết tắt bằng tiếng Việt để dễ đọc và gần gũi với thành viên hơn, giúp họ dễ nhớ, dễ tìm và màu sắc nên nhẹ nhàng hơn so với hiện nay, Logo cũng nên thể hiện được Slogan trên đó, giúp