5. Bố cục của đề tài
3.2. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ
3.2.2. Hồn thiện đánh giá thành tích
3.2.2.1. Hồn thiện phương pháp đánh giá
Thực hiện việc chấm điểm các mức độ thực hiện mục tiêu (kết quả cơng việc) trên hai yếu tố: Tiêu chuẩn chung (năng lực) và tiêu chuẩn riêng của vị trí (thành tích cá nhân). Đồng thời xây dựng bảng hướng dẫn chấm điểm cụ thể, cĩ kết hợp với trọng số của các tiêu chí đánh giá nĩi trên. Trọng số giữa các tiêu chí đánh giá cần được căn nhắc phù hợp với từng vị trí cơng việc. Cĩ như vậy mới đạt hiệu quả cao trong việc chấm điểm để đánh giá mức độ thực hiện mục tiêu cơng việc của nhân viên, phịng ban và khối.
3.2.2.2. Hồn thiện xác định thời điểm đánh giá
Tác giả đề xuất thời điểm đánh giá thành tích tại cơng ty thực hiện như sau: Hàng tháng lãnh đạo phịng thực hiện đánh giá, nhận xét khơng chính thức về nội dung cơng việc, tiến độ xử lý cơng việc và đề xuất các giải pháp để giải quyết cơng việc của từng nhân viên. Đồng thời phản hồi thơng tin kịp thời về cách thức thực hiện giữa lãnh đạo và nhân viên để cải thiện thành tích. Việc đánh giá chính thức sẽ thực hiện vào tháng 6 và tháng 12. Đánh giá giữa năm là cơ sở dùng để đưa ra chương trình cải tiến năng lực để hỗ trợ cho hồn thành thành tích cuối năm.
Đối với chương trình đánh giá thành tích cuối năm, cần chuẩn bị chi tiết và chu đáo hơn vì đây là kết quả quan trọng trọng trong việc xếp loại khen thưởng và đề bạt. Đĩ cũng là quá trình để tìm ra các tài năng trong năm của cơng ty để xây dựng đội ngũ nhân tài và tuyến kế thừa cơng ty.
Nội dung về đánh giá thành tích vào tháng 6 hàng năm, tác giả đề xuất thực hiện như bảng 3.2 bên dưới. Bảng 3.2 hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện để đạt được quả đánh giá thành tích hiệu quả, minh bạch.
Bảng 3.3: Bảng đề xuất đánh giá thành tích vào tháng 6 hàng năm
Mục tiêu Thu thập và chuẩn bị Tiến trình
Đánh giá thành tích nhân viên so với mục tiêu 6 tháng vừa qua. Huấn luyên để cải thiện thành tích.
Khối Nhân Sự
Thảo luận lịch đánh giá thành tích giữa năm và giám sát việc thực hiện vốn được thực hiện từ trên xuống ( CEO/ trưởng khối)
Người đánh giá
Lên lịch gặp từng nhân viên ( người được đánh giá)
Thu thập tất cả thơng tin cần thiết từ các Trưởng phịng khác cho mỗi nhân viên mà anh chị đánh giá. Đánh giá thành tích của mỗi nhân viên bằng cách sử dụng Biểu Mẫu Đánh Giá Thành Tích.
Người được đánh giá
Đảm bảo cung cấp đủ tài liệu cần thiết.
Hồn tất Tự đánh giá và chuẩn bị bằng chứng.
Người đánh giá
Đánh giá thành tích của nhân viên so với mục tiêu thơng qua thảo luận riêng với từng nhân viên.
Giải thích tỉ số/chứng thực của điểm số KPI và xếp loại dựa trên năng lực.
Cung cấp phản hồi và lời khuyên về đào tạo và kế hoạch trển khai để cải thiện thành tích.
Người được đánh giá
Cung cấp thêm bằng chứng, ví dụ
Người đánh giá và Người được đánh giá
Thảo luận liên quan đến KPI và mục tiêu
Kí tên vào Biểu Mẫu khi 2 bên đã đạt đến sự đồng thuận.
Cấp quản lí kế tiếp
Làm trung gian trong trường hợp cĩ sự bất đồng.
Sau đợt đánh giá thành tích-năng lực 6 tháng đầu năm, sẽ phát sinh vấn đề mà mỗi bộ phận phải quan tâm: Mục tiêu bộ phận sẽ phải cập nhật lại do sự thay đổi tất yếu
của các yếu tố mơi trường vi mơ và vĩ mơ. Việc điều chỉnh này phải trải qua bước thực hiện như giai đoạn hoạch định thành tích ở 3.2.1. Việc điều chỉnh mục tiêu Bộ phận và KPI nhân viên theo nguyên tắc: đảm bảo vẫn phù hợp mục tiêu chiến lược cấp cơng ty đồng thời đáp ứng yêu cầu cần thay đổi của Bộ Phận (xem Bảng 3.3). Kết quả của quá trình hoạch định lại thành tích là:
Mục tiêu, tỉ trọng, KPI nhân viên đã được điều chỉnh được thực thi
Biểu mẫu Quản lí thành tích được hồn tất điều chỉnh và kí tên đầy đủ ( bao gồm đã đề cập đến KPI/tỉ trọng/mục tiêu cho đợt đánh giá năm)
Bảng 3.4: Bảng đề xuất việc kiểm sốt thay đổi hoạch định thành tích tháng 6 hàng năm
Mục tiêu Lí do thay đổi KPI Tiến trình
Bảo đảm các chỉ số về KPIs cho cả năm
Thay đổi điều kiện thị trường (kinh tế vĩ mơ, cạnh tranh vv)
Điều kiện của các phịng ban liên quan cho KPI cụ thể ( Ví dụ: doanh thu trong bảo trì thiết bị sẽ ảnh hưởng đến cung cấp thiết bị và năng suất tổng thể cho những dây chuyền sản xuất)
Người đánh giá và Người được đánh giá
Cung cấp bằng chứng hữu hiệu để chứng minh tại sao cần phải điều chỉnh KPI và mục tiêu. Phác thảo bảng mục tiêu và KPI đã điều chỉnh
Người đánh giá
Đảm bảo phải cĩ cuộc thảo luân với cả các phịng ban và bộ phận liên quan.
Đạt được chấp thuận từ cấp quản lí trực tiếp về việc thay đổi KPI và mục tiêu.
Các phịng ban/bộ phận liên quan
Nhận xét và cho ý kiến về KPI, target đã điều chỉnh.
Cấp quản lí kế tiếp và trưởng khối
Chấp thuận/ điều chỉnh dự thảo KPI
3.2.2.3. Hồn thiện việc xây dựng hội đồng đánh giá
Để đảm bảo khách quan và hiệu quả trong hệ thống quản lý, kết hợp của các đối tượng cùng tham gia quá trình đánh giá nhân viên như: đồng nghiệp đánh giá, cấp trên đánh giá và khách hàng đánh giá nhằm đánh giá tổng hợp mọi khía cạnh trong kết quả hồn thành cơng tác của nhân viên.
Tác giả đề xuất lãnh đạo THP nên tiếp tục duy trì hình thức điều tra tồn diện định kỳ hằng năm, nội dung đánh giá cần bám sát yêu cầu xử lý cơng việc của từng nhân viên trong cơng ty và nên được thay đổi để cĩ những ý kiến đĩng gĩp thiết thực từ khách hàng nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ khách hàng trong thời gian tới.
Áp dụng phương pháp đánh giá 360o để cĩ thể thu thập dữ liệu khách quan về đánh giá năng lực nhân viên cùng với bộ tiêu chí đánh giá năng lực hiện tại để hạn chế tính chủ quan trong buổi đánh giá thành tích. Q trình này sẽ giúp phân tách được hiệu quả những nhân viên thật sự cĩ thành tích tốt và thành tích kém.