4.3. Các giải pháp nâng cao sự hài lịng của nhà thuốc tại thành phố Hồ Chí Minh
4.3.1.3. Kế hoạch triển khai
** Giải pháp 01:
Theo đề xuất của tác giả, giải pháp này nên đƣợc chia làm 3 phần để thực hiện cho phù hợp với tình hình hoạt động hiện tại. Đối với việc liên kết chiến lƣợc với các nhà cung cấp để trở thành đối tác với nhau, công ty nên tiến hành đối với các cơng ty đã có mối quan hệ gắn bó lâu dài với cơng ty trong thời gian qua, đặc biệt là các công ty con và cơng ty liên kết. Theo đó, cơng ty sẽ thực hiện việc liên kết chiến lƣợc với 19 công ty con và công ty thành viên đang cung cấp sản phẩm để đảm bảo giá vốn thu mua và các chính sách ƣu đãi hoặc các thỏa thuận về giá bán giống nhau ở cùng một thị trƣờng. Việc làm này là bƣớc đầu tiên để thực hiện mơ hình rồi sẽ mở rộng ra ở các nhà cung cấp dƣợc phẩm khác vì đối với các cơng ty con và thành viên việc thực hiện chiến lƣợc liên kết đƣợc thực hiện một cách dễ dàng hơn so với các công ty khác. Đặc biệt, việc thực hiện chiến lƣợc với công ty nên đƣợc thực hiện đối với công ty Roussel Việt Nam do công ty này là công ty con với vốn sở hữu 100% của cơng ty TNHH MTV Dƣợc Sài Gịn. Hơn nữa, các mặt hàng của Roussel đã có danh tiếng từ lâu với công nghệ sản xuất từ Pháp. Do những sai phạm của nguyên Tổng Giám Đốc đã đƣa hàng của Roussel cho công ty cổ phần SD pharma phân phối độc quyền và hợp đồng phân phối độc quyền đã hết cho nên đây chính là thời điểm thích hợp để đƣa hàng hóa của Roussel về cho công ty TNHH MTV Dƣợc Sài Gòn phân phối.
Đối với các nhà cung cấp dƣợc phẩm không thực hiện liên kết chiến lƣợc, công ty nên thực hiện việc phân phối hàng hóa theo hình thức đại lý và có ký kết các hợp đồng đại lý để đảm bảo giá vốn hay giá bán ở cùng thị trƣờng. Nếu nhƣ
công ty không thể thực hiện làm đại lý thì việc đặt đơn hàng với số lƣợng lớn là việc làm hợp lý, điều này đƣợc phân tích trong giải pháp 02.
Bên cạnh đó, việc mở rộng thị trƣờng dƣợc phẩm của các cơng ty nƣớc ngồi đem đến cho công ty lợi thế liên kết với họ. Công ty sẽ lựa chọn liên kết với cơng ty nƣớc ngồi theo tiêu chí sản phẩm của họ phải đạt tiêu chuẩn của Việt Nam và sản phẩm phải mang tính mới lạ có tính ƣu việt và ít đƣợc phân phối ở thị trƣờng Việt Nam nhƣng nó phải đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời tiêu dùng hiện nay. Bên cạnh đó, cơng ty phải xem xét độ lớn của thị trƣờng của sản phẩm mới đó cùng với sự bền vững của nhu cầu ngƣời tiêu dùng. Các sản phẩm này giúp công ty tránh đƣợc sự so sánh về giá so với các sản phẩm cùng loại.
** Giải pháp 02:
Với các nội dung cần thực hiện trong giải pháp thực hiện tốt quản trị hàng tồn kho, việc triển khai thực hiện đƣợc đề xuất theo ý kiến của tác giả. Thứ nhất, đối với việc dự báo nhu cầu các sản phẩm bán hàng hàng tháng để dự trù hàng tồn kho. Thị trƣờng dƣợc phẩm là thị trƣờng phụ thuộc vào sức khỏe của ngƣời tiêu dùng đặc biệt đối với các sản phẩm điều trị các bệnh thơng thƣờng có tính mùa vụ hay còn gọi là các sản phẩm dƣợc phẩm khơng kê toa (OTC), cịn đối với các sản phẩm kê toa thì lƣợng hàng hóa tiêu thụ phụ thuộc rất lớn vào các bệnh viện thể hiện qua việc kê toa của các bác sĩ. Nhƣng đối với một số dạng mặt hàng kê toa nhƣng đƣợc dùng thƣờng xuyên điều trị các bệnh theo mùa thì lại đƣợc sử dụng nhƣ các sản phẩm không kê toa. Với đặc điểm của lĩnh vực dƣợc phẩm nhƣ vậy, việc dự báo nhu cầu tiêu thụ các sản phẩm cũng nên khác nhau với từng đặc điểm hàng hóa.
Đối với các sản phẩm khơng kê toa hay các sản phẩm có kê toa nhƣng đƣợc dùng thƣờng xuyên nhƣ các sản phẩm không kê toa, tác giả đề xuất sử dụng phƣơng pháp dự báo kết hợp giữa định tính và định lƣợng. Phƣơng pháp định tính đƣợc sử dụng trong dự báo này là phƣơng pháp tham khảo tổng hợp từ các nhân viên bán hàng. Phƣơng pháp định lƣợng đƣợc sử dụng trong dự báo này chính là phƣơng pháp dự báo định lƣợng theo đƣờng xu hƣớng có xem xét đến yếu tố theo thời vụ. Theo đó, phƣơng pháp dự báo định lƣợng đƣợc thực hiện trƣớc để xác định số
lƣợng dự kiến cụ thể sau đó các số liệu này sẽ đƣợc so sánh với số liệu dự báo định tính đƣợc tổng hợp bằng cách thu thập các dự báo của nhân viên bán hàng về thị trƣờng dƣợc phẩm trong tháng tới. Nếu 2 số liệu này có sự chênh lệch với nhau thì sẽ tiến hành việc điều chỉnh bằng phƣơng pháp bình qn có trọng số, trọng số này sẽ căn cứ vào nhận xét của trƣởng phòng kinh doanh – tiếp thị dựa trên kinh nghiệm về nhu cầu riêng biệt của sản phẩm theo từng thời kỳ.
Đối với các sản phẩm kê toa, các nhà thuốc phụ thuộc rất lớn vào việc kê toa của bác sĩ cho nên việc dự báo chỉ có thể đánh giá thơng qua những tín hiệu của thị trƣờng. Đối với những tín hiệu của thị trƣờng này, nhân viên bán hàng là ngƣời nắm rõ nhất thông qua việc tiếp xúc với các nhà thuốc. Do đó, tác giả đề xuất phƣơng pháp dự báo tổng hợp từ các nhân viên bán hàng và có sự điều chỉnh sau cùng từ trƣởng phịng kinh doanh – tiếp thị. Nhằm khắc phục các hạn chế đối với phƣơng pháp dự báo dựa vào nhân viên bán hàng, tác giả đề xuất biện pháp để việc dự báo của nhân viên bán hàng thực hiện một cách có trách nhiệm. Theo đó, các nhân viên bán hàng khi thực hiện dự báo phải đƣợc ràng buộc trách nhiệm của mình trong bảng dự báo, đối với mỗi nhân viên bán hàng có dự báo chênh lệch so với số lƣợng tiêu thụ thực tế tại địa bàn trong 3 tháng liên tục vƣợt quá 50% số lƣợng bán hàng thực tế thì đƣợc ghi nhận vào bảng đánh giá thành tích dùng để trả thƣởng hàng quý và hàng năm.
Đối với việc phân loại sản phẩm không kê toa và kê toa dùng thƣờng xuyên hay sản phẩm kê toa biến động theo việc kê toa của bác sĩ, đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp chuyên gia là các dƣợc sĩ đại học có kinh nghiệm ít nhất 6 năm trong lĩnh vực dƣợc phẩm của phòng kinh doanh – tiếp thị.
Sau khi đã có những dự báo về nhu cầu của các sản phẩm, việc tiếp theo trong quản trị hàng tồn kho chính là việc xác định mức tồn kho hợp lý, thời điểm đặt hàng cũng nhƣ số lƣợng đặt hàng. Việc xác định mức tồn kho hợp lý đƣợc xác định dựa trên mức tồn kho cần thiết để tránh việc thiếu hụt hàng hóa và tổng giá trị hàng tồn kho cho phép từ phịng tài chính – kế toán. Qua tham khảo ý kiến của trƣởng phịng kinh doanh – tiếp thị thì mức tồn kho hợp lý đƣợc xác định ở mức
10% số lƣợng tiêu thụ của tháng là phù hợp. Thời điểm đặt hàng đƣợc xác định là đầu tháng hoặc vào lúc tồn kho dƣới mức tồn kho hợp lý. Vào lúc đầu tháng, số lƣợng đặt hàng đƣợc dựa vào số lƣợng tồn kho tháng trƣớc và dự báo số lƣợng tiêu thụ trong tháng tiếp theo để xác định số lƣợng đặt hàng. Trong trƣờng hợp số lƣợng hàng hóa tiêu thụ vƣợt mức dự báo và phải tiến hành đặt hàng tiếp theo trong tháng thì phải tham khảo ý kiến của các nhân viên bán hàng về tình hình thị trƣờng sẽ quyết định số lƣợng cụ thể.
Sau 2 bƣớc chính trong việc quản trị hàng tồn kho, bƣớc tiếp theo chính là việc theo dõi và kiểm soát tốt hạn sử dụng của các sản phẩm. Việc phân loại hạn sử dụng của sản phẩm đƣợc thực hiện vào đầu tháng, công việc này bao gồm xem xét các sản phẩm nào chuẩn bị có hạn sử dụng dƣới 1 năm để có các biện pháp xử lý và cảnh báo các sản phẩm có hạn sử dụng từ 12 đến 15 tháng để thúc đẩy việc bán hàng.
** Giải pháp 03:
Với mong muốn làm tăng sự linh hoạt trong hình thức thanh tốn của cơng ty, giải pháp này đƣợc đƣa ra với đề xuất cho các nhà thuốc trả chậm trong một thời gian nhất định. Giải pháp này có rủi ro cho cơng ty cho nên sẽ có một số biện pháp phịng ngừa đƣợc triển khai. Theo đó, việc thanh tốn trả chậm đƣợc thực hiện cho các nhà thuốc đã mua hàng của cơng ty trong ít nhất 1 năm (ít nhất 12 lần tƣơng đƣơng 12 tháng), việc mua hàng trong 1 năm giúp cơng ty có những đánh giá cơ bản về tình hình hoạt động của nhà thuốc và sự trung thành của nhà thuốc đối với công ty. Khi thực hiện việc cho nhà thuốc trả chậm, nhà thuốc phải ký tên vào biên bản xác nhận nợ đối với công ty do bộ phận pháp lý biên soạn, hóa đơn giao cho nhà thuốc là hóa đơn photo và bản chính hóa đơn do cơng ty giữ có xác nhận của nhà thuốc ở mặt sau là chƣa thanh toán tiền. Đối với hạn mức cho nợ của nhà thuốc, công ty sẽ áp dụng hạn mức nợ theo doanh số trung bình của nhà thuốc đó trong năm nếu đầu năm thì căn cứ vào số liệu năm trƣớc đó. Việc xác định hạn mức nợ theo doanh số trung bình trong quá khứ vì cơng ty muốn xem xét tính trung thực trong việc mua hàng, nếu nhà thuốc thực hiện việc mua quá nhiều hàng so với các
tháng trƣớc thì cơng ty có quyền nghi ngờ về động cơ mua hàng trả chậm này. Về thời gian cho trả chậm, vì việc khơng khuyến khích hình thức này với mục đích hỗ trợ nhà thuốc chính và mong muốn ổn định tình hình tài chính của cơng ty cho nên thời gian nợ tối đa cho phép là 30 ngày. Hơn nữa, với mục đích khơng khuyến khích hình thức trả chậm nên nhà thuốc nợ từ 15 ngày trở xuống sẽ khơng tính phí, nếu nhà thuốc nợ trên 15 ngày sẽ tính phí theo mức lãi suất cho vay của ngân hàng BIDV với tổng giá trị số tiền nợ. Do việc các nhà thuốc chủ yếu là khách hàng của các nhân viên bán hàng nên phải đảm bảo trách nhiệm của các nhân viên bán hàng đối với các nhà thuốc trả chậm bằng cách ghi nhận doanh số hàng tháng của nhân viên bán hàng dựa trên doanh số đã thu đƣợc tiền. Đặc biệt, đối với một số nhà thuốc có đặc thù nợ thƣờng xuyên và khơng có sự bảo đảm của nhân viên bán hàng thì phải chuẩn bị một bộ hồ sơ để đảm bảo sự tin cậy với công ty bao gồm:
- Giấy phép kinh doanh của nhà thuốc
- Hợp đồng thuê nhà (nếu địa điểm kinh doanh là địa chỉ thuê mƣớn)
- Bảng photo bằng dƣợc sĩ đại học có cơng chứng của ngƣời đứng tên nhà thuốc - Giấy ủy quyền của dƣợc sĩ đứng tên nhà thuốc cho chủ nhà thuốc nếu nhƣ chủ nhà thuốc thuê bằng dƣợc sĩ.
Hồ sơ này đảm bảo rằng sẽ có ngƣời chịu trách nhiệm về nợ của nhà thuốc khi nhà thuốc có sự gian dối trong kinh doanh đối với cơng ty.
Đối với mặt hàng thực phẩm chức năng, cơng ty sẽ thực hiện hình thức ký gửi hàng hóa để tạo sự thuận tiện cho nhà thuốc. Việc ký gửi hàng hóa phải đƣợc lập thành văn bản và có chủ nhà thuốc xác nhận. Song song với việc ký gửi hàng hóa là trích hoa hồng cho nhân viên bán hàng tại các nhà thuốc với mức hoa hồng khoảng 10-20 nghìn đồng/ hộp tùy theo giá trị của thực phẩm chức năng.
** Giải pháp 04:
Việc thực hiện chính sách giá linh hoạt cho các nhà thuốc đƣợc tác giả đề xuất thơng qua 2 hình thức đó là bán hàng theo số lƣợng lớn và bán hàng có hạn sử dụng dƣới 12 tháng. Theo đó, chính sách giá dành cho việc bán hàng theo số lƣợng lớn đƣợc căn cứ vào tỷ lệ lãi của toàn bộ đơn hàng nhà thuốc mua sau đó sẽ đƣợc
trƣởng phòng kinh doanh – tiếp thị cho ý kiến để thực hiện việc bán giảm giá hay có các chính sách cần thiết. Đối với việc bán hàng có hạn sử dụng dƣới 12 tháng, chính sách giá sẽ đƣợc chia thành 3 mức giá nhƣ sau:
- Mức 1: Các sản phẩm có hạn sử dụng từ 9 đến 12 tháng: giảm 40% tỷ lệ lãi trong giá bán
- Mức 2: Các sản phẩm có hạn sử dụng từ 6 đến dƣới 9 tháng: giảm 80% tỷ lệ lãi trong giá bán
- Mức 3: Các sản phẩm có hạn sử dụng dƣới 6 tháng: bán giá vốn thu mua hoặc bán tặng kèm các sản phẩm khác
Việc giảm giá bán theo tỷ lệ lãi vì với mục tiêu ban đầu công ty không đƣợc bán dƣới giá vốn hàng bán, các mức giảm giá trong mức 1 và mức 2 tăng đều 40% tƣơng đƣơng các khoảng thời gian bằng nhau trong hạn sử dụng.