Thực tế giữa chuyên viên với các đối tƣợng sử dụng thơng tin có mối liên hệ gắn bó với nhau. Mối liên hệ này chủ yếu thông qua yêu cầu tin (thể hiện một phần nhu cầu tin) của ngƣời sử dụng thông tin gửi tới chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ.
Đồng thời, đối tƣợng sử dụng thơng tin khác nhau thì nhu cầu thơng tin cũng khác nhau. Qua khảo cứu ở văn phòng một số cơ quan bộ, đối tƣợng mà chuyên viên cần cung cấp thông tin bao gồm:
* Lãnh đạo bộ :
Qua thực tế, hơn 90% ý kiến của các chuyên viên cho rằng đối tƣợng cần cung cấp thông tin là lãnh đạo bộ.
Trách nhiệm quan trọng của lãnh đạo bộ là ra các quyết định quản lý trên cơ sở các thông tin thu thập đƣợc hoặc là thông tin đƣợc phục vụ. Lãnh đạo bộ phải nắm vững các chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc, tình hình, triển vọng phát triển các lĩnh vực khoa học cả ở trong nƣớc và trên thế giới do bộ quản lý.
Những quyết định của lãnh đạo thƣờng ở trong tình trạng gấp rút thiếu thời gian và thiếu thơng tin (thiếu thực sự hoặc vì quá nhiều nguồn tin dẫn đến không xử lý đƣợc). Bởi vậy lãnh đạo bộ cần trƣớc hết là những thơng tin mang tính tổng hợp, khái qt, đƣợc phân tích có hệ thống, đƣợc xử lý ngắn gọn, chọn lọc đầy đủ, chính xác và đặc biệt phải có tính dự báo. Để thơng tin phục vụ lãnh đạo bộ có hiệu quả, thơng tin phải trải qua q trình xử lý, phân tích tổng hợp của các chun viên có chun mơn trình độ, có kinh nghiệm trong cơng tác thơng tin, am hiểu thực tiễn. Thông thƣờng lãnh đạo bộ rất cần
đƣợc cung cấp những thông tin tổng hợp (tổng luận) và các bản tin chọn lọc (thông tin nhanh).
*Lãnh đạo văn phòng bộ:
Cũng qua các tài liệu điều tra khảo sát thực tế, 90% ý kiến của các chuyên viên đƣợc hỏi đã trả lời, đối tƣợng cần cung cấp thông tin là lãnh đạo văn phịng (chánh- phó văn phịng bộ).
Chánh- phó văn phịng bộ đƣợc coi là nhà quản trị ở cấp trung gian trong tổ chức hoạt động, là ngƣời tham mƣu – giúp việc tổng hợp cho bộ trƣởng, đồng thời là ngƣời lãnh đạo tổ chức các hoạt động văn phịng. Vì vậy, nếu nhƣ lãnh đạo bộ cần cung cấp thơng tin mang tính tổng hợp và khái qt cao thì chánh- phó văn phịng bộ lại cần cung cấp thông tin ở dạng chi tiết, cụ thể và toàn diện. Chuyên viên trên cơ sở các mảng công việc đƣợc phân công cụ thể tiến hành các phƣơng pháp thu thập thông tin, xử lý thông tin để cung cấp kịp thời những thơng tin chính xác cho chánh- phó Văn phịng bộ. Chuyên viên không chỉ cung cấp những thơng tin theo định kỳ mà cịn phải cung cấp thông tin đột xuất, những thông tin về các hoạt động phát sinh trong văn phòng.
* Các cán bộ, nhân viên trong cơ quan bộ:
Đây cũng là đối tƣợng có nhu cầu về thông tin mà chuyên viên cần cung cấp. Qua khảo sát: 40% chuyên viên đƣợc hỏi đã trả lời thƣờng xuyên phải cung cấp thông tin cho các đối tƣợng này.
Theo quy định của các bộ, VPB là đầu mối thu nhận các báo cáo của các vụ, viện, cục (gọi tắt là các đơn vị) thuộc bộ để tổng hợp báo cáo lãnh đạo bộ. Q trình trao đổi thơng tin khơng chỉ một chiều là các đơn vị cung cấp thơng tin cho chun viên mà cịn là q trình chun viên cung cấp thơng tin phản hồi của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân.
Qua khảo sát thực tế, chúng tơi thấy, nhóm đối tƣợng này bao gồm: Một là, lãnh đạo các đơn vị thuộc bộ
Hai là, các chuyên viên của các đơn vị thuộc bộ
Khi các đối tƣợng này có nhu cầu cung cấp thơng tin, chuyên viên cần căn cứ theo quy định của cơ quan về phạm vi quyền hạn để cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác.
* Ngoài ra, chun viên cịn cung cấp thơng tin cho các đối tƣơng khác nhƣ các phóng viên báo chí, các cơng dân.