Sau khi kết thúc các hội nghị, tuỳ theo tính chất và tầm quan trọng của mỗi cuộc họp, chuyên viên có trách nhiệm soạn thảo thơng báo, kết luận của lãnh đạo bộ tại cuộc họp để chánh văn phịng bộ ký ban hành. Thơng tin này đƣợc cung cấp cho các cá nhân, đơn vị trong bộ biết để thực hiện. (Trừ trƣờng hợp đặc biệt).
Các thông báo, kết luận hội nghị phải đảm bảo tính chính xác của nội dung thơng tin và đƣợc trình bày khoa học theo chủ đề.
Nhƣ vậy, soạn thảo chƣơng trình cơng tác của bộ, soạn thảo báo cáo công tác của bộ và soạn thảo thông báo, kết luận của lãnh đạo bộ sau hội nghị chính là các hình thức mà chun viên cung cấp thông tin bằng văn bản cho lãnh đạo bộ. Giá trị thông tin trong các văn bản này là cơ sở quan trọng để lãnh đạo điều hành hoạt động của cơ quan bộ.
2). Sao chụp tài liệu
Đây là hình thức cung cấp thơng tin đơn giản, nội dung thông tin thƣờng khơng qua q trình xử lý, phân tích phức tạp nhƣ phƣơng pháp cung cấp thông tin bằng văn bản. Chuyên viên có thể sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản cần thiết và gửi cho ngƣời lãnh đạo hoặc bộ phận quản lý…
Sao chụp tài liệu nhằm mục đích cung cấp tin, vì vậy chuyên viên cần nắm đƣợc yêu cầu tin và thời gian cung cấp thông tin. Đối tƣợng cung cấp các tài liệu sao chụp thƣờng là lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng và khi cần thiết, chuyên viên có thể cung cấp cho các cá nhân, đơn vị thuộc bộ.
Đối với tài liệu quan trọng chuyên viên sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo dƣới dạng các bản sao lục, trích sao. Sao lục là sao đầy đủ, chính xác tồn bộ nội dung của văn bản và đƣợc trình bày theo đúng thể thức do Nhà nƣớc quy định. Trích sao là sao đầy đủ, chính xác một phần nội dung của văn bản và đƣợc trình bày theo đúng thể thức do Nhà nƣớc quy định. Bản sao lục và bản trích sao phải đƣợc chánh văn phịng bộ ký thừa lệnh.
Đối với những những văn bản, tài liệu, các bài viết có thơng tin chỉ mang tính chất tham khảo thì chuyên viên chỉ cần sao chụp thông thƣờng (photocopy) một phần hoặc toàn bộ tài liệu.
Tuy nhiên, trong trƣờng hợp sao chụp nhiều văn bản thì chuyên viên cần sắp xếp các văn bản theo một thứ tự nhất định (theo thời gian ban hành, theo trình tự giải quyết vấn đề hoặc theo từng lĩnh vực..) để lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng dễ theo dõi và xử lý. Các văn bản thƣờng đƣợc ghi lại, để trong cặp ba dây hoặc nilon, tránh thất lạc và mất mát [36; 53]
Ví dụ : Chuyên viên tổng hợp văn phòng Bộ Nội vụ sao chụp các tài liệu là các VBQPPL quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ và đƣợc sắp xếp theo thời gian nhƣ sau :
- Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia của UBTVQH (năm 2001);
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/ 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thƣ;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/ 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia;
- Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vv.
3). Tóm tắt tổng hợp thơng tin bằng văn bản
Đây cũng là một hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản của chuyên viên. Tóm tắt tổng hợp thơng tin bằng văn bản là quá trình chuyên viên đọc - nghiên cứu các văn bản, tài liệu có liên quan sau đó tóm tắt tổng hợp cung cấp cho lãnh đạo dƣới dạng các văn bản ngắn theo vấn đề.
Qua khảo sát, chuyên viên thƣờng tóm tắt thơng tin, trình bày trong phiếu trình giải quyết cơng việc và cung cấp các thơng tin đã tóm tắt khác theo yêu cầu của lãnh đạo.