Khi lãnh đạo yêu cầu, chuyên viên có thể cung cấp cho lãnh đạo các thơng tin đã tóm tắt theo chủ đề (đây thƣờng là các yêu cầu đột xuất). Trong trƣờng hợp này, chuyên viên phải đảm bảo tính chính xác, khách quan của thông tin và cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo.
4). Kiểm tra, thẩm định và trình hồ sơ đề án của các đơn vị cho
lãnh đạo
Khi đề án do các đơn vị thuộc bộ đƣợc giao đã xây dựng xong, chuyên viên tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra, thẩm định và báo cáo chánh văn phòng trình lãnh đạo bộ họp xem xét tập thể trƣớc khi quyết định.
Khi trình hồ sơ đề án, chuyên viên cung cấp đầy đủ các thông tin nhƣ: - Tờ trình của chủ đề án cần thuyết minh rõ nội dung đề án, giải trình việc tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị liên quan, luận cứ của các kiến nghị và các ý kiến khác nhau
- Nội dung đầy đủ của đề án - Dự thảo văn bản sẽ ban hành
Ví dụ: Chun viên tổng hợp văn phịng Bộ Cơng nghiệp trình hồ sơ đề án hệ thống quản lý chất lƣợng ISO cho lãnh đạo Bộ Công nghiệp.
5). Fax văn bản
Fax cũng là phƣơng tiện đƣợc chuyên viên sử dụng, cung cấp thông tin cho lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng và các cá nhân, đơn vị thuộc bộ. Khi lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phịng đi cơng tác hoặc khi chuyên viên đi công tác có thể gửi báo cáo cho lãnh đạo bằng cách fax văn bản.
Do khơng có tính bảo mật nên hình thức fax chỉ đƣợc chuyên viên cung cấp cho lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phịng những thơng tin thƣờng.
Ngồi ra, chun viên có thể sử dụng fax để cung cấp thông tin cho các cá nhân, đơn vị liên quan các thông tin nhƣ:
- Chƣơng trình - kế hoạch cơng tác
- Thơng báo kết luận của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phịng …
6). Cung cấp thơng tin văn bản qua mạng Internet, mạng nội bộ
Chuyên viên có thể gửi văn bản hoặc qua mạng Internet, mạng nội bộ cho lãnh đạo bộ hoặc các đơn vị.
Tuy nhiên, qua khảo sát, hình thức cung cấp thơng tin bằng văn bản này ít đƣợc chuyên viên sử dụng. Nguyên nhân là do giá trị pháp lý của thông tin qua các hình thức này chƣa đƣợc đảm bảo và do hạn chế về trình độ tin học của các đối tƣợng sử dụng thơng tin.
Ngồi ra, chuyên viên cịn cung cấp thơng tin bằng văn bản là việc chuẩn bị các bài viết, trả lời phỏng vấn của các báo, đài, tạp chí, trả lời chất vấn của đại biểu Quốc hội, kiến nghị của cử tri về những vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nƣớc của bộ theo sự chỉ đạo của Bộ trƣởng.
Nhƣ vậy, cung cấp thơng tin bằng văn bản là hình thức cung cấp thơng tin quan trọng và phổ biến nhất của chuyên viên. Muốn cung cấp thơng tin theo hình thức này, chun viên cần có vốn ngơn ngữ phong phú, tƣ duy khoa học, mạch lạc và khả năng bút pháp (khả năng trình bày, diễn đạt một vấn đề).
2.3.2. Cung cấp thơng tin bằng lời
Đây là hình thức cung cấp thơng tin trực tiếp giữa chuyên viên với ngƣời có u cầu cung cấp thơng tin. Hình thức cung cấp thông tin trực tiếp không địi hỏi chun viên phải trình bày các thơng tin thu thập đƣợc thành một văn bản hoàn chỉnh mà chỉ cần ghi chép các thông tin cần thiết vào sổ tay hoặc qua trí nhớ để trình bày trực tiếp. Đơi khi báo cáo trực tiếp bằng lời có thể cần kèm theo văn bản, sơ đồ, hình ảnh trình chiếu…Đây là hình thức cung cấp thơng tin đƣợc sử dụng cả yêu cầu thông tin thƣờng kỳ và yêu cầu thông tin đột xuất.