c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.3. Cung cấp thông tin
Các thông tin đầu vào sau khi đƣợc thu thập, xử lý phải đƣợc cung cấp phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các đối tƣợng cần thiết thơng qua các hình thức thích hợp.
Việc cán bộ, cơng chức cơ quan bộ có nhận đƣợc những chỉ thị, mệnh lệnh, các quyết định quản lý của lãnh đạo kịp thời hay khơng? Hoặc lãnh đạo có nhận đƣợc những thơng tin phản hồi, thơng tin cần thiết, thông tin kịp thời, đúng đắn hay không? Tất cả đều này phụ thuộc vào q trình cung cấp thơng tin của chuyên viên.
Xét về mặt bản chất, cung cấp thông tin là cách thức mà chuyên viên tổng hợp đƣa thông tin đến với ngƣời sử dụng. Vấn đề quan trọng là chuyên viên phải lựa chọn những hình thức cung cấp thơng tin sao cho những ngƣời sử dụng thơng tin có thể đạt đƣợc hiệu quả cao trong cơng việc.
Đây là nghiệp vụ cuối cùng trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng bộ nên đây là một hoạt động thƣờng xuyên của các chuyên viên.
Việc cung cấp thông tin của chuyên viên có thể đƣợc tiến hành qua hai hình thức phổ biến là cung cấp bằng văn bản và cung cấp thơng tin bằng lời. Mỗi một hình thức cung cấp thơng tin có ƣu điểm, hạn chế riêng nên tuỳ theo yêu cầu của ngƣời cần tin mà chuyên viên tổng hợp lựa chọn các hình thức cung cấp thơng tin khác nhau. Đồng thời, ở mỗi một hình thức cung cấp thơng tin cũng địi hỏi về thời gian, thời điểm, cách thức khác nhau.
Qua khảo sát trực tiếp tại Văn phịng Bộ Nội vụ, Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và một số Văn phòng của cơ quan Bộ khác, chúng tơi thấy hai hình thức cung cấp thông tin trên đƣợc tiến hành nhƣ sau: