Theo quy định của các cơ quan bộ, chuyên viên tổng hợp đƣợc phép tham dự các cuộc họp giao ban tuần, giao ban tháng, sơ kết quý, sơ kết 6 tháng đầu năm, họp tổng kết công tác năm và một số cuộc họp, hội nghị khác.
Trong cuộc họp, chuyên viên cung cấp thông tin bằng lời về các vấn đề đƣợc giao.
Ví dụ: Chuyên viên báo cáo trực tiếp hàng ngày về các thông tin nổi bật trong hoạt động ngành, báo cáo tình hình cơng tác trong các cuộc họp giao ban hàng tuần, hàng tháng cho lãnh đạo văn phòng để lãnh đạo VPB báo cáo tình hình cơng tác chung của cơ quan .
Ngoài các cuộc họp, hội nghị thƣờng kỳ, chun viên cịn thơng tin, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị, của VPB trong các cuộc họp đột xuất.
Ví dụ: Tháng 6/2005 của Bộ Công nghiệp và Tổng Công ty Điện lực Việt Nam tổ chức cuộc họp đột xuất về vấn đề đảm bảo cung cấp điện trong mùa hè do thời tiết khô hạn kéo dài. Trong cuộc họp này, chuyên viên tổng hợp báo cáo về tình hình thực tế tại các địa phƣơng và các biện pháp của các cơ quan chức năng.
Trong quá trình tham gia các cuộc họp, chuyên viên tổng hợp tiến hành ghi biên bản và thông qua một lần nữa để lãnh đạo bộ và các đơn vị nắm đƣợc tình hình, đồng thời có thể đƣa ra kế hoạch công tác tuần, tháng, quý tới.
b. Cung cấp thông tin bằng lời qua điện thoại
Điện thoại là phƣơng tiện thông tin hiện đại đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong giao tiếp của chuyên viên .
Điện thoại là phƣơng tiện truyền đạt và thu nhận thông tin. Ƣu điểm của điện thoại là nhanh chóng, dễ sử dụng. Tuy nhiên, tính bảo mật thông tin của điện thoại không cao. Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của điện thoại mà tần xuất sử dụng để cung cấp thông tin của chuyên viên có khác nhau, chủ yếu cung cấp thông tin thƣờng, thông tin không cần bảo mật. Chủ yếu là các thông tin báo cáo đột xuất về tình hình cơng việc và xin ý kiến giải quyết của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phịng.
Ví dụ : Chun viên gọi điện thoại từ nơi đang cơng tác báo cáo tình hình và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng
Ngồi ra, chun viên cịn sử dụng điện thoại để trao đổi với các cá nhân, các đơn vị thuộc bộ khi các đối tƣợng có nhu cầu cung cấp thơng tin
(gọi đến). Điện thoại là hình thức cung cấp thơng tin tƣơng đối phổ biến của chuyên viên .
Tuy nhiên cung cấp thơng tin qua điện thoại khơng có giá trị pháp lý nên thông tin mà chuyên viên cung cấp qua điện thoại chủ yếu chỉ mang tính chất trao đổi.