c. Chuyên viên đã cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ hoạt động quản lý
3.2.2. Xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
3.2.2. Xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cung cấp thông tin
Trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, việc xây dựng một quy trình xử lý cơng việc trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc một cách khoa học, hợp lý sẽ tạo điều kiện để ngƣời đứng đầu cơ quan hành chính nhà nƣớc kiểm sốt đƣợc q trình giải quyết cơng việc, thơng qua đó từng bƣớc nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác quản lý.
Khái niệm “quy trình” là trình tự phải tuân theo để tiến hành một cơng việc nào đó [13; 813]; “chuẩn” là cái đƣợc chọn làm căn cứ để đối chiếu, để hƣớng theo đó mà làm cho đúng [13;181]
Nhƣ vậy, quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin là trình tự các bƣớc nghiệp vụ đúng, phải tuân theo để thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến cơng tác thu thập thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin.
Đối với hoạt động đảm bảo thông tin của các cơ quan bộ, việc ứng dụng cơng nghệ hành chính hiện đại để xây dựng các quy trình thu thập, xử lý
và cung cấp thơng tin có chất lƣợng là vấn đề mới và đặt ra nhƣ một nhu cầu cấp thiết.
Hiện nay một số cơ quan bộ đang nghiên cứu triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2001 nhƣ: Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Nội vụ…
Hệ thống quản lý chất lƣợng là hệ thống để chỉ định hƣớng, kiểm soát một tổ chức về vấn đề quản lý chất lƣợng. Tiêu chuẩn này không thay thế cho tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm. ISO 9000 (ISO: International Organization
for Standardization; 9000 hoặc 9001 của tiêu chuẩn) là một bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lượng đưa ra những yêu cầu cần đối với một hệ thống quản lý chất lượng.
Tiêu chuẩn này chứng minh năng lực của cơ quan trong việc cung cấp những sản phẩm đáp ứng yêu cầu của pháp luật và đòi hỏi của thực tiễn. Thơng qua đó để cải tiến thƣờng xuyên hệ thống quản lý chất lƣợng. Hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc thiết lập, viết thành văn bản; đƣợc thực hiện, duy trì và liên tục cải tiến. Hệ thống chất lƣợng theo tiêu chuẩn 9000 nếu đƣợc xây dựng và áp dụng đối với các mặt hoạt động quản lý nói chung và cơng tác thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin của các cơ quan bộ nói riêng sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động quản lý.
Bởi vì trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000 và ISO 9001: 2000 các quy trình đƣợc xây dựng để tạo ra một cách quản lý khoa học, đơn giản trong khi thực hiện cơng việc. Nó khơng chỉ giúp cho lãnh đạo có thể quản lý, theo dõi đƣợc q trình thực hiện cơng việc mà cịn giúp cho các đơn vị, bộ phận, chuyên viên nắm đƣợc những yêu cầu của quy trình thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận và cá nhân để nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc.
Bộ Công nghiệp là một ví dụ điển hình đã xây dựng thành công Hệ thống quản lý chất lƣợng trên cơ sở các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:
2000 và áp dụng cho 11 đơn vị và các Vụ chức năng, Thanh tra, Văn phòng Bộ. Qua hơn một năm xây dựng và áp dụng hệ thống: từ tháng 4 năm 2004 đến tháng 7 năm 2005, Bộ Công nghiệp đã xây dựng đƣợc 52 quy trình, gồm 46 quy trình tác nghiệp và 06 quy trình hệ thống.
Qua kiểm tra, đánh giá Trung tâm Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn QUACERT thuộc Tổng cục Tiêu chẩn Đo lƣờng Chất lƣợng đã kết luận Bộ Công nghiệp đã đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và có đủ điều kiện để cấp chứng chỉ chứng nhận phù hợp trong năm 2005. Với chứng chỉ ISO 9001:2000, Bộ Công nghiệp đã trở thành một trong những Bộ quản lý nhà nƣớc đầu tiên của Việt Nam áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo Tiêu chuẩn ISO vào các lĩnh vực.
Có thể khẳng định đây là một giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của các chuyên viên.
Có rất nhiều nhiệm vụ liên quan đến thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Tuy nhiên, theo chúng tôi, trƣớc mắt cơ quan bộ cần ban hành các quy trình chuẩn liên quan đến ba nhiệm vụ của chuyên viên đó là quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quy trình xây dựng chƣơng trình cơng tác.
Cùng với quy định về chế độ thông tin báo cáo, ba quy trình này sẽ đảm bảo cho chuyên viên tổng hợp văn phịng bộ nói riêng và cơng chức, viên chức cơ quan bộ nói chung thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức q trình thơng tin.
1). Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin
Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin là toàn bộ các bƣớc nghiệp vụ tiến hành trong thu thập thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phịng bộ. Việc xây dựng quy trình này là cơ sở quan trọng cho chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ sử dụng để thu thập thơng tin đầy đủ, xử lý thơng tin chính xác - khoa học và cung cấp
thông tin kịp thời phục vụ hoạt động quản lý. Tuy nhiên, tuỳ theo yêu cầu thông tin và nội dung thông tin cần cung cấp mà chuyên viên vận dụng linh hoạt các bƣớc nghiệp vụ khác nhau.
Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý có thể đƣợc xây dựng theo trình tự các bƣớc sau đây:
Bƣớc 1: Chuyên viên phải nắm vững yêu cầu cung cấp thông tin của
đối tƣợng. (Chuyên viên có thể phải hỏi lại đối tƣợng có nhu cầu các thơng tin chính xác nhƣ: những loại thông tin cần cung cấp, thời gian cung cấp, hình thức cung cấp…)
Bƣớc 2: Chuyên viên xác định những nội dung thông thông tin cần
cung cấp.
Bƣớc 3: Chuyên viên xác định phƣơng pháp thu thập thơng tin, phƣơng
pháp xử lý thơng tin, hình thức cung cấp thơng tin và các địa chỉ tra tìm thơng tin. (Theo nội dung đã trình bày tại mục 1.2.4)
Bƣớc 4: Chuyên viên sử dụng các phƣơng pháp thu thập thông tin để
tiến hành thu thập thông tin. (Theo nội dung đã trình bày tại mục 2.1)
Bƣớc 5: Chuyên viên sử dụng các phƣơng pháp xử lý thông tin để tiến
hành chọn lọc thơng tin chính xác, có giá trị chuẩn bị cung cấp phục vụ yêu cầu của đối tƣợng cần cung cấp thông tin. (Theo nội dung đã trình bày tại mục 2.2)
Bƣớc 6: Chuyên viên trình bày và cung cấp thơng tin theo hình thức
cung cấp thơng tin phù hợp cho các đối tƣợng có nhu cầu tin. (Theo nội dung đã trình bày tại mục 2.3)
Bƣớc 7: Chuyên viên lƣu trữ lại thông tin để làm cơ sở dữ liệu thơng
Quy trình này có thể áp dụng cho các chun viên tổng hợp văn phịng bộ nói riêng và cán bộ, cơng chức nói chung trong cơng tác thu thập, xử lý và