Lãnh đạo Bộ - Ký văn bản và Phiếu
trình
- Chuyển văn bản lại Phòng
Tổng hợp (chuyên viên)
Lãnh đạo Vụ duyệt văn bản
-Cấp số
-Chụp đủ số bản -Chụp một Phiếu trình
Trong các bƣớc tiến hành của quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, chuyên viên tổng hợp văn phịng bộ có trách nhiệm thẩm định, kiểm tra độ chính xác, đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ trình. Vì vậy, việc xây dựng và ban hành quy trình này có ý nghĩa thiết thực, là cơ sở pháp lý để chuyên viên hoàn thành tốt nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
3). Quy trình xây dựng chƣơng trình cơng tác
Quy trình xây dựng chƣơng trình cơng tác là trình tự các bƣớc cần tiến hành trong qúa trình xây dựng chƣơng trình cơng tác của cơ quan bộ.
Trên cơ sở nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc bộ đƣợc quy định trong các văn bản :
+ Quyết định số 337/2005/QĐ-TTg ngày 19/12/2005 của Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Bộ, cơ quan Bộ và cơ quan thuộc Chính phủ.
+ Quyết định của Bộ trƣỏng các bộ về việc ban hành Quy chế làm việc của bộ.
+ Quyết định của Bộ trƣởng các bộ về việc quy định chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ, các Vụ chức năng và các đơn vị thuộc bộ… Sau khi tham khảo ý kiến của một số cán bộ, chuyên viên văn phòng bộ, chúng tơi đề xuất quy trình mẫu nhƣ sau:
Bƣớc 1: Chuyên viên các đơn vị xây dựng chƣơng trình cơng tác của
đơn vị mình sau đó trình lãnh đạo đơn vị.
Bƣớc 2: Lãnh đạo đơn vị kiểm tra, duyệt, ký chuyển văn phòng bộ
chƣơng trình cơng tác của đơn vị.
Bƣớc 3: Văn phòng (cụ thể là chuyên viên tổng hợp) xử lý thông tin,
tổng hợp xây dựng chƣơng trình của Bộ cung cấp cho lãnh đạo bộ.
Bƣớc 4: Lãnh đạo bộ duyệt, ký ban hành chƣơng trình cơng tác của Bộ
gửi văn phịng Chính phủ (trừ chƣơng trình cơng tác tuần)
Có thể sơ đồ hố quy trình xây dựng chƣơng trình cơng tác của bộ nhƣ sau:
Quy trình xây dựng chơng trình cơng tác 1 2 3 4 5 9 10 Chuyên viên đơn vị soạn thảo
Lãnh đạo đơn vị kiểm tra, duyệt,
ký chuyển VPB chơng trình cơng tác của đơn vị
Chơng trình cơng tác tuần Chơng trình cơng tác tháng Chơng trình cơng tác q 11 12 Chơng trình cơng tác 6 tháng đầu năm 13 8 7 6
Chơng trình cơng tác năm
Chơng trình cơng tác năm 14 Văn phòng Bộ (Chuyên viên tổng hợp) xử lý thông tin, tổng hợp cung cấp cho
Chú thích sơ đồ:
1: Thời gian nộp trƣớc thứ sáu hàng tuần. 2: Thời gian nộp trƣớc ngày 20 hàng tháng 3: Thời gian nộp trƣớc ngày 10 tháng cuối quý 4: Thời gian nộp trƣớc ngày 10 tháng 6
5: Thời gian nộp trƣớc ngày 05 tháng 11
6: Thời gian nộp chậm nhất đầu giờ chiều thứ sáu 7: Thời gian nộp chậm nhất ngày 24 hàng tháng 8: Thời gian nộp chậm nhất ngày 12 tháng cuối quý 9: Thời gian nộp chậm nhất ngày 02 tháng 6
10: Thời gian nộp chậm nhất ngày 10 tháng 11 11: Thời gian nộp chậm nhất ngày 27 hàng tháng 12: Thời gian nộp chậm nhất ngày 15 tháng cuối quý 13: Thời gian nộp chậm nhất ngày 25 tháng 6
14: Thời gian nộp chậm nhất ngày 15 tháng 11.
Trong quy trình xây dựng chƣơng trình cơng tác tuần, có sự tham gia tích cực của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ ở các khâu nghiệp vụ trọng yếu đó là xử lý thơng tin, tổng hợp tồn bộ chƣơng trình cơng tác của các đơn vị thành chƣơng trình cơng tác chung của bộ để trình lãnh đạo bộ ký ban hành.
Vì vậy, xây dựng quy trình chuẩn này sẽ là cơ sở để chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
Gửi Văn phịng Chính
3.3. Đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức tin của đội ngũ công chức, viên chức
Trong nội dung của Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nƣớc giai đoạn 2001-2010, công tác đổi mới, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức rất đƣợc chú trọng, thể hiện qua định hƣớng sau:
“Đánh giá lại công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, xây dựng và triển khai kế hoạch về đào tạo, bỗi dưỡng cán bộ, cơng chức trong bộ máy hành chính Nhà nước theo từng loại; cán bộ, công chức làm nhiệm vụ tham mưu, hoạch định chính sách; cán bộ, cơng chức làm ngạch hành chính, sự nghiệp và cán bộ chính quyền cơ sở”.
“Tiếp tục đổi mới nội dung chương trình và phương thức đào tạo, bồi dưỡng, chú trọng nâng cao kiến thức, kỹ năng hành chính cho đội ngũ cán bộ, công chức theo chức trách, nhiệm vụ đang đảm nhận. Mỗi loại cán bộ, cơng chức có chương trình, nội dung đào tạo và bồi dưỡng phù hợp”[2;26].
Những định hƣớng trên là cơ sở cho công tác đào tạo bỗi dƣỡng công chức, viên chức làm công tác thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin nó riêng và cơng chức, viên chức các ngạch hành chính nói chung.
Theo chúng tơi, vấn đề đào tạo, bồi dƣỡng cho công chức, viên chức làm công tác thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin cần đƣợc triển khai dƣới nhiều hình thức nhƣ: chƣơng trình đào tạo cán bộ hành chính, chƣơng trình đào tạo tiền cơng vụ và chƣơng trình đào tạo ngắn hạn dành có các cơng chức, viên chức làm công tác tổng hợp thông tin.
Dƣới đây, chúng tơi xin trình bày nội dung của các chƣơng trình đào tạo đó:
3.3.1. Chƣơng trình đào tạo cán bộ hành chính
Học viện Hành chính quốc gia và các trƣờng đào tạo cán bộ hành chính của các tỉnh, thành phố chính là cơ sở đào tạo nhân lực quan trọng phục vụ bộ máy hành chính Nhà nƣớc ở trung ƣơng và địa phƣơng. Trong đó cần kết hợp đào tạo chính quy với các hình thức đào tạo khơng chính quy.
Ngồi ra, các trƣờng có nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm cơng tác văn thƣ, lƣu trữ, thƣ ký, quản trị văn phòng nhƣ Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng( Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn), trƣờng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu
trữ Trung ƣơng ... cần quan tâm đến chƣơng trình đào tạo, giáo trình giảng dạy và phƣơng pháp đào tạo, bồi dƣỡng.
Một là, các trƣờng phải chuẩn hố chƣơng trình, đào tạo: Xây dựng hệ
thống chƣơng trình khung làm cơ sở thống nhất quản lý nhà nƣớc về chƣơng trình đào tạo.
Hiện nay, Học viện Hành chính Quốc gia đã có chƣơng trình đào tạo cử nhân hành chính. Bộ Nội vụ cũng đã ban hành chƣơng trình khung, chƣơng trình các mơn cơ sở, các mơn chun mơn đào tạo chun ngành Hành chính (Ban hành kèm theo Quyết định số 40/2005/QĐ-BNV ngày 20/4 /2005 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ) áp dụng đối với trình độ trung học chuyên nghiệp.
Mặc dù nghiệp vụ tổ chức thơng tin nói chung là nghiệp vụ mà chun viên thực hiện thƣờng xuyên nhƣng trong chƣơng trình đào tạo cán bộ hành chính nội dung này chƣa đƣợc quan tâm chú trọng. Qua khảo sát của chúng tôi, nghiệp vụ này chỉ đƣợc giới thiệu trong một mục của một môn học (Môn Soạn thảo văn bản) hoặc một chƣơng (môn Nghiệp vụ thƣ ký văn phịng và tổ chức, mơn Nghiệp vụ thƣ ký văn phòng)
Từ thực tiễn cho thấy, nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần đƣợc đƣa vào khung chƣơng trình đào tạo cán bộ hành chính. Theo chúng tơi, trong chƣơng trình đào tạo cán bộ hành chính ở các trƣờng nói trên, nên và cần bổ sung một số môn học sau: