- Các môn chuyên môn:
3.4.2. Xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu
Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm để quản lý thông tin cần đƣợc ứng dụng trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên. Việc sử dụng các phần mềm tạo điều kiện cho chuyên viên tra cứu, thu
thập thông tin một cách nhanh chóng. Đồng thời, chuyên viên cũng có thể lƣu trữ, bảo quản và bảo mật thông tin.
Chuyên viên có thể sử dụng phần mềm để quản lý các cơ sở dữ liệu sau đây:
- Cơ sở dữ liệu thơng tin về chƣơng trình cơng tác - Cơ sở dữ liệu thông tin về văn bản đi - đến.
- Cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ lƣu trữ hiện hành
- Cơ sở dữ liệu thông tin theo dõi tiến độ giải quyết công việc của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ và của lãnh đạo bộ v.v
Các cơ sở dữ liệu này sẽ giúp chuyên viên nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
c. Kết luận
Trong hoạt động quản lý nói chung, thơng tin khơng chỉ là đối tƣợng của q trình quản lý mà cịn là điều kiện cần thiết đảm bảo cho hoạt động quản lý đƣợc vận hành thơng suốt và có hiệu quả. Việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có vai trị đặc biệt quan trọng vì nó góp phần cung cấp nguồn lực (nguyên liệu đầu vào) có chất lƣợng, giúp nhà quản lý đƣa ra các quyết định quản lý (sản phẩm đầu ra) một cách chính xác và phù hợp.
Văn phòng bộ là bộ phận giúp việc tổng hợp cho lãnh đạo, có trách nhiệm đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý. Trong đó, các chuyên viên tổng hợp của văn phịng bộ có vai trị là ngƣời trợ giúp đắc lực cho các chánh - phó văn phịng bộ trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin. Vì vậy, việc nghiên cứu, tìm hiểu phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên trong luận văn này nhằm mục đích góp phần bổ sung thêm hệ thống lý luận và khái qt tình hình thực tiễn cơng tác này hiện nay.
Để khắc phục những tồn tại, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin của chun viên tổng hợp văn phịng bộ.
Trƣớc hết, cần nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc.
Hai là, quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin nhƣ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quy trình xây dựng chƣơng trình cơng tác.
Ba là, đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức
Bốn là, ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Để thực hiện những bịên pháp trên có hiệu quả cần tiến hành đồng bộ, thƣờng xuyên, liên tục và thống nhất. Trong đó cần tập trung hàng đầu vào giải pháp nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc và đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, những nội dung trên mới chỉ là những kết quả nghiên cứu bƣớc đầu. Bên cạnh đó cịn có nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới nhƣ nghiên cứu sâu về hoạt động đảm bảo thông tin của văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành. Hy vọng trong thời gian tới, vấn đề này sẽ đƣợc nghiên cứu sâu hơn, góp phần thiết thực vào mục tiêu cải cách hành chính trong các cơ quan nhà nƣớc nói chung, văn phịng các bộ nói riêng./.
Tài liệu tham khảo
1. Nguyễn Ngọc Bích: Tâm lý học nhân cách. Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, năm 2000.
2. Bộ Nội vụ: Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn
2001-2010 và các các văn bản triển khai. Hà Nội, năm 2003.
3. Trần Thị Châm: Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động điều hành của Bộ Nội vụ. Khoá luận tốt nghiệp, khoá 1998-2002, tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Hà Nội. 4. Chỉ thị Số 58 - CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy
mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nƣớc.
5. Đào Xuân Chúc: Văn phòng và quản trị văn phòng - Một số nhận thức lý luận. Quản trị Văn phòng – Lý luận và thực tiễn (kỷ yếu hội thảo khoa học). Nxb Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội, năm 2005.
6. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Nxb Đại học và Trung học chuyên nghiệp, Hà Nội, năm 1990.
7. Lê Anh Cƣờng, Nguyễn Thị Lệ Huyền, Nguyễn Thị Mai: Phương pháp và kỹ năng quản lý nhân sự. Nxb Lao động Xã hội, Hà Nội, năm 2004.
8. Trần Kim Dung: Quản trị nguồn nhân lực. Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2003.
9. Nguyễn Bá Dƣơng: Tâm lý học quản lý dành cho người lãnh đạo. Nxb
Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2000.
10. Vũ Cao Đàm: Phương pháp luận nghiên cứu khoa học. Nxb Khoa học
kỹ thuật, Hà Nội, năm 2003.
11. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo: Giáo trình Quản trị Văn phòng.
Nxb Lao động Xã hội, Hà Nội, năm 2005.
12. Lê Xuân Hoa: Điều tra và xử lý thông tin trong quản lý. Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 1999.
13. Học viện Hành chính Quốc gia – Khoa Văn bản và Cơng nghệ hành chính: Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức. Hà Nội, năm 2002.
14. Howard Senter: Hội họp và thuyết trình, làm thế nào để đạt kết quả mong muốn. Nxb Trẻ, Hà Nội, năm 2003.
15. Hồ Chí Minh tồn tập, tập 5, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 1995.
16. Thanh Hội, Phan Thăng: Quản trị học. Nxb Thống Kê, Hà Nội, năm
1999.
17. Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Nhƣ Nghiêm: Quản trị Văn phòng. Giáo trình Trƣờng T.H Văn thƣ - Lƣu trữ TWI, Hà Nội, năm 2003.
18. Phạm Hƣng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng: Văn phòng hiện đại và
nghiệp vụ Hành chính văn phịng. Nxb Thành phố Hồ Chí Minh, TP HCM,
năm 1996.
19. Dƣơng Văn Khảm, Trần Hoàng, Nguyễn Hữu Thời, Nguyễn Thu An:
Nghiệp vụ thư ký văn phịng. Nxb Giao thơng Vận tải, Hà Nội, năm 2005.
20. Mai Hữu Khuê: Phân tích hệ thống trong quản lý và tổ chức. Nxb Lao động, Hà Nội, năm 1998.
21. Nguyễn Văn Lanh: Thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng. Tạp chí LTVN, số 2 năm 1999.
22. Nguyễn Ngọc Linh: Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ – quyền hạn và vai trò của Chánh – Phó Văn phịng một số cơ quan Bộ. Khoá luận tốt nghiệp, khoá 41 (1996 – 2000), Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Hà Nội.
23. Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật. Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2004.
24. Luật tổ chức Chính Phủ. Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2004.
25. Đinh Thị Hạnh Mai: Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. Luận văn Thạc sĩ, Khoá 1999-2002, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Hà Nội.
26. Mike Harvey: Quản trị Hành chính văn phịng. Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 1996.
27. Lê Thị Mùi: Bàn về mối quan hệ giữa thông tin và công tác lưu trữ trong thời đại số hố. Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 5 năm 2002.
28. Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Công báo số 59/2002.
29. Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. Công báo số 44/2003.
30. Nghị định số 55/2003/NĐ - CP ngày 28/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công nghiệp. Công báo số 56+57/2003.
31. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về cơng tác Văn thƣ. Cơng báo số 09/2004.
32. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia, Công báo số 09/2004.
33. Đỗ Thị Thanh Nhƣ: Tìm hiểu chế độ thơng tin báo cáo phục vụ hoạt động
của Chính Phủ qua các văn bản chỉ đạo của Nhà nước. Niên luận,
khoá 1999-2002, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học & Quản trị Văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.
34. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2001. 35. Hoàng Phê: Từ điển Tiếng Việt. Trung tâm từ Điển học, Hà Nội- Đà
Nẵng, năm 2002.
36. Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng. Nxb Đại học Quốc gia HN,
Hà Nội, năm 2003.
37. Nguyễn Minh Phƣơng, Nguyễn Nghĩa Văn: Sổ tay cơng tác Văn phịng.
38. Vƣơng Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, năm 2005.
39. Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc phê duyệt Dự án Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nƣớc giai đoạn 2001-2005. Cơng báo số 32/2001.
40. Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt Chƣơng trình cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2001-2010. Công báo số 39 ngày 22/10/2001.
41. Quyết định số 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31/12/2002 của Bộ trƣởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành tiêu chuẩn Việt Nam 5700.
Lƣu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ.
42. Quyết định số 149/QĐ-VP ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Chánh VP Bộ Công nghiệp về việc ban hành phân công nhiệm vụ trong lãnh đạo Văn phòng và các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ. Lƣu trữ Bộ Công nghiệp.
43. Quyết định số 15/2004/QĐ-BNV ngày 02 tháng 3 năm 2004 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy định chế độ thông tin báo cáo
trong ngành Tổ chức Nhà nƣớc. Lƣu trữ Bộ Nội vụ.
44. Quyết định số 33/QĐ-VPBNV ngày 18 tháng 3 năm 2004 của Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
trách nhiệm tổ chức của Phòng Tổng hợp - Thi đua Văn phòng Bộ. Lƣu trữ Bộ Nội vụ.
45. Quyết định số 58/2004/QĐ-BNV ngày 30 tháng 8 năm 2004 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ.
Lƣu trữ Bộ Nội vụ.
46. Quyết định số 88/2004/QĐ-BNV ngày 10 tháng 12 năm 2004 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy định chế độ thông tin báo cáo trong Bộ Nội vụ. Lƣu trữ Bộ Nội vụ.
47. Quyết định số 337/2005/QĐ-TTg ngày 19 tháng 12 năm 2005 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ. Lƣu trữ Văn phịng Chính phủ.
48. Đồn Phan Tân: Các hệ thống thông tin quản lý. Trƣờng Đại học Văn hoá, Hà Nội, năm 2004.
49. Đồn Phan Tân: Thơng tin học. Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2001.
50. Nguyễn Văn Thâm, Lƣu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự:
Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính. Nxb Thống kê, Hà Nội, 2001.
51. Nguyễn Văn Thâm: Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước. Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2003.
52. Nguyễn Văn Thâm: Cơng nghệ hành chính – một số vấn đề về nội dung và các khuynh hướng vận dụng trong thực tiễn. Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, Số 4-
2003.
53. Nguyễn Hữu Thân: Quản trị Hành chính Văn phịng. Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 1996.
54. Nguyễn Hữu Thời, Dƣơng Văn Khảm, Nguyễn Minh Phƣơng: Từ điển Lưu trữ Việt Nam. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội, năm 1991.
55. Văn Tất Thu: Học tập cách viết của Bác Hồ nhằm nâng cao chất lượng
văn bản quản lý hành chính Nhà nước. Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc,
Số 5-1998.
56. Văn Tất Thu: Đổi mới nhận thức về vị trí, vai trị, chức năng và nhiệm vụ của
văn phòng cấp Bộ. Quản trị Văn phòng – Lý luận và thực tiễn (kỷ yếu hội
thảo khoa học). Nxb Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội, năm 2005.
57. Phan Văn: Thông tin học. Nxb Đại học quốc gia HN, Hà Nội, năm 2000.
58. Vũ Thị Vƣợng: Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý ở Văn phịng HĐND - UBND tỉnh Thái Bình. Khố luận Tốt nghiệp, Khoá 45 (2000-2004), Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Hà Nội.
59. Nguyễn Nhƣ ý: Đại từ điển Tiếng Việt. Nxb Văn hố Thơng tin, Hà Nội, năm 1999.
Phụ lục
1. Một số văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ .
2. Mẫu quy định chế độ thông tin báo báo.
3. Các phiếu khảo sát về nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của Văn phòng một số cơ quan Bộ.
Cần hoàn thiện thêm