2.3.1 .Ưu điểm trong kiểm sốt quản lý trong Tổng cơng ty
2.3.2. Hạn chế trong kiểm sốt quản lý trong Tổng cơng ty
Các cơng ty điện lực, cơng ty phụ trợ có trách nhiệm chồng chéo trong cơng tác quản lý. Ví dụ như đối với Công ty TNHH MTV Tư vấn điện miền Nam vừa phải đảm bảo doanh thu và lợi nhuận, đối với Công ty điện lực huyện vừa phải đảm bảo doanh thu lẫn chi phí nhưng khơng có trách nhiệm về lợi nhuận. Điều này làm khó khăn trong khi đánh giá thành quả của nhà quản lý cấp cao đối với nhà quản lý cấp trung. Vì vậy cần xác định rõ các trung tâm trách nhiệm trong hệ thống kiểm soát quản lý.
Việc phân loại chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được chưa được xác định cụ thể đối với các nhà quản lý. Bên cạnh đó, các bộ phận quản lý (khối gián tiếp) trong các công ty điện lực hay các công ty phụ trợ là nơi phát sinh chi phí tùy ý nhưng Tổng cơng ty chưa có quy định hay quy chế nào áp dụng cho trách nhiệm của nhà quản lý .
Thiết kế hệ thống kiểm soát quản lý là chưa đủ các yếu tố để trở thành hệ thống chính thức, đánh giá nhà quản lý thông qua các quy chế, quy định áp dụng trong EVN SPC chưa được đánh giá tồn diện bởi nhiều yếu tố kiểm sốt được. Hay các thước đo đánh giá thành quả quản lý chưa được các nhà quản lý cấp cao quan tâm và sử dụng như công cụ thiết thực đánh giá trong Tổng cơng ty.
Chính sách đãi ngộ chưa mang tính khách quan, cơng bằng cho các nhà quản lý đặc biệt là các nhà quản lý cấp trung trực tiếp quản lý nhân viên của mình. Qua kết quả khảo sát ở trên, cho thấy chưa đáp ứng được mức độ hòa hợp giữa thành quả của nhà quản lý và chính sách đãi ngộ của Tổng cơng ty.
2.3.3. Sự cần thiết hồn thiện hệ thống kiểm sốt quản lý trong Tổng công ty Theo quyết định 457 ngày 07/07/2015 ban hành “Quy định về công tác cổ phần hóa trong Tập đồn điện lực quốc gia Việt Nam” nêu rõ việc cổ phần hóa các
cơng ty con là nhiệm vụ quan trọng mà tập đồn hướng tới. Đây là lộ trình dài hạn mà nhà nước đặt ra trong đề án“Tái cơ cấu doanh nghiệp nhà nước, trọng tâm là tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước giai đoạn 2011 - 2015”. Ngành điện là một ngành trọng điểm quốc gia, có vai trị quan trọng trong sự phát triển của đất nước, luôn đi cùng với phát triển kinh tế xã hội, nâng cao cuộc sống của người dân từ miền núi cao đến vùng đảo xa xôi, thúc đẩy đầu tư. Để hoàn thiện được nhiệm vụ nhà nước giao, Tập đồn điện lực Việt Nam nói chung cũng như Tổng cơng ty điện lực miền Nam nói riêng cần nâng cao năng lực quản trị trong doanh nghiệp cũng như kiểm sốt quản lý.
Với quy mơ hoạt động rộng trên 21 tỉnh thành miền Nam và cơ cấu tổ chức theo mơ hình cơng ty mẹ – con được phân quyền trách nhiệm rõ ràng tạo tiền đề để hồn thiện hệ thống kiểm sốt quản lý. Nhưng trách nhiệm của nhà quản lý từng khu vực chưa đồng nhất với mục tiêu chiến lược của Tổng cơng ty từ đó tạo ra các sai sót trong đánh giá thành quả quản lý. Các nhà quản lý tại bộ phận chưa xác định được rõ vai trị, trách nhiệm của mình trong hệ thống kiểm sốt quản lý. Hay các nhà quản lý hoàn thành tốt trách nhiệm nhưng lại chưa được hưởng chính sách đãi ngộ thích đáng. Vì vậy, hồn thiện hệ thống kiểm sốt quản lý là vấn đề thiết yếu trong quản trị tại Tổng công ty điện lực miền Nam.
KẾT LUẬN CHƯƠNG II
Thông qua bảng khảo sát, phỏng vấn và tìm hiểu thực tế, tác giả đã có cách nhìn tổng qt về hệ thống kiểm sốt quản lý tại Tổng công ty điện lực miền Nam. Dưới mơ hình kinh doanh cơng ty mẹ - con, đã có sự phân quyền rõ ràng cho các quyền hạn và trách nhiệm của tất cả các cấp quản lý. Tác giả nhận định được đã có sự hình thành của các trung tâm trách nhiệm tùy theo chức năng, bộ phận trong Tổng công ty nhưng điều này chưa được rõ ràng. Số lượng thông tin và chất lượng thông tin để đánh giá thành quả nhà quản lý chưa phù hợp với q trình tồn cầu hóa, tạo ra lỗ hổng trong q trình kiểm sốt quản lý. Như vậy, các nhà quản lý cấp trung điều hành không theo đúng mục tiêu chiến lược của nhà quản lý cấp cao. Nhưng bên cạnh đó, qua bảng sáo sát về mức độ quan tâm của nhà quản trị đến hệ thống kiểm soát quản lý cho thấy rằng mức độ sẵn lịng áp dụng hệ thống kiểm sốt quản lý trong Tổng công ty. Đây là điều kiện thuận lợi giúp tác giả đề ra một số giải pháp hoàn thiện phù hợp với quy mô hoạt động của Tổng công ty cũng như trách nhiệm quản lý đánh giá theo xu thế hội nhập, phát triển bền vững.
CHƯƠNG III: GIÁI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT QUẢN LÝ TRONG TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN NAM
3.1. Quan điểm để hoàn thiện hệ thống kiểm sốt quản lý trong Tổng cơng ty điện lực miền Nam
3.1.1. Phù hợp với mơ hình quản lý của cơng ty
Hệ thống kiểm sốt quản lý có mối quan hệ mật thiết với mơ hình phân cấp quản lý, do vậy để hoàn thiện hệ thống kiểm sốt quản lý trong Tổng cơng ty điện lực miền Nam cần đảm bảo tính phù hợp với mơ hình quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý được thực hiện thông qua việc giao quyền và trách nhiệm cho các công ty điện lực, các cơng ty phụ trợ và các phịng ban, bộ phận khác nhau trong Tổng cơng ty. Vì vậy, hệ thống kiểm sốt quản lý thích hợp sẽ phát huy được nhiệm vụ kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động cũng như trách nhiệm của các cấp quản lý. Từ đó cung cấp các thơng tin hữu ích cho nhà quản lý ra quyết định kinh doanh.
3.1.2. Phù hợp với cơ chế quản lý của Tập đoàn điện lực Việt Nam
Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác quản lý của Tổng công ty điện lực miền Nam đều dựa trên cơ chế quản lý của Tập đoàn điện lực Việt Nam. Vì vậy nên khi đưa ra các giải pháp cải tiến hay hồn thiện trong cơng tác sản xuất cũng như quản lý đều phải phù hợp với cơ chế quản lý của Tập đoàn. Ngày 23/11/2012 Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 1782/QĐ-TTG phê duyệt “Đề án Tái cơ cấu Tập đoàn điện lực Việt Nam giai đoạn 2012 – 2015”. Theo đó, EVN sẽ thực hiện tái cấu trúc quản trị doanh nghiệp, tập trung vào những ngành nghề kinh doanh chính. Vì thế, hệ thống kiểm sốt quản lý giữ vai trị quan trọng, đánh giá năng lực, trách nhiệm quản lý đảm bảo đồng nhất mục tiêu của nhà quản lý cấp cao.
3.1.3. Phù hợp với q trình tồn cầu hóa
Trong điều kiện hiện nay, cơng tác quản lý địi hỏi ngày càng cao về số lượng lẫn chất lượng thông tin phục vụ cho việc thực hiện các chức năng quản trị, đặc biệt
là chức năng kiểm soát và đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận, cá nhân, trong việc góp phần hồn thành mục tiêu chung của các doanh nghiệp. Thêm vào đó, trong tiến trình phát triển và hội nhập, EVN SPC khơng những đáp ứng được nhiệm vụ do Tập đồn EVN giao mà cịn có vai trò quan trọng với cộng đồng, với xã hội; góp phần cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống. Đó chính là sự phát triển bền vững mà Tổng cơng ty ln phải hướng tới. Vì vậy, hệ thống kiểm soát quản lý phải đảm bảo phù hợp với q trình tồn cầu hóa trong tiến trình hội nhập, phát triển bền vững.
3.2. Các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt quản lý trong Tổng công ty điện lực miền Nam
3.2.1. Xác định các trung tâm trách nhiệm
Tổng cơng ty điện lực miền Nam có quy mơ lớn gồm nhiều đơn vị thành viên. Việc hình thành các trung tâm trách nhiệm riêng biệt trong Tổng công ty sẽ đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản trị cấp cao là nắm bắt được toàn bộ hoạt động của các nhà quản lý cấp trung hơn một cách nhanh nhất thông qua các báo cáo đánh giá thành quả quản lý của từng trung tâm. Bên cạnh đó, các đơn vị thành viên, bộ phận trong Tổng công ty xác định rõ ràng trách nhiệm của mình, khơng bị chồng chéo nhau và nhà quản lý được đánh giá dựa trên các yếu tố kiểm soát được.
Dựa trên sự phân cấp quản lý theo cơ cấu tổ chức hiện nay với mơ hình cơng ty mẹ - con, EVN SPC có thể tổ chức thành ba trung tâm trách nhiệm, bao gồm: trung tâm chi phí; trung tâm doanh thu; trung tâm lợi nhuận.
Sơ đồ 3.1: Mơ hình tổ chức trung tâm trách nhiệm trong EVN SPC Xét trên khía cạnh tổng qt tồn Tổng cơng ty, mơ hình tổ chức các trung tâm trách nhiệm được thiết lập tương ứng với các cấp quản lý như sau:
Phòng kế hoạch – Tổng hợp (Trung tâm chi phí) Phịng Đường dây –
QL vận hành (Trung tâm chi phí)
Phịng Kinh doanh (Trung tâm doanh thu)
Phòng Kỹ thuật – Vật tư (Trung tâm chi phí) TCTĐLMN
Cty phụ trợ (Tư vấn Điện, thí
nghiệm điện) (Trung tâm lợi nhuận)
Các Công ty Điện lực tỉnh (Trung tâm lợi nhuận)
Các phòng ban chức năng Tổng Cty, Cty phụ
trợ (Ban QLDA ĐLMN, Cty LĐCT, Cty CNTT
(Trung tâm chi phí)
Các Cty Điện lực huyện (Trung tâm chi phí)
Các phịng ban chức năng Điện lực
Sơ đồ 3.2 Các trung tâm trách nhiệm tương ứng với các cấp quản lý - Cấp thứ nhất: các công ty điện lực tỉnh, chịu trách nhiệm về hoạt động là các giám đốc công ty, một số công ty phụ trợ (Công ty TNHH MTV Tư vấn điện miền Nam; Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam). Đây được coi là trung tâm lợi nhuận vì hàng năm Tổng cơng ty đều giao chỉ tiêu kế hoạch lợi nhuận cho các công ty điện lực. Tuy vậy, bên cạnh việc thể hiện trách nhiệm của một trung tâm lợi nhuận xét trên phương diện là cơng ty con của Tổng cơng ty thì các cơng ty này phải đạt được định mức chi phí mà hàng năm Tổng công ty giao.
- Cấp thứ hai: phòng kinh doanh của Công ty điện lực huyện, chịu trách nhiệm về hoạt động là các trưởng phòng kinh doanh. Đây được coi là trung tâm doanh thu, chịu trách nhiệm về giá bán điện bình quân, tỷ lệ tồn thu tiền điện,…Tuy vậy, điện là sản phẩm đặc thù, tất cả khách hàng đều là người dân sử dụng điện vì thế trưởng phịng kinh doanh không phải chịu áp lực về gia tăng doanh thu bán điện mà chủ yếu chịu trách nhiệm về tỷ lệ tồn thu tiền điện hay giá bán điện bình qn. Bên cạnh đó, trưởng phịng kinh doanh có trách nhiệm với các chi phí có thể kiểm sốt trong bộ phận kinh doanh.
Cấp thứ nhất (Cơng ty Điện lực tỉnh, Công ty phụ trợ) - Giám đốc Công ty
Trung tâm lợi nhuận
Cấp thứ hai (Phòng kinh doanh Điện lực huyện) - Trưởng phòng kinh doanh
Trung tâm doanh thu
Cấp thứ ba (Công ty Điện lực huyện,cơng ty phụ trợ, phịng ban)
- Giám đốc Cơng ty - Trưởng phịng ban
- Cấp thứ ba: bộ phận văn phịng quản lý ở các cơng ty điện lực và một số công ty phụ trợ (Công ty Lưới điện cao thế miền Nam; Công ty Công nghệ thông tin miền Nam; Ban quản lý dự án điện lực miền Nam). Đây được xem là các trung tâm chi phí. Các bộ phận văn phịng quản lý chưa được đánh giá thông qua các chi phí kiểm sốt được. Các cơng ty phụ trợ được Tổng cơng ty giao định mức chi phí hàng năm.
Ứng với các trung tâm trách nhiệm như trên, mục tiêu, nhiệm vụ của từng trung tâm được xác định như sau:
Bảng 3.1: Mục tiêu, nhiệm vụ của các trung tâm trách nhiệm Trung tâm
trách nhiệm Mục tiêu Nhiệm vụ
Trung tâm chi phí
- Tăng cường tính tự chịu trách nhiệm về chi phí.
- Kiểm sốt được chi phí phát sinh tại cơng ty phụ trợ, tại bộ phận văn phịng quản lý các công ty điện lực.
- Lập và thực hiện báo cáo các chi phí thực tế so với kế hoạch (đảm bảo định mức chi phí tổng cơng ty giao);
- Tiết kiệm chi phí đảm bảo mục tiêu chung của cơng ty.
Trung tâm doanh thu
- Đảm bảo tăng doanh thu hàng năm, tăng giá bán điện bình quân, tỷ lệ tồn thu tiền điện thấp hàng tháng.
- Kiểm sốt được các chi phí phát sinh kiểm sốt được tại bộ phận.
- Lập và thực hiện báo cáo doanh thu thực tế so với kế hoạch.
- Theo dõi các hợp đồng mua bán điện đối với khách hàng.
- Thu thập, phân tích, tổng hợp thơng tin về giá bán điện bình quân.
Trung tâm lợi nhuận
- Đảm bảo đạt lợi nhuận Tổng công ty giao kế hoạch hàng năm;
- Đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Tổng công ty giao.
- Tổng hợp đầy đủ, chính xác doanh thu, chi phí có thể kiểm sốt và xác định kết quả kinh doanh.
- Theo dõi và quản lý tình hình sử dụng chi phí đảm bảo định mức chi phí Tổng cơng ty giao.
3.2.2. Nhận diện phân loại chi phí và kiểm sốt chi phí:
Tổng cơng ty điện lực miền Nam đề cao vai trị thực hiện chiến lược “Tối ưu hóa chi phí” trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn. Đặc điểm của ngành kinh doanh này cho thấy doanh thu luôn tăng do nền kinh tế xã hội phát triển. Vì thế, thực hiện tiết kiệm chi phí, mang lợi ích, an sinh xã hội cho quốc gia là mục tiêu mà ngành điện hướng tới. Bên cạnh hoạt động chính của EVN SPC là mua bán điện, mỗi năm Tổng công ty đầu tư trên 5.000 tỷ đồng để mở rộng, nâng công suất, nâng
độ tin cậy của hệ thống lưới điện trên địa bàn 21 tỉnh, thành phía Nam, mục tiêu
nhằm đáp ứng nhu cầu cung cấp điện an toàn, ổn định cho phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phịng trên địa bàn. Do vậy chi phí sửa chữa lớn các cơng trình chiếm giá trị lớn trong các công ty điện lực. Cho nên việc phân loại và kiểm sốt chi phí có vai trị quan trọng trong quản trị doanh nghiệp.
Phân loại chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được: chi phí kiểm sốt được là những loại chi phí phát sinh nằm trong phạm vi và quyền hạn của các nhà quản lý. Ví dụ như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung thuộc trung tâm chi phí nên nhà quản lý tại trung tâm chi phí đó có thể kiểm sốt được. Cịn chi phí khơng kiểm sốt được là những chi phí nằm ngồi phạm vi, quyền hạn của nhà quản lý. Một khoản chi phí phát sinh xác định là kiểm sốt được hay khơng kiểm sốt được tùy thuộc vào quyền quyết định của nhà quản lý về phạm vi phát sinh chi phí. Điều này thể hiện sự phân cấp quản lý trong việc kiểm sốt chi phí ở các cấp quản lý, phạm vi phát sinh chi phí, trách nhiệm về chi phí. Như vậy, để phân biệt chi phí kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được cần căn cứ vào phạm vi phát sinh chi phí và sự phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức.
Phân biệt chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được này có ý nghĩa vơ cùng quan trọng khơng những trong việc xây dựng trung tâm chi phí mà cả đánh giá trung tâm lợi nhuận. Để đánh giá trung tâm lợi nhuận chúng ta sử dụng chỉ tiêu lợi nhuận gộp bộ phận có thể kiểm sốt được, đây chính là chỉ tiêu được xem là
tiêu chuẩn đánh giá tốt về khả năng sinh lợi của trung tâm lợi nhuận và cũng là thước đo đánh giá thành quả quản lý.
Phân loại chi phí thành biến phí và định phí: theo ban Tài chính – Kế tốn