♦ Hoạt động kiểm soát chung
Các báo cáo đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, kịp thời để giúp ban lãnh đạo đánh giá đƣợc các rủi ro liên quan đến công ty.
76% 24%
Ban lãnh đạo định kỳ phân tích các số liệu liên quan đến các công ty hoạt động trong ngành hoặc đối thủ cạnh tranh.
80% 20%
Việc ủy quyền và xét duyệt đƣợc ban hành
cụ thể bằng văn bản. 40%
60% Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bộ
phận nghiệp vụ không kiêm nhiệm việc ghi chép kế toán.
76% 24%
Các nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc xét
duyệt đầy đủ từ cấp có thẩm quyền. 70%
30%
vào cơng tác kế tốn.
Công ty thực hiện kiểm tra soát xét chứng từ trƣớc khi thực hiện và chứng từ đƣợc đánh số thứ tự liên tục.
78% 22%
Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống
đƣợc thực hiện chính xác và kịp thời. 62% 38%
Chứng từ sổ sách đƣợc lƣu trữ đầy đủ và
an toàn. 80%
20% Hệ thống máy tính theo dõi q trình sử
dụng của từng ngƣời sử dụng thông qua nhật ký tự động.
100%
Hệ thống có lập trình chƣơng trình phân quyền truy cập (xem, thêm, sửa, xóa) đối với từng ngƣời sử dụng theo chức năng quản lý và thực hiện riêng.
100%
Cơng ty có quy trình về luân chuyển
chứng từ. 10% 62%
28% (Nguồn: Tác giả tính tốn)
Kết quả thống kê về việc các báo cáo đảm bảo yêu cầu về độ chính xác và kịp thời để giúp ban lãnh đạo đánh giá các rủi ro liên qua đến cơng ty thì có 76% “Đồng ý” và 24% “Hoàn toàn đồng ý”. Qua tìm hiểu thực tế, cơng ty có quy định thời hạn cụ thể để nộp báo cáo lên Ban lãnh đạo và quy định này luôn đƣợc tuân thủ.
Về việc định kỳ Ban lãnh đạo phân tích số liệu liên quan đến hoạt động ngành và các đối thủ cạnh tranh thì hầu hết đều “Đồng ý” (80%) cho thấy công ty rất quan tâm đến các đối thủ cạnh tranh trong ngành. Điều này giúp cho Ban lãnh đạo có thể đƣa ra các biện pháp khắc phục và có chiến lƣợc kinh doanh phù hợp.
Kết quả khảo sát cho thấy 40% “Đồng ý” và 60% “Hoàn toàn đồng ý” với ý kiến cho rằng công ty ban hành các văn bản cụ thể về việc ủy quyền và xét duyệt.
Với nhận định “Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bộ phận nghiệp vụ khơng kiêm nhiệm việc ghi chép kế tốn” có 76% “Đồng ý” và 24% “Hồn tồn đồng ý”. Qua tìm hiểu thực tế, tác giả nhận thấy công ty đã tách biệt nhân viên thực hiện nghiệp vụ với nhân viên ghi sổ sách kế tốn. Cụ thể: thủ kho khơng đồng thời là ngƣời phê duyệt xuất kho, kế toán thanh toán không kiêm thủ quỹ…
Các nghiệp vụ phát sinh trong cơng ty đều đƣợc các cấp có thẩm quyền xét duyệt một cách đầy đủ. Đặc biệt, những nghiệp vụ phát sinh quan trọng thì sẽ đƣợc Ban lãnh đạo công ty xem xét cẩn thận trƣớc khi đƣa ra quyết định. Có 70% “Đồng ý” và 30% “Hồn tồn đồng ý” với nhận định trên.
Công ty đã đƣa công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn. Cơng ty sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán và lập BCTC. Điều này sẽ giúp giảm thiểu đƣợc thời gian và sai sót so với việc sử dụng kế tốn thủ cơng. Nhận định này có 90% “Hồn tồn đồng ý” và 10% “Đồng ý”.
Theo kết quả khảo sát, có 78% “Hồn tồn đồng ý” và 22% “Đồng ý” với nhận định “Cơng ty kiểm tra sốt xét chứng từ trƣớc khi thực hiện”. Trên thực tế, cơng ty ln sốt xét chứng từ trƣớc khi thực hiện. Ví dụ nhƣ khi muốn mua cơng cụ dụng cụ, tài sản hay một dịch vụ nào đó, khi thanh toán tiền mua, bộ chứng từ sẽ bao gồm: phiếu đề xuất mua, giấy đề nghị thanh tốn tiền, hóa đơn, và trên các chứng từ này phải có đầy đủ các chữ ký của những ngƣời có liên quan (ngƣời đề xuất, trƣởng phịng ban đề xuất, kế tốn trƣởng, Ban lãnh đạo…). Nếu có đầy đủ bộ chứng từ nhƣ vậy thì kế tốn thanh toán mới thực hiện việc thanh toán và ngƣợc lại. Việc kiểm tra soát xét chứng từ đƣợc thực hiện tốt sẽ giúp cơng ty có thế tránh đƣợc rủi ro thất thoát. Đồng thời, các chứng từ đƣợc sắp xếp theo số thứ tự và ngày thuận lợi cho việc tìm kiếm và lƣu trữ.
Với nhận định “Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống đƣợc thực hiện chính xác và kịp thời” có 62% “Đồng ý” và 38% “Hồn tồn đồng ý”.
Kết quả thống kê cho thấy có 80 % “Đồng ý” và 20% “Hoàn toàn đồng ý” với việc các chứng từ, sổ sách đƣợc lƣu trữ đầy đủ và an tồn. Qua tìm hiểu thực tế, vào cuối mỗi tháng, các chứng từ đƣợc tập hợp cho vào tủ chứng từ và các tủ này có
ổ khóa riêng. Sau khi cơng ty kiểm tốn thì các chứng từ này sẽ đƣợc chuyển vào kho chứng từ.
Theo khảo sát cho thấy hệ thống máy tính theo dõi q trình sử dụng của từng ngƣời sử dụng thơng qua nhật ký tự động. Vì vậy, khi xảy ra hành động sửa hay xóa dữ liệu sẽ để lại dấu vết, dễ dàng truy xuất đƣợc nguyên nhân và nhanh chóng tìm cách khắc phục. Với vấn đề này có 100% “Hồn tồn đồng ý”.
Cũng theo khảo sát, hệ thống lập chƣơng trình phân quyền truy cập (xem, thêm, sửa, xóa) đối với từng ngƣời sử dụng theo chức năng quản lý và thực hiện riêng đƣợc cơng ty thiết lập chặt chẽ. Cụ thể 100% “Hồn toàn đồng ý” với nhận định này. Điều này giúp công ty tránh đƣợc rủi ro mất dữ liệu.
Kết quả khảo sát cho thấy 10% “Không ý kiến”, 62% “Đồng ý” và 28% “Hồn tồn đồng ý” với nhận định “Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban hợp lý và thuận tiện”. Cơng ty có ban hành quy trình ln chuyển chứng từ rõ ràng, cụ thể.
- Kiểm sốt quy trình mua hàng, hàng tồn kho và thanh tốn
Bảng 2.13. Kết quả khảo sát về Kiểm sốt quy trình mua hàng, tồn kho và thanh tốn
♦ Kiểm sốt quy trình mua hàng, tồn kho và thanh tốn Cơng ty tách bạch chức năng: đề nghị mua
hàng, xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, ghi chép việc mua hàng và thanh toán.
68% 32%
Định kỳ công ty lập biên bản đối chiếu công nợ
với nhà cung cấp. 62% 38%
Hàng hóa đƣợc bảo quản cẩn thận tại kho và có
biện pháp bảo quản tránh hƣ hỏng, thất thoát. 14% 56%
30%
Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ và đột xuất
thủ kho, kế toán kho và ngƣời giám sát độc lập.
(Nguồn: Tác giả tính tốn)
Kết quả khảo sát tại Bảng 2.13 cho thấy có 68% “Đồng ý” và 32% “Hồn tồn đồng ý” với nhận định “Cơng ty tách bạch chức năng: đề nghị mua hàng, xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, ghi chép việc mua hàng và thanh tốn”. Điều này cho thấy, cơng ty rất coi trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quy trình mua hàng. Nhƣ vậy, sẽ tránh đƣợc tình trạng gian lận và lạm quyền.
Với nhận định “Định kỳ công ty lập biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp” thì có 62% “Đồng ý” và 38% “Hồn tồn đồng ý”. Qua tìm hiểu thì cơng ty lập biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hàng q. Nếu có sự khác biệt về cơng nợ thì hai bên sẽ tìm hiểu nguyên nhân và đƣa ra phƣơng án giải quyết.
Kết quả khảo sát cũng cho thấy có 56% “Đồng ý”, 30% “Hồn tồn đồng ý” và 14% “Không ý kiến” về quá trình bảo quản hàng tồn kho cẩn thận. Thực tế thì cơng ty bảo quản hàng tồn kho rất cẩn thận, hạn chế tiếp xúc để tránh thất thoát, đƣợc sắp xếp theo ngày nhập.
Với nhận định “Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ và đột xuất hàng tồn kho. Khi kiểm kê có sự tham gia của thủ kho, kế tốn kho và ngƣời giám sát độc lập” thì có 80% “Đồng ý” và 20% “Hồn tồn đồng ý”. Qua tìm hiểu thực tế, cơng ty tiến hành kiểm kho vào cuối mỗi quý với sự tham gia của nhân viên công ty, nhân viên kho và nhân viên của công ty. Số liệu sổ sách sẽ đƣợc đối chiếu với số liệu thực tế. Nếu có chênh lệch thì sẽ tìm hiểu nguyên nhân và đƣa ra phƣơng án giải quyết.
- Kiểm sốt quy trình bán hàng, thu tiền
Bảng 2.14. Kết quả khảo sát về Kiểm sốt quy trình bán hàng, thu tiền
♦ Kiểm sốt quy trình bán hàng, thu tiền Cơng ty tách bạch các chức năng: bán hàng,
thu tiền.
Công ty xác minh tài chính của khách hàng
trƣớc khi bán hàng trả chậm. 12% 46% 42%
Phiếu xuất kho đƣợc lập khi xuất hàng, ghi rõ và đầy đủ các thông tin: số lƣợng, chủng loại và có đầy đủ chữ ký của thủ kho, bên giao hàng, bên nhận hàng.
54% 46%
Định kỳ công ty tiến hành đối chiếu công nợ
với khách hàng. 8% 52% 40%
(Nguồn: Tác giả tính tốn)
Có 74% “Đồng ý” và 26% “Hồn tồn đồng ý” với nhận định “Cơng ty tách bạch các chức năng: bán hàng, phe duyệt hàng bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền”. Điều này góp phần giảm thiểu những gian lận, làm thất thoát tài sản và lạm dụng quyền hạn của công ty.
Kết quả khảo sát cho thấy có 46% “Đồng ý” và 42% “Hồn tồn đồng ý” với nhận định “Công ty xác minh tài chính của khách hàng trƣớc khi bán hàng trả chậm”. Trƣớc khi chấp nhận bán chịu cho khách hàng thì nhân viên kinh doanh phải lập hồ sơ phân tích khả năng thanh tốn của Khách hàng trình Ban Giám đốc phê duyệt. Nếu Ban Giám đốc chấp thuận thì sẽ tiến hành thiết lập hạn mức bán chịu cho khách hàng đó.
Nhân viên kinh doanh là ngƣời lập phiếu xuất kho và trên đó có đầy đủ thơng tin của khách hàng, loại hàng, số lƣợng. Thủ kho chỉ tiến hành xuất kho kho có chữ ký của nhân viên in phiếu xuất kho và kiểm tra lại các thơng tin có ghi trên phiếu xuất kho. Sau khi xuất kho sẽ tiến hành giao cho ngƣời giao hàng đi giao cho khách. Do đó, nhận định “Phiếu xuất kho đƣợc lập khi xuất hàng, ghi rõ và đầy đủ các thơng tin: số lƣợng, chủng loại và có đầy đủ chữ ký của thủ kho, bên giao hàng, bên nhận hàng” nhận đƣợc đa số ý kiến là “Đồng ý” và “Hoàn toàn đồng ý”.
Cũng nhƣ cơng nợ với nhà cung cấp, thì cơng ty tiến hành lập đối chiếu công nợ với khách hàng cuối mỗi quý. Nếu có chênh lệch thì hai bên cùng tìm hiểu nguyên nhân và đƣa ra hƣớng giải quyết. Do đó, hầu hết các ý kiến đều “Đồng ý” và “Hoàn tồn đồng ý” với nhận định “Định kỳ cơng ty tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng”.
- Kiểm sốt quy trình tiền lương
Bảng 2.15. Kết quả khảo sát về Kiểm sốt quy trình tiền lương
♦ Kiểm sốt quy trình tiền lƣơng
Cơng ty tách bạch chức năng: tuyển dụng, chấm cơng, tính lƣơng, xét duyệt tiền lƣơng và trả lƣơng.
12% 62% 26%
Cơng ty có chính sách bảo mật mức lƣơng của
nhân viên. 24% 54%
22% Bộ phận tính lƣơng cập nhật kịp thời các biến
động về nhân sự và mức lƣơng. 84% 16%
Định kỳ công ty nộp đầy đủ các khoản trích
lƣơng theo đúng quy định. 82% 18%
(Nguồn: Tác giả tính tốn)
Với nhận định “Công ty tách bạch chức năng: tuyển dụng, chấm cơng, tính lƣơng, xét duyệt tiền lƣơng và trả lƣơng” thì có 62% “Đồng ý” và 26% “Hoàn toàn đồng ý”.
Kết quả khảo cho thấy đa số các ý kiến đồng ý rằng “Cơng ty có chính sách bảo mật mức lƣơng của nhân viên”. Điều này có nghĩa là Cơng ty rất quan trọng việc bảo mật mức lƣơng nên đã tách bạch ngƣời tính lƣơng, ngƣời chấm cơng, ngƣời chi lƣơng và thanh tốn lƣơng cho nhân viên qua chuyển khoản.
Có 84% “Đồng ý” và 16% “Hồn tồn đồng ý” với nhận định “Bộ phận tính lƣơng cập nhật kịp thời các biến động về nhân sự và mức lƣơng”. Bộ phận tính
lƣơng cập nhật kịp thời và nhanh chóng mỗi khi cơng ty có sự thay đổi nhân sự. Điều này khiến cho nhân viên cơng ty rất hài lịng.
Với hầu hết ý kiến đồng ý cho nhận định “Định kỳ công ty nộp đầy đủ các khoản trích lƣơng theo đúng quy định”. Điều này có nghĩa cơng ty ln tính lƣơng và các trích các khoản theo lƣơng theo đúng quy định của pháp luật.
- Kiểm soát tiền
Bảng 2.16. Kết quả khảo sát về Kiểm sốt quy trình tiền
♦ Kiểm sốt tiền
Cơng ty tách bạch chức năng bán hàng, thu tiền
và ghi sổ kế toán. 80% 20%
Công ty xây dựng mức xét duyệt chi tiêu cho
các cấp quản lý trong công ty. 78% 22%
Định kỳ công ty tiến hành kiểm kê quỹ và lập
biên bản tồn quỹ. 14% 74%
12% (Nguồn: Tác giả tính tốn)
Kết quả khảo sát tại Bảng 2.16 cho thấy có 80% “Đồng ý” và 20% “Hoàn toàn đồng ý” với nhận định “Công ty tách bạch chức năng bán hàng, thu tiền và ghi sổ kế toán”. Điều này giúp cho trách nhiệm và công việc của mỗi bộ phận, cá nhân đƣợc rõ ràng, tránh đƣợc tình trạng lạm quyền, gian lận, gây thất thốt tài sản cho cơng ty.
Có 78% “Đồng ý” và 22% “Hồn tồn đồng ý” với nhận định “Cơng ty xây dựng mức xét duyệt chi tiêu cho các cấp quản lý trong công ty”. Thực tế thì các cấp trƣởng phịng của cơng ty sẽ đƣợc duyệt chi nếu mức chi đó khơng q 2 triệu đồng/ ngày.
Đa số ý kiến đồng ý với nhận định “Định kỳ công ty tiến hành kiểm kê quỹ và lập biên bản tồn quỹ”. Công ty thực hiện kiểm quỹ định kỳ cuối mỗi quý và kiểm
quỹ đột xuất theo lệnh của Ban Giám đốc. Mỗi lần kiểm quỹ đều có lập biên bản tồn quỹ.
- Kiểm sốt tài sản cố định (TSCĐ)
Bảng 2.17. Kết quả khảo sát về Kiểm soát TSCĐ
♦ Kiểm soát tài sản cố định (TSCĐ)
Công ty tách bạch chức năng: đề nghị mua sắm,
phê duyệt, quản lý và ghi sổ TSCĐ. 90% 10%
Công ty ban hành chính sách đầu tƣ, sử dụng,
sửa chữa và thanh lý TSCĐ. 80% 20%
Định kỳ tiến hành kiểm kê, đáng giá lại tình
trạng của TSCĐ. 86% 14%
(Nguồn: Tác giả tính tốn)
Khi có nhu cầu mua TSCĐ thì trƣởng bộ phận sẽ là ngƣời đề nghị mua sắm TSCĐ và trình Ban Giám đốc xét duyệt. Khi TSCĐ mua về thì bộ phận hành chính nhân sự sẽ kiểm tra và lập biên bản bàn giao tài sản cho cá nhân hoặc bộ phận sử dụng tài sản. Ngƣời sử dụng sẽ chịu trách nhiệm về việc bảo quản tài sản, hành chính nhân sự sẽ theo dõi số lƣợng và tình trạng tài sản, kế tốn chịu trách nhiệm ghi sổ và theo dõi khấu hao. Quy trình nhƣ trên đã đƣợc công ty thực hiện theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Do đó, hầu hết các ý kiến đều đồng ý với nhận định “Công ty tách bạch chức năng: đề nghị mua sắm, phê duyệt, quản lý và ghi sổ TSCĐ”.
Qua tìm hiểu thực tế, tác giả nhận thấy cơng ty có ban hành các quy định về việc đầu tƣ, mua sắm, sử dụng và thanh lý TSCĐ. Hầu hết ý kiến đều đồng ý với nhận định này.
Cuối mỗi quý, công ty tiến hành kiểm kê và đánh giá lại tình trạng TSCĐ. Thành phần tham gia kiểm kê gồm có: nhân viên hành chính nhân sự, kế tốn và bộ
phận kỹ thuật. Nếu có chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu sổ sách sẽ đƣợc các bên tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và đƣa ra biện pháp xử lý thích hợp.
2.2.2.4. Thơng tin và truyền thông
Thông tin là yếu tố không thể thiểu để công ty xây dựng các mục tiêu và đƣa ra các quyết định thực hiện các hoạt động kiểm sốt. Để thơng tin hữu ích cho cơng ty trong việc quản lý rủi ro thì thơng tin phải đạt đƣợc hai yêu cầu cơ bản: chất