♦ Thông tin và truyền thông
Trƣởng các bộ phận thƣờng xuyên báo cáo tình hình cơng việc cho ban lãnh đạo để đƣa ra những chỉ dẫn cần thiết.
10% 60% 30%
Các bộ phận trong công ty luôn cung cấp đủ thông tin để hỗ trợ lẫn nhau để công việc đạt hiệu quả cao.
18% 12% 70%
Nhân viên báo cáo kịp thời với cấp trên khi có sự
cố xảy ra. 26% 44% 30%
Cơng ty có thiết lập những kênh truyền thông để
tiếp nhận ý kiến từ khách hàng. 16% 66% 18%
(Nguồn: Tác giả tính tốn)
Theo kết quả khảo sát cho thấy có 60% “Đồng ý”, 30%”Hồn tồn đồng ý”, 10% “Không ý kiến” với nhận định “Trƣởng các bộ phận thƣờng xun báo cáo tính hình cơng việc cho ban lãnh đạo để đƣa ra những chỉ dẫn cần thiết”. Qua tìm hiểu, định kỳ khi họp giao ban, trƣởng các bộ phận thƣờng xuyên báo cáo tình hình cơng việc cho ban lãnh đạo. Trƣờng hợp đặc biệt, cần những chỉ dẫn khẩn cấp thì cơng ty sẽ tổ chức họp ngay khi trƣởng các bộ phận yêu cầu.
Về việc các bộ phận trong công ty thƣờng xuyên cung cấp thông tin hỗ trợ lẫn nhau để công việc đạt hiệu quả cao thì 18% “Khơng đồng ý”, 12% “Không ý kiến” và 70% “Đồng ý”. Chẳng hạn, khi phòng kinh doanh cần biết khách hàng thanh toán chƣa để tiếp tục nhận đơn hàng và giao hàng thì phịng kế tốn cụ thể là kế toán thanh toán sẽ hỗ trợ cung cấp thơng tin nhanh chóng và chính xác để phịng kinh doanh có thể thực hiện giao dịch của mình kịp thời.
Về việc nhân viên báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà quản lý thì có 26% “Khơng ý kiến”, 44% “Đồng ý” và 30% “Hoàn toàn đồng ý”.
Cũng theo kết quả khảo sát thì có 16% “Khơng ý kiến”, 66% “Đồng ý” và 18% “Hoàn toàn đồng ý” với nhận định “Công ty nhận đƣợc thông tin phản hồi kịp thời từ khách hàng, nhà cung cấp”. Trên thực tế, công ty đã thiết kế kênh thông tin để khách hàng, nhà cung cấp có thể phản hồi kịp thời đến công ty thông qua website của công ty, điện thoại công ty.
2.2.2.5. Giám sát
Các hoạt động giám sát đánh giá chất lƣợng của hệ thống KSNB, từ đó có những sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Để thực hiện cơng việc giám sát thì nhà quản lý trực tiếp thực hiện hoặc thông qua các thông tin phản hồi từ các thành viên tham gia trong hệ thống.