STT Công việc Nội dung thực hiện Cách thức thực hiện Ngƣời phụ trách/Thực hiện 1 Thơng báo chƣơng trình - Ra quyết định thực hiện. - Thơng báo kế hoạch đến các Trƣởng phịng phổ biến cho nhân viên.
- Thông báo thành lập đội ngũ nhân sự cho chƣơng trình.
- Ban hành các quyết định bằng văn bản. - Giám đốc ra quyết định, giao Trƣởng phòng Tổ chức cán bộ phụ trách triển khai. 2 Triển khai kế hoạch
- Tập trung đội ngũ nhân sự của chƣơng trình.
- Thảo luận kế hoạch thực hiện. - Phân nhóm và nhiệm vụ cho các cá nhân. - Tổ chức họp tập trung. - Trƣởng phịng Tổ chức cán bộ chủ trì. 3
Mô tả cơ cấu tổ chức
- Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức chi tiết đến từng tổ nghiệp vụ.
- Xác định danh mục các công việc cụ thể tại phịng chun mơn. - Thu thập, sử dụng tài liệu có sẵn - Phỏng vấn các cấp quản lý - Quan sát - Phụ trách: TP. Tổ chức cán bộ - Hỗ trợ thực hiện chính: chuyên viên các phòng nghiệp vụ 4 Xác định tiêu chuẩn và nhiệm vụ chính cơng việc
- Mơ tả tổng quát các chức năng, nhiệm vụ của vị trí cơng việc trong sơ đồ.
- Thiết lập các tiêu chuẩn cần có về trình độ chun mơn, kinh nghiệm, phẩm chất… của một công việc. - Căn cứ các quy định có sẵn - Phỏng vấn cấp quản lý - Phối hợp hỗ trợ chính: các Trƣởng phịng 5 Khảo sát mô tả công việc
- Căn cứ nội dung phỏng vấn và tài liệu có sẵn để thiết kế phiếu khảo sát mô tả công việc. - Nhân viên hoàn thiện trả lời phiếu khảo sát
- Trƣởng phòng Tổ chức cán bộ duyệt mẫu phiếu khảo sát
- Phát bản mô tả cho nhân viên
- Hỗ trợ thực hiện: nhân viên trong toàn đơn vị
6
Tổng hợp thơng tin
- Thu thập tồn bộ phiếu đã phát và tổng hợp, xử lý thông tin khảo sát thu thập.
- Kiểm tra độ tin cậy thông tin. - Trao đổi, làm rõ các chi tiết trong phiếu điều tra.
- Trao đổi trực tiếp với ngƣời trả lời phiếu khảo sát - Phỏng vấn cấp quản lý
- Hỗ trợ thông tin: ngƣời trả lời phiếu khảo sát và các Trƣởng phòng 7 Hồn thiện bản mơ tả công việc
- Điều chỉnh, bổ sung các nội dung - Trình bản thảo - Tổng hợp xử lý dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Trƣởng phòng Tổ chức cán bộ duyệt bản thảo 8 Duyệt bản tiêu chuẩn công việc - Ký duyệt - Ban hành - Lƣu trữ tại các phòng Giám đốc ký duyệt ban hành
* Bản mô tả cơng việc hồn thiện phải làm rõ được các nội dung cơ bản sau:
- Phần thông tin chung về công việc: Tên công việc, mã ngạch, cấp bậc, phịng cơng tác, thời gian ban hành.
- Phần thông tin mô tả về công việc:
+ Tóm tắt cơng việc: Mơ tả nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc đƣợc phân công, mô tả các công việc cụ thể phải thực hiện trong tháng hoặc quý.
+ Kết quả công việc: khối lƣợng công việc, tiêu chuẩn về các công việc thực hiện, mức độ sai sót hoặc chậm trễ khi giải quyết công việc cho phép.
+ Các mối quan hệ phải có để thực thi nhiệm vụ: Cấp trên trực tiếp, quan hệ chính thức với bộ phận ở khâu trƣớc và bộ phận khâu tiếp theo, các mối quan hệ khác ảnh hƣởng đến tiến độ và chất lƣợng công việc.
+ Các quy trình, tiêu chuẩn cần tuân theo: Liệt kê các quy định, quy trình nghiệp vụ mà cá nhân cần nắm và tuân thủ khi thực hiện nhiệm vụ.
+ Trang thiết bị làm việc: Mô tả các trang thiết bị cơ bản đƣợc cung cấp phục vụ công việc.
+ Điều kiện làm việc: Quy định về chế độ thời gian làm việc, bảo hộ lao động.
+ Thẩm quyền của ngƣời thực hiện công việc: Xác định giới hạn và phạm vi đƣợc quyền quyết định công việc của ngƣời thực hiện công việc.
* Bản tiêu chuẩn công việc phải liệt kê các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc gồm:
- Trình độ văn hóa, trình độ chun mơn - Kinh nghiệm công tác
- Các kỹ năng làm việc
- Các phẩm chất cá nhân cần có để thực hiện cơng việc - Các đặc điểm cá nhân khác
Việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc thành công phụ thuộc vào khả năng quan sát và kinh nghiệm công tác của cấp quản lý, đặc biệt là Trƣởng phòng. Tuy nhiên, để hạn chế tính chủ quan trong q trình thực hiện, tổ
chƣơng trình phải chú trọng trao đổi và thu thập thông tin từ nhân viên để đƣa ra đƣợc tiêu chuẩn phù hợp cho từng công việc.
3.2.1.2 Hồn thiện các tiêu chí đánh giá KQTHCV của nhân viên
Các tiêu chí đánh giá KQTHCV hiện nay còn chung chung, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu cơ bản để thực hiện đánh giá nhân viên có hiệu quả. Hiện nay, các tiêu chí đánh giá đƣợc xây dựng không cụ thể, rõ ràng nên kết quả đánh giá khơng có độ tin cậy cao. Do vậy, đơn vị cần thống nhất các nội dung đánh giá, xây dựng thang điểm và biểu mẫu chung để làm cơ sở thực hiện.
Dựa trên bản mô tả và tiêu chuẩn công việc, tổ chƣơng trình sẽ nhóm các nhân viên có cùng đặc điểm cơng việc tƣơng tự nhau vào cùng một nhóm. Về cơ bản, cơng việc của đơn vị gồm hai nhóm lớn: nhóm nghiệp vụ chun mơn và nhóm hành chính - tổng hợp. Từ hai nhóm chính sẽ phân ra các nhóm nhỏ hơn sao cho đảm bảo có thể so sánh, sắp xếp đƣợc thứ bậc nhân viên thông qua kết quả đánh giá.
Trong phạm vi của đề tài, tác giả đề xuất hồn thiện lại khung tiêu chí đánh giá chung gồm 4 nhóm tiêu chí chính là: Kết quả thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn (N1); Kỹ năng, năng lực thực hiện công việc (N2); Ý thức tổ chức kỷ luật (N3); Đạo đức, lối sống, tác phong công tác (N4). Việc phân thành nhóm nhƣ trên giúp cấp quản lý đánh giá KQHTCV dựa trên cả năng lực chuyên môn và hành vi thực hiện công việc của nhân viên.
Các nhóm cơng việc sẽ có đặc trƣng về (N1) – Kết quả thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn và (N2) - Kỹ năng, năng lực thực hiện cơng việc khác nhau. Do vậy, tổ chƣơng trình cần xây dựng bộ khung tiêu chuẩn N1, N2 cho từng nhóm riêng biệt dựa trên bản mơ tả cơng việc.
Việc xây dựng các tiêu chí nhóm N1 cần dựa trên thực trạng công việc, không xây dựng quá cao hoặc quá thấp để đảm bảo nhân viên có động lực cố gắng trong cơng việc.
Các tiêu chí đánh giá đƣợc đo lƣờng theo 5 mức độ: + Quá thấp theo yêu cầu – 1 điểm
+ Đạt yêu cầu – 3 điểm + Vƣợt trội – 4 điểm + Xuất sắc – 5 điểm
Theo từng cấp độ điểm, các tiêu chí đánh giá phải đƣợc định nghĩa và mơ tả chi tiết, có thể đo lƣờng đƣợc.
* Xác định trọng số cho các tiêu chí đánh giá:
Để xác định thứ bậc quan trọng và mức độ ảnh hƣởng khác nhau, tác giả đề xuất nên gắn trọng số cho các tiêu chí đánh giá. Các trọng số sẽ thể hiện mức độ tác động của từng tiêu chí đến tổng điểm đánh giá.
Xét về mức độ quan trọng, tổ chƣơng trình nên gắn trọng số quan trọng từ cao đến thấp theo thứ tự: N1> N2> N3> N4.
Tổng điểm đánh giá đƣợc tính theo cơng thức: ∑ ( )
Trong đó: + N - là tổng điểm từng nhóm + n – là trọng số từng nhóm
Căn cứ vào tính tốn thực tế, tổ chƣơng trình sẽ đƣa ra tổng điểm tƣơng ứng cho từng xếp loại A1, A2, B, C.
Tác giả đề xuất một số tiêu chí chung để đánh giá KQTHCV của nhân viên cho đơn vị trình bày tại Phụ lục 7. Căn cứ vào khung tiêu chuẩn chung, các phòng ban sẽ dựa vào Bản mô tả công việc cụ thể để bổ sung, điều chỉnh các tiêu chí phù hợp hơn với đặc trƣng công việc.
Các bản tiêu chuẩn công việc và tiêu chuẩn đánh giá KQTHCV sau khi hồn thiện cần đƣợc cơng khai rộng rãi đến toàn thể nhân viên trong đơn vị để thực hiện đồng bộ.
Điều kiện áp dụng:
Ban Giám đốc đơn vị nhận định đƣợc tầm quan trọng của việc thiết kế bản mô tả thực hiện cơng việc và xây dựng tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cơng việc để cho phép thành lập tổ chƣơng trình và tổ chức tuyên truyền phối hợp trong toàn đơn vị.
Tính khả thi của giải pháp:
Phịng Tổ chức cán bộ có đầy đủ nguồn nhân lực có chun mơn để thực hiện khảo sát và thiết kế mô tả công việc. Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá công việc dựa trên 4 nhóm tiêu chí chính tác giả đề xuất là phù hợp với tinh thần tại quyết định 820/QĐ-BHXH ngày 05/5/2016 của BHXH Việt Nam.
Lợi ích của giải pháp:
Xây dựng tiêu chuẩn công việc là việc làm cần thiết không chỉ phục vụ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên mà còn phục vụ cho cơng tác quản trị nhân sự nói chung. Việc định nghĩa và thiết kế các tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng là cần thiết, giúp công tác đánh giá trở nên đồng bộ và khoa học hơn.
3.2.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác đánh giá KQTHCV của nhân viên thông qua yếu tố ngƣời đánh giá và yếu tố thái độ nhân viên
Con ngƣời là chủ thể tác động trực tiếp đến kết quả đánh giá. Đối với ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá, các vấn đề về nhận thức và tƣ tƣởng sẽ quyết định hành động đúng đắn của mỗi cá nhân. Do vậy, đào tạo kiến thức và kỹ năng cho những ngƣời liên quan đến công tác đánh giá là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả đánh giá.
* Nâng cao kiến thức và nhận thức, tư tưởng về đánh giá KQTHCV
Vấn đề quan trọng trong công tác đào tạo những ngƣời liên quan đến đánh giá KQTHCV là phải xây dựng đƣợc nền tảng tƣ tƣởng đúng đắn.
Đơn vị cần thƣờng xuyên tổ chức học tập chuyên đề, nêu cao vai trò và tầm quan trọng của công tác đánh giá KQTHCV, xác định đánh giá đúng ngƣời đúng việc là cơ sở để nâng cao chất lƣợng công việc của cá nhân và tập thể.
- Đối với cấp quản lý: Ban Giám đốc cần quán triệt tƣ tƣởng đánh giá thực hiện công việc khơng nhằm mục đích phê phán nhân viên, giúp cấp quản lý hiểu đƣợc vai trị quan trọng của cơng tác quản trị nhân sự và nhận thức đánh giá kết quả thực hiện công việc là hƣớng tới mục tiêu thông qua phát triển nhân viên để phát triển tổ chức. Đơn vị cần tăng cƣờng cử các cấp quản lý tham gia các lớp học chuyên sâu về quản trị nhân sự và lý luận chính trị để có nền kiến thức vững vàng.
Cấp quản lý phải đƣợc cập nhật và nắm bắt đầy đủ các văn bản hƣớng dẫn quy định về đánh giá KQTHCV của nhân viên, thƣờng xuyên tự học tập và trau dồi kiến thức về quản lý nhân sự.
Đơn vị cần gắn trách nhiệm và quyền hạn của cấp quản lý trong công tác đánh giá thông qua thiết lập một số cơ chế kỷ luật khi cấp quản lý cố tình vi phạm một trong các lỗi sau:
+ Để xảy ra tố cáo, khiếu nại về kết quả đánh giá.
+ Không công bằng khi đánh giá gây ra mất đồn kết nội bộ. + Có hiện tƣợng trù dập nhân viên.
+ Sử dụng quyền hạn để can thiệp, làm sai lệch ý kiến tập thể.
+ Không cho phép nhân viên tự do kiến nghị, khơng khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến.
Tùy theo mức độ vi phạm và hậu quả, ban Giám đốc tiến hành nhắc nhở công khai hoặc khiển trách, kiểm điểm, kỷ luật để xử lý hành vi vi phạm. Cấp quản lý là Đảng viên khi xảy ra sai phạm cần chuyển chi bộ cơ sở xem xét.
Bên cạnh đó, đơn vị cần tổ chức viết tham luận chuyên sâu về vấn đề đánh giá KQTHCV của nhân viên để nâng cao nhận thức từ cấp quản lý. Tham luận cần mang tính thực tiễn, nêu ví dụ cụ thể sâu sát với tình hình hoạt động của bộ phận phụ trách, khơng mang nặng tính lý thuyết. Việc tham gia tham luận đƣợc sử dụng làm một tiêu chí đánh giá cấp quản lý.
- Đối với nhân viên: Ban lãnh đạo cần khuyến khích nhân viên đánh giá trên tinh thần giúp đồng nghiệp tiến bộ hơn, không che dấu các khuyết điểm cho nhau. Đơn vị cần phát động các chƣơng trình thi đua để nhân viên tham gia nhằm tăng tính năng động, loại bỏ tƣ tƣởng trì trệ và tích cực đổi mới.
+ Nhằm tạo môi trƣờng đánh giá lành mạnh, cấp quản lý phải giám sát, kịp thời phát hiện các trƣờng hợp kéo bè phái trong đơn vị. Giám đốc giao Trƣởng phòng chịu trách nhiệm nếu để xảy ra các trƣờng hợp vi phạm trong phòng quản lý.
+ Nâng cao nhận thức cho nhân viên bằng hành động cụ thể và tiên phong của cấp quản lý.
+ Tuyên truyền và phổ biến mục đích cơng tác đánh giá KQTHCV cho nhân viên thông qua lồng ghép vào các chƣơng trình học tập chuyên đề.
* Đào tạo nâng cao kỹ năng đánh giá KQTHCV
- Đối với cấp quản lý: Đơn vị cần bồi dƣỡng các kỹ năng giao tiếp, phân tích nguyên nhân, giải quyết vấn đề và kỹ năng tạo động lực cho nhân viên. Các kỹ năng này giúp cấp quản lý tƣơng tác với nhân viên hiệu quả hơn trong quá trình trao đổi đánh giá. Các hình thức đào tạo có thể bao gồm:
+ Cử đi học các lớp đào tạo tập trung: Đơn vị nên tăng số lƣợng cấp quản lý đƣợc cử đi học đào tạo kỹ năng quản lý hàng năm bởi số lƣợng hiện nay đƣợc cử đi học đang khá thấp, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu đào tạo.
+ Đào tạo từ kênh nội bộ: Các nhà quản lý cấp cao hơn đặc biệt là những ngƣời trong Ban giám đốc ln đƣợc xem là hình mẫu và chuẩn mực để cán bộ cấp dƣới học tập. Những ngƣời này sẽ là tấm gƣơng khuyến khích, tạo động lực để cấp dƣới học tập tốt nhất.
Việc trau dồi kiến thức và kỹ năng phụ thuộc vào tính chủ động học hỏi của mỗi cá nhân. Do vậy, để đảm bảo đội ngũ cấp quản lý ln có tƣ tƣởng, nhận thức đúng đắn và đầy đủ kỹ năng, đơn vị cần thƣờng xuyên tổ chức các đợt kiểm tra, đánh giá năng lực và lấy phiếu tín nhiệm định kỳ. Hiện nay, việc đánh giá năng lực cấp quản lý thực hiện theo chu kỳ 5 năm một lần kể từ khi đƣợc bổ nhiệm. Đây là quãng thời gian khá dài, không kịp thời trong việc phát hiện và điều chỉnh các sai sót. Đơn vị cần xem xét rút ngắn quãng thời gian lấy tín nhiệm lại từ 1 – 2 năm hoặc lấy phiếu tín nhiệm đột xuất.
- Đối với nhân viên:
Công tác đánh giá thành cơng khi có sự phối hợp và tích cực tham gia của nhân viên. Đơn vị nên tổ chức các lớp kỹ năng mềm cho toàn thể nhân viên ít nhất một lần một năm. Chƣơng trình đào tạo nên đƣợc thiết kế giúp nhân viên nâng cao khả năng nhận thức vấn đề, mạnh dạn phát biểu trƣớc đám đơng. Bên cạnh đó, trong các cuộc họp phòng, cấp quản lý nên tạo cơ hội và tình huống để nhân viên thực hành, rèn luyện phát biểu và tự tin trao đổi.
Đào tạo là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản trị nhân sự. Các chƣơng trình đào tạo giúp nhân viên có cách nhìn và cách tƣ duy mới, đồng thời đáp ứng đƣợc nhu cầu phát triển của ngƣời lao động.
Điều kiện áp dụng:
Ban lãnh đạo đơn vị phải nhận thức vai trò quan trọng của công tác tuyên