CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
3.2. Một số giải pháp đưa ra nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng tại Ch
Thơng qua phân tích thực trạng hệ thống quản trị chất lượng tại Chi cục Thuế Quận 8, có thể thấy được các điểm yếu mà Chi cục Thuế Quận 8 cần phải khắc phục. Dưới đây là những giải pháp nhằm nâng cao hệ thống quản trị chất lượng tại Chi cục Thuế Quận 8.
3.2.1 Về hệ thống quản trị chất lượng a. Mục tiêu đề ra
- 100% hồ sơ, tài liệu tại các đội chức năng được thực hiện theo đúng quy trình kiểm sốt tài liệu và quy trình kiểm sốt hồ sơ.
b. Nội dung giải pháp
Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ kết hợp với bộ phận văn thư cung cấp cho các đội chức năng về tài liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Kiểm soát chặt chẽ mẫu biểu sử dụng, đóng dấu trước khi ban hành văn bản ra ngoài. Nhắc nhở và phê bình các cán bộ cơng chức khơng thực hiện đúng quy trình kiểm sốt hồ sơ, tài liệu. Đề xuất lên lãnh đạo, thuê thêm lao động hợp đồng, hỗ trợ cán bộ thuế phân loại các tài liệu hồ sơ, ghi danh mục hồ sơ, sắp xếp theo đúng quy trình. Cần thiết, có thể tăng cường làm việc vào sáng thứ 7, đề xuất tăng lương làm thêm ngồi giờ.
Bộ phận Hành chính – Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ đề xuất lên lãnh đạo kiến nghị Cục Thuế Hồ Chí Minh cho phép được tiếp tục hủy các hồ sơ quá hiệu lực để có thêm khơng gian lưu trữ các hồ sơ mới.
c. Hiệu quả giải pháp đạt được
- Hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng, đặc biệt là kiểm soát hồ sơ, tài liệu
3.2.2 Về trách nhiệm lãnh đạo a. Mục tiêu đề ra
hiện và cải tiến hệ thống quản trị chất lượng
b. Nội dung giải pháp
Lãnh đạo cơ quan thuế cần gần gũi với cán bộ công chức thuế và người nộp thuế nhiều hơn. Luôn theo dõi, quan sát để giải quyết vấn đề một cách thấu tình đạt lý, có những giải thích thấu đáo làm vừa lòng người nộp thuế và nhân viên trong Chi cục. Lãnh đạo cần lắng nghe tập trung, tôn trọng những nhu cầu, mong đợi của họ. Thay vì quá nghiêm khắc, quá giám sát, lãnh đạo nên truyền cảm hứng, tạo động lực cho nhân viên của mình, cho nhân viên của mình thấy họ có cơ hội ngang nhau, cạnh tranh bình đẳng.
Cơng tác hoạch định mục tiêu chất lượng, thông qua mục tiêu của các đội phải rõ ràng, chính xác. Hoạch định cần đánh giá dựa trên sự phát triển của nền kinh tế, cũng như các văn bản pháp luật hiện hành. Tránh những mục tiêu q cao, khơng khả thi vơ tình tạo áp lực cho nhân viên.
c. Hiệu quả giải pháp dự kiến:
- Lãnh đạo thực hiện đúng cam kết của mình.
3.2.3 Về quản lý nguồn lực 3.2.3.1 Về nguồn nhân lực a. Mục tiêu đề ra
- 100% cán bộ công chức liên quan được đào tạo về hệ thống quản trị chất lượng.
- Trên 80% người nộp thuế trên địa bàn quận 8 hài lịng về thái độ hướng dẫn cán bộ cơng chức.
b. Nội dung giải pháp
Nhận thức được tầm quan trọng của việc giáo dục, đào tạo cán bộ thuế trong việc hoàn thiện nâng cao hệ thống quản trị chất lượng, Chi cục Thuế Quận 8 tiếp tục tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngạch công chức chuyên ngành thuế, các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngạch kiểm tra viên thuế; xây dựng, biên soạn các chương trình, tài liệu bồi dưỡng mới nhằm đáp ứng các yêu cầu của Chiến lược cải cách hệ thống thuế giai đoạn 2016 - 2020. Phê bình hoặc nghiêm khắc kỷ luật cán bộ cơng
ngủ trong giờ tập huấn. Cuối mỗi kì tập huấn, làm các bài kiểm tra để kiểm tra quá trình tập trung của cán bộ thuế.
Bố trí đủ nhân sự. Tập trung đội ngũ cán bộ quản lý vào các khâu cơng việc chính như thanh tra, kiểm tra, phát hiện dấu hiệu rủi ro người nộp thuế, hỗ trợ đối tượng nộp thuế. Củng cố, kiện toàn bộ máy theo hướng tinh gọn, hiệu quả.
Tăng cường giáo dục phẩm chất đạo đức cho cán bộ, công chức cơ quan thuế. Xây dựng phong cách làm việc của cán bộ, công chức thuế một cách khoa học, tận tâm, tận tuỵ với công việc. Xử lý nghiêm những cán bộ, công chức vi phạm các quy định về quản lý thuế, gây phiền hà, khó khăn cho người nộp thuế.
Không chỉ chú tâm đào tạo về chun mơn nghiệp vụ, chính trị hành chính mà cịn đào tạo về các lĩnh vực khác như ngoại ngữ, tin học... Định kỳ hàng năm, tổ chức thi kiểm tra, đánh giá trình độ cán bộ thuế, đặc biệt chú ý kiểm tra khả năng ứng xử, giao tiếp với đối tượng nộp thuế.
Thực hiện nghiêm túc Nghị định việc chuyển đổi vị trí cơng tác đối với cán bộ, công chức theo Nghị định số 158/2007/NĐ-CP ngày 27/10/2007 của Chính phủ về cơng tác luân chuyển cán bộ để phịng, tránh các tiêu cực có thể nảy sinh trong cơng tác quản lý thuế; theo đó, thời hạn chuyển đổi vị trí cơng tác là 03 năm (đủ 36 tháng) đối với cán bộ, công chức, viên chức chun mơn, nghiệp vụ về thuế.
Khuyến khích nhân viên đi học. Coi trọng quá trình tự đào tạo. Mỗi cán bộ cơng chức tự học, tự nâng cao trình độ mới nắm bắt được những cải tiến. Ví dụ: Hỗ trợ tiền học phí và đề xuất tăng bậc lương đối với cán bộ thuế có bằng thạc sĩ. Đảm bảo mọi cán bộ cơng chức đều có hội ngang bằng nhau, cạnh tranh bình đẳng.
c. Hiệu quả giải pháp dự kiến
- Cung cấp nguồn nhân lực đầy đủ, đảm bảo cho công tác quản lý thuế hiệu
quả.
- Tạo ra một đội ngũ cán bộ thuế có kiến thức chuyên sâu, có kinh nghiệm, có đạo đức và phẩm chất chính trị tốt.
luật.
- 100% các thủ tục hành chính trong hệ thống quản trị chất lượng đều được niêm yết công khai.
- 100% người nộp thuế hài lịng đối với việc niêm yết cơng khai, rõ ràng các thủ tục hành chính
b. Nội dung giải pháp
Tăng cường đào tạo kỹ năng ví tính cho cán bộ, cơng chức thuế để đảm bảo khai thác có hiệu quả các phần mềm ứng dụng, nâng cao chất lượng công việc được giao.
Xây dựng trang website riêng của Chi cục Thuế Quận 8, cập nhật đầy đủ và kịp thời các văn bản, chính sách, chế độ, thủ tục hành chính về thuế; thơng báo và cập nhật các trường hợp nợ thuế, theo dõi nợ thuế... Ngoài ra, Chi cục Thuế Quận 8 có thể xây dựng ngân hàng câu hỏi trực tuyến những vướng mắc và lỗi thường gặp của người nộp thuế, có từ khóa tìm kiếm để người nộp thuế có thể dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Thực hiện kết nối mạng tin học giữa cơ quan thuế của thành phố với cơ quan thuế tỉnh, cơ quan hải quan, các doanh nghiệp, kho bạc nhà nước thành phố và các tổ chức có liên quan để phục vụ thuận tiện cho công tác quản lý thuế.
Thực hiện tốt việc hình thành kho dữ liệu điện tử theo chỉ đạo của Tổng cục Thuế để đảm bảo cơ sở dữ liệu thông tin về người nộp thuế được tập trung, thống nhất trên phạm vi tồn quốc với thơng tin đầy đủ, chính xác, dễ dàng khai thác và sử dụng trong tất cả các chức năng quản lý thuế. Toàn bộ dữ liệu từ các bộ phận tác nghiệp cũng như từ cơ quan thứ ba sẽ được đưa vào các kho cơ sở dữ liệu điện tử để phục vụ cơng tác phân tích, đánh giá trong q trình thanh tra, kiểm tra đối tượng nộp thuế.
c. Hiệu quả giải pháp dự kiến
- Giảm thủ tục hành chính và chi phí cho người nộp thuế, làm tăng mức độ hài lịng của người nộp thuế;
nghiệp có dấu hiệu rủi ro về thuế.
3.2.3.3 Về môi trường làm việc
a. Mục tiêu đề ra: 100% tổ chức và cá nhân hài lịng về mơi trường làm việc
tại Chi cục Thuế Quận 8.
b. Nội dung giải pháp
Đưa ra quy tắc, quy trình làm việc rõ ràng. Trong trường hợp các văn bản pháp luật chồng chéo, tổ chức cuộc họp giữa các đội và lãnh đạo để thống nhất phương án giải quyết, tránh trường hợp trốn tránh trách nhiệm. Chi cục Thuế nên tổ chức các buổi sinh hoạt, thảo luận về chính sách thuế hàng quý giữa các nhân viên công tác tại bộ phận Tuyên truyền Hỗ trợ và các Đội Kiểm tra Thuế để có dịp trao đổi, học tập kinh nghiệm, chia sẻ những khó khăn, và thống nhất về các nội dung tư vấn, hỗ trợ.
Lãnh đạo tạo ra giá trị, văn hóa nơi làm việc. Truyền đạt cho nhân viên về môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, nâng cao nhận thức của cán bộ công chức.
Tăng cường tinh thần đoàn kết giữa cán bộ công chức thông qua tổ chức chuyến dã ngoại cuối tuần, hoặc tổ chức các cuộc thi nhân ngày quốc tế phụ nữ, thành lập đoàn, tổ chức sinh nhật theo tháng… nhằm tạo môi trường thân thiện, đoàn kết giữa cán bộ công chức , giữa những người lớn tuổi và những người trẻ tuổi, giữa lãnh đạo và nhân viên.
Trồng thêm cây xanh, tạo một khơng khí trong lành, thống mát…
Tiết kiệm chi phí điện, nước, văn phịng phẩm: giấy, bút, nước… tránh lãnh phí.
Kết hợp với cơng đồn mở lớp học thể dục thẩm mỹ, lớp học yoga… vào buổi trưa (12h-1h) hoặc buổi tối (5h-6h) vừa nâng cao thể chất tinh thần, vừa tăng tinh thần đoàn kết.
Tuyên truyền, đào tạo cán bộ công chức thuế về thái độ làm việc để ăn sâu vào tiềm thức cán bộ thuế, dù làm việc dưới áp lực lớn, nhưng cán bộ thuế vẫn luôn
nộp thuế.
c. Hiệu quả giải pháp dự kiến
- Tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thỏai mái. Trở thành một ngôi nhà thứ hai của cán bộ công chức thuế Quận 8 và là nơi đáng tin cậy của người nộp thuế.
3.2.4 Về các dịch vụ công tạo ra a. Mục tiêu đề ra
- Trên 80% người nộp thuế hài lịng về thủ tục hành chính rõ ràng
- Các thủ tục hành chính áp dụng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được giải quyết đúng luật và đúng hạn.
b. Nội dung giải pháp
Chi cục Thuế tiến hành rà soát lại các quy trình, thủ tục hành chính, cắt bỏ các thủ tục rườm rà, khơng có trong luật hay quy định nhằm tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện giải quyết nhanh các yêu cầu của người nộp thuế. Cụ thể như sau:
Quy trình tuyên truyền, hỗ trợ người nộp thuế
Đổi mới hình thức tuyên truyền hỗ trợ người nộp thuế; mở rộng đối tượng và đa dạng hố hình thức tun truyền pháp luật thuế: Bên cạnh việc tuyên truyền trực tiếp đến các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh thông qua các đợt tập huấn, đối thoại trực tiếp với doanh nghiệp và cơ sở sản xuất kinh doanh, Chi cục Thuế Quận 8 nên đề nghị với Cục Thuế thành phố phối hợp với Đài Phát thanh - Truyền hình mở chuyên mục tuyên truyền pháp luật về thuế; qua đó có thể trả lời đơn thư của đối tượng nộp thuế qua truyền hình hoặc thực hiện các cuộc phỏng vấn, hỏi và đáp về các vần đề có liên quan đến cơng tác thuế.
Kết hợp với Bưu điện Quận 8, để thư mời tập huấn, thư mời tham gia hội nghị được gửi tới doanh nghiệp kịp thời, không xảy ra trường hợp hội nghị, tập huấn đã diễn ra xong mà doanh nghiệp mới nhận được thư mời. Trong các buổi tập huấn, đối thoại doanh nghiệp, bố trí bánh kẹo, nước uống ngồi sảnh, tiếp đón doanh nghiệp chu đáo, nhiệt tình.
luật về thuế, nhất là cơng tác hạch tốn kế tốn, quản lý chặt chẽ hoá đơn, chứng từ kế toán để hoạch toán đúng kết quả sản xuất kinh doanh, xác định đúng nghĩa vụ thuế với nhà nước từ đó nâng cao nhận thức trong thực hiện, chấp hành nghĩa vụ thuế.
Quy trình kiểm tra, thanh tra
Đối với các doanh nghiệp chuyển đi có dấu hiệu rủi ro về thuế, thông báo các Chi cục Thuế quận huyện khác, bằng văn bản về việc phát hiện các doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro để Chi cục Thuế quận huyện khác theo dõi và xử lý. Kết hợp với Sở Kế hoạch đầu tư, cảnh báo những cá nhân có cùng số chứng minh thư nhưng thành lập nhiều doanh nghiệp khác nhau, ngành nghề khác nhau, hoặc một trong những cơng ty mình quản lý có dấu hiệu rủi ro về thuế. Phối hợp với cơ quan công an, chính quyền địa phương xử lý những trường hợp doanh nghiệp có tình chây ỳ, không phối hợp với cơ quan thuế.
Do đặc thù cơng việc địi hỏi người làm cơng tác kiểm tra phải có sự cơng tâm, bản lĩnh, có kinh nghiệm, kiến thức tổng hợp, am hiểu chính sách chế độ để phân tích và giải quyết cơng việc thấu tình đạt lý, xử lý nghiêm các vi phạm, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thực hiện nghiêm túc quy trình thanh tra, kiểm tra thuế. Trong quá trình kiểm tra cần chú ý đảm bảo việc thực hiện phát ngôn của cán bộ trực tiếp làm công tác thanh tra, kiểm tra. Kết thúc thanh tra, kiểm tra, đồn thanh tra, kiểm tra phải có báo cáo kết quả với người ra quyết định để kịp thời có kết luận thanh tra, kiểm tra.
Trang bị đầy đủ các điều kiện, phương tiện làm việc cho đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra để thuận tiện cho quá trình cơng tác; tránh trường hợp cán bộ kiểm tra phải nhờ phương tiện của đối tượng thanh tra, kiểm tra, gây sự không khách quan trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
Quy trình quản lý nợ
Thực hiện tốt quy trình cưỡng chế nợ thuế. Cương quyết áp dụng các biện pháp cưỡng chế thuế đối với các doanh nghiệp cố tình chây ỳ, dây dưa nộp thuế.
tài khoản nhưng không chịu nộp thuế. Phối hợp tốt với các ngành trong khối nội chính của thành phố như Cơng an, Tồ án, Viện kiểm sát để truy tố những người nộp thuế cố tình dây dưa khơng nộp thuế, bỏ địa điểm kinh doanh để trốn nợ thuế. Phối hợp với các cơ quan thông tin đại chúng của thành phố và của tỉnh để đăng tải công khai những đối tượng dây dưa tiền thuế, trốn thuế...
Rà soát lại hồ sơ kê khai thuế hàng tháng. Phối hợp với Kho bạc nhà nước Quận 8 cập nhật tình hình nộp thuế vào hệ thống. Đối chiếu với người nộp thuế các khoản tiền thuế chưa đúng, và phân loại vào “nợ đang chờ điều chỉnh” để tránh trường hợp gửi Thông báo tiền nợ thuế, tiền chậm nộp hàng tháng cho người nộp thuế.
Rà sốt, đối chiếu các khoản nợ thuế, phân tích tình trạng nợ, phân loại nợ thuế chính xác để có biện pháp thu kịp thời các khoản thuế vào ngân sách nhà nước và thực hiện cưỡng chế theo quy định. Đồng thời làm giảm số nợ khả thu cho Chi cục Thuế Quận 8.
Thực hiện kiểm tra quyết toán thuế và các khoản nợ thuế với tất cả các đơn vị phá sản, giải thể, chuyển đổi để xố bỏ hồn tồn tình trạng nợ khó thu, khơng xác định được đối tượng để thu.
Phối hợp với UBND các phường, xã, công ty dịch vụ kinh doanh và quản lý chợ và các ngành chức năng của Quận 8 tăng cường công tác uỷ nhiệm thu, đôn đốc thu nộp, xử lý nợ đọng thuế.
Riêng đối với việc đôn đốc thu nợ thuế của các hộ kinh doanh là việc không dễ dàng. Do đó cán bộ làm cơng tác đơn đốc thu nợ hộ kinh doanh cần cố gắng tạo sự đồng thuận và tìm ra được tiếng nói chung giữa người thu thuế và người nộp thuế, phải luôn tự tin, chủ động trong khi thực hiện nhiệm vụ. Để làm tốt công tác đôn đốc thu nợ thuế của các hộ kinh doanh, Chi cục Thuế Quận 8 cần chỉ đạo cán bộ làm công tác thu nợ các hộ kinh doanh trong lưu ý một số nội dung là:
- Trong khi tác nghiệp phải giữ thái độ tôn trọng, điềm tĩnh và lắng nghe.