6. Bố cục đề tài:
3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động phân phối tại Công ty:
3.3.9 Những bài học kinh nghiệm:
Về Hợp đồng phân phối và những thỏa thuận: Hợp đồng phân phối là nền tảng cơ bản nhất của sự hợp tác hai bên, đa số hiện nay, các nhà cung cấp đều soạn sẵn một bộ hợp đồng mẫu theo quy chuẩn của riêng mình, rất ít điều khoản được sửa đổi vì đa số là những nguyên tắc chung và mang tính tồn quốc, tồn miền. Tuy nhiên, nếu cả 2 bên đều thực thi đúng theo như hợp đồng phân phối thì quả là một điều rất lý tưởng. Nhưng trong thưc tế có một khoảng cách khá xa mà hai bên điều hiểu rõ. Đó là: Tình trạng bán hàng dưới giá bảng mà nhà cung cấp quy định. Cụ thể: Tỷ lệ chiết khấu lại cho thị trường – quan trọng hơn tổng tỷ lệ chiết khấu được ghi trong hợp đồng phân phối: thực tế cho thấy rằng, tổng chiết khấu mà NPP nhận được trên tổng thể hợp đồng khơng nói lên thực tế hiệu quả kinh doanh của NPP, vì nó phụ thuộc rất nhiều vào các vấn đề sau đây: Giá bán thực sự của sản phẩm hiện nay trên thị trường là bao nhiêu so với giá bảng mà Cty đã mua vào? Tỷ lệ chiết khấu mà các sales sỉ muốn là bao nhiêu? Các slaes lẻ muốn là bao nhiêu?
Phương thức thanh tốn: Phương thức thanh tốn cũng có ảnh ưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh phân phối của nhà phân phối. Vì vậy, cần đàm phán rất kỹ về điều này vì có nhiều nhà cung cấp ln thích áp đặt phương thức thanh tốn bằng tiền mặt trước khi đặt hàng vì như vậy vừa an tồn vừa có lợi cho họ. Tuy nhiên, với góc độ của nhà phân phối thì đây là phương thức rất khó khăn vì áp lực tiền mặt sẽ làm cho chi phí tài chính của nhà phân phối tăng lên làm giảm hiệu quả; đồng thời nhà phân phối có thể sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội đặt hàng có lợi cho mình một khi nhà cung cấp tung ra một chương trình đặt hàng có khuyến mãi hấp dẫn nhưng bị giới hạn bởi thời gian và số lượng.
phán mà nhà phân phối phải theo đuổi cho bằng được. Có bảo lãnh thư của ngân hàng, nhà phân phối tuy phải chịu chi phí bảo lãnh nhưng lại có lợi hơn rất nhiều, nhà phân phối hồn tồn có quyền chủ động trong việc đặt hàng ngay lập tức và kiểm sốt được việc đặt hàng của mình một cách tối ưu nhất. Bên cạnh phương thức bảo lãnh thư, hiện nay một số nhà cung cấp còn cho phép áp dụng phương thức: Bảo lãnh thấu chi của ngân hàng. Đây là phương thức rất mới và rất có lợi cho nhà phân phối cần phải đưa vào đàm phán ngay từ đầu để tận dụng ưu thế của phương thức này, nó giống như một cái thẻ tín dụng với hạn mức đã được cấp bởi sự thỏa thuận giữa nhà cung cấp và ngân hàng dành cho nhà phân phối trong đó nhà phân phối vừa được bảo lãnh thanh toán đồng thời được bảo lãnh chi phí trong hạn mức và thời gian nhất định, có được phương thức thanh tốn này thì nhà phân phối sẽ giảm tối đa chi phí tài chính cho hoạt động phân phối của mình.
Phối hợp có hiệu quả nhưng đồng thời phải kiểm soát Nhân viên Giám sát bán hàng (ASM - Area Sales Manager) của nhà cung cấp: Những phương thức mà Giám sát bán hàng và nhân viên bán hàng thường hay áp dụng: Xin khoán chiết khấu ở mức cam kết đạt 100% doanh số bán hàng, nhưng
khi bán không đạt số kế hoạch vẫn xin tỷ lệ chiết khấu của nhà phân phối đã phê duyệt.
Xin nhà phân phối cho nợ lại tiền chiết khấu đã sử dụng quá mức: là hình thức vơ cùng nguy hiểm, về lâu dài sẽ là nguy cơ thất thoát tiền hàng do đội sales có tính biến động cao, nghỉ việc thường xun
Tạm ứng hàng để “chạy” chương trình khuyến mãi
Xuất bán “ảo”, tức là xuất hàng trên hệ thống của Nhà cung cấp để lãnh đủ tiền lương, thưởng…sau một vài tháng sẽ bán hàng.
Khơng thể phủ nhận vai trị của ASM này, nhưng Nhà phân phối phải vừa phối hợp với họ nhưng đồng thời phải kiểm soát họ, khơng để họ có tồn quyền quyết định hoạt động bán hàng của nhà phân phối vì khi đó sẽ có nguy cơ họ thao túng toàn bộ hoạt động của nhà phân phối.
Trưởng Nhà phân phối: Trưởng nhà phân phối phải quản lý và kiểm soát hoạt động nhà phân phối, không giao khoán cho Giám sát bán hàng trong việc kiểm soát đội ngũ bán hàng. Giám sát bán hàng quản lý đội bán hàng, thao túng giá và chiết khấu thị trường dần dần sẽ kiểm sốt ln nhà phân phối. Khi thị trường thuận lợi, nhà phân phối cũng không giữ được lợi nhuận tối đa, mà thường bị giám sát bán hàng và nhân viên bán hàng chia phần trước Nhà phân phối phải giữ được quyền quyết định buôn bán, tránh lệ thuộc vào Giám sát bán hàng và đội ngũ bán hàng.
Kế toán trưởng chi nhánh (Tổ trưởng kế toán nhà phân phối): Tổ trưởng kế tốn nhà phân phối đóng vai trị rất quan trọng trong việc quản lý nghiệp vụ kế tốn. Tổ trưởng kế tốn khơng những phải tinh thơng về nghiệp kế tốn mà còn thể hiện được bản lĩnh của mình trong việc cùng trưởng nhà phân phối phối hợp quản lý các hoạt động của nhà phân phối. Một nhà phân phối mạnh hay yếu phụ thuộc rất nhiều vào sự bản lĩnh nghề nghiệp cũng như sự tổ chức quản lý có khoa học của Tổ trưởng kế tốn vì Tổ trưởng kế tốn là người kiếm soát và là chốt chặn cuối cùng của mọi hoạt động tại nhà phân phối. Tổ trưởng kế toán phải cân đối được tiền hàng mỗi ngày của nhà phân phối, kiểm soát được tiền, hàng và công nợ cũng như các chương trình khuyến mãi, trưng bày…một Tổ trưởng kế toán giỏi về nghiệp vụ và bản lĩnh trong quản lý sẽ là điều kiện đảm bảo cho nhà phân phối hoạt động có hiệu quả và khơng thất thốt tiền hàng.
Tham vọng tăng trưởng nóng của nhà cung cấp: Nhà phân phối phải thường xuyên làm việc với Nhà cung cấp về doanh thu phải cân đối hài hòa tham vọng tăng trưởng của các nhà sản xuất quá lớn, thị trường không tiêu thụ hết dẫn đến mất cân đối cung cầu và xảy ra tình trạng bán phá giá dẫn đến NPP lỗ vì muốn bán để đạt doanh thu để được hưởng hoa hồng và các khoản thưởng như:
Thưởng tổng doanh thu mua vào, bán ra Thưởng tích lũy quý
Thưởng tích lũy năm
Thưởng hỗ trợ KPI cho nhân viên bán hàng…
Thực tế, để đạt được doanh thu kỳ vọng này, Nhà phân phối đã chấp nhận bán lỗ nhiều mặt hàng, bán chồng lấn địa bàn của Nhà phân phối khác để đạt mục tiêu doanh thu,tình trạng này tiếp diễn kéo dài nhiều tháng sẽ là nguyên nhân dẫn đến sự sụp đổ của cả một ngành hàng, mà sau đó phải mất rất nhiều năm để ổn định lại tình hình. Sự lây lan cịn kéo qua ngành hàng khác làm cho ngành hàng khác cũng đi vào tình trạng thừa cung trên thị trường. Để xây dựng địa bàn, thị trường và hệ thống kênh phân phối là cả một quá trình đầu tư lâu dài, tốn rất nhiều chi phí. Do đó, Nhà cung cấp cũng cần cần phải có chính sách ổn định nhà phân phối, ni dưỡng nhà phân phối.