CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
1.4 Các mô hình, quy trình, trình tự và nội dung lập dự toán ngân sách ngắn
1.4.1.3 Mơ hình thơng tin phản hồi
Sơ đồ 1.6: Mơ hình thơng tin phản hồi
Dự tốn theo mơ hình thơng tin phản hồi của Sơ đồ 1.6 là sự kết hợp giữa hai mơ hình dự tốn từ trên xuống và từ dưới lên được thực hiện theo quy trình sau:
Đầu tiên ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp sẽ ước tính các chỉ tiêu dự toán dựa theo cái nhìn khái quát hoạt động tại doanh nghiệp, sau đó được truyền xuống cho cấp quản lý trung gian và quản lý cấp cơ sở. Các nhà quản trị này sẽ căn cứ vào các chỉ tiêu ước tính, khả năng và điều kiện thực tế của mình để phản hồi lại cho các chỉ tiêu dự tốn với mình và thảo luận để đi đến hướng thống nhất. Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận này, kết hợp với tầm nhìn tổng qt, tồn diện về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp sẽ hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Bộ phận quản lý cấp cao xét duyệt dự tốn thơng qua các chỉ tiêu dự toán phản hồi phù hợp và trở thành dự tốn ngân sách chính thức, được sử dụng như định hướng hoạt động trong kỳ kế hoạch của doanh nghiệp. Bộ phận quản lý cấp
Quản trị cấp cao Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở
cao sẽ truyền đạt cho quản lý cấp trung gian, quản lý cấp trung gian sẽ truyền đạt cho bộ phận cấp cơ sở.
Nhật xét: Ưu điểm của mơ hình này sử dụng tốt nguồn nhân lực của doanh
nghiệp, huy động năng lực, trí tuệ và kinh nghiệm của tất cả các cấp quản lý trong công ty vào q trình lập dự tốn. Mơ hình dự tốn này đã thể hiện được mối liên kết của các cấp quản lý trong quá trình lập dự tốn ngân sách nên dự tốn sẽ có độ tin cậy và chính xác cao. Hơn nữa, dự toán được lập trên tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên sẽ có tính khả thi cao. Mơ hình này được kết hợp từ hai mơ hình trên nên đã hội tụ những ưu điểm của hai mơ hình đó.
Tuy nhiên mơ hình này vẫn tồn tại nhược điểm tốn quá nhiều thời gian và chi phí cho cả q trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp nhận nên quá trình dự tốn này nếu khơng được tổ chức tốt thì sẽ khơng hiệu quả. Ngồi ra, việc lập dự tốn theo mơ hình này địi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận cũng như sự kết hợp của các thành viên trong từng bộ phận. Hơn nữa, mơ hình này cũng địi hỏi năng lực và trình độ của các thành viên đến sự phù hợp của các số liệu dự toán. Về mặt lý thuyết thì có thể có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp cũng như các thành viên trong từng bộ phận, tuy nhiên trong thực tế điều này là rất khó, nhất là đối với doanh nghiệp có sự phân cấp trong quản lý, có số lượng thành viên trong từng bộ phận đông.
Nhật xét chung:
Qua 3 mơ hình trên cho thấy mỗi mơ hình đều có ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy, tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mơ hình dự tốn cho thích hợp. Hiện nay, theo phong cách quản lý hiện đại thì các doanh nghiệp xem trọng việc nhân viên cùng tham gia vào việc lập dự toán hơn là ép buộc họ thực hiện những chỉ tiêu định sẵn. Vì vậy, dự tốn theo mơ hình thơng tin từ dưới lên đang được các doanh nghiệp ưu chuộng.
1.4.2 Quy trình lập dự tốn ngân sách
Dự tốn ngân sách là một nền tảng dẫn đến sự thành công của một dự án, kế hoạch hoăc hoạt động của một cơng ty. Nó dẫn đến sự thành cơng và đúng với định hướng
hoạt động của công ty. Dự tốn ngân sách là việc cố gắng dự tốn chính xác, phù hợp với những gì ở tương lai, mà tương lai ln có những điều bất ngờ xảy ra, khó đốn, khơng thể lường trước được. Vì vậy để việc lập dự tốn ngân sách chính xác thì phải thực hiện theo một quy trình rõ ràng, phù hợp và khoa học.
Mỗi doanh nghiệp có các đặc điểm khác nhau cũng như các yếu tố khác nhau tác động đến việc lập dự tốn ngân sách. Do đó mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình lập dự tốn riêng thích hợp với doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên sẽ có một quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu biểu, làm cơ sở cho các quy trình khác. Quy trình này được thể hiện ở Sơ đồ 1.7
CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI
Xác định mục tiêu chung của cơng ty Chuẩn hóa ngân sách Đánh giá hệ thống
Thu nhập thông tin chuẩn bị dự thảo ngân sách lần đầu
tiên
Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích Lập dự tốn tiền mặt để theo dõi dịng tiền
Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể
định
Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm Theo dõi những khác biệt, phân tích sai số, kiểm tra những điều khơng ngờ đến Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán
Theo Stephen Brookson (2000) thì quy trình lập dự tốn ngân sách được chia theo 3 giai đoạn. Giai đoạn đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị việc dự toán ngân sách, tiếp theo là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách và giai đoạn theo dõi, kiểm tra việc thực hiện dự toán ngân sách là giai đoạn cuối cùng.
1.4.2.1 Giai đoạn chuẩn bị
Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong cả quy trình lập dự tốn ngân sách bởi nó là bước khỏi đầu. Ở giai đoạn này, các mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp cần phải làm rõ vì tồn bộ báo cáo dự tốn ngân sách đều được xây dựng trên chiến lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Khi đã xác định rõ ràng mục tiêu, doanh nghiệp tiến hành xây dựng một mơ hình dự tốn ngân sách mẫu chuẩn. Từ đó, giúp nhà quản lý cấp cao sẽ dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp và cho phép đối chiếu, kết nối nội dung dự toán ngân sách dễ dàng. Khi mà các công việc cần thiết cho việc lập dự toán được chuẩn bị đầy đủ thì cũng là lúc cần phải xem xét lại toàn bộ các vấn đề một cách hệ thống để chắc chắn rằng việc dự toán ngân sách cung cấp thơng tin phù hợp và chính xác.
1.4.2.2 Giai đoạn soạn thảo
Tại giai đoạn này, các bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán phải tập hợp tất cả thơng tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp. Các yếu tố bên ngồi, bên trong có tác động và ảnh hưởng đến cơng tác dự tốn ngân sách của doanh nghiệp đồng thời đo lường, ước tính giá trị thu, chi. Sau đó, soạn thảo các báo cáo dự tốn có liên quan như: dự tốn tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí, dự tốn tiền, dự toán bảng CĐKT, ...
1.4.2.3 Giai đoạn theo dõi
Dự toán ngân sách là dự toán được thực hiện liên tục từ năm này sang năm khác , từ tháng này sang tháng khác. Do đó, việc thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự tốn ở mỗi kỳ dự tốn sẽ giúp dự tốn ngày càng hồn thiện và tốt hơn, nhờ đó sẽ xem xét lại thơng tin, các cơ sở lập dự tốn ngân sách để có những điều
chỉnh cần thiết kịp thời cũng như rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách kế tiếp.
1.4.3 Trình tự và nội dung lập dự tốn ngân sách 1.4.3.1 Trình tự lập dự tốn ngân sách 1.4.3.1 Trình tự lập dự tốn ngân sách
Trong quá trình lập dự tốn ngân sách thì dự tốn mang tính chất quyết định và là cơ sở để lập các dự toán khác là dự toán tiêu thụ. Dựa vào dự toán tiêu thụ và dự toán tồn kho, bộ phận dự toán sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất. Dự toán sản xuất này là cơ sở để tiến hành lập các dự tốn chi phí như: dự tốn CPNVLTT, dự tốn CPNCTT, dự tốn CPSXC. Ngồi ra, dự tốn tiêu thụ cịn là cơ sở để lập dự toán CPBH & QLDN và các dự tốn tài chính khác như: dự tốn báo cáo KQHĐKD, dự toán báo cáo CĐKT, dự toán báo cáo LCTT.
1.4.3.2 Nội dung lập dự toán ngân sách
Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách là một hệ thống gồm những báo biểu thể hiện những vấn đề về dự tốn ngân sách. Sau khi lựa chọn mơ hình, xác lập quy trình, hệ thống báo cáo dự tốn là một nội dung quan trọng và cần thiết của cơng tác lập dự tốn ngân sách. Nó là hình thức thể hiện đồng thời là kết quả cuối cùng của nghiệp vụ dự toán ngân sách. Hệ thống báo cáo dự toán tùy thuộc vào từng đối tượng dự toán khác nhau mà được thiết kế linh hoạt dựa trên cơ sở đáp ứng đặc điểm của từng đối tượng, nhu cầu thông tin về đối tượng và điều kiện, phương tiện xử lý thông tin. Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách thường gồm những báo cáo liên quan về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh, dòng tiền.
Theo Hilton et. al, (2010, trang 355) thì dự tốn ngân sách tồn doanh nghiệp bao
gồm hệ thống các dự toán sau đây: - Dự toán tiêu thụ sản phẩm
- Dự tốn chi phí ngun vât liệu trực tiếp. - Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. - Dự tốn chi phí sản xuất chung.
- Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự tốn tiền.
- Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng cân đối kế toán dự toán.
Trong nền kinh tế hàng hóa, q trình sản xuất kinh doanh phải phù hợp với nhu cầu thị trường. Vì vậy doanh nghiệp cần phải định hướng đầu ra cho sản xuất, đó chính là dự toán tiêu thu. Dự toán tiêu thụ sản phẩm là phần dự toán quan trọng nhất, nó ảnh hưởng và chi phối toàn bộ các dự toán khác. Dự toán này cho thấy doanh thu dự kiến trong kỳ dự toán. Khi dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập một cách cẩn thận và thích hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nó sẽ là chìa khóa cho cả q trình lập dự tốn.
Khi dự tốn tiêu thụ sản phẩm được lập thì xác định được khối lượng sản phẩm sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ. Sau đó, dự tốn sản xuất sẽ được lập làm cơ sở cho việc lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản chung. Các dự tốn này sẽ tác động đến việc lập dự toán tiền.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm cũng chi phối dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và các dự toán này cũng tác động đến dự toán tiền.
Dự toán tiền bị chi phối bởi dự tốn tiêu thụ sản phẩm bởi vì việc tiêu thụ sản phẩm tạo ra dòng tiền để đáp ứng cho việc chi tiêu. Các dự tốn về chi phí đặt ra nhu cầu về tiền trong kỳ, nó tác động đến dự tốn tiền. Ngược lại, các dự tốn đó lại chịu ảnh hưởng bởi dự tốn tiền, bởi khả năng về lượng tiền hiện có đủ thỏa mãn cho các nhu cầu chi tiêu dự kiến.
Dự toán vốn đầu tư cũng nằm trong dự tốn ngân sách, nó dự tính chi tiêu để mua sắm tài sản, nhà xưởng, thiết bị,... Để tránh đi vào chi tiết khơng cần thiết, dự tốn ngân sách khơng trình bày dự tốn về vốn đầu tư. Tuy nhiên, việc mua sắm tài sản cố định trong năm tới sẽ ảnh hưởng đến dự tốn tiền, vì vậy nó cũng được đề cập để tính nhu cầu chỉ tiêu trong năm tới trong dự toán tiền.
Mục tiêu cuối cùng sau một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp là tình hình lợi nhuận, tình hình tài sản được phản ánh trên dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán dự toán.
Tồn bộ mối quan hệ giữa các dự tốn mơ tả qua sơ đồ 1.8 dưới đây:
Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận trong hệ thống dự toán ngân sách Nguồn: Blocher et al (2010, trang 374)
Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Dự toán tiêu thụ sản phẩm là dự toán được lập đầu tiên, nó có tác dụng xác định tiềm lực tiêu thụ của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dự tốn, từ đó làm cơ sở cho việc lập các dự toán khác như dự toán sản xuất( dự tốn mua hàng), dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm Dự tốn sản xuất Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp Dự toán tiền Bảng cân đối kế toán dự toán Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự tốn chi phí sản xuất chung Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán tiêu thụ sản phẩm được tạo trên cơ sở dự toán sản phẩm tiêu thụ. Nhiều yếu tố thường được xem xét khi dự báo sản phẩm tiêu thụ:
- Số lượng sản phẩm được tiêu thụ của các kỳ trước và xu hướng biến động của nó, tỷ lệ tăng trưởng qua các kỳ.
- Các đơn đặt hàng chưa thực hiện
- Chính sách giá trong tương lai, chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường, hoạt động nghiên cứu và phát triển.
- Sự cạnh tranh: dự toán hành động của đối thủ cạnh tranh, dự toán nhu cầu của thị trường về những sản phẩm thay thế.
- Xu hướng chung của nền kinh tế, văn hóa, thời tiết,..sự thay đổi về tổng sản phẩm xã hội, tình trạng việc làm và thất nghiệp, giá cả và thu nhập trên đầu người,…
- Tình hình kinh tế của ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động
- Những yếu tố khác: những sự kiện chính trị, sự thay đổi về mơi trường pháp lý, sự thay đổi về khoa học công nghệ,..
Kết quả sản phẩm được tiêu thụ năm trước thì được dùng như khởi đầu của việc dự báo số lượng sản phẩm tiêu thụ. Người lập dự báo sẽ dự đoán số lượng sản phẩm tiêu thụ trong mối liên hệ của tất cả các yếu tố trên. Đánh giá đúng đắn các yếu tố sẽ làm cho dự toán tiêu thụ sản phẩm vừa mang tính tiên tiến, lại vừa mang tính hiện thực, phù hợp với khả năng thực hiện của nhà quản trị.
Doanh nghiệp ngay khi dự toán về số lượng sản phẩm tiêu thụ, sẽ ước tính ra doanh thu theo công thức:
Thơng thường trong dự tốn tiêu thụ sản phẩm kèm theo bảng tính tốn lượng tiền ước tính thu được qua các kỳ. Việc tính tốn này rất cần thiết cho việc lập dự toán tiền. Số tiền dự kiến thu được bao gồm số tiền thu được của kỳ trước chuyển sang cộng với số tiền thu trong kỳ dự toán.
Doanh thu dự kiến Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến Đơn giá bán dự kiến = x
Dự toán sản xuất
Sau khi dự toán tiêu thụ được lập xong, các yêu cầu sản xuất cho kỳ dự toán được xác định để phục vụ cho việc lập dự toán sản xuất. Số lượng sản phẩm sản xuất ra phải đủ để thỏa mãn cho yêu cầu tiêu thụ và cho yêu cầu tồn kho cuối kỳ.
Một phần của số sản phẩm theo yêu cầu đã có sẵn trong tồn kho đầu kỳ dự tốn, số cịn lại cần sản xuất ra trong kỳ dự toán. Số lượng sản phẩm sản xuất có thể xác định như sau: Số lượng tồn kho đầu kỳ