CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
1.4 Các mô hình, quy trình, trình tự và nội dung lập dự toán ngân sách ngắn
1.4.3 Trình tự và nội dung lập dự toán ngân sách
1.4.3.1 Trình tự lập dự tốn ngân sách
Trong quá trình lập dự tốn ngân sách thì dự tốn mang tính chất quyết định và là cơ sở để lập các dự toán khác là dự toán tiêu thụ. Dựa vào dự toán tiêu thụ và dự toán tồn kho, bộ phận dự toán sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất. Dự toán sản xuất này là cơ sở để tiến hành lập các dự tốn chi phí như: dự tốn CPNVLTT, dự tốn CPNCTT, dự tốn CPSXC. Ngồi ra, dự tốn tiêu thụ cịn là cơ sở để lập dự toán CPBH & QLDN và các dự tốn tài chính khác như: dự tốn báo cáo KQHĐKD, dự toán báo cáo CĐKT, dự toán báo cáo LCTT.
1.4.3.2 Nội dung lập dự toán ngân sách
Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách là một hệ thống gồm những báo biểu thể hiện những vấn đề về dự tốn ngân sách. Sau khi lựa chọn mơ hình, xác lập quy trình, hệ thống báo cáo dự tốn là một nội dung quan trọng và cần thiết của công tác lập dự tốn ngân sách. Nó là hình thức thể hiện đồng thời là kết quả cuối cùng của nghiệp vụ dự toán ngân sách. Hệ thống báo cáo dự toán tùy thuộc vào từng đối tượng dự toán khác nhau mà được thiết kế linh hoạt dựa trên cơ sở đáp ứng đặc điểm của từng đối tượng, nhu cầu thông tin về đối tượng và điều kiện, phương tiện xử lý thông tin. Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách thường gồm những báo cáo liên quan về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh, dòng tiền.
Theo Hilton et. al, (2010, trang 355) thì dự tốn ngân sách tồn doanh nghiệp bao
gồm hệ thống các dự toán sau đây: - Dự toán tiêu thụ sản phẩm
- Dự tốn chi phí ngun vât liệu trực tiếp. - Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. - Dự tốn chi phí sản xuất chung.
- Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự tốn tiền.
- Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng cân đối kế toán dự toán.
Trong nền kinh tế hàng hóa, quá trình sản xuất kinh doanh phải phù hợp với nhu cầu thị trường. Vì vậy doanh nghiệp cần phải định hướng đầu ra cho sản xuất, đó chính là dự toán tiêu thu. Dự toán tiêu thụ sản phẩm là phần dự toán quan trọng nhất, nó ảnh hưởng và chi phối toàn bộ các dự toán khác. Dự toán này cho thấy doanh thu dự kiến trong kỳ dự toán. Khi dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập một cách cẩn thận và thích hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nó sẽ là chìa khóa cho cả q trình lập dự tốn.
Khi dự tốn tiêu thụ sản phẩm được lập thì xác định được khối lượng sản phẩm sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ. Sau đó, dự tốn sản xuất sẽ được lập làm cơ sở cho việc lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản chung. Các dự tốn này sẽ tác động đến việc lập dự toán tiền.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm cũng chi phối dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và các dự toán này cũng tác động đến dự toán tiền.
Dự toán tiền bị chi phối bởi dự toán tiêu thụ sản phẩm bởi vì việc tiêu thụ sản phẩm tạo ra dòng tiền để đáp ứng cho việc chi tiêu. Các dự tốn về chi phí đặt ra nhu cầu về tiền trong kỳ, nó tác động đến dự tốn tiền. Ngược lại, các dự tốn đó lại chịu ảnh hưởng bởi dự tốn tiền, bởi khả năng về lượng tiền hiện có đủ thỏa mãn cho các nhu cầu chi tiêu dự kiến.
Dự toán vốn đầu tư cũng nằm trong dự tốn ngân sách, nó dự tính chi tiêu để mua sắm tài sản, nhà xưởng, thiết bị,... Để tránh đi vào chi tiết khơng cần thiết, dự tốn ngân sách khơng trình bày dự tốn về vốn đầu tư. Tuy nhiên, việc mua sắm tài sản cố định trong năm tới sẽ ảnh hưởng đến dự tốn tiền, vì vậy nó cũng được đề cập để tính nhu cầu chỉ tiêu trong năm tới trong dự toán tiền.
Mục tiêu cuối cùng sau một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp là tình hình lợi nhuận, tình hình tài sản được phản ánh trên dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán dự toán.
Tồn bộ mối quan hệ giữa các dự tốn mơ tả qua sơ đồ 1.8 dưới đây:
Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận trong hệ thống dự toán ngân sách Nguồn: Blocher et al (2010, trang 374)
Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Dự toán tiêu thụ sản phẩm là dự toán được lập đầu tiên, nó có tác dụng xác định tiềm lực tiêu thụ của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dự tốn, từ đó làm cơ sở cho việc lập các dự toán khác như dự toán sản xuất( dự tốn mua hàng), dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm Dự tốn sản xuất Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp Dự toán tiền Bảng cân đối kế toán dự toán Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự tốn chi phí sản xuất chung Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán tiêu thụ sản phẩm được tạo trên cơ sở dự toán sản phẩm tiêu thụ. Nhiều yếu tố thường được xem xét khi dự báo sản phẩm tiêu thụ:
- Số lượng sản phẩm được tiêu thụ của các kỳ trước và xu hướng biến động của nó, tỷ lệ tăng trưởng qua các kỳ.
- Các đơn đặt hàng chưa thực hiện
- Chính sách giá trong tương lai, chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường, hoạt động nghiên cứu và phát triển.
- Sự cạnh tranh: dự toán hành động của đối thủ cạnh tranh, dự toán nhu cầu của thị trường về những sản phẩm thay thế.
- Xu hướng chung của nền kinh tế, văn hóa, thời tiết,..sự thay đổi về tổng sản phẩm xã hội, tình trạng việc làm và thất nghiệp, giá cả và thu nhập trên đầu người,…
- Tình hình kinh tế của ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động
- Những yếu tố khác: những sự kiện chính trị, sự thay đổi về mơi trường pháp lý, sự thay đổi về khoa học công nghệ,..
Kết quả sản phẩm được tiêu thụ năm trước thì được dùng như khởi đầu của việc dự báo số lượng sản phẩm tiêu thụ. Người lập dự báo sẽ dự đoán số lượng sản phẩm tiêu thụ trong mối liên hệ của tất cả các yếu tố trên. Đánh giá đúng đắn các yếu tố sẽ làm cho dự toán tiêu thụ sản phẩm vừa mang tính tiên tiến, lại vừa mang tính hiện thực, phù hợp với khả năng thực hiện của nhà quản trị.
Doanh nghiệp ngay khi dự toán về số lượng sản phẩm tiêu thụ, sẽ ước tính ra doanh thu theo công thức:
Thơng thường trong dự tốn tiêu thụ sản phẩm kèm theo bảng tính tốn lượng tiền ước tính thu được qua các kỳ. Việc tính tốn này rất cần thiết cho việc lập dự toán tiền. Số tiền dự kiến thu được bao gồm số tiền thu được của kỳ trước chuyển sang cộng với số tiền thu trong kỳ dự toán.
Doanh thu dự kiến Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến Đơn giá bán dự kiến = x
Dự toán sản xuất
Sau khi dự toán tiêu thụ được lập xong, các yêu cầu sản xuất cho kỳ dự toán được xác định để phục vụ cho việc lập dự toán sản xuất. Số lượng sản phẩm sản xuất ra phải đủ để thỏa mãn cho yêu cầu tiêu thụ và cho yêu cầu tồn kho cuối kỳ.
Một phần của số sản phẩm theo yêu cầu đã có sẵn trong tồn kho đầu kỳ dự tốn, số cịn lại cần sản xuất ra trong kỳ dự toán. Số lượng sản phẩm sản xuất có thể xác định như sau: Số lượng tồn kho đầu kỳ Số lượng sản xuất trong kỳ Số lượng tiêu thụ trong kỳ Số lượng tồn kho cuối kỳ Số lượng sản xuất trong kỳ Số lượng tiêu thụ trong kỳ Số lượng tồn kho Cuối kỳ Số lượng tồn kho đầu kỳ
Để lập dự toán sản xuất, nhà quản trị cần thiết phải dự kiến cả số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ. Nếu số lượng sản phẩm tồn kho được ước tính khá nhiều thì có thể gây ra sự việc ứ đọng vốn và tốn kém chi phí để dự trữ hàng tồn kho đó, ảnh hưởng đến dịng tiền. Nếu số lượng sản phẩm tồn kho được tính q ít thì sẽ ảnh hưởng đến việc tiêu thụ và sản xuất của kỳ sau.
Đối với các doanh nghiệp thương mại khơng lập dự tốn sản xuất mà lập dự tốn mua hàng hóa. Dự tốn này trình bày số lượng hàng hóa mua vào để cung cấp cho việc tiêu thụ.
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Dự tốn sản xuất sau khi đã được lập xong, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp sẽ được soạn thảo để tính ra lượng nguyên vật liệu và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết cho q trình sản xuất. Ngồi ra dự tốn này cịn đưa ra lượng ngun vật liệu cần mua để thỏa mãn cho nhu cầu sản xuất và tốn kho cuối kỳ. Khối lượng và trị giá ngun vật liệu cần mua được tính theo cơng thức sau:
+ = +
Khối lượng NVL cần mua Khối lượng NVL cần cho sản xuất Khối lượng NVL tồn kho cuối kỳ Khối lượng NVL tồn kho đầu kỳ Khối lượng NVL cần cho sản xuất Số lượng sản phẩm sản xuất Mức tiêu thụ NVL cho một sản phẩm Trị giá mua NVL Khối lượng NVL cần mua
Đơn giá mua NVL
Khi tính tốn nhu cầu về lượng ngun vật liệu cần cho một sản phẩm và đơn giá cho một đơn vị nguyên vật liệu tức là ta làm công việc định mức.
Định mức lượng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm là phản ánh lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm và những hao hụt không thể nào tránh được. Lượng nguyên vật liệu tiêu hao trong một sản phẩm là dữ liệu cần thiết để định mức chi phí nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm cho kỳ dự toán. Định mức giá cho một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp phải gồm giá mua vật liệu cộng các chi phí phát sinh khi mua và phải trừ chiết khấu được hưởng( chỉ tính số tiền thực trả cho người cung cấp).
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp thường đi kèm với bảng tính tốn số tiền dự kiến chi ra cho việc mua nguyên vật liệu. Việc tính toán này rất cần thiết cho việc soạn thảo dự toán tiền. Số tiền chi mua nguyên vật liệu trong kỳ dự toán sẽ gồm khoản chi của kỳ trước chuyển sang cộng với khoản chi trong kỳ dự tốn.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp được lập dựa vào dự tốn sản xuất. Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp soạn thảo để tính ra tổng lượng thời gian lao động cần thiết cho quá trình sản xuất. Nhà quản trị phải ước lượng trước nhu cầu lao động trong cả năm để có dự tốn điều chỉnh lực lượng lao động thích nghi với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế hoạch.
= + -
= x
Để lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp địi hỏi nhà quản trị phải xây dựng định mức thời gian lao động trực tiếp cần để sản xuất ra một sản phẩm và định mức đơn giá một giờ lao đông trực tiếp. Định mức thời gian lao động là tổng cộng định mức thời gian của tất cả các hoạt động để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm. Định mức thời gian cho từng hoạt động được xác định bằng phương pháp bấm giờ. Định mức đơn giá một giờ lao động trực tiếp gồm các khoản: mức lương cơ bản một giờ, các phụ cấp theo lương, các khoản trích theo lương tình bình qn cho tồn bộ nhân công trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm.
Dự toán thời gian lao động (giờ) Dự toán sản phẩm sản xuất Định mức thời gian sản xuất sản phẩm Dự toán chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự toán thời gian lao động
Định mức giá của mỗi đơn vị thời gian lao động.
Để phục vụ cho việc lập dự toán tiền, số tiền dự kiến chi ra cho nhân công trực tiếp trong kỳ đúng bằng tổng chi phí nhân cơng trực tiếp phát sinh trong kỳ đó.
Dự tốn chi phí sản xuất chung
Dự tốn chi phí sản xuất chung là dự tốn bao gồm tất cả các chi phí sản xuất phát sinh còn lại ngoại trừ chi phí nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp. Các chi phí này được chia ra thành biến phí và định phí.
Đối với biến phí sản xuất chung: Phải tính đơn giá phân bổ biến phí sản xuất
chung và định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm.
Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung có thể được tính căn cứ vào số liệu kỳ trước và điều chỉnh cho phù hợp với kỳ này, đơn giá phân bổ này được tính theo cơng thức:
Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung
Tổng biến phí sản xuất chung
Tổng số giờ máy( hoặc tổng số giờ lao động trực tiếp)
= x
= x
Định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm: Trước hết ta tính định mức thời gian lao động hoặc định mức thời gian hoạt động của máy móc thiết bị tính cho một đơn vị sản phẩm. Sau đó tính tổng số thời gian lao động hoặc thời gian hoạt động của máy móc thiết bị trong kỳ dự tốn, lấy kết quả đó nhận với đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung.
Đối với định phí theo sản xuất chung: Phải được ước tính theo tổng định phí sản
xuất chung trong kỳ dự tốn, có thể được tính căn cứ vào số liệu kỳ trước và điều chỉnh cho phù hợp với kỳ này.
Khi tính tốn lượng tiền chi cho chi phí sản xuất chung để làm cơ sở cho việc lập dự toán tiền, cần phải loại trừ các khoản được ghi nhận là chi phí sản xuất chung nhưng khơng phải chi tiền như: chi phí khấu hao tài sản cố định, các khoản chi phí trích trước.
Cơng ty A, chi phí sản xuất chung được phân bổ cho sản phẩm K theo số giờ lao động trực tiếp, đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung ước tính là 4 ngàn đồng/giờ. Tổng định phí sản xuất chung dự kiến phát sinh hàng quý là 604 triệu đồng, khấu hao tài sản cố định tại phân xưởng trích hàng q là 194 triệu đồng
Dự tốn tồn kho thành phẩm cuối kỳ
Sau khi hồn thành các dự tốn trên, nhà quản trị tổng hợp số liệu lại để tính giá thành một đơn vị sản phẩm và trị giá của thành phẩm tồn kho cuối kỳ. Căn cứ vào các dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung để lập dự tốn trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
Giá thành một đơn vi sản phẩm Chi phí NVL trực tiếp Chi phí nhân cơng trực tiếp Chi phí sản xuất chung Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ Số lượng thành phẩm tồn kho cuối kỳ Giá thành đơn vị thành phẩm Dự tốn chi phí bán hàng = + + = *
Dự tốn chi phí bán hàng gồm dự tốn biến phí bán hàng và dự tốn định phí bán hàng.
Dự tốn biến phí bán hàng được xây dựng dựa trên cơ sở dự toán tiêu thụ và định mức biến phí bán hàng. Dự tốn biến phí bán hàng Dự tốn số lượng sản phẩm tiêu thụ Định mức biến phí bán hàng Có nghĩa là dự tốn định phí bán hàng chính là tổng dự tốn
Dự tốn định phí bán hàng được lập tương tự như lập dự tốn định phí sản xuất