CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
3.3 Giải pháp hoàn thiện dự tốn ngân sách tại cơng ty Cổ phần PhaVi
3.3.4.1 Hoàn thiện dự toán tiêu thụ sản phẩm
Hiện nay cơng tác lập dự tốn tiêu thụ do bộ phận kế toán lập đảm nhận với những nhược điểm như đã phản ánh ở chương 2 làm cho dự tốn tiêu thụ khơng phản ánh được tiềm lực của công ty. Tác giả đề xuất bộ phận lập dự toán là bộ phận kinh doanh – bộ phận trực tiếp và nắm bắt được thơng tin, tình hình tiêu thụ của cơng ty. Trong dự toán tiêu thụ, 2 chỉ tiêu cần hoàn thiện là chỉ tiêu sản lượng tiêu thụ dự toán và giá bán dự kiến.
- Phương pháp thống kê dự báo mà tác giả mong muốn đề xuất áp dụng cho công ty là phương pháp định lượng phân tích theo chuỗi thời gian của phương pháp dự báo theo xu hướng cộng với phương pháp định tính thu thập ý kiến từ ban lãnh đạo và nhân viên trực tiếp bán hàng để tính được sản lượng tiêu thụ như sau:
b= y-ax
o x: Số thứ tự các quý trong dãy số
o y: Lượng hàng bán ra trong quá khứ thực tế trong quá khứ o a: Độ dốc của đường xu hướng
o b: Tung độ gốc
o n: Số lượng các số liệu có được trong quá khứ o Yc: Nhu cầu dự báo trong tương lai
Ví dụ: Thực hiện dự báo sản lượng bán của mặt hàng Bảo Khí Nhi Plus trong năm 2017 dựa trên sản lượng báo cáo thực tế của năm 2016
Năm 2014 2015 2016 1 15,468 21,241 25,326 2 12,558 18,601 23,975 3 10,659 12,479 16,845 4 14,984 16,053 22,740 Quý
Năm Quý x Sản lượng
tiêu thụ(y) x.y x^2
Năm 2014 1 1 15,468 15,468 1 2 2 12,558 25,116 4 3 3 10,659 31,977 9 4 4 14,984 59,936 16 Năm 2015 1 5 21,241 106,205 25 2 6 18,601 111,606 36 3 7 12,479 87,353 49 4 8 16,053 128,424 64 Năm 2016 1 9 25,326 227,934 81 2 10 23,975 239,750 100 3 11 16,845 185,295 121 4 12 22,740 272,880 144 78 210,929 1,491,944 650
b= 17,569-6.5x200=16,269
Ta có phương trình đường khuynh hướng lý thuyết là: Yc= 871.063x + 16,269
Dự báo sản lượng tiêu thụ năm 2017 là Quý 1/2017: 871.063 *13+16,269=27,593 Quý 2/2017: 871.063*14+ 16,269= 28,464 Quý 3/2017: 871.063*15+ 16,269= 29,335 Quý 4/2017: 871.063**16 + 16,269= 30,206 Xác định hệ số theo từng quý Năm 2014 2015 2016 1 15,468 21,241 25,326 20,678.33 17,577.42 1.1764 2 12,558 18,601 23,975 18,378.00 17,577.42 1.0455 3 10,659 12,479 16,845 13,327.67 17,577.42 0.7582 4 14,984 16,053 22,740 17,925.67 17,577.42 1.0198
Quý Nhu cầu b/q
quý 1
Nhu cầu b/q 1 quý
Hệ số điều chỉnh
Dự báo xu hướng có điều chỉnh theo từng quý: Quý 1/2017: 27,593*1.1764=32,460
Quý 2/2017: 28,464*1.0455=29,759 Quý 3/2017: 29,335*0.7582=22,242 Quý 4/2017: 30,206*1.0198=30,804
Theo phỏng vấn ban lãnh đạo và người trực tiếp bán hàng về tình hình tiêu thụ thực tế cho thấy, tình hình kinh doanh năm 2017 có dấu hiệu tăng trưởng tốt, các khách hàng cũ của công ty vẫn tiếp tục tin dùng sản phẩm trong năm 2017 và truyền thông cho những người thân quen, tuy nhiên ngành dược phẩm và thực phẩm chức năng cạnh tranh khốc liệt, các sản phẩm cạnh tranh ngày càng nhiều , phòng kinh doanh sẽ cố gắng đẩy mạnh thị trường cũng như mở rộng thị phận của sản phẩm của công ty, kết hợp với phương pháp thống kê dự báo dựa trên tình hình tiêu thụ sản phẩm trong những năm qua phịng kinh doanh ước tính sản lượng tiêu thụ mặt hàng Bảo Khí Nhi Plus năm 2017 đạt 115,265 hộp tăng 29,6% so với năm 2016. Ngồi việc tính tốn số lượng trên thì sản lượng tiêu thụ sản phẩm của cơng ty cũng phụ thuộc
pháp theo xu hướng này qua các quý của các năm cộng theo việc khảo sát từ ban lãnh đạo và nhân viên bán hàng trực tiếp ta có thể tính được sản lượng tiêu thụ trong năm tương lai của cơng ty.
Tuy nhiên hạn chế của việc tính sản lượng tiêu thụ từ việc áp dụng các phương pháp trên vẫn còn tồn động như sau:
o Phương pháp lấy ý kiến từ ban giám đốc sẽ mang đậm yếu tố chủ quan và ý kiến của những người có chức vụ cao nhất thường chi phối ý kiến của những người khác.
o Phương pháp lấy ý kiến từ nhân viên bán hàng của công ty vẫn mang yếu tố chủ quan về áp lực doanh số hoặc họ quá tin tưởng vào chất lượng sản phẩm của cơng ty sẽ có ý kiến khơng phù hợp.
o Còn kĩ thuật định lượng bằng phương pháp dự báo theo xu hướng cần có nhiều dữ liệu ở q khứ thì độ chính xác đáng tin cậy hơn, tuy nhiên do cơng ty của chúng tôi mới thành lập nên còn hạn chế trong vấn đề số liệu nên việc lấy khung thời gian cịn hạn chế làm cho phương pháp khơng có độ chính xác cao. Bên cạnh đó, một hạn chế nữa của phương pháp này là đang theo một xu hướng tích cực của thị trường, chưa quan tâm đến những biến động của thị trường bị ảnh hưởng bới các nhân tố khác.
3.3.4.2 Hồn thiện dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Hồn thiện dự tốn chi phí bán hàng
Hiện nay dự tốn chi phí bán hàng của doanh nghiệp do bộ phận kế tốn lập căn cứ vào chi phí bán hàng của năm trước mà không quan tâm đến các yếu tố khác như sản lượng dự toán tiêu thụ, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch bán hàng,... Tác giả đề xuất chi phí bán hàng được giao cho Phòng Kinh Doanh và Phịng Kế tốn phối hợp thực hiện. Dự tốn chi phí bán hàng sẽ được lập cho từng quý và từng loại sản phẩm và theo từng khu vực. Căn cứ để lập dự tốn chi phí bán hàng là chi phí bán hàng thực tế năm trước, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch bán hàng và chủ trương phát triển kinh doanh của công ty trong năm kế hoạch.
Trên cơ sở các chỉ tiêu được giao, Bộ phận kinh doanh dựa vào các khoản chi liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm cùng với chiến lược tiếp thị, chiến lược bán hàng, chi phí bán hàng thực tế phát sinh năm trước, Phịng kinh doanh sẽ xem xét và ước tính các khoản chi tiêu hợp lý cho hoạt động bán hàng năm kế hoạch và gửi về phịng kế tốn.
Dự trên kế hoạch chi phí do phịng kinh doanh chuyển đến, Phịng kế tốn sẽ lập bảng phân loại chi phí bán hàng. Trong đó chi phí bán hàng do Phịng kinh doanh chuyển đến sẽ được phân loại và tính tốn thành: Định phí bán hàng, Biến phí bán hàng cho một đơn vị sản phẩm, Biến phí bán hàng.
Trong đó
+ Định phí bán hàng gồm các khoản chi phí như: Khấu hao cơng cụ dụng cụ bộ phận bán hàng, chi phí thuê kho, bến, bãi giao hàng, chi phí tiếp thị và một số chi phí mua ngồi khác có liên quan đến cơng tác bán hàng. Định phí bán hàng sẽ được lập riêng cho từng loại sản phẩm, cho cả năm và từng quý trong năm ( Định phí bán hàng cả năm cho 4 quý trong năm).
+ Biến phí bán hàng cho một đơn vị sản phẩm: gồm chi phí nhân cơng bộ phận bán hàng phân bổ cho một đơn vị sản phẩm, chi phí vận chuyển, bốc xếp sản phẩm lên phương tiện người mua, chi phí đóng gói sản phẩm.
+ Biến phí bán hàng: được xây dựng theo cơng thức:
Biến phí bán hàng = Biến phí bán hàng cho một ĐV SP x Số lượng SP tiêu thụ Trong đó, sản lượng tiêu thụ: đúng bằng số lượng sản phẩm tiêu thụ trong báo cáo Dự toán tiêu thụ.
Dựa vào bảng phân loại chi phí bán hàng, Phịng Kế tốn lập Dự tốn chi phí bán hàng gồm các chỉ tiêu: Sản lượng tiêu thụ, Biến phí bán hàng, Định phí bán hàng, Chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng = Biến phí bán hàng + Định phí bán hàng.
Bảng phân loại chi phí bán hàng và Dự tốn chi phí bán hàng của sản phấm Bảo Khí Nhi Plus được trình chi tiết trong phụ lục 3.3A
Hiện nay dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp do bộ phận kế toán lập căn cứ vào chi phí bán hàng của năm trước mà không quan tâm đến các yếu tố khác như sản lượng dự toán tiêu thụ, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch bán hàng,...Tác giả đề xuất dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp được giao cho Phòng kế tốn phối hợp với các phịng ban thực hiện.
Căn cứ để lập dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp là dự toán tiêu tụ, kế hoạch nhận sự và tiền lương, khấu hao của các công cụ dụng cụ, chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh của năm trước.
Để lập dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, bộ phận của các phịng ban của cơng ty phải tự ước tính chi phí sử dụng cho bộ phận mình và chuyển cho phịng Kế tốn. Phịng kế tốn trên cơ sở dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp do các phịng ban đề xuất sẽ phối hợp với kế hoạch nhận sự tiền lương, kê hoạch khâu hao công cụ dụng cụ, chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh năm trước để xem xét và yêu cầu các phịng ban điểu chỉnh cho thích hợp.
Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp sau khi được các phòng ban điều chỉnh sẽ được phòng kế tốn tổng hợp thành dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp của cơng ty gồm các chỉ tiêu: Sản lượng tiêu thụ, Định phí quản lý doanh nghiệp, biến phí quản lý doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong đó
+ Định phí quản lý doanh nghiệp; bao gồm các khoản chi phí khấu hao công cụ dụng cụ, điện, nước, chi phí tuyển dụng, ..
+ Biến phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm kinh phí quản lý cấp trên( được tính bằng 0/15% doanh thụ tiệu thụ trong kỳ), chi phí nhân cơng bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Dự tốn chi phí doanh nghiệp sau khi hoàn chỉnh sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét.
( Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp được trình bày ở phụ lục 3.3B) 3.3.4.3 Hồn thiện lập dự tốn bảng cân đối kế toán
Hiện nay dự tốn bảng cân đối kế tốn cơng ty chưa lập. Với tình hình kinh doanh hiện tại của công ty, tác giả đề xuất việc lập dự toán cân đối kế toán nên để thời gian sau khi công ty hoạt động ổn định hơn khi mà nguồn tài sản và vốn của công ty đa dạng hơn. Hiện tại tài sản của công ty chỉ là tiền mặt và tiền ngân hàng, hàng tồn kho chưa phát sinh các loại tài sản khác cũng như nguồn vốn hiện tại là vốn chủ sở hữu.