CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần PhaVi
2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển cơng ty Cổ Phần PhaVi
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN PHAVI - Tên giao dịch: PHAVI JOINT STOCK COMPANY - Tên viết tắt: PHAVI JSC
- Trụ sở chính: Số 98 Bàu Cát 2, Phường 12, Q. Tân Bình, Tp HCM - Điện thoại:
- Website:w.w.w. phavi.vn
- Giấy phép thành lập số:0314114632 - Ngày cấp phép: 15/11/2015
- Vốn điều lệ ban đầu: 3.000.000.000đ
Công ty được thành lập vào tháng 11 năm 2015, trụ sở được đặt tại 98 Bàu Cát 2, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.Cơng ty cổ phần PhaVi là cơng ty non trẻ, mới được thành lập. Tuy nhiên các dịng sản phẩm cơng ty Phavi phân phối trên thị trường đã được phân phối 3 năm trước đó.
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
- Chức năng, nhiệm vụ: Phân phối các sản phẩm dược phẩm, mỹ phẩm, thực
phẩm chức năng, chiết xuất thảo dược thiên nhiên dưới các dạng viên mềm, viên nang, viên nén, …có chất lượng cao và mức độ an toàn tối đa.
- Sứ mệnh: Cung cấp các sản phẩm chăm sóc sức khỏe có nguồn gốc thiên
nhiên an toàn, hiệu quả.
- Phát triển nhân sự với các tiêu chí: Thái độ; kiến thức; kỹ năng và kinh tế
- Tầm nhìn: Với mỗi dịng sản phẩm cơng ty cung cấp, sau 3 năm sẽ trở thành
sản phẩm dẫn đầu thị trường trên cơ sở: sự tin, yêu của khách hàng và doanh số bán hàng.
- Chiến lược kinh doanh:
- Giá trị cốt lõi:
o Giữ uy tín trong từng hành động.
o Phát triển tối đa tiềm năng của mỗi nhân sự
o Chia sẻ các lợi ích với đối tác (nội bộ và bên ngồi) theo ngun tắc cơng bằng.
2.1.1.3 Ngành nghề kinh doanh và cơ cấu tổ chức
- Ngành nghề kinh doanh
Lĩnh vực hoạt động chính của PhaVi là kinh doanh dược phẩm, thực phẩm chức năng, và dược mỹ phẩm. Hiện tại công ty đang phân phối 4 dịng sản phẩm: Ích Mẫu Lợi Nhi, Bảo Khí Nhi Plus, Bảo Khí Khang, Cốm BoBu.
o Ích Mẫu Lợi Nhi- Dịng sản phẩm lợi sữa
o Bảo Khí Nhi Plus- Dòng sản phẩm dẫn đầu trong dòng sản phẩm hỗ trợ điều trị
đờm, ho, khị khè, khó thở, giảm tái phát viêm phế quản và viêm hô hấp trẻ em. o Bảo Khí Khang- Là sản phẩm dẫn đầu trong dịng sản phẩm có nguồn gốc thiên
nhiên giúp giảm: đờm, ho, khó thở; Giảm: tái phát và biến chứng bệnh Hen suyễn, Viêm phế quản mạn và Phổi tắc nghẽn mạn tính COPD
o Cốm BoBu- Dòng sản phẩm tăng đề kháng và phòng bệnh cho trẻ ăn dặm, sau
cai sữa; trẻ bú sữa mẹ khơng đủ.
Sản phẩm có vai trị quyết định đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Do vậy, để trở thành doanh nghiệp kinh doanh dược nội địa đứng đầu, PhaVi liên tục cơ cấu lại danh mục sản phẩm, xây dựng chiến lược sản phẩm khác biệt và kênh phân phối hiệu quả.
- Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức
Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty được miêu tả rõ thơng qua sơ đồ. Từ sơ đồ ta có thể thấy cơ quan có thẩm quyền cao nhất là Hội đồng quản trị. Dưới hội đồng quản trị là Ban giám đốc có quyền chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, bộ phận chức
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Cổ phần PhaVi
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phịng ban được trình bày cụ thể như sau:
Hồi đồng quản trị
o Cơ quan quản lý của công ty, có quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
o Ban giám đốc: quyết định mọi vấn đề, mọi hoạt động của công ty, tổ chức và chỉ đạo các hoạt động của các bộ phận, phịng ban, có trình độ nghiệp vụ và quản lý giỏi.
Phịng tài chính – kế tốn
o Lập kế hoạch tài chính hàng năm, phân bổ, theo dõi tài chính hàng tháng. o Quản lý các quỹ cơng ty, quan hệ lo vốn tạo nguồn tài chính để kinh doanh. o Theo dõi, đôn đốc thu các khoản nợ.
o Bảo quản và lưu giữ tồn bộ chứng từ từ hạch tốn kế toán theo quy định. o Quản lý sổ sách tài sản công ty.
o Báo cáo, phân tích và đánh giá hoạt động tài chính.
o Tiếp nhận và cung cấp số liệu tài chính của cơng ty cho các ngành liên quan.
Phòng kinh doanh Hội đồng quản trị Ban Giám Đốc Phịng Tài chính- Kế tốn Phịng Kinh doanh
Xác định chiến lược thị trường, tìm kiếm thị trường, cơ hội phát triển kinh doanh và thu nhập thông tin từ khách hàng làm cơ sở đo lường sự hài lòng của khách hàng qua sản phẩm do công ty cung cấp.Đồng thời, chịu trách nhiệm điều phối và giám sát hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ.
2.1.2 Đặc điểm kế tốn tại cơng ty Cổ Phần PhaVi
Hiện nay, Cơng ty có Bộ phận kế tốn thực hiện cơng tác kế tốn tài chính và các báo cáo nội bộ dựa trên kế tốn tài chính. Cơng ty chưa thành lập bộ phận kế tốn quản trị.
Bộ phận kế tốn có trách nhiệm cung cấp thơng tin kế tốn tài chính cho bên trong và bên ngồi, đồng thời có trách nhiệm cung cấp thơng tin kế tốn quản trị cho Ban lãnh đạo cơng ty.
2.1.2.1 Các chính sách và chế độ kế tốn áp dụng
o Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. o Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Việt Nam đồng.
o Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác dựa vào tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán của ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
o Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp. o Cơ sở lập báo cáo tài chính: được lập trên cơ sở dồn tích( trừ các thơng tin liên
quan đến luồng tiền).
o Hàng tồn kho: Hàng tồn ko được xác định trên cơ sở giá gốc.
o Tài sản cố định hữu hình: Tài sản cố định hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.
o Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn sau: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, thẻ kế toán chi tiết.
2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận Kế tốn trưởng
Có trách nhiệm tổ chức, điều hành tồn bộ cơng tác hạch tốn trong cơng ty. Xuất phát từ vai trị kế tốn trong cơng tác quản lý nên kế tốn trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế tốn trưởng khơng chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp trước hết là các hoạt động tài chính.
Kế tốn tổng hợp- Thuế
Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp, kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh, kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết, hạch tốn thu nhập, chi phí, khấu hao, tài sản cố định, công nợ, nghiệp vụ khác. Hàng tháng, kiểm tra, tổng hợp kê khai nộp thuế kịp thời và đầy đủ theo đúng qui định.
Kế toán bán hàng và kế toán thanh toán
Cập nhật ghi chép phản ánh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày.Tính tốn và phản ánh chính xác tổng giá tính tốn của hàng bán ra. Kiểm tra,
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp- Thuế Kế toán bán hàng và thanh tốn Kế tốn tiền lương, cơng nợ Thủ quỹ
đơn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng.
Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền, quản lý các khoản chi. Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh toán mua hàng,…Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng. Kiểm soát hoạt động của thu ngân, theo dõi việc quản lý quỹ tiền mặt.
Kế tốn tiền lương và cơng nợ
Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, tính tốn chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
Phản ánh đúng, kịp thời và lập sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu và phải thanh toán cho khách hàng.
Thủ quỹ
Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt, bảo quản tiền mặt, thực hiện nhiệm vụ thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ đã được xét duyệt theo chỉ đạo của cấp trên, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi để thực hiện nhận hoặc nộp tiền vào ngân hàng. Ghi chép thu chi vào sổ quỹ và báo cáo lượng tiền mặt luân chuyển tồn quỹ hàng ngày.
2.1.3 Khó khăn, thuận lợi và phương hướng phát triển của công ty
- Thuận lợi
o Thị trường và khách hàng đã được khai thác sẵn và tương đối ổn định.
o Các sản phẩm của công ty luôn được đẩy mạnh trong công tác marketing: các sản phẩm được quảng cáo trên truyền hình, báo chí,…
o Các sản phẩm của công ty đều được sản xuất từ nguyên liệu có nguồn gốc thiên nhiên
o Thị trường kinh doanh dược phẩm đang tăng trưởng.
o Phần lớn nhân viên đều nhiệt tình hăng say và gắn bó với cơng ty. - Khó khăn:
o Hiện tại, trên thị trường kinh doanh dược phẩm Việt Nam đang xảy ra vụ nhiều vụ bê bối về nhập khẩu thuốc giả. Sự việc này khơng ít hay nhiều cũng
ảnh hưởng đến công tác quảng cáo của công ty ảnh hưởng đến tiêu thụ sản phẩm.
o Các sản phẩm cạnh tranh ngày càng đẩy mạnh công tác quảng cáo và mở rộng thị trường.
o Giá cả các nguồn nhiên liệu được nhập khẩu ngày càng tăng - Phương hướng phát triển
o Đẩy mạnh việc tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của mình.
o Xây dựng chiến lược kinh doanh cụ thể để tồn tại và phát triển lâu dài, là sản phẩm số một, sự lựa chọn hàng đầu của người tiêu dùng so với các sản phẩm cùng loại của đối thủ cạnh tranh. Trước tình hình đó ban lãnh đạo Cơng ty định hướng một số mục tiêu sau:
Tích cực tìm kiếm khách hàng.
Tích cực thực hiện các chương trình marketing hiệu quả.
Tăng tính cạnh tranh bằng cách bồi dưỡng nhân viên các phịng ban để nâng cao tinh thần đồn kết, trách nhiệm trong công việc của công ty cũng như các kiến thức sâu của các sản phẩm.
Phát triển nghiên cứu thị trường, tìm hiểu rõ từng điểm mạnh, điểm yếu của từng đối thủ cạnh tranh ở từng thị trường.
Đầu tư cho thương mai điện tử để trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm và bán hàng.
2.2 Thực trạng cơng tác dự tốn tại Cơng ty Cổ phần PhaVi 2.2.1 Mơ hình lập dự tốn
Hiện tại, Công ty Cổ phần PhaVi tổ chức lập dự tốn ngân sách theo mơ hình từ trên xuống. Hàng năm, Hội đồng quản trị sẽ nghiên cứu thị trường tiềm năng để định hướng các mục tiêu cho công ty và sẽ ấn định tỷ lệ tăng trưởng của một số chỉ tiêu như doanh thu, sản lượng sản xuất, lợi nhuận so với năm trước và gửi xuống Ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ xem xét các chỉ tiêu này như một mục tiêu cần đạt được trong năm kế hoạch và tiến hành họp Ban giám đốc để đề xuất ra các chiến
lược cụ thể và phân công cho các bộ phận liên quan tiến hành xây dựng các dự toán nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu đó.Trên cơ sở các chiến lược kinh doanh, Phịng kế toán sẽ tiến hành thực hiện lập dự tốn chính cùng với sự hỗ trợ của các bộ phận liên quan. Sau khi các báo cáo dự tốn hồn thành, Phịng kế tốn có trách nhiệm tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán gửi lãnh đạo cấp trên tham mưu và tiến hành điều chỉnh cho phù hợp. Các báo dự toán sau khi được điều chỉnh sẽ được sử dụng làm kế hoạch tài chính cho các năm sau. Mơ hình lập dự tốn ngân sách được cơng ty thể hiện rõ qua qui trình lập dự tốn được xây dựng là “Qui trình dự tốn ngân sách năm”
Sơ đồ 2.3: Mơ hình dự tốn ngân sách của Cơng ty
2.2.2 Qui trình lập dự tốn tại Cơng ty Cổ phần PhaVi
Việc lập dự toán ngân sách năm tại Công ty tiến hành khoảng 15 ngày ( từ ngày 10/12 đến 25/12). Sau khi cấp trên ấn định chỉ tiêu xuống, các bộ phận liên quan căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị và số liệu thực tế năm trước tiến hành lập dự toán liên quan. Số liệu dự toán đều là số liệu tổng hợp cho cả năm tài chính và để thực tế hơn, công ty đã chia nhỏ kỳ dự toán ngân sách và lập chi tiết cho từng quý và sau đó tổng hợp dự tốn ngân sách các q lại thành dự toán ngân sách năm và thường xuyên được điều chỉnh phù hợp hơn với tình hình thực tế. Sau khi hồn thành Phịng kế tốn sẽ tổng hợp trình Ban giám đốc Cơng ty và Hội đồng quản trị thơng qua. Quy trình lập dự tốn tại cơng ty Cổ phần PhaVi thực hiện qua 3 giai đoạn sau đây:
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
2.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị
Vào ngày 1 tháng 12 của năm 2016, Ban giám đốc tổ chức họp đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh 3 quý năm 2016, nhận định tình hình kinh doanh năm 2016 và đưa ra mục tiêu kinh doanh cho năm 2017.
Đánh giá tình hình thực hiện dự tốn ngân sách 3 q của năm 2016:
STT Chỉ tiêu ĐVT Thực hiện 2016 Dự toán 2016 % so với dự toán Thực hiện 2015 % So với thực hiện 2015 I Sản lượng
1 Bảo Khí Nhi Plus Hộp 82,048 88,886 92% 68,374 20% 2 Bảo Khí Khang 20v Hộp 49,331 49,760 99% 42,896 15% 3 Bảo Khí Khang 120v Hộp 4,293 4,121 104% 3,434 25% 4 Ích mẫu lợi nhi 20v Hộp 41,429 42,858 97% 35,715 16% 5 Ích mẫu lợi nhi 60v Hộp 2,857 2,987 96% 2,598 10% 6 Cốm BoBu Hộp 2,434 2800 87%
II Doanh thu Tiền 35,527,664,000 36,900,850,509 96% 29,816,876,642 19%
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Tài chính cơng ty Cổ Phần PhaVi )
Dự kiến tình hình tiêu thụ năm 2017
- Nền kinh tế Việt Nam sẽ tăng trưởng và tạo đỉnh vào năm 2017 và chừng lại trong năm 2018 và 2019.
- Ngành dược sẽ có sự tăng trưởng mạnh tạo làn sóng đầu tư tư nhân vào Việt Nam hứa hẹn sẽ tiếp tục nở rộ năm 2017. Bên cạnh đó nhu cầu chăm sóc sức khỏe hiện nay đang nhận được sự quan tâm lớn vì vậy rất có tiềm năng cho các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dược.
Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán 3 quý năm 2016 cùng với nhận định thị trường năm 2017 và năng lực kinh doanh cộng với công tác quảng cáo sản phẩm của công ty. Ban giám đốc tiến hành soạn thảo mục tiêu kinh doanh năm 2017
STT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch năm
2017
Tăng/giảm so với
năm 2016 Ghi chú
Sản lượng
1 Bảo Khí Nhi Plus Hộp 124,819 20%
2 Bảo Khí Khang 20v Hộp 81,617 18%
3 Bảo Khí Khang 120v Hộp 8,532 27%
4 Ích mẫu lợi nhi 20v Hộp 64,372 14%
5 Ích mẫu lợi nhi 60v Hộp 4,705 15%
6 Cốm BoBu Hộp 3,327 12%
(Chi tiết phương hướng thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xem phụ lục 2.1)
- Đối với mặt hàng Bảo Khí Nhi Plus ban giám đốc đặt mục tiêu tăng trưởng bằng với mức tăng thực tế năm 2016 là 20%, trong năm 2017 theo nhận định của ban