2.2. Phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại Chi nhánh Viettel Tây
2.2.1.4. Phân tích cơ cấu lao động theo độ tuổi
Chỉ tiêu Số lƣợng (ngƣời) Cơ cấu (%) Tổng số lao động 376 100
Dƣới 25 tuổi 64 17
Từ 25-35 tuổi 287 76,3
Trên 35 tuổi 25 6,7
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo độ tuổi năm 2011
Qua bảng 2.4 ta thấy, tỷ trọng lao động dƣới 25 tuổi chiếm 17% trong tổng số lao động tại chi nhánh. Ở độ tuổi từ 25 đến 35 tuổi chiếm tỷ trọng cao, khoảng 76,3% trong tổng số lao động của chi nhánh, đây là một lợi thế của chi nhánh vì ở độ tuổi này lao động thể hiện đƣợc hết tính chất ƣu việt của mình là trẻ, khỏe, sung mãn, sức chịu đựng cao, thích ứng nhanh với sự thay đổi và áp lực cơng việc. Cịn ở độ tuổi trên 35 chiếm tỷ lệ 6,7% là các cấp quản lý chủ chốt. Nhìn chung, cơ cấu lao động theo độ tuổi của chi nhánh tƣơng đối hợp lý.
23%
2.2.1.5. Phân tích cơ cấu lao động theo thâm niên cơng tác Chỉ tiêu Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ phần trăm (%) Tổng số lao động 376 100 Dƣới 5 năm 203 54 Từ 5 đến 10 năm 170 45,2 Trên 10 năm 3 0,8
Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo thâm niên công tác năm 2011
Cơ cấu nguồn nhân lực theo thâm niên tại Viettel Tây Ninh khá hẹp, tập trung trong hai khoảng dƣới 5 năm và từ 5 đến 10 năm do Chi nhánh Viettel Tây Ninh mới đƣợc thành lập từ năm 2002.
Qua bảng số liệu cho thấy số lao động có thâm niên thấp (dƣới 5 năm) chiếm tỷ lệ cao nhất, Chi nhánh đã có sự phát triển nhanh về số lƣợng nhân viên mới, địi hỏi Chi nhánh phải có chính sách đào tạo cho phù hợp để đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ cũng nhƣ sự thay đổi nhanh chóng của đặc thù kinh doanh và công nghệ trong lĩnh vực viễn thông.
2.2.1.6. Đánh giá chung về cơ cấu nguồn nhân lực
Đội ngũ cán bộ quản lý làm việc trong Chi nhánh một phần đƣợc điều động từ quân đội, còn phần lớn là đƣợc tuyển dụng. Chất lƣợng đội ngũ cán bộ cũng khơng đồng đều, về chun mơn thì đƣợc đào tạo từ các nguồn khác nhau. Một số cán bộ quản lý chƣa đạt tiêu chuẩn chức danh.
Xét về thâm niên công tác, đại đa số nhân viên làm việc tại chi nhánh có thâm niên dƣới 10 năm, một số ít cán bộ chủ chốt có thâm niên trên 10 năm. Điều này đồng nghĩa với việc tuyển dụng lao động trong những năm gần đây diễn ra nhiều.
Về độ tuổi đội ngũ lao động, chủ yếu là từ 25 đến 35 tuổi, là độ tuổi lao động tốt nhất của con ngƣời, cho thấy Chi nhánh đang sở hữu nguồn lực lao động sung mãn nhất.
chuyên môn nghiệp vụ đã đƣợc đào tạo chiếm tỷ lệ cao, cịn lại phần lớn cán bộ làm quản lý khơng phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ chiếm tỷ lệ thấp.
Đa số nhân lực của Chi nhánh Viettel Tây Ninh có trình độ chun mơn trung bình (cao đẳng, đại học), còn thấp so với mặt bằng chung độ của ngành viễn thơng. Do vậy, việc rà sốt lại lao động cũng nhƣ đào tạo lại là việc làm cần thiết và cấp bách của công ty.
2.2.2. Phân tích hiện trạng thực hiện chức năng thu hút, bố trí nhân lực tại Chi nhánh Viettel Tây Ninh tại Chi nhánh Viettel Tây Ninh
2.2.2.1. Phân tích cơng việc
Hiện tại, Viettel Tây Ninh đã áp dụng phân tích cơng việc, đã xây dựng bảng tiêu chuẩn cơng việc và bảng mô tả công việc cho từng vị trí. Tuy nhiên trong thực tế vẫn cịn một số trƣờng hợp chồng chéo nhau khi thực hiện công việc, một số phòng ban phân công chƣa đúng ngƣời, giao chƣa đúng việc. Thời gian qua, một số phòng/ban/trung tâm còn đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra một số vấn đề về bảo hành, giải quyết khiếu nại và về kỹ thuật cần giải quyết.
Ngồi ra, cịn có hiện tƣợng, có nơi làm khơng hết việc, có nơi thì vẫn cịn rỗi rảnh. Cơ cấu tổ chức thì thƣờng xun thay đổi, gây khó cho q trình quản trị, phân cơng giao việc.
Một số cán bộ còn nắm chƣa rõ về chức năng, nhiệm vụ của vị trí mình đang cơng tác hoặc cịn hạn chế về chun mơn theo bảng mơ tả và bảng tiêu chuẩn cơng việc. Để khắc phục tình trạng trên, Viettel Tây Ninh cần tổ chức phân tích cơng việc cho sát với thực tế, để điều chỉnh sớm hai văn bản quan trọng là Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc cho Chi nhánh, làm cơ sở trong tuyển dụng, đào tạo, bố trí và luân chuyển cán bộ cho phù hợp.
2.2.2.2 Công tác tuyển dụng
Hoạch định tuyển dụng: khi có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự, Chi nhánh sẽ tiến hành phân tích và tìm hiểu tình hình thực tế tại bộ phận cần
tuyển. Bên cạnh đó, thơng qua bản tổng kết, đánh giá của năm trƣớc, định biên nhân sự của Cơng ty theo mơ hình tại thời điểm hiện tại và kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm tới, phịng tổ chức – chính trị sẽ tiến hành xác định nhu cầu tuyển dụng để đề xuất lên ban giám đốc chỉ tiêu tuyển dụng.
Việc tuyển dụng tại Chi nhánh đƣợc thực hiện nghiêm túc theo quy chế tuyển dụng nhân sự của Tập đồn viễn thơng quân đội.
Để bổ sung nguồn lực khi có sự thun chuyển cơng tác, nghỉ hƣu, thăng chức…Chi nhánh chú trọng đến cả nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài. Với chi nhánh việc tuyển ngƣời là tìm ra đúng ngƣời phù hợp với cơng việc, loại bỏ những ngƣời không phù hợp với công việc.
Nguồn tuyển dụng:
- Nguồn nội bộ: áp dụng cho các chức danh cán bộ quản lý phòng, ban, trung tâm trực thuộc Chi nhánh bằng hình thức thi tuyển. Phịng tổ chức chính trị sẽ gửi thông báo tuyển dụng đến tất cả phòng/ban trong Chi nhánh, các trung tâm huyện/thị. Các cán bộ nhân viên trong Chi nhánh có thể tham gia dự tuyển cho vị trí đang tuyển dụng. Ban giám đốc Viettel Tây Ninh cũng khuyến khích nhân viên căn cứ vào trình độ năng lực bản thân, tự ghi danh thi tuyển các chức danh đƣợc tuyển. Căn cứ kết quả thi tuyển, giám đốc Chi nhánh sẽ ra quyết định bổ nhiệm từng chức danh cụ thể.
- Nguồn bên ngoài: Áp dụng cho các chức danh nhân viên. Để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, Phòng tổ chức chính trị thơng báo thơng tin tuyển dụng rộng rãi trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng để tất cả các ứng cử viên đáp ứng yêu cầu tuyển dụng tham gia thi tuyển. Thông báo tuyển dụng sẽ đƣợc đăng trên website của Tập đoàn. Tất cả những ai cảm thấy mình có đủ năng lực, phù hợp với vị trí đang tuyển dụng đều có thể tham gia đăng kí tuyển dụng. Chi nhánh ln khuyến khích tất cả mọi ngƣời tham gia dự tuyển bởi nhƣ vậy Chi nhánh sẽ có thể tìm đƣợc những ngƣời mà mình đang cần và tuyển đƣợc nhân viên phù hợp với vị trí cơng việc thay vì chỉ tuyển ở trong nội bộ Chi nhánh.
Phƣơng pháp tuyển dụng: Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân viên,
Phịng tổ chức – chính trị thƣờng đăng thơng báo tuyển dụng trên 2 trang web chính của cơng ty là www.vietteltelecom.vn và www.viettel.com.vn . Ngoài ra, hoạt động tuyển dụng nhân viên ngoài biên chế (hợp đồng dịch vụ) đƣợc thông báo tuyển dụng trên báo Tây Ninh và đài phát thanh truyền hình Tây Ninh. Thời gian đăng tuyển tùy theo vị trí tuyển dụng và nhu cầu nhân viên để ấn định thời gian đăng tuyển nhƣng thƣờng trong khoảng từ 15-30 ngày. Khi hết thời gian đăng tuyển, phòng tổ chức-chính trị sẽ tiến hành tổng hợp hồ sơ và xem xét phân loại hồ sơ của các ứng viên gửi đến. Sau đó sẽ tiến hành thi viết và phỏng vấn những hồ sơ đạt yêu cầu. Nếu nhƣ chƣa tuyển đủ nhân viên theo yêu cầu, Chi nhánh sẽ tiếp tục đăng thông báo tuyển dụng trong thời gian tiếp theo là 15 ngày.
Tiêu chuẩn tuyển dụng phân loại theo nhóm chức danh:
+ Đối với chức danh nhân viên địa bàn: tiêu chuẩn không cao. Các nhân viên này chỉ cần tốt nghiệp THPT trở lên, có sức khỏe và có đạo đức tốt, không vi phạm tiền án tiền sự.
+ Đối với chức danh cộng tác viên: các ứng viên phải có trình độ trung cấp trở lên.
+ Đối với chức danh cán bộ nhân viên: đƣợc Ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm chỉ đạo và thực hiện bài bản nhất. Trong đó hoạt động tuyển dụng nhân viên giao dịch của Viettel diễn ra khắt khe hơn các lĩnh vựa khác vì đây là lực lƣợng nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, là ngƣời tạo ấn tƣợng về Viettel với khách hàng. Khi tuyển chọn nhân viên giao dịch, Chi nhánh chú trọng về việc phân tích các yếu tố chăm sóc khách hàng, địi hỏi về hình thức, ngoại hình, cách giao tiếp và chun mơn nghề nghiệp. Trong mỗi đợt tuyển dụng để tìm kiếm ra đƣợc những ứng viên giỏi, phù hợp với công việc đang cần tuyển, có tâm với nghề, hiểu đƣợc văn hóa làm việc tại Viettel, có nhu cầu gắn bó lâu dài với Viettel.
hiện theo các bƣớc sau:
Hình 2.3: Các bƣớc trong quy trình tuyển dụng hiện tại Bƣớc 1: chuẩn bị tuyển dụng, bao gồm:
Xác định số lƣợng, vị trí cần tuyển dụng căn cứ vào định biên và số lƣợng hiện tại đã có.
Thành lập hội đồng tuyển dụng, hội đồng có nhiệm vụ xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng đối tƣợng. Thành phần gồm có:
+ Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc Chi nhánh;
+ Phó chủ tịch Hội đồng: Phó giám đốc chi nhánh;
+ Các ủy viên: Trƣởng phòng tổ chức chính trị, Trƣởng, Phó phịng, ban có nhu cầu tuyển nhân viên.
Bƣớc 2: sàng lọc hồ sơ xin việc
Trong bƣớc này, nhân viên tuyển dụng sẽ căn cứ tất cả những thông tin đƣợc các ứng viên ghi trong hồ sơ nhƣ đơn xin việc, trình độ học vấn, thâm niên cơng tác, trình độ chun mơn… Những thơng tin này sẽ đƣợc đối chiếu với các yêu cầu của vị trí đang tuyển dụng mà Chi nhánh đƣa ra từ thơng báo tuyển dụng để có thể loại bỏ những hồ sơ không phù hợp, giữ lại những hồ sơ phù hợp.
Thông thƣờng Chi nhánh ƣu tiên cho những ứng viên đã có kinh nghiệm trong công việc, thƣờng là từ 1 đến 2 năm làm việc trở lên ở vị trí đó hoặc những vị trí tƣơng tự. Trong q trình sàng lọc hồ sơ nếu các ứng viên đƣa ra những kĩ năng hay trình độ khơng phù hợp với vị trí đang tuyển dụng thì những hồ sơ đó sẽ bị loại ngay lập tức, để giảm thiểu việc phân loại cho những bƣớc tuyển dụng tiếp theo. Tại Chi nhánh, những hồ sơ sau đây bị loại:
hồ sơ cẩu thả, bị thiếu thông tin và các giấy tờ cần thiết, học vấn không phù hợp.
Số lƣợng tuyển dụng mỗi lần là không nhiều thƣờng ở mức dƣới 30 ngƣời nên việc kiểm tra tính trung thực của mỗi ứng viên thƣờng diễn ra ngay trong lần phỏng vấn và trong thời gian thử việc. Nếu nhƣ trong q trình thử việc phát hiện có vi phạm, thiếu tính trung thực trong hồ sơ xin việc và trong vị trí thử việc, ứng viên đó sẽ phải dừng ngay q trình thử việc.
Bƣớc 3: Trắc nghiệm
Sau khi đã vƣợt qua đƣợc vòng phân loại và sàng lọc hồ sơ, các ứng viên sẽ tiếp tục bƣớc vào vòng thi trắc nghiệm. Đây là vòng thi khá khó đối với bất kì ứng viên nào dự tuyển vào Chi nhánh. Các ứng viên sẽ tiến hành làm bài thi viết và bài thi trắc nghiệm IQ (câu hỏi thông minh) để kiểm tra về trình độ và khả năng tƣ duy.
Trong phần thi viết về chuyên môn bao gồm trắc nghiệm và tự luận: Trắc nghiệm 80 câu, phần tự luận 3 câu. Tổng cộng là 80 điểm và bài thi diễn ra trong vòng 120 phút. Nội dung chủ yếu là kiểm tra về các dịch vụ của Viettel, chun mơn vi tính, kinh tế và cách giải quyết các tình huống giả định.
Trong phần thi IQ 20 điểm thƣờng là kiểm tra về các quy luật hình học, dãy số, bảng chữ cái và một số từ ngữ trừu tƣợng. Bài thi này diễn ra trong vòng 30 phút với 10 câu hỏi. Bài thi của các ứng viên sẽ đƣợc chấm một cách nghiêm túc, trung thực và công bằng.
Bƣớc 4: Phỏng vấn
Tất cả những ứng viên vƣợt qua vòng thi trên sẽ lọt vào vòng phỏng vấn. Đây luôn là khâu đƣợc các ứng viên chú trọng nhất. Mỗi ứng viên sẽ tham gia vào vòng phỏng vấn trong vòng từ 10 đến 15 phút. Hội đồng tuyển dụng sẽ thực hiện phỏng vấn. Khi phỏng vấn thƣờng sử dụng những câu hỏi đã đƣợc soạn sẵn để giúp phân loại đƣợc những ứng viên. Hội đồng tuyển dụng hỏi về quá trình làm việc tại cơng ty mà ứng viên đã làm việc, những
kinh nghiệm đã đúc rút đƣợc khi làm việc; đƣa ra những câu hỏi bất ngờ để đánh giá về khả năng tƣ duy, sự nhạy bén, cách suy luận và cách xử lí tình huống của các ứng viên. Tất cả những thông tin đánh giá, ghi chú về các ứng viên đều đƣợc Hội đồng tuyển dụng ghi lại một cách chi tiết để làm cơ sở cho việc chọn lựa ứng viên.
Bƣớc 5: Ra quyết định tuyển dụng
Sau bƣớc phỏng vấn, các thành viên Hội đồng tuyển dụng sẽ chấm điểm từng cá nhân, so sánh, đối chiếu với bài kiểm tra. Sau đó ra quyết định tuyển dụng.
Chi nhánh sẽ thơng báo kết quả tuyển dụng thơng qua hịm thƣ điện tử, gọi điện trực tiếp hoặc gửi giấy báo đến địa chỉ ghi trong hồ sơ xin việc của các ứng viên. Thông thƣờng những ứng viên trúng tuyển vào vị trí nhân viên sẽ tiến hành thử việc trong vòng 3 tháng với mức lƣơng thử việc 75%, với vị trí cộng tác viên thì thử việc trong 1 tháng. Nhân viên thử việc sau khi hết thời gian thử việc sẽ làm báo cáo kết quả thử việc cho Hội đồng đánh giá. Căn cứ vào kết quả chấm điểm của Hội đồng, nết đạt thì sẽ ký hợp đồng dài hạn 1 năm, nếu chƣa đạt sẽ ký hợp đồng ngắn hạn 3 tháng hoặc có thể khơng ký hợp đồng nếu không phù hợp.
Công tác đánh giá kết quả tuyển dụng
Chi nhánh đánh giá kết quả tuyển dụng dựa trên số ngƣời đƣợc tuyển, trình độ và nghiệp vụ chun mơn, trình độ ngoại ngữ, tin học. Vấn đề chất lƣợng của lao động đƣợc tuyển cũng nhƣ chi phí tuyển dụng chƣa đƣợc đặt ra và xem xét.
2.2.2.3 Phân cơng, bố trí cơng việc và luân chuyển nhân viên:
* Phân cơng, bố trí cơng việc:
Thời gian qua, mặc dù đã có bản tiêu chuẩn chức danh ở từng vị trí nhƣng trên thực tế, việc nhận ngƣời và bố trí cơng việc lại chƣa hồn toàn bám sát vào bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn chức danh, mà xuất phát từ thực tiễn hoạt động của từng bộ phận và quan điểm dùng ngƣời của
Ban giám đốc chi nhánh. Do đó, vẫn cịn có một trƣờng hợp giao khơng đúng ngƣời, đúng việc. Ngoài ra, một số nhân viên do Tập đồn điều về cịn yếu về chuyên môn và khả năng điều hành nhƣng đƣợc bổ nhiệm ở những vị trị quản lý chủ chốt.
Để đánh giá hiện trạng công tác phân cơng, bố trí cơng việc, tác giả khảo sát ý kiến nhân viên tại Viettel Tây Ninh qua bảng câu hỏi về hai vấn đề liên quan, kết quả nhƣ bảng sau:
Tiêu thức Số quan sát Điểm số nhỏ nhất Điểm số lớn nhất Điểm trung bình
Tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên làm tốt công việc
100 2 5 2.94
Động viên, khuyến khích nhân viên làm việc sáng tạo
100 2 5 3.26
Bảng 2.6: Tổng hợp điểm trung bình của chức năng “phân cơng, bố trí cơng việc”
Tần số Phần trăm hợp lệ (%) Số quan sát hợp lệ Không đồng ý 22 22 Không đồng ý lắm 65 65 Đồng ý 10 10