1.3.1. Hoạch định
Quy trình này bao gồm các công đoạn cần thiết liên quan đến việc lên kế hoạch và tổ chức hoạt động cho ba quy trình kia. Hoạch định bao gồm: Dự báo lƣợng cầu, định giá sản phẩm và quản lý lƣu kho
1.3.1.1. Dự báo lƣợng cầu và lập kế hoạch
Những quyết định liên quan đến việc quản lý chuỗi cung ứng đƣợc dựa trên các dự báo xác định nhu cầu của khách hàng, về sản phẩm ở các khía cạnh sau: Chủng loại, số lƣợng, thời điểm cần hàng. Công đoạn dự báo nhu cầu trở thành nền tảng cho kế hoạch sản xuất nội bộ và hợp tác của các doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu thị trƣờng.
Tất cả các dự báo với bốn biến số chính phối hợp với nhau quyết định diễn biến của điều kiện thị trƣờng. Những biến số đó là:
- Nguồn cung - Lƣợng cầu
Hoạch định
Dự báo lượng cầu Định giá sản phẩm Quản lý lưu kho
Tìm kiếm nguồn hàng Thu mua Bán chịu và thu nợ Sản xuất Thiết kế sản phẩm Lập quy trình sản xuất Quản lý phương tiện
Phân phối
Quản lý đơn hàng Lập lịch giao hàng Quy trình trả hàng
- Đặc điểm sản phẩm - Môi trƣờng cạnh tranh
- Nguồn cung: Số lƣợng sản phẩm có sẵn
- Lƣợng cầu: Tồn bộ nhu cầu thị trƣờng sản phẩm - Đặc điểm sản phẩm:
Những đặc điểm sản phẩm tác động đến nhu cầu
- Môi trƣờng cạnh tranh Hành động của các nhà cung cấp sản phẩm trên thị trƣờng
* Phƣơng pháp dự báo:
Định tính Dựa trên trực giác hay những ý kiến chủ quan của cá nhân
Hệ quả Cho rằng nhu cầu có liên quan mật thiết
đến những nhân tố nào đó
Chuỗi thời gian Dựa trên mơ hình nhu cầu đã có từ trƣớc
Mơ phỏng Kết hợp phƣơng pháp hệ quả và chuỗi thời gian
* Lập kế hoạch tổng hợp
Có ba phƣơng pháp nghiên cứu cơ bản đƣợc sử dụng khi lập bản hoạch định tổng hợp:
- Sử dụng công suất sản xuất để đáp ứng nhu cầu: Trong phƣơng pháp
này thì cơng suất sản xuất đƣợc điều chỉnh phù hợp với nhu cầu. Mục tiêu ở đây là sử dụng 100% cơng suất tồn thời gian. Điều này sẽ đạt đƣợc bằng việc tăng thêm hoặc giảm bớt công suất nhà máy thông qua việc thuê thêm hay sa thải công nhân khi cần thiết.
Điều kiện áp dụng: Phƣơng pháp này đạt hiệu quả nhất khi chi phí chuyên chở hàng tồn cao và chi phí thay đổi năng suất nhà xƣởng và nhân công thấp.
Ƣu điểm: Phƣơng pháp này đảm bảo mức độ lƣu kho thấp
Nhƣợc điểm: Việc thực khá tốn kém trong trƣờng hợp việc bổ sung hay cắt giảm cơng suất nhà xƣởng muốn nhiều chi phí. Phƣơng pháp này làm sa sút tinh
thần dẫn đến tâm lý hoang mang trong lực lƣợng lao động nếu mọi ngƣời liên tục đƣợc thuê mƣớn rồi lại bị sa thải tùy theo biến động của nhu cầu.
- Tận dụng mức độ biến động của tổng công suất để đáp ứng nhu cầu: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng khi có nhiều cơng suất nhàn rỗi. Nếu các nhà máy hiện nay không hoạt động 24/24 và liên tục 7 ngày một tuần thì ta có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu thay đổi bằng cách tăng cƣờng hoặc giảm bớt việc khai thác cơng suất sản xuất. Ta có thể duy trì số lƣợng lao động ở mức ổn định kết hợp với kế hoạch tăng ca theo thời gian biểu làm việc linh động, đáp ứng tỉ lệ sản xuất. Kết quả là mức độ lƣu kho cùng với tần suất khai thác cơng suất trung bình đều đƣợc giảm xuống thấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phƣơng pháp này phù hợp với trƣờng hợp chi phí vận chuyển hàng tồn kho cao và chi phí cho phần cơng suất thừa tƣơng đối thấp.
- Sử dụng hàng tồn và những đơn hàng tồn đọng để đáp ứng nhu cầu:
Việc sử dụng phƣơng pháp này mang lại sự ổn định cho công suất nhà xƣởng cũng nhƣ lực lƣợng lao động, đồng thời duy trì mức sản lƣợng không đổi. Sản xuất không đƣợc điều chỉnh theo nhu cầu thay vào đó các doanh nghiệp sẽ tích trữ hàng lƣu kho trong suốt thời kỳ nhu cầu thấp nhằm để dành cho tƣơng lai hoặc duy trì mức tồn kho thấp và giữ lại các đơn hàng tồn đọng của một thời điểm để cung cấp đầy đủ cho giai đoạn kế tiếp.
Điều kiện áp dụng: Sử dụng phƣơng pháp này khi cơng suất thừa tốn q nhiều chi phí, việc thay đổi cơng suất cũng nhƣ chi phí vận chuyển hàng tồn tƣơng đối thấp
Ƣu điểm của phƣơng pháp này là khai thác công suất triệt để hơn và giảm bớt chi phí thay đổi cơng suất
Nhƣợc điểm: Tạo ra lƣợng hàng tồn lớn cùng nhiều đơn hàng tồn đọng trong thời gian dài khi nhu cầu biến động
1.3.1.2. Định giá sản phẩm
Các cơng ty cùng tồn bộ chuỗi cung ứng có thể tác động đến nhu cầu bằng cách sử dụng công cụ giá cả. Dựa vào mức giá đƣợc sử dụng, mục tiêu sẽ là hƣớng đến hoặc tối đa hóa doanh thu hoặc lợi nhuận gộp. Nhân viên bán hàng hay tiếp thị
điển hình đƣa ra những quyết định liên quan đến giá cả nhằm kích cầu tiêu thụ trong suốt mùa cao điểm. Mục đích ở đây là nhằm tối đa hóa doanh thu. Thơng thƣờng, nhà sản xuất và nhà quản lý tài chính có xu hƣớng đƣa ra các quyết định về mức giá nhằm kích thích nhu cầu trong suốt giai đoạn ế ẩm. Mục tiêu của họ là tối đa hóa lợi nhuận để bù đắp chi phí trong các thời kỳ nhu cầu tiêu thụ chậm.
1.3.1.3. Quản lý hàng tồn kho
Việc quản lý hàng tồn kho tập hợp những kỹ thuật đƣợc sử dụng nhằm mục đích quản lý mức độ lƣu kho hàng hóa trong các phạm vi khác nhau của chuỗi cung ứng. Mục tiêu là giảm chi phí lƣu kho đến mức tối đa trong khi vẫn duy trì mức độ dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Khi nhu cầu sản phẩm ngày càng khó dự đốn thì địi hỏi mức độ lƣu kho an tồn càng cao để bù đắp cho những biến động bất ngờ của nhu cầu. Quá trình quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng bao gồm 3 hình thức nhƣ sau:
- Số lƣợng đặt hàng sinh lợi: Dựa vào cơ cấu chi phí của một cơng ty ta sẽ xác định đƣợc số lƣợng đặt hàng mang lại hiệu quả chi phí để tiến hành đặt mua kế tiếp EOQ= C h UQ . 2 Với: + U: Tỷ lệ hàng sử dụng hàng năm +O: Chi phí đặt hàng
+C: Chi phí theo đơn vị
+ h: Chi phí lƣu trữ hàng hàng hóa một năm tính theo phần trăm đơn giá - Lƣu kho hàng hóa theo chu kỳ: Lƣu kho hàng hóa theo chu kỳ là phƣơng thức dự trữ lƣợng hàng cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản phẩm trong suốt một giai đoạn nhận đơn đặt hàng sản phẩm đó
Lƣu kho hàng hóa theo chu kỳ thực chất là sự tăng dần lƣợng hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng do việc sản xuất và lƣu trữ hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng do việc sản xuất và lƣu trữ hàng tồn đƣợc tiến hành với qui mô lớn hơn nhu cầu đang có về sản phẩm.
- Lƣu kho hàng hóa theo mùa: Lƣu kho hàng hóa theo mùa xuất hiện khi một cơng ty hay chuỗi cung ứng có tổng cơng suất sản xuất cố định quyết định sản xuất và dự trữ sản phẩm để dành cho nhu cầu trong tƣơng lai. Nếu lƣợng cầu trong tƣơng lai vƣợt khả năng sản xuất thì câu trả lời chính là sản xuất chúng trong những thời điểm nhu cầu thấp rồi dự trữ trong kho nhằm phục vụ cho nhu cầu tƣơng lai.
Mong muốn đạt đƣợc hiệu quả kinh tế tốt nhất theo qui mô dựa vào công suất và cơ cấu chi phí của từng cơng ty trong chuỗi cung ứng là ngun nhân của việc tích trữ hàng hóa theo mùa.
- Lƣu kho chú trọng độ an tồn: Lƣu kho hàng hóa chú trọng an tồn có tác dụng bù đắp cho tình trạng bất ổn trong chuỗi cung ứng. Theo lệ thƣờng, tình hình bất ổn càng cao thì địi hỏi mức độ hàng dự trữ an toàn càng cao
1.3.2. Hoạt động thu mua
1.3.2.1. Tìm kiếm nguồn hàng
Nhiệm vụ truyền thống của một nhà quản lý mua hàng là tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng so sánh giá cả rồi sau đó mua sản phẩm từ nhà cung cấp có chi phí thấp nhất mà họ tìm đƣợc. Chức năng thu mua có thể đƣợc phân thành 5 công đoạn sau:
- Mua hàng: Mua hàng là những hoạt động thông thƣờng liên quan đến việc phát sinh những đơn hàng đặt mua những sản phẩm cần có. Ngƣời mua đƣa ra quyết định mua hàng, gửi đơn đặt mua, liên hệ với ngƣời bán và rồi tiến hành đặt hàng.
- Quản lý việc tiêu thụ: Để thu mua đạt hiệu quả, bạn phải hiểu rõ về danh mục sản phẩm nào đang đƣợc mua kèm theo số lƣợng mua xét trên phạm vi tồn bộ cơng ty cũng nhƣ từng đơn vị vận hành. Bạn phải tƣờng tận các chi tiết nhƣ loại sản phẩm nào đƣợc mua, số lƣợng bao nhiêu, từ ai và với mức giá nào.
Cần phải xác định mức tiêu thụ dự kiến của các sản phẩm khác nhau ở khắp các địa điểmhoạt động của cơng ty và sau đó so sánh với lƣợng tiêu thụ thực tế dựa trên những quy tắc thông thƣờng. Khi lƣợng tiêu thụ quá chênh lệch so với
dự kiến nên tập trung vào điều tra nguyên nhân đồng thời đƣa ra các chiến lƣợc đúng đắn
- Tuyển chọn nhà cung cấp:
Quy trình này đƣa ra cái nhìn cận cảnh về tầm quan trọng tƣơng đối của năng lực nhà cung cấp. Giá trị của những năng lực này phải đƣợc xem xét cùng với giá cả sản phẩm đƣợc bán. Giá trị của chất lƣợng sản phẩm, mức độ dịch vụ, giao hàng đúng giờ và hỗ trợ kỹ thuật chỉ có thể đƣợc tính tốn dựa vào những gì mà kế hoạch kinh doanh và mơ hình điều hành của cơng ty u cầu phải có.
Dựa vào những yêu cầu trên thì cơng ty bắt đầu tìm kiếm các nhà cung cấp hiện đang sở hữu nhũng sản phẩm và dịch vụ cần thiết. Thông thƣờng công ty sẽ khoanh vùng và thu hẹp số lƣợng các nhà cung cấp mà mình muốn hợp tác làm ăn. Bằng cách này có thể thúc đẩy sức mua với một số nhà cung cấp đồng thời có đƣợc mức giá tốt hơn khi mua nhiều sản phẩm hơn.
- Thƣơng lƣợng hợp đồng:
Khi thực hiện một vụ giao dịch đặc biệt, hợp đồng phải đƣợc thƣơng lƣợng với từng ngƣời bán nằm trong danh sách ngƣời bán ƣu tiên. Những điều khoản hợp đồng bao gồm: Mặt hàng, giá cả, chất lƣợng,..Các vụ đàm phán đơn giản nhất thuộc về loại hợp đồng mua sắm sản phẩm gián tiếp mà việc chọn lựa nhà cung cấp dựa trên cơ sở giá cả thấp nhất. Những cuộc thƣơng lƣợng phức tạp nhất liên quan đến các hợp đồng mua sắm nguyên vật liệu trực tiếp, địi hỏi phải đáp ứng chính xác những yêu cầu chất lƣợng và mức độ dịch vụ cao cùng những hỗ trợ kỹ thuật cần thiết. Nhiệm vụ của đàm phán là tạo ra sự cân bằng tối ƣu giữa đơn giá của một sản phẩm và với tất cả nhũng dịch vụ gia tăng giá trị khác theo yêu cầu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.3.2.2. Tín dụng và thu nợ:
Tín dụng và thu nợ là quy trình cung ứng mà cơng ty dùng để thu hồi các khoản tiền. Nghiệp vụ tín dụng kiểm tra các khách hàng tiềm năng để đảm bảo rằng công ty chỉ giao dịch với những đối tƣợng thực sự có khả năng thanh tốn
Quản lý tín dụng hiệu quả là phải tìm mọi cách để thỏa mãn nhu cầu về sản phẩm của khách hàng và tối thiểu hóa tổng số tiền nợ của khách hàng.
Những chuỗi cung ứng mà công ty tham gia vào thƣờng đƣợc lựa chọn căn cứ vào những quyết định tín dụng. Phần lớn sự tín nhiệm và hợp tác có thể xảy ra giữa các cơng ty làm ăn với nhau dựa trên mức độ xếp hạng tín dụng tích cực và việc thanh tốn các hóa đơn đúng hạn. Chức năng tín dụng và thu nợ có thể đƣợc phân làm ba cơng đoạn chính:
- Thiết lập chính sách tín dụng
- Thực hiện hoạt động bán chịu và thu nợ - Quản lý rủi ro tín dụng
1.3.3. Sản xuất
Quy trình sản xuất bao gồm các cơng đoạn cần thiết nhằm phục vụ cho công tác phát triển và chế tạo sản phẩm cũng nhƣ dịch vụ mà chuỗi cung ứng cung cấp. Các cơng quạn trong quy trình sản xuất bao gồm:
* Lập lịch sản xuất: Lịch trình sản xuất phân bổ nguồn lực sẵn có (trang
thiết bị, nhân công, nhà xƣởng) để tiến hành cơng việc. Mục đích là sử dụng năng lực sẵn có một cách hiệu quả và mang lại nhiều lợi nhuận nhất. Cơng đoạn lập lịch trình sản xuất là một quá trình tìm kiếm sự cân bằng giữa nhiều mục tiêu thay thế:
- Tần suất hoạt động cao: Điều này có nghĩa là thời gian vận hành sản xuất dài và sản xuất tập trung hóa cùng các trung tâm phân phối. Ý tƣởng của mơ hình này là tạo ra và tận dụng lợi ích có đƣợc từ hiệu quả kinh tế theo quy mô
- Mức lƣu kho thấp: Nhằm ám chỉ thời gian tiến hành sản xuất ngắn và tiến độ giao nguyên vật liệu đảm bảo kịp thời gian. Ý tƣởng của mơ hình này là nhằm tối thiểu hóa lƣợng tài sản và tiền mặt đầu tƣ vào lƣu kho
- Chất lƣợng dịch vụ khách hàng cao: Thƣờng đòi hỏi tỉ lệ lƣu kho cao hoặc thời gian vận hành sản xuất ngắn. Mục tiêu là cung cấp cho khách hàng dịch vụ giao hàng nhanh chóng và khơng để bất kỳ sản phẩm nào trong kho bị rơi vào tình trạng cháy hàng.
Các bƣớc lập kế hoạch vận hành nhà máy:
Bƣớc đầu tiên là quyết định cỡ lô hàng đạt hiệu quả kinh tế nhất cho những đợt sản xuất ra từng sản phẩm, cách tính tốn tƣơng tự nhƣ tính EOQ
Bƣớc thứ hai là thiết lập chuỗi các đợt sản xuất cho từng sản phẩm. Quy tắc cơ bản là nếu lƣợng lƣu kho của một sản phẩm nhất định tƣơng đối thấp so với nhu cầu kỳ vọng thì ta nên ƣu tiên lập kế hoạch sản phẩm này trƣớc so với các sản phẩm có có mức lƣu kho so với nhu cầu kỳ vọng. Một phƣơng pháp tính cho khái niệm này là ―Thời gian hết hàng‖
R=
Q P
Với R: Thời gian hết hàng P: Số lƣợng hàng tồn kho
D: Nhu cầu sản phẩm (Tính theo ngày hoặc tuần)
- Quản trị nhà máy sản xuất: Phƣơng pháp quản trị nhà máy sản xuất
quen thuộc là sủ dụng địa điểm sẵn có và tập trung vào việc khai thác triệt để cơng suất của nó. Hoạt động này liên quan đến việc ra ba quyết định sau:
Vai trò của mỗi nhà máy sản xuất
Phân bổ nguồn lực nhƣ thế nào cho các nhà máy
Phân bổ nhà cung cấp và thị trƣờng cho từng nhà máy
1.3.4. Hoạt động phân phối và thu hồi sản phẩm 1.3.4.1. Quản trị đơn đặt hàng 1.3.4.1. Quản trị đơn đặt hàng
Quản trị đơn đặt hàng: Quản trị đơn đặt hàng là q trình chuyển tải thơng tin đơn hàng từ khách hàng đến chuỗi cung ứng, từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối để phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất. Quy trình này này cũng bao gồm việc truyền đi các thông tin về ngày giao hàng theo đơn đặt hàng, các sản phẩm thay thế và thông qua chuỗi cung ứng trả lời đơn hàng của khách hàng. Quy trình này phần lớn dựa trên việc sử dụng điện thoại và chứng từ giấy nhƣ đơn đặt hàng, chứng từ bán hàng, chứng từ thay đổi đơn hàng.
Q trình quản lý đơn hàng truyền thống có thời gian vận hành lâu bởi sự trao đổi dữ liệu qua lại trong chuỗi cung ứng diễn ra hết sức chậm chạp. Quản lý