Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, máy móc thiết bị là yếu tố có ảnh hưởng quyết định đến sức mạnh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trang thiết bị hiện đại nhất chưa phải là điều kiện tiên quyết để có lợi thế cạnh tranh tuyệt đối. Kiểm soát, quản lý tốt nguồn lực thiết bị là việc quan trọng hơn. [29]
Quản lý thiết bị nói chung, động cơ chính trên THB CSD nói riêng nhằm theo dõi, nắm bắt kịp thời tình trạng kỹ thuật thiết bị, đảm bảo sự phù hợp của thiết bị với Qui phạm, đảm bảo sự phù hợp về tình trạng thiết bị với điều kiện kỹ thuật đảm bảo khả năng khai thác an toàn theo công dụng của nó [4]; đảm bảo thiết bị đủ công suất, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh cũng như việc sử dụng thiết bị đúng mục đích, đúng quy trình. Mục đích cuối cùng là khai thác được tối đa giá trị của thiết bị.
Công tác quản lý động cơ chính trên THB CSD được thể hiện rõ nét ở công tác quản lý hồ sơ kỹ thuật, trong đó bao gồm các vấn đề cơ bản:
• Nguồn nhân lực.
• Phương thức tổ chức quản lý. • Thông tin quản lý.
Ba thành phần của công tác quản lý này có quan hệ tương hỗ lẫn nhau và phải cùng tồn tại. Động cơ diesel không thể vận hành nếu không có con người, và cần phải có phương thức tổ chức phù hợp thì con người mới có thể sử dụng động cơ một cách có hiệu quả. Thông tin hỗ trợ cho phương thức tổ chức, con người và động cơ, nhờ những thông tin phản hồi mà ta có thể cải tiến phương thức tổ chức, trang bị thêm những kỹ năng cần thiết, và nâng cao hiệu suất của động cơ. [29]
1.3.2.1.Về vấn đề nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là những người vận hành, quản lý, kiểm soát thiết bị. Con người trong công tác quản lý nói chung, quản lý thiết bị nói riêng là hết sức quan trọng, có ý nghĩa quyết định sự thành công. Một sự khác biệt lớn giữa nguồn nhân lực với các nguồn lực khác (như: tài chính, thiết bị, vật liệu…) là nhân viên không chỉ đơn giản là một phương tiện để đạt mục tiêu, họ là nguồn lực đặc biệt, và nhà quản lý cần phải quan tâm tới nhu cầu của từng cá nhân.
Việc thường xuyên trau dồi và nâng cao nghiệp vụ quản lý, trình độ chuyên môn, tay nghề cho cán bộ kỹ thuật (CBKT) và CN phải đi đôi với việc bồi dưỡng nâng cao đạo đức, ý thức và trách nhiệm.
1.3.2.2.Về vấn đề phương thức tổ chức quản lý
Là cách tổ chức, kết hợp nguồn lực con người và thiết bị để đạt hiệu quả sử dụng cao nhất.
Doanh nghiệp tổ chức phân cấp, giao quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận, từng cấp quản lý một cách rành mạch nhằm gắn liền trách nhiệm của cá nhân và tập thể với thiết bị có quan hệ chặt chẽ với nhau. Đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc, quy định làm việc. Tuân thủ nghiêm túc quy trình vận hành, bảo trì và sửa chữa kỹ thuật thiết bị và việc sử dụng đúng yêu cầu kỹ thuật đối với nhiên liệu, dầu bôi trơn, nước làm mát...
Công tác kiểm tra chu kỳ của doanh nghiệp thường phải đồng thời với chu kỳ bảo trì kỹ thuật, sửa chữa theo kế hoạch và thường trùng vào các chu kỳ kiểm tra của cơ quan Đăng kiểm [4], nhằm mục đích giảm thời gian ngừng máy, giảm chi phí thực hiện công việc.
1.3.2.3.Vấn đề thông tin quản lý
Bất kỳ một hệ thống quản lý nào cũng đều đòi hỏi các dữ liệu và thông tin đầu vào xuất phát từ hoàn cảnh thực tế. Thông tin là sự truyền đạt tin tức về sự vật, quá trình, trạng thái đến người sử dụng. Tin tức được chuyển đến người sử dụng để giải quyết các công việc quản lý, đề ra các quyết định lựa chọn. Tuy nhiên việc lưu trữ thông tin đầu vào như thế nào để thuận tiện cho việc tiếp nhận và phân tích dữ liệu cũng như cơ chế để đảm bảo độ tin cậy của thông tin lại là một vấn đề quan trọng. Do đó, hiệu lực quản lý nói chung, hiệu lực từng quyết định quản lý nói riêng phụ thuộc cơ bản vào mức độ đầy đủ, mức độ chính xác, kịp thời của các tin tức cần thiết được chuyển đến. Như vậy, thông tin phải đảm bảo các yêu cầu: Đầy đủ, chính xác, kịp thời [3], [14],
[29]. Nhiều công ty trên thế giới đã thừa nhận rằng thông tin, dữ liệulà một tài sản quý giá của doanh nghiệp và nó cũng cần phải được quản lý chặt chẽ như quản lý vốn và nguồn nhân lực.[3], [14], [29], [30]
Ta có thể mô hình nội dung trên của thông tin ở hình 1-3.
CHỦ THỂ QUẢN LÝ
Trong thông tin có thông tin cố định và thông tin biến đổi. Trong đó,
thông tin cố định là các thông số cơ bản, đặc điểm kỹ thuật của động cơ được thể hiện trong các tài liệu kỹ thuật do nhà chế tạo cung cấp, còn thông tin biến đổi là các thông tin phản ảnh TTKT của động cơ từ khi đưa vào khai thác đến
Hình 1-3: Thông tin trong quá trình quản lý.
QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ
- Đầy đủ. - Chính xác. - Kịp thời. Thông tin về đối tượng
lúc thanh lý được thể hiện trong hồ sơ kỹ thuật như các sổ sách, biên bản, lý lịch động cơ… của chủ tàu.
Việc ghi chép, cập nhật thông tin về động cơ một cách thường xuyên, đầy đủ, chính xác vào hồ sơ kỹ thuật là việc làm hết sức quan trọng và có ý nghĩa quyết định đến việc sử dụng động cơ có hiệu quả. [16]
Chúng ta biết rằng, việc lưu giữ, xử lý và truyền thông tin là rất quan trọng, phải có hệ thống tập trung và đảm bảo yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời. Trong quản lý nói chung, lượng tin cần xử lý, lưu giữ, cần chuyển ngày càng nhiều và phức tạp, trong lúc đó khả năng tự xử lý của con người thì có giới hạn. Ngày nay, việc ứng dụng IT vào lĩnh vực quản lý sẽ giúp con người giải quyết được các vấn đề trên một cách nhanh chóng và chính xác. [3], [13]
1.3.2.4.Công tác quản lý, cung ứng, phụ tùng (VTPT) cho động cơ
diesel
Kiểm soát VTPT trong suốt quá trình: cung ứng (gồm: mua hàng, thu mua, quản trị cung ứng) và các công việc: vận tải, giao nhận, nhập kho, bảo quản, cấp phát VTPT cho người có nhu cầu… được gọi là quản lý VTPT. Xem mô hình mối quan hệ các hoạt động trong quản lý VTPT ở hình 1-4.[21]
Công tác quản lý VTPT có vị trí rất quan trọng trong sự tồn tại và phát triển trong mọi tổ chức, [21], [29]. Đó là một lĩnh vực rất rộng lớn, do vậy trong phạm vi của đề tài này, công tác quản lý, cung ứng VTPT cho động cơ diesel chỉ phân tích đến các mục tiêu: Đảm bảo VTPT đúng quy cách yêu cầu, đủ số lượng, đúng thời điểm với mức dự trữ (tồn kho) tối ưu để phục vụ cho công tác bảo trì, sửa chữa nhằm thoả mãn động cơ diesel luôn ở tình trạng sẵn sàng hoạt động một cách an toàn, hiệu quả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để thuận lợi khi trình bày các VTPT cho động cơ diesel được gọi chung là nguồn lực vật liệu. Cơ sở lý luận cho các vấn đề quản lý nguồn lực vật liệu
nói chung là nguyên tắc tồn kho, vì vậy chúng ta hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu nguyên tắc này [29].
Trong những vấn đề mà chúng ta quan tâm trong nguồn lực vật liệu thì “thời điểm” là phần việc khó nhất, và có hai cách điển hình để trả lời câu hỏi
này. Một doanh nghiệp rất lớn có thể đẩy trách nhiệm này cho nhà cung cấp của họ giải quyết thông qua phương pháp vừa đúng lúc (còn gọi là JIT, theo cách viết tắt từ tiếng Anh: Just–In–Time). Vừa đúng lúc đòi hỏi doanh nghiệp phải có những yêu cầu rất cụ thể đối với các nhà cung cấp của họ. [21], [29]
Tuy nhiên mức độ sử dụng vật liệu ở hầu hết các doanh nghiệp không thể phù hợp với hệ thống như thế. Thay vào đó doanh nghiệp phải mua và nhận vật liệu trước khi cần đến chúng. Họ phải kiểm tra xem chất lượng vật liệu có chấp nhận được không, và sau đó thì cất vào kho, đảm bảo rằng vật liệu được bảo quản tốt cho đến khi được dùng đến. Đây cũng là hình thức cung ứng VTPT tại các công ty khai thác THB CSD ở TP.HCM. [21], [29]
Vậy, tồn kho là bước đệm giữa cung và cầu, hoặc giữa nhà cung cấp và
người sử dụng. [29]
Vấn đề đầu tiên của việc tồn kho là một chi phí chứ không phải là một nguồn lợi nhuận. Đó là các loại chi phí như: chi phí tồn đọng vốn, chi phí kho, chi phí cho các công việc có liên quan, chi phí do mất mát và hư hỏng…
Như vậy để tiết kiệm chi phí các doanh nghiệp phải đặt mục tiêu giữ tồn kho ở mức thấp nhất trong không gian hẹp nhất với thời gian ngắn nhất,đó là nguyên tắc kiểm soát tồn kho. [29]
Vấn đề thứ hai, ngược lại nếu tồn kho quá ít thì có thể ảnh hưởng tai hại đến hoạt động của doanh nghiệp. Quả là tốn kém nếu tồn kho quá nhiều, nhưng hàng hóa không có sẵn khi cần đến có khi còn nguy hại hơn cho doanh nghiệp.
Như vậy, mức tồn kho quá cao thì không tốt, mức tồn kho quá thấp có thể tồi tệ hơn.[29]
VTPT cho động cơ diesel là nguồn lực chiếm một phần tương đối trong vốn lưu động của doanh nghiệp khai thác THB CSD. Có VTPT đúng sản phẩm, đúng chất lượng yêu cầu, đúng nơi, đúng thời điểm cần đến với mức chi phí thấp nhất là mong muốn của mọi doanh nghiệp. Để đạt được điều này thì doanh nghiệp phải hoạch định nhu cầu VTPT và thỏa thuận được với nhà cung cấp về yêu cầu của họ. [29]
Rõ ràng, để hoạch định được nhu cầu VTPT hiệu quả thì phải có sự hợp tác giữa các phòng ban với nhau, hay nói cách khác kế hoạch cung ứng VTPT và các kế hoạch khác như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch bảo trì và sửa chữa kỹ thuật… phải ăn khớp, đồng bộ với nhau.
Ngoài ra, trong nghiệp vụ quản lý VTPT, thông tin và phương thức xử lý thông tin về VTPT, hồ sơ quản lý VTPT… cũng góp phần quan trọng. Như ta đã biết, công tác quản lý VTPT phải thực hiện qua nhiều công việc và rất nhiều hồ sơ giấy tờ liên quan, việc ứng dụng IT vào công tác quản lý VTPT được hầu hết các doanh nghiệp thực hiện, vì khả năng vượt trội và lợi ích của nó mang lại cho doanh nghiệp so với cách quản lý thủ công. [21], [29]