Nguồn: PMI Project Management Body of Knowledge (2000)
Thời gian thực hiện dự án có vai trị rất quan trọng đối với hiệu quả của dự án. Kéo dài thời gian dự án chắc chắn sẽ làm tăng chi phí đầu tư xây dựng cơng trình, làm lỡ cơ hội khai thác cơng trình với hiệu quả cao, làm tăng rủi ro cho đầu tư xây dựng cơng trình như rủi ro về trượt giá. Nếu thời gian xây dựng cơng trình được rút ngắn sẽ giảm được thiệt hại do ứ đọng vốn đầu tư xây dựng cơng trình, giảm được chi phí trả lãi vay trong giai đoạn xây dựng, sớm đưa cơng trình vào khai thác sử dụng để phát huy hiệu quả, tránh được những rủi ro của quá trình đầu tư.
2.1.7. Các giai đoạn quản lý dự án
QLDA có thể chia thành 6 giai đoạn như sau:
2.1.7.1. Lập và thẩm định dự án
Đầu tư phát triển là một hình thức đầu tư nhiều rủi ro, do việc đánh giá lợi ích của dự án dựa trên những năng lực sản xuất chưa hình thành và do đó có thể gặp nhiều bất trắc trong tương lai “được thì ăn cả hoặc ngã về khơng”. Vì vậy, để tránh các hoạt động đầu tư không sinh lời, giảm thiểu rủi ro cho các hoạt động đầu tư này mức thấp nhất, đồng thời tăng khả năng thực hiện các dự án đầu tư tốt thì việc thiết lập và thẩm định dự án một cách cẩn thận là hết sức cần thiết để giải quyết các công việc sau: Rà sốt lại tồn bộ nội dung dự án đã được lập có đầy đủ hay khơng? Nếu cịn thiếu thì u cầu chủ đầu tư bổ sung theo đúng qui định; So sánh một cách có hệ thống các chỉ tiêu của dự án với các tiêu chuẩn mà nhà đầu tư kỳ vọng; Kết luận dự án có được đầu tư hay khơng?
2.1.7.2. Đấu thầu và ký kết
Mục tiêu quản lý cuối cùng của giai đoạn này là ký kết hợp đồng bao thầu cơng trình. Q trình đấu thầu cần phải được thực hiện theo đúng quy trình và các quy định của pháp luật và phải đảm bảo lựa chọn được nhà thầu phù hợp đáp ứng
được các yêu cầu dự án đặt ra.
Trong chu trình các bước thực hiện quản lý dự án, việc lựa chọn nhà thầu xây dựng có một ý nghĩa rất quan trọng. Vì quá trình thực hiện các dự án xây dựng luôn luôn tiềm ẩn và nảy sinh nhiều yếu tố rủi ro cả trong kỹ thuật lẫn tài chính có thể làm sai lệch tiến độ dự án. Kinh nghiệm của nhiều nhà quản lý lâu năm đã chỉ ra rằng, biện pháp cơ bản để rút ngắn thời gian thực hiện các dự án chính là khả năng phối hợp tốt giữa những con người cụ thể với tồn bộ các cơng việc của dự án ngay từ thời điểm đầu tiên đến khi kết thúc cơng trình. Do đó, các nhà thầu được lựa chọn nếu đạt được các tiêu chuẩn yêu cầu cả về trình độ, năng lực lẫn khả năng tổ chức, sẽ là một trong các yếu tố căn bản giúp đẩy nhanh tiến độ dự án mà vẫn đảm bảo chất lượng cơng trình xây dựng. Do đó, giai đoạn đấu thầu là một giai đoạn vô cùng quan trọng và cần nhận được sự quan tâm thích đáng của mọi tổ chức quản lý dự án.
2.1.7.3. Chuẩn bị thi công
Sau khi đơn vị mời thầu và đơn vị thi công ký kết được hợp đồng bao thầu cơng trình và chính thức xác lập quan hệ giao dịch cần lập ra một Ban giám đốc dự án. Sau đó tiến hành phối hợp với các cấp kinh doanh và quản lý doanh nghiệp, với chủ doanh nghiệp, tiến hành chuẩn bị thi cơng giúp cơng trình có đầy đủ những điều kiện cơ bản để khởi công và thi công liên tục mà không bị gián đoạn.
2.1.7.4. Thi công
Đây là quá trình thực thi từ lúc khởi công đến lúc cơng trình hồn thành. Trong quá trình này, Ban giám đốc dự án vừa là cơ quan ra quyết định vừa là cơ quan chịu trách nhiệm. Mục tiêu của giai đoạn này là hoàn thành toàn bộ những nhiệm vụ thi công được quy định trong hợp đồng, đạt được những điều kiện về nghiệm thu và bàn giao cơng trình.
2.1.7.5. Nghiệm thu, bàn giao và kết toán
Giai đoạn này được tiến hành nhịp nhàng, đồng bộ với giai đoạn nghiệm thu của dự án cơng trình. Mục tiêu của nó là tiến hành tổng kết, đánh giá thành quả dự
án, kết thúc quan hệ giao dịch.
2.1.7.6. Bảo hành sau thi công
Đây là giai đoạn cuối cùng của quản lý dự án, tức là sau khi nghiệm thu cơng trình, phải tiến hành các dịch vụ kiểm tra, bảo dưỡng sau thi công theo thời gian được quy định trong hợp đồng, mục đích là để đảm bảo dự án được đưa vào vận hành thường xuyên và phát huy được tối đa hiệu quả của cơng trình.
2.1.8. Các hình thức tổ chức quản lý dự án
Các hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự án xây dựng ở Việt Nam hiện nay về cơ bản là giống với các nước trong khu vực và trên thế giới. Các hình thức đó bao gồm: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án; Chủ nhiệm điều hành dự án; Chìa khóa trao tay và hình thức tự làm. Mỗi hình thức đều có nội dung, ưu nhược điểm và yêu cầu vận dụng khác nhau. Tùy theo điều kiện cụ thể của dự án mà chủ đầu tư có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức quản lý này.
2.1.8.1. Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án
Đây là hình thức mà trong đó chủ đầu tư tổ chức tuyển chọn và trực tiếp ký hợp đồng với một hoặc nhiều tổ chức tư vấn để thực hiện cơng tác khảo sát, thiết kế cơng trình, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định thầu.
Sau khi chủ đầu tư ký hợp đồng với nhà thầu xây lắp, nhiệm vụ giám sát quản lý q trình thi cơng bảo đảm tiến độ và chất lượng cơng trình do tổ chức tư vấn đã lựa chọn đảm nhận.