3.3 PHƯƠNG PHÁP VÀ TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
3.3.3.3 Xây dựng thang và định nghĩa các cấp độ năng lực
Sau khi xác định hệ thống chức danh và các năng lực cần có để có thể đạt được tầm nhìn, chiến lược phát triển và các giá trị cốt lõi của VPI-Labs. Bước kế tiếp là xác định cấp độ của từng năng lực hay còn gọi xây dựng thang năng lực.
Việc xây dựng thang năng lực và định nghĩa từng cấp độ là việc vô cùng quan trọng. Đó chính là sự xác định thước đo của từng năng lực. Nếu VPI-Labs không xác định thước đo rõ ràng và thơng tin đến các phịng/cá nhân có liên quan một cách đầy đủ thì khi đánh giá sẽ gặp rất nhiều khó khăn, khơng đồng thuận về kết quả dẫn đến có thể gây ra mâu thuẫn hoặc tranh cãi. Tuy nhiên, trong thực tế việc xác định thang năng lực của doanh có bao nhiêu bậc phần nhiều mang tính chủ quan của doanh nghiệp tùy theo quy mô của tổ chức cũng như tính chất cơng việc của từng phịng/bộ phận. Thơng thường, một thang năng lực có từ 4 đến 10 bậc. Số bậc càng nhiều thì việc đánh giá sẽ càng chi tiết và độ chính xác càng cao nhưng kèm theo đó là sự phức tạp trong quá trình xây dựng, mức độ phức tạp và mất thời gian cũng không kém khi đánh giá.
Tại VPI-Labs, việc xây dựng thang năng lực và định nghĩa cho từng cấp độ năng lực được thực hiện như sau:
a) Đối với từ điển năng lực chung (7 năng lực chính) và từ điển năng lực cấp lãnh
Phương pháp: Phân tích/tổng hợp tài liệu và Phương pháp chuyên gia; Trình tự thực hiện:
+ Ban Giám đốc thống nhất các yêu cầu năng lực theo 05 cấp độ khác nhau, cấp độ càng cao thì yêu cầu về sự hiểu biết, khả năng vận dụng và mức độ thành thạo với từng kỹ năng càng lớn;
+ Giao phòng QLTH (tác giả là Trưởng phòng) làm đầu mối dự thảo các định nghĩa về năng lực trên cơ sở các nguồn tài liệu tham khảo;
+ Lấy ý kiến rộng rãi từ Quản lý cấp trung và ý kiến Hội đồng chuyên gia qua email để bổ sung/hồn thiện thơng tin các cấp độ và định nghĩa cho các năng lực;
+ Tổ chức Hội thảo để thống nhất ý kiến.
b) Đối với từ điển chun mơn (7 phịng chun mơn):
Phương pháp: Phân tích/tổng hợp tài liệu và Phương pháp chuyên gia; Trình tự thực hiện:
+ Ban Giám đốc thống nhất các yêu cầu năng lực theo các cấp độ khác nhau phù hợp với đặc thù của VPI-Labs, cấp độ càng cao thì yêu cầu về sự hiểu biết, khả năng vận dụng và mức độ thành thạo với từng kỹ năng càng lớn. Cụ thể:
o Trưởng/Phó Trưởng phịng: 4 cấp độ (đối tượng nghiên cứu của đề tài); o Chuyên viên/kỹ sư: 04 cấp độ;
o Kỹ thuật viên: 3 cấp độ.
+ Giao Trưởng các phịng chi tiết/cụ thể hóa các u cầu năng lực theo từng yếu tố cấu thành (kiến thức, kỹ năng và hành vi) và theo các cấp độ khác nhau phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cũng như chiến lược phát triển của phòng;
+ Lấy ý kiến Hội đồng chuyên gia qua email để điều chỉnh/bổ sung; + Tổ chức Hội thảo để thống nhất ý kiến.
Hệ thống các năng lực và định nghĩa từng cấp độ của các năng lực chính là bộ từ điển năng lực được trình bày đầy đủ và chi tiết trong phần phụ lục 05. Dưới đây là
cấp độ của từng năng lực thuộc từ điển năng lực lãnh đạo/quản lý và từ điển năng lực chuyên môn để minh họa cho việc định nghĩa từng cấp độ của từng năng lực (vai trò của tác giả được thể hiện trong nội dung “Danh mục các cơng trình của tác giả”). Riêng từ điển năng lực chung sẽ được đề cập trong phụ lục 5 của luận văn.
NỘI DUNG CÁC DANH MỤC NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO/QUẢN LÝ
Mã NL Tên năng lực Định nghĩa
NLQL.01 Xây dựng tầm nhìn chung của tổ chức
Khả năng tạo dựng một hình ảnh mong muốn của Trung tâm trong hiện tại và chuyển hóa thành tầm nhìn chung được chia sẻ và thấu hiểu trong Trung tâm.
NLQL.02
Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển của Trung tâm
Khả năng xác định, định hướng và xây dựng chiến lược phát triển của Trung tâm trong trung hạn và dài hạn phù hợp với những thay đổi mang tính chất vĩ mơ. Khả năng tổ chức và triển khai thực hiện các hoạt động của Trung tâm để đạt được các mục tiêu đã xác định trong hiện tại và tương lai.
NLQL.03
Tổ chức, xây dựng, đào tạo đội ngũ người lao động vững mạnh
Khả năng tập hợp, dẫn dắt và tạo động lực làm việc cho cán bộ công nhân viên của Trung tâm, hướng tới mục đích chung và 3 giá trị cốt lõi “Đạo đức -
Chuyên nghiệp - Trí tuệ”. Xây dựng mơi trường
làm việc đồn kết, hợp tác và hiệu quả cao.
NLQL.04
Quan tâm đến lợi ích của khách hàng, người lao động và các bên liên quan
Hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của các bên liên quan, coi trọng sự khác biệt và mối quan tâm của các bên để thực hiện lợi ích hợp lý, hài hòa cho cả Trung tâm và các bên liên quan. Tìm kiếm và sử dụng các nguồn thơng tin đa dạng từ quan điểm và văn hóa khác nhau để đạt hiệu quả cao nhất.
NLQL.05 Giao tiếp cá nhân hiệu quả
Khả năng tạo dựng niềm tin và sự tín nhiệm của mọi người thông qua các việc làm cụ thể, sự gương mẫu và khiêm tốn. Phát triển và duy trì những mối quan hệ hiệu quả, cởi mở và trung thực trong các môi trường/điều kiện làm việc.
Mã NL Tên năng lực Định nghĩa
NLQL.06 Quản lý sự thay đổi
Thích nghi và đáp ứng tốt với sự thay đổi. Có khả năng chuẩn bị, dẫn dắt và khuyến khích những người khác tham gia vào sự thay đổi hoặc có thể thúc đẩy, hỗ trợ cho sự thay đổi được thực hiện thành cơng.
Ví dụ về năng lực “Quan tâm đến lợi ích của khách hàng, người lao động và các bên liên quan” (NLQL.04), gồm 4 yếu tố ứng với 5 cấp độ
Yếu tố 1 Hiểu biết về nhu cầu của các bên liên quan
Cấp độ 1
Xác định được các nhóm khách hàng chính (cả nội bộ và bên ngồi) và các bên liên quan. Hiểu được các mối quan hệ của bộ phận được giao phụ trách/ quản lý với các bên liên quan.
Cấp độ 2
Duy trì mối quan hệ với khách hàng, người lao động và các bên liên quan khác để hiểu được mục tiêu, các khó khăn, thuận lợi và văn hóa, mơi trường làm việc của họ.
Cấp độ 3
Đánh giá và kiểm soát được các vấn đề chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, người lao động và các bên liên quan. Đề xuất các biện pháp giải quyết tích cực.
Cấp độ 4
Xác định/đánh giá được các nhu cầu tiềm năng của khách hàng, người lao động và các bên liên quan để đưa ra những định hướng nghiên cứu hoặc đáp ứng các nhu cầu đó.
Cấp độ 5 Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp ln quan tâm tới nhu cầu khách hàng, người lao động và các bên có liên quan.
Yếu tố 2 Xây dựng mối quan hệ
Cấp độ 1 Xây dựng mối quan hệ với các đồng nghiệp cùng cấp tại Trung tâm và với các đơn vị đối tác để thực hiện công việc hiệu quả.
Cấp độ 2 Chủ động xây dựng các mối quan hệ mới bên ngoài Trung tâm phù hợp với vai trò, trách nhiệm của bản thân.
Cấp độ 3
Tìm kiếm và phát triển các mối quan hệ với các đối tác trong và ngồi Trung tâm. Chủ động tìm kiếm các mối quan hệ mới để nâng cao lợi ích chung.
Yếu tố 2 Xây dựng mối quan hệ
Cấp độ 4
Duy trì các mối quan hệ có giá trị chiến lược với các đối tác ngoài Trung tâm. Xây dựng và phát triển các mối quan hệ lâu dài với khách hàng và các bên liên quan quan trọng.
Cấp độ 5 Xây dựng mối quan hệ vững chắc với các đối tác Trung tâm trong vào ngoài nước nhằm khai thác các giá trị và lợi ích cho Trung tâm.
Yếu tố 3 Thể hiện sự tôn trọng
Cấp độ 1 Luôn lắng nghe quan điểm, ý kiến của người khác.
Cấp độ 2
Phán đoán và xác định được ảnh hưởng của các hành động của bản thân tới các cán bộ khác trong Phòng, khách hàng và/hoặc các bên liên quan (đối tượng giao tiếp) trước khi thực hiện hành động đó.
Cấp độ 3
Thể hiện sự rõ ràng và trung thực ngay cả khi phải đề cập tới các vấn đề khó khăn và nhạy cảm. Tạo mơi trường làm việc cởi mở để khuyến khích sự chia sẻ ý kiến và quan điểm.
Cấp độ 4
Xác định được ảnh hưởng của các quyết định tới người lao động, khách hàng và các bên liên quan ngồi Trung tâm. Nỗ lực tìm kiếm các biện pháp để hạn chế các ảnh hưởng tiêu cực từ các quyết định trên tới các bên có liên quan.
Cấp độ 5
Tạo dựng văn hóa cởi mở trong các Phịng/Đơn vị của Trung tâm để khuyến khích sức sáng tạo, sự tin tưởng và các quan hệ kinh doanh lành mạnh nhằm đạt được các mục tiêu phát triển của toàn Trung tâm.
Yếu tố 4 Cung cấp dịch vụ có chất lượng
Cấp độ 1
Hiểu các nguyên tắc và mong đợi của các đối tác gồm khách hàng, người lao động và các bên liên quan về các sản phẩm và dịch vụ mà Trung tâm cung cấp.
Cấp độ 2
Hợp tác chặt chẽ với khách hàng, người lao động và các bên liên quan để đáp ứng các nhu cầu hiện tại và dự đoán được các nhu cầu trong tương lai của họ.
Cấp độ 3
Cung cấp các sản phẩm/dịch vụ đúng như đã cam kết với khách hàng, người lao động và các bên liên quan khác. Xây dựng lịng tin, sự tín nhiệm và các mối quan hệ lâu dài với đối tác.
Yếu tố 4 Cung cấp dịch vụ có chất lượng
Cấp độ 4
Tiếp nhận và phân tích các thơng tin phản hồi từ khách hàng, người lao động và các bên liên quan và đảm bảo các vấn đề đều được giải quyết triệt để.
Cấp độ 5 Tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích sự quan tâm và phục vụ tốt khách hàng, người lao động và các bên liên quan.
TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC CHUN MƠN PHỊNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP
Mã năng lực Năng lực Định nghĩa
CM.QLTH.01
Kiến thức về các quy định của Nhà nước liên quan đến công tác QLNNL
Hiểu biết về Bộ Luật Lao động Việt Nam và các quy định pháp luật liên quan, đặc biệt là các quy định áp dụng cho Doanh nghiệp. Khả năng áp dụng các kiến thức này vào các quan hệ lao động cũng như các công tác quản lý nguồn nhân lực khác.
CM.QLTH.02 Phân tích và đánh giá giá trị công việc
Khả năng thu thập và đánh giá các thơng tin quan trọng một cách có hệ thống nhằm làm rõ bản chất công việc. Khả năng vận dụng kết quả phân tích để xây dựng bản mô tả công việc và xây dựng hệ thống thang cấp bậc công việc.
CM.QLTH.03 Quản lý kết quả thực hiện công việc
Xây dựng, lập kế hoạch và thực hiện quy trình quản lý kết quả thực hiện công việc nhằm nâng cao kết quả làm việc của cán bộ và kết quả hoạt động của Trung tâm. Khả năng hướng dẫn, hỗ trợ giám sát công tác đánh giá và quản lý kết quả thực hiện công việc của cán bộ Trung tâm
CM.QLTH.04
Xây dựng và quản lý hệ thống lương, thưởng và phúc lợi cho CBNV
Khả năng xây dựng các chính sách về lương, thưởng và phúc lợi nhằm đảm bảo thu nhập của CBNV phù hợp với hiệu quả hoạt động SXKD và kết quả thực hiện công việc cá nhân, đảm bảo tính minh bạch, cơng bằng và hỗ trợ thực hiện các mục tiêu hoạt động của Trung tâm.
Mã năng lực Năng lực Định nghĩa
CM.QLTH.05 Đào tạo và phát triển
Khả năng nắm vững các bước thực hiện một quy trình đào tạo hoàn chỉnh từ phân tích nhu cầu đào tạo đến đánh giá kết quả đào tạo. Thiết lập và duy trì hệ thống quản lý công tác đào tạo hiệu quả.
CM.QLTH.06 Tuyển dụng
Nắm vững và tư vấn được về các phương pháp, quy trình và cơng cụ trong công tác tuyển dụng cán bộ. Khả năng áp dụng các công cụ và kỹ thuật tuyển dụng cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của Trung tâm.
CM.QLTH.07 Quản lý thông tin nhân sự
Khả năng quản lý và sắp xếp các hồ sơ cán bộ một cách khoa học.
CM.QLTH.08 Lập kế hoạch nhân sự
Khả năng dự báo, đánh giá nhu cầu nhân sự của Trung tâm để xây dựng kế hoạch nhân sự đáp ứng được chiến lược phát triển kinh doanh của Trung tâm.
CM.QLTH.09 Quản lý tài liệu, dữ liệu văn thư
Hiểu biết về các quy chế, quy định quản lý dữ liệu, tài liệu đi và đến, các thủ tục và hướng dẫn liên quan đến việc quản lý, lưu trữ, bảo quản và bảo mật tài liệu.
CM.QLTH.10 Mua sắm dịch vụ/hàng hóa
Khả năng khảo sát, tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp về dịch vụ văn phòng, thiết bị/đồ nội thất đủ điều kiện, soạn thảo hợp đồng dịch vụ, kiểm tra, giám sát việc cung cấp dịch vụ và thanh toán.
CM.QLTH.11 Kỹ năng đàm phán
Hiểu biết về các kỹ thuật đàm phán khác nhau và có khả năng quản lý, thực hiện quá trình đàm phán.
CM.QLTH.12 Quản lý ANTT - ATLĐ -PCCN
Xây dựng được phương án, tổ chức triển khai, kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện công tác ANTT-ATLĐ-PCCN trong Trung tâm.
Ví dụ về năng lực “Đào tạo và phát triển” (CM.QLTH.05) yêu cầu đối với cấp quản lý phòng QLTH, gồm 4 yếu tố ứng với 4 cấp độ
Yếu tố 1 Áp dụng quy chế, quy trình đào tạo
Cấp độ 1 Triển khai thành thạo các bước trong quy trình đào tạo của Viện
Cấp độ 2
Giải thích các nội dung chính trong quy chế, quy trình đào tạo của Viện. Phát hiện những vấn đề bất cập để đề xuất giải pháp điều chỉnh/thay đổi.
Cấp độ 3 Tư vấn, hướng dẫn cán bộ khác thực hiện quy chế, quy trình đào tạo.
Cấp độ 4 Đề xuất sửa đổi, điều chỉnh các quy chế, quy trình đào tạo củaViện phù hợp với các yêu cầu phát triển của Trung tâm.
Yếu tố 2 Xây dựng kế hoạch đào tạo
Cấp độ 1 Xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm của Trung tâm dựa trên kết quả phân tích nhu cầu đào tạo và đề xuất của các phòng. Cấp độ 2 Kiểm tra, rà sốt kế hoạch đào tạo cấp phịng.
Cấp độ 3 Tư vấn, hướng dẫn các phòng xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với chiến lược phát triển phòng.
Cấp độ 4
Tổng hợp các thông tin về chiến lược phát triển của Trung tâm và các thay đổi của mơi trường bên ngồi để đề xuất xây dựng kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực dài hạn, trung hạn và hàng năm của Trung tâm.
Yếu tố 3 Triển khai/theo dõi/đánh giá công tác đào tạo
Cấp độ 1
Hướng dẫn /tư vấn các phịng thực hiện các chương trình đào tạo theo kế hoạch đào tạo của đơn vị đã phê duyệt.
Tổ chức, theo dõi, giám sát các khóa đào tạo bồi dưỡng thường xuyên theo quy trình đào tạo.
Yếu tố 3 Triển khai/theo dõi/đánh giá công tác đào tạo
Cấp độ 2
Chủ động thực hiện và hướng dẫn đồng nghiệp trong việc tổ chức các chương trình/khóa đào tạo phù hợp với kế hoạch đã được phê duyệt theo đúng quy định hiện hành.
Cấp độ 3
Tổ chức và giám sát việc triển khai các chương trình đào tạo chuyên sâu đảm bảo chất lượng và hiệu quả của chương trình. Tư vấn, hỗ trợ đơn vị giải quyết các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện kế hoạch đào tạo phù hợp với các quy định hiện hành.
Cấp độ 4
Theo dõi/giám sát việc triển khai công tác đào tạo của cả Trung tâm, đảm bảo các hoạt động này đạt được các mục tiêu trong kế hoạch và chiến lược phát triển nguồn nhân lực của Trung tâm. Đánh giá cơng tác đào tạo của tồn Trung tâm và đề xuất những