- 25.200.000đ (với 21 nhân công trực tiếp 50.000đ/tháng/người).
4.1.2 Cắt giảm chi phí:
Có thể nói trong kinh doanh ngày nay, các khoản chi phí luôn phát sinh hàng ngày, thị trường vốn biến động liên tục và luôn đòi hỏi một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả nhất. Bởi lẽ,việc quản lý chi phí tốt,giảm chi phí là biện pháp cơ bản nhằm giúp cho doanh nghiệp gia tăng thêm doanh thu, lợi nhuận và cũng tạo điều kiện thuận lợi để Công ty có thể hạ thấp giá bán sản phẩm giúp công ty có thể cạnh tranh trên thị trường và bắt kịp với xu thế thị trường đang ngày càng phát triển như hiện nay. Một số biện pháp cắt giảm chi phí mà Công ty có thể áp dụng như:
Tận dụng tối đa khả năng phục vụ của cơ sở vật chất trong doanh nghiệp:
Trong doanh nghiệp sản xuất, cơ sở vật chất, kĩ thuật chủ yếu là tài sản cố định như thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ, nhà xưởng. Vì vậy việc bảo dưỡng và sử dụng khai thác tốt công suất phục vụ của chúng làm tăng năng suất lao động, tiết kiệm được chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp. Việc khai thác hết khả năng làm việc của tài sản cố định trong hoạt động sản xuất kinh doanh chính là việc phát triển kinh doanh theo chiều sâu của doanh nghiệp, giúp tận dụng được mọi nguồn lực sẵn có. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn cần có những biện pháp thưởng phạt vật chất nhằm kích thích khả năng sáng tạo nhằm ngăn ngừa tình trạng lãng phí, hư hỏng, thất thoát nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Để thực hiện được tốt công tác này, em xin đưa ra một số giải pháp sau:
Hiện nay, Công ty còn nhiều trang thiết bị đã lỗi thời, chưa xử lý và còn bảo quản trong kho. Trong khi đó, thiết bị máy móc bên ngoài còn đang cần đầu tư nhiều hạng mục mới để tăng năng suất như thiết bị chứa, thiết bị tráng chai, thiết bị chiết rót sản phẩm có gas,… Công ty cần thanh lý các thiết bị không còn cần thiết để đầu tư mới các thiết bị hiện đại hơn, tận dụng các tài sản còn sử dụng được thay vì để tồn kho.
Bên cạnh đó, việc sử dụng đất của công ty vẫn còn chưa hiệu quả, cần tiết giảm diện tích đất thuê văn phòng tối đa ở các khu vực (hiện nay có khu vực diện tích nhỏ mà có đến 2,3 trụ sở công ty). Phân bổ lại địa điểm các văn phòng cho hợp lý, tránh tình trạng các trụ sở tập trung ở một nơi. Các showroom hoạt động chưa có hiệu quả cần dẹp bỏ nếu cần hoặc nâng cấp để trưng bày sản phẩm có hiệu quả hơn như showroom 37 Hùng Vương, Đà Lạt hiện đang bị xuống cấp). Trong khi đó cần tăng cường việc sử dụng đất nông nghiệp đạt hiệu quả hơn (các vùng trồng nguyên liệu ở các nơi như Tà Nung, Đà Lạt…). Hiện đất nông nghiệp khu vực này đang trong tình trạng kém màu mỡ, có thể bạc màu trong vài năm tới do đã được khai thác hơn 10 năm nhưng chưa có biện pháp cải tạo lại để nâng cao năng suất. Công ty cần cải tạo lại độ màu mỡ cho đất, tăng chất dinh dưỡng bằng cách bón phân kết hợp với các biện pháp vi sinh khác. Có thể mời các sinh viên ngành nông nghiệp, địa chất, sinh học giúp sức, một mặt tiết kiệm chi phí, mặt khác giúp sinh viên các ngành này có thể tiếp xúc và làm việc thực tế bám sát ngành học.
Ngoài ra việc kết hợp giữa nhà máy sản xuất rượu trên đồi Dã Chiến và du lịch sinh thái là một dự án hay nhưng vẫn chưa được chú trọng trong thời gian qua, cần phải có sự liên kết với các Công ty du lịch để phát triển dự án này. Các công ty du lịch có thể giới thiệu điểm du lịch mới này với các du khách trong và ngoài nước thay vì tự khách tìm đến như hiện nay.
Doanh nghiệp cần giảm thiểu các khoản chi phí không thật sự cần thiết. Điển hình như chi phí điện nước, điện thoại, internet, chi phí về nguyên liệu chế biến … là các khoản chi dễ bị sử dụng thiếu ý thức tiết kiệm, rơi vào tình trạng lãng phí hoặc lạm dụng làm việc tư trong khi cước dịch vụ viễn thông và internet ở nước ta vẫn còn ở mức khá cao.
Thực tế hiện nay tình trạng nhân viên sử dụng điện thoại Công ty nói chuyện riêng trong giờ làm việc, sử dụng máy tính lên mạng chát, chơi điện tử và làm việc riêng, sử dụng nước để sinh hoạt cá nhân và nguyên vật liệu bị cắt, xén, xử lí ẩu…diễn ra rất phổ biến trong toàn Công ty mà chưa có một sự giám sát, xử lý nào. Vì vậy để tránh tình trạng này tiếp tục diễn ra, Công ty cần đề ra nội qui, thuê nhân viên giám sát chặt chẽ việc sử dụng các khoản chi phí này. Bên cạnh đó Công ty cần phải có các biện pháp nâng cao ý thức tiết kiệm cho toàn bộ công nhân viên trong quá trình sử dụng, mỗi cá nhân phải có ý thức tự góp phần vào lợi ích chung của Công ty, không dùng phương tiện chung để phục vụ lợi ích riêng của bản thân. Công ty có thể tổ chức những buổi trò cuối tuần giữa các nhà lãnh với các nhân viên về các vấn đề này một cách nhẹ nhàng và chân thành.
Bên cạnh đó, Công ty cũng có thể tiết giảm chi phí nhân công dựa vào đặc thù của địa phương. Đà Lạt là một thành phố du lịch, các sản phẩm của Công ty tiêu thụ mạnh nhất vào những mùa cao điểm như lễ hội, tết, mùa du lịch nên Công ty có thể tiết kiệm chi phí nhân công bằng cách giảm lượng nhân công chính thức, sử dụng nhân công thời vụ vào những tháng cao điểm trong năm.
Chi phí bằng tiền khác của Công ty bao gồm: chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, chi công tác phí, văn phòng phí, chi thủ tục hành chính,…các khoản chi phí bằng tiền này tuy nhỏ, không trực tiếp tạo ra sản phẩm hàng hoá nhưng nó có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tăng chi phí sản xuất kinh doanh trong kì của doanh nghiệp. Các khoản chi phí này rất dễ bị lạm dụng trong chi tiêu, chi tiêu quá định mức, quá kế hoạch, lợi dụng việc công chi cho việc tư. Vì vậy, Công ty cần có biện pháp quản lý chặt chẽ và phù hợp.Mặt khác Công ty nên cử những nhân viên đáng tin cậy quản lý và sử dụng những khoản chi phí này và phải có sự thông qua trong việc chi tiêu các khoản này về mục đích và dự toán của các nhà lãnh đạo Công ty.
Riêng đối với các khoản chi phí bán hàng như chi phí hoa hồng, tiếp khách,…khi phát sinh sẽ làm giảm lợi nhuận nhưng xét về khía cạnh khác sẽ làm tăng doanh thu như công tác marketing, thị trường sẽ làm tăng thị phần cho Công ty.Qua các kế hoạch cụ thể, các nhà lãnh đạo có thể quản lý, đánh giá được những khoản chi phí phát sinh này có đem lại lợi nhuận nhiều hơn hay không, nếu không thì sẽ cắt giảm sao cho hợp lý.
Việc quản lý chi phí cần đảm bảo nguyên tắc cân đối giữa tiết kiệm chi phí với các yếu tố tăng trưởng, đảm bảo việc cắt giảm chi phí đóng vai trò thích hợp và rõ ràng trong quá trình tăng trưởng của Công ty, cắt giảm nhưng phải hợp lý, không ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh. Bởi có những khoản chi phí tuy nhỏ nhưng khi giảm đi lại ảnh hưởng đến nhiều nhân tố khác, từ đó làm giảm đi hiệu quả kinh doanh. Vì vậy nên sử dụng chi phí trên cơ sở tiết kiệm nhưng vẫn mang lại hiệu quả kinh tế.
Tăng cường công tác kiểm tra kết hợp với các biện pháp nhằm khuyến khích tiết kiệm:
Công tác kiểm tra phải được tiến hành thường xuyên nhằm phát hiện những tham ô, lãng phí của từng cá nhân, từng khâu, từng bộ phận. Khi doanh nghiệp quan tâm đến những khoản chi phí có tính nhạy cảm cao như hao hụt trong định mức, chi phí tiếp khách, liên hoan, hội nghị,…đó là những khoản chi mà nếu nhà quản trị không quan tâm đến sẽ rất dễ bị lãng phí. Vì vậy phải xây dựng các định mức phù hợp và thường xuyên kiểm tra nhưng việc kiểm tra cũng không thể ngăn ngừa hết những rò rỉ, thất thoát. Ở đây chỉ có tinh thần tiết kiệm của cán bộ công nhân viên toàn Công ty mới có thể chống lãng phí tốt. Do đó các qui định, định mức của doanh nghiệp cần có những biện pháp nhằm khuyến khích lao động thực hiện tiết kiệm. Việc thực hiện không chỉ là khẩu hiệu bắt công nhân phải thực hiện mà cần phải thực hiện các biện pháp kết hợp giữa tuyên truyền với các biện pháp khuyến khích bằng vật chất mới có thể tạo nên thành công trong công tác này.
Hiện nay Công ty thực hiện công tác này chưa tốt. Biểu hiện còn nhiều kẽ hở trong các qui định, nội quy Công ty. Để giải quyết vấn đề này em đề nghị:
Lập một bảng nội qui chặt chẽ, gắng liền với thực trạng Công ty sau đó công bố trước toàn nhân viên.
Nghiêm ngặt xử lí các trường hợp không tuân thủ nội qui Công ty và khen thưởng những cá nhân thực hiện tốt.
Đề cử những nhân viên có tín nhiệm cao làm giám sát viên ở từng khâu, từng bộ phận trong Công ty.
Tổ chức các buổi nói chuyện vào chiều thứ 7 để tuyên truyền các vấn đề trong tuần, tuyên dương, cảnh cáo các cá nhân, thăm dò ý kiến cá nhân.
Lắp các thiết bị an ninh như: camera, máy quét ở những khu vực cần thiết.
Quản lý tốt hàng tồn kho,đảm bảo dự trữ hợp lý:
Tồn kho nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất lưu thông được diễn ra liên tục.Tồn kho thành phẩm đảm tốt việc tiêu thụ theo nhu cầu của khách hàng,từ đó giúp công ty có thể tạo uy tín tốt và tạo được lòng tin nơi khách hàng.Tuy nhiên nếu việc dự trữ trong kho quá nhiều sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến lợi nhuận.Bởi lẽ số hàng hoá được lưu trữ trong kho nhiều không những không làm phát sinh lợi nhuận cho công ty mà còn làm cho chi phí lưu kho cao,làm phát sinh thêm một khoản chi phí lưu trữ cho công ty.Vì vậy,công ty cần phải có kế hoạch trong việc tồn kho nguyên vật liệu và dự trữ thành phẩm hợp lý,có sự cải tiến trong sản xuất làm cho tỷ lệ hao hụt giảm thấp thì mới có thể đạt hiệu quả kinh doanh cao.
Do đó,công ty cần phải đưa ra các biện pháp hợp lý để việc quản lý hàng tồn kho đạt được hiệu quả cao như:
Về nguyên vật liệu: dự trữ trong kho với số lượng đủ cho nhu cầu sản xuất sao cho đạt hiệu quả tối ưu, không mua quá nhiều nhằm tránh việc ứ động nguyên vật liệu trong kho. Do nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là các loại trái cây nên nếu dự trữ trong kho đông lạnh quá lâu sẽ làm giảm chất lượng của nguyên liệu, có thể bị hư hỏng nếu bị tồn trong thời gian quá lâu. Vì vậy nên chỉ nên dự trữ lượng lớn trong mùa mưa bão, còn ngày bình thường tốt nhất là chỉ nên tồn kho vừa đủ và trong thời gian ngắn từ 5 – 7 ngày.
Về công cụ,dụng cụ: kiểm định các thiết bị thí nghiệm,các thiết bị đo đếm trong sản xuất,thường xuyên kiểm kê chế độ hoạt động của dây chuyền sản xuất.Mua sắm kịp thời,đúng quy cách chất lượng thiết bị,phụ tùng và dụng cụ phục vụ cho công tác sửa chữa máy móc đảm bảo cho việc sản xuất được diễn ra liên tục.
Về thành phẩm: việc xuất kho các loại rượu, nước trái cây phải đạt hoặc vượt tiêu chuẩn chất lượng theo quy định, do đó phải đảm bảo chất lượng khi lưu kho,phải thường xuyên kiểm kê theo dõi để kịp thời phát hiện những sản phẩm bị hư hỏng, không đúng quy cách,chất lượng,đảm bảo tồn kho đủ dùng cả về số lượng lẫn về chất lượng.Các thành phẩm cần được kiểm kê thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ.
Về công tác lập kế hoạch hàng tồn kho: kế hoạch tồn kho phải bám sát với nhu cầu thực tế,không đình trệ việc tiêu thụ sản xuất,đáp ứng kịp thời nhu cầu tiêu thụ theo hợp đồng và nhu cầu tiêu thụ thường ngày của khách hàng.