Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế… đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty.Còn các bộ phận trực thuộc như: xí
nghiệp, cửa hàng, đại lý, kho, các bộ phận khác chỉ có nhiệm vụ tổ chức khâu ghi chép ban đầu cần thiết phục vụ cho sự chỉđạo của cấp trên phụ trách cụ thể như:
- Tại xí nghiệp thì có kế toán xí nghiệp và thủ kho. Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng thì kế toán xí nghiệp chỉ có nhiệm vụ ghi chép, thu thập, tổng hợp số liệu về tình hình sử dụng vật tư, máy móc thiết bị sử dụng tại xí nghiệp mình, chịu sự chỉ đạo của quản đốc và chịu sự chỉ đạo toàn diện, tập trung, thống nhất của kế toán trưởng.
- Tại cửa hàng, đại lý thì theo dõi tinh hình bán hàng cho khách hàng, cung ứng hàng.
- Tại kho theo dõi trên thẻ kho về mặt số lượng.- Các bộ phận khác như : Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng điều độ sản xuất, phòng nhân sự lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua vật tư, thiết lập đơn đặt hàng, lập bảng lương…
Với hình thức tổ chức này đã đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong chỉ đạo công tác kế toán giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo kịp thời. Chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các biện pháp tính toán hiện đại đồng thời phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
Sơđồ 2.4: Sơđồtổ chức hình thức kế toán tập trung của công ty 2.2.2. Hình thức kế toán của Công ty.
Bắt đầu từ năm 2003 công ty cổ phần phụ liệu may Nha Trang đã tiến hành tổ chức ghi chép sổ sách kế toán thông qua phần mềm kế toán máy.
Tên phần mềm : Visual Foxpro 6.0
Được công ty mua bản quyền sử dụng của Xí nghiệp Kỹ thuật Công nghệ Sài Gòn. PHÒNG KẾ TOÁN Chứng từ kế toán các cửa hàng đại lý Chứng từ kế toán các kho. Chứng từ kế toán các bộ phận khác Chứng từ kế toán các phân xưởng
Phần mềm này có màn hình giao diện như sau: Quy trình cơ sở dữ liệu Chú thích : :Ghi hàng ngày. :Ghi cuối kì. Chứng từ gốc Sổ tổng hợp Nhập –xuất-tồn
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp tài khoản
đối ứng Bảng kê chi tiết
tài khoản Sổ chi tiết
Giải thích trình tự ghi sổ trên máy:
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tổng hợp sẽ nhập vào máy, và maý sẽ tự hạch toán vào các tài khoản liên quan, lên sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập xuất tồn (đối với hàng tồn kho), lên bảng kê chi tiết tài khoản, bảng tổng hợp tài khoản đối ứng. Cuối tháng từ bảng tổng hợp tài khoản đối ứng để
lên báo cáo tài chính.