Nghiên cứu, vận dụng mức lương tối thiểu mà Nhà nước ban hành Khảo sát các mức lương đang thịnh hành trên thị trường
Đánh giá công việc
Xác định các ngạch lương và tiền lương trong ngạch Trình bày thang bảng lương
2.3.1. Nghiên cứu, vận dụng mức lương tối thiểu mà Nhà nước ban hành
Để xây dựng thang bảng lương tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp phải xem xét mức lương tối thiểu mà Nhà nước ban hành cho từng khu vực kinh tế ở từng giai đoạn, đảm bảo mức lương trả cho các công việc của người lao động không thấp hơn mức lương tối thiểu đã quy định.
Hiện nay tại Việt Nam (từ 01/01/2019) mức lương tối thiểu vùng đang áp dụng trong các doanh nghiệp là 4,18 triệu; 3,71 triệu; 3,25 triệu và 2,92 triệu đồng, biết được doanh nghiệp mình thuộc vùng nào để áp dụng mức lương tối thiểu. Còn đối với các doanh nghiệp khu vực Nhà nước cần xem xét mức lương tối thiểu đang thực hiện là bao nhiêu để áp dụng vào doanh nghiệp của mình, từ ngày 01/7/2019 mức lương tối thiểu là 1,49 triệu đồng.
2.3.2. Khảo sát các mức lương đang thịnh hành trên thị trường
Khảo sát các mức lương đang thịnh hành trên thị trường nhằm mục đích đưa ra các quyết định về chính sách tiền lương của doanh nghiệp mình (bằng hay cao hơn hoặc thấp hơn mức lương trên thị trường). Doanh nghiệp thực hiện bằng cách sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấn cá nhân, gửi bảng câu hỏi qua bưu điện hay yêu cầu gọi qua điện thoại, thư điện tử hoặc liên hệ với các doanh nghiệp tư vấn nghiên cứu tiền lương trên thị trường.
2.3.3. Đánh giá công việc
Xây dựng hệ thống thang, bảng lương của doanh nghiệp được thực hiện tốt nếu doanh nghiệp đó có hệ thống chức danh rõ ràng. Hệ thống chức danh được các doanh nghiệp xây dựng xuất phát từ hệ thống các công việc doanh nghiệp cần đạt được nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp theo từng giai đoạn cụ thể, đáp ứng ngày càng cao yêu cầu chiến lược hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Công việc được hiểu là một đơn vị căn bản trong một cấu trúc tổ chức doanh nghiệp, thuộc phạm vi của một doanh nghiệp. Cơng việc cịn được hiểu là các phần nhiệm vụ cần được thực hiện để đạt được mục tiêu và chiến lược của một doanh nghiệp. Mỗi cơng việc cần sự kết hợp đặc thù của trình
độ chuyên môn, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhất định để đảm bảo thực hiện được cơng việc đó. Cơng việc cũng chính là sự kết nối giữa tổ chức với người lao động thực hiện cơng việc đó. Sự tồn tại của cơng việc là để đạt kết quả chứ không đơn thuần chỉ là để xử lý công việc, vì thế việc thiết kế cơng việc được dựa trên những kết quả cần có để đạt được những mục tiêu của tổ chức. Tất cả các công việc trong một doanh nghiệp nhất thiết phải có mục đích chung, đồng thời phải có mục đích riêng cụ thể.
Cần lưu ý rằng khi thiết kế một công việc tuyệt đối không dựa vào năng lực và cá tính của người lao động thực hiện để thiết kế. Dựa vào các yếu tố công việc khác nhau mà mỗi cơng việc đều có giá trị tương ứng trong doanh nghiệp.
Đánh giá công việc là xác định giá trị (hay là đo lường giá trị) của công việc trong một doanh nghiệp. Để đánh giá công việc các nhà quản trị tiền lương tiến hành so sánh một cách có hệ thống và chính thức các công việc bên trong của doanh nghiệp với các tiêu chuẩn chọn lọc (thường là các chỉ tiêu về kỹ năng, trách nhiệm, điều kiện làm việc và sự cố gắng của người lao động khi thực hiện công việc) sao cho các công việc được sắp xếp theo một trật tự nhất định với mục đích là thiết kế các mức trả lương cho các công việc giống nhau hoặc khác nhau.
Q trình đánh giá cơng việc của người lao động trải qua năm giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Nhà quản trị tiền lương tiến hành phân tích cơng việc,
thu thập các thơng tin liên quan đến nghĩa vụ, trách nhiệm và điều kiện làm việc đối với tất cả các công việc được đánh giá.
- Giai đoạn 2: Viết bản mô tả công việc
Sau khi xác định được hệ thống các công việc, các doanh nghiệp tiến hành xây dựng bản mô tả công việc. Q trình phân tích công việc để thiết lập bản mô tả công việc không phải là yêu cầu pháp lý của doanh nghiệp nhưng nó lại rất có giá trị đối với việc xác định phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mỗi công việc nào mà người lao động đảm nhận cơng việc cần có để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu công việc. Từ đó có cơ sở cho q trình xác định giá trị cơng việc.
hệ thống thang, bảng lương của doanh nghiệp. Hệ thống thang, bảng lương theo chức danh chỉ có ý nghĩa nếu doanh nghiệp có hệ thống chức danh rõ ràng. Do vậy, doanh nghiệp muốn xác định cho mình hệ thống thang bảng lương theo chức danh cơng việc chuẩn khoa học thì cần phải tiến hành định biên nhân lực chuẩn. Hệ thống hóa các thơng tin thu thập được thành một văn bản chi tiết về nghĩa vụ, trách nhiệm và điều kiện làm việc của người lao động trong doanh nghiệp đó.
- Giai đoạn 3: Viết bản xác định yêu cầu của công việc đối với người
lao động thực hiện (còn gọi là bản tiêu chuẩn trình độ chun mơn) bao gồm các yêu cầu chi tiết về số năm và loại kinh nghiệm làm việc, loại trình độ giáo dục cần có, các chứng chỉ, đào tạo nghề… Thơng thường các bản này thường được viết gộp trong các bản mô tả công việc và phần yêu cầu của công việc đối với người lao động thực hiện (có nghĩa là phần trên là mơ tả cơng việc và phần dưới là yêu cầu).
- Giai đoạn 4: Đánh giá giá trị các công việc
Để xây dựng hệ thống thang, bảng lương doanh nghiệp phải đánh giá đúng giá trị của các chức danh công việc. Trên cơ sở đó đưa ra mức lương cơ bản hay chức danh phù hợp với từng vị trí và cá nhân trong doanh nghiệp.
Đánh giá giá trị công việc là quá trình đánh giá một cách hệ thống các công việc của người lao động để làm căn cứ xây dựng hệ thống thang, bảng lương. Nó bao gồm việc đánh giá trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc, những kỹ năng cần thiết để thực hiện cơng việc và những đóng góp tương đối của từng công việc cho các mục tiêu của doanh nghiệp, về nguyên lý hai cơng việc khác nhau phải có mức lương chức danh cơng việc khác nhau. Ví dụ cùng ở chức danh trưởng phịng nhưng vị trí trưởng phịng nhân sự thường có mức lương khác với vị trí trưởng phịng kế tốn do bản thân hai cơng việc này khác nhau. Khó khăn nhất là đo lường được sự khác nhau đó.
Đánh giá giá trị cơng việc được thực hiện bởi một Hội đồng đánh giá (có đại diện lãnh đạo đơn vị, cơng đồn và bộ phận quản trị nhân lực cùng các chuyên gia phân tích cơng việc). Hội đồng sẽ quyết định lựa chọn phương pháp đánh giá cơng việc của người lao động.
Có nhiều hệ thống đánh giá công việc của người lao động đã được xây dựng và sử dụng ở các doanh nghiệp khác nhau. Đa phần trong số các hệ thống này bao gồm một trong các phương pháp sau đây hoặc là một sự kết hợp giữa các phương pháp với nhau. Có thể kể đến phương pháp xếp hạng cơng việc, phương pháp phân tích nhóm, phương pháp so sánh yếu tố, phương pháp cho điểm.
Theo phương pháp này cách làm cụ thể như sau:
(i) Xác định các yếu tố trả lương, bao gồm các kỹ năng (hay giáo dục
đào tạo, học vấn) trách nhiệm, các yêu cầu về thể lực, về trí lực, điều kiện làm việc, sự nguy hiểm thường lấy từ bốn đến năm yếu tố;
(ii) Phân chia các cấp độ (mức độ) của từng yếu tố, thường từ ba cấp
độ (đơn giản, trung bình, phức tạp) đến năm cấp độ (rất đơn giản, đơn giản, trung bình, phức tạp, rất phức tạp);
(iii) Xây dựng bảng điểm theo các yếu tố ứng với từng cấp độ; (iv) Cho điểm các công việc theo từng yếu tố;
(v) Tổng hợp điểm cho từng công việc.
Theo phương pháp này việc xác định giá trị các cơng việc bao gồm quy trình cơ bản sau: (xem sơ đồ 2.3).
Sơ đồ 2.3: Trình tự xác định giá trị các công việc
Thứ nhất: Xác định các tiêu chuẩn và tiêu chí đánh giá giá trị cơng việc
Mỗi tiêu chuẩn có thể bao gồm nhiều tiêu chí. Khi xác định giá trị Xác định tiêu chuẩn và tiêu chí đánh giá giá trị cơng việc
Xác định thang điểm đánh giá giá trị công việc
Tiến hành đánh giá giá trị cơng việc
công việc, công việc rất quan trọng là xác định các tiêu chuẩn định lượng giá trị cơng việc, đó là các tiêu chuẩn để đánh giá giá trị công việc chứ khơng phải để đánh giá năng lực hay thành tích cá nhân của người đang đảm nhận vị trí cơng việc đó. Doanh nghiệp có thể căn cứ trên nhiều tiêu chuẩn và tiêu chí khác nhau để đánh giá giá trị công việc.
Thứ hai: Xác định thang điểm đánh giá (bao gồm cả thang điểm chung và trọng số của từng tiêu chuẩn)
Doanh nghiệp có thể sử dụng thang điểm từ 1-10; hoặc 10-100; hoặc 100-1000 điểm. Trọng số của mỗi tiêu chuẩn, tiêu chí thể hiện mức độ đóng góp của tiêu chuẩn, tiêu chí đó cho cơng việc.
Thứ ba: Tiến hành đánh giá giá trị công việc
Để thực hiện chương trình đánh giá giá trị các công việc doanh nghiệp cần được thiết kế và thực hiện cẩn thận. Một chương trình có hiệu quả địi hỏi sự hợp tác giữa người quản lý và người lao động, cả hai phía đều cần phải nhận thức đúng giá trị của một chương trình đánh giá giá trị công việc và tự nguyện đầu tư thời gian và tiền bạc cần thiết để làm cho nó có thể hoạt động được.
Thứ tư: Rà soát và tổng hợp kết quả
Điều kiện để một doanh nghiệp đánh giá thành công là doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống các văn bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đầy đủ và chi tiết, cũng như phải thành lập một hội đồng đánh giá giá trị công việc bao gồm những người am hiểu về công việc. Kết quả của việc đánh giá giá trị công việc là hội đồng sẽ đưa ra được một hệ thống thứ bậc về giá trị của các công việc.
Giai đoạn 5: Sắp xếp các công việc thành một hệ thống thứ bậc các
cơng việc theo giới hạn đã tính.
2.3.4. Xác định các ngạch lương và tiền lương trong ngạch
a. Xác định ngạch lương
Ngạch lương hay còn gọi là hạng lương. Ngạch lương giải thích các cơng việc có cùng ngạch có giá trị tương đương nhau. Ngạch lương phản ánh mức độ quan trọng của công việc trong cơ cấu bảng lương doanh nghiệp. Việc xây dựng ngạch lương giúp doanh nghiệp phân loại công việc.
Ngạch lương giúp nhà quản trị tiền lương tính tốn các yếu tố chủ quan trong trả lương. Doanh nghiệp có thể có các ưu tiên khác nhau trong chính sách tiền lương. Ví dụ, có doanh nghiệp chú trọng bằng cấp thâm niên, nhưng đối với doanh nghiệp khác các tiêu chí đó lại khơng quan trọng. Ngạch lương cũng cho phép đơn giản hóa hệ thống tiền lương bởi một ngạch lương thường bao gồm một số cơng việc có mức độ quan trọng ngang nhau.
Sau khi lượng hóa được các giá trị cơng việc, doanh nghiệp tiến hành sắp xếp các cơng việc, hình thành các ngạch cơng việc khác nhau để hình thành nên thang bảng lương, về nguyên lý tương ứng với mỗi mức điểm là một mức lương. Từ đó có thể xây dựng được hàm tiền lương phản ánh tương quan giữa điểm chức danh và mức thu nhập. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong số các phương án thang bảng lương như sau:
Phương án 1: Tiền lương theo chức danh ứng với điểm chức danh
Phương án này không hình thành ngạch và bậc lương. Như vậy, doanh nghiệp sẽ xác định đơn giá tiền lương tương ứng và đưa ra mức lương cơ bản tương ứng.
Ưu điểm của phương án này là đơn giản và dễ triển khai. Tuy nhiên, khi áp dụng thang bảng lương này, doanh nghiệp phải liên tục cập nhật giá trị của chức danh khi có những điều chỉnh trong tổ chức cơng việc. Ngồi ra, phương án trả lương này không cho phép cá nhân hóa tiền lương cơ bản, tức là có tính đến yếu tố năng lực cá nhân.
Phương án 2: Xây dựng ngạch bậc lương
Việc phân ngạch các công việc đồng nghĩa với việc sắp xếp các chức danh có tính chất cơng việc gần giống nhau vào cùng một ngạch (mức điểm tương đương), về cơ bản khơng có quy luật nào quy định số ngạch cần có với mỗi doanh nghiệp, số ngạch phụ thuộc vào:
- Số lượng công việc: Số lượng chức danh nhiều, nên tăng số ngạch. - Mức độ đa dạng công việc: Các công việc càng đa dạng, số ngạch
càng lớn để tạo ra sự đồng nhất giữa các chức danh trong cùng một ngạch.
- Các phòng ban chức năng:Số lượng phòng ban chức năng nhiều có nghĩa là cơng việc ở mức độ đa dạng lớn.
- Khoảng cách tiền lương: Doanh nghiệp áp dụng chính sách phân
hóa tiền lương, số lượng ngạch và bậc sẽ nhiều hơn.
- Chính sách tăng lương: Doanh nghiệp áp dụng chính sách tăng lương nhanh, số lượng ngạch thường ít.
Ví dụ số ngạch của doanh nghiệp có thể từ 4 đến 10 ngạch và có thể
đạt đến trên 70 ngạch như một số tập đoàn kinh tế. Kết quả của việc phân ngạch sẽ cho phép hình thành thang lương với các ngạch tương ứng.
b. Xác định các bậc lương
Sau khi có số ngạch cơng việc, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng các bậc tiền lương. Bậc lương tạo ra sự khác biệt về tiền lương giữa các chức danh trong cùng một ngạch. Bậc lương cho phép cá nhân hóa mức lương của từng người khi tiến hành bổ nhiệm lương.
Bậc lương phản ánh sự khác biệt trong đãi ngộ năng lực của người đảm nhận công việc. Cùng một công việc (một ngạch), nhưng nếu cá nhân có năng lực cao hơn thì được hưởng bậc lương cao hơn. Bậc lương được xây dựng thông thường để đáp ứng ba yêu cầu cơ bản:
- Bậc lương cho phép cá nhân hóa tiền lương, các cá nhân khác nhau
thường được bổ nhiệm vào các bậc lương khác nhau dù cùng làm một công việc tùy thuộc vào năng lực của cá nhân đó.
- Bậc lương tạo ra động cơ cho người lao động phấn đấu để được
tăng lương.
- Bậc lương đảm bảo công bằng cá nhân, cho phép thích ứng với nhu
cầu cá nhân, thích ứng với văn hóa của từng doanh nghiệp.
Về nguyên tắc, người lao động đảm nhiệm công việc nào thì sẽ được bổ nhiệm lương vào ngạch cơng việc đó. Tương tự như vậy, khi họ thay đổi công việc, ngạch lương cũng sẽ được điều chỉnh tương ứng. Ngoài ra thang bảng lương được điều chỉnh hàng năm căn cứ vào mức độ biến động tiền lương của thị trường lao động.
2.3.5. Trình bày thang bảng lương
Về hình thức, thang bảng lương được trình bày theo nguyên lý bậc thang. Trong đó số lượng ngạch, bậc trong ngạch và mức lặp giữa các ngạch được thể hiện rõ ràng (xem bảng 2.1).
Bảng 2.1: Ví dụ mẫu hệ thống thang bảng lương của doanh nghiệp
TÊN ĐƠN VỊ: …………………………………………………………… NGÀNH NGHỀ: …………………………………………………………. ĐỊA CHỈ: …………………………………………………………………. ĐIỆN THOẠI: …………………………………………………………….
HỆ THỐNG THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG -------------
I/- MỨC LƯƠNG TỐI THIỂU:
Mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng: ……………………đồng/tháng
II/- HỆ THỐNG THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG:
1/- BẢNG LƯƠNG CHỨC VỤ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP:
Đơn vị tính: 1.000 đồng CHỨC DANH CƠNG VIỆC MÃ SỐ BẬC
I II III IV V VI VII VIII … …